SERVICIOS

ESPECIALIZADOS
ARCHIVISTICOS

Integrantes: Alberto Duran, Jeimy Trivio, Jhon Fredy Duarte,

John Fabio Cuellar, Deicy Lorena Garzn.

Pasos para elaborar las tvd

para una entidad

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Establecer las reglas y principios generales que

regulan la elaboracin de tvd y lo expuesto por la
ley general de archivo, la cual seala la
importancia y fundamento de la normalizacin de
la funcin archivstica.

Objetivo
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1 paso copilacion de la informacin institucional

Se debe conocer las necesidades administrativas que producen los documentos, debemos
conocer los organigramas, manuales de procedimientos, de funciones y una resea histrica
de la institucin, debemos conocer las reas del deposito donde se encuentra el fondo
acumulado y las condiciones ambientales y materiales del mobiliario.

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Paso 2 diagnostico del deposito de archivo y del fondo documental

acumulado
Despus de lo dicho en el primer paso se proceder a elaborar un diagnostico que
refleje la situacin real del fondo, explicando todas las falencias observadas, se mira
los aspectos de conservacin, estado del deposito y medidas lineales, se observa si la
infraestructura fsica es la adecuada, tales como pintura pisos, pisos, paredes,
ubicacin, ventilacin ,humedad, iluminacin,

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3 paso elaboracin y ejecucin del plan archivstico

Es necesario tener en cuenta los datos obtenidos en la primer etapa con el fin de
establecer las necesidades del personal, materiales, insumos, equipos , e instalaciones
con el fin de proceder con la elaboracin del cronograma, procesos archivsticos,
organizacin, clasificacin, descripcin y organizacin, que permita determinar los
tiempos de duracin del trabajo a desarrollar y el presupuesto correspondiente, los
documentos que se van a eliminar primero se separan, se clasifican y se verifican, para
mirar cuales deben ser conservados y cuales se deben eliminar, y se deja constancia por
medio de un inventario.

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Paso 4 criterios para la elaboracin

Las tablas deben ser elaboradas por un personal altamente calificado
Se debe tener un anlisis contextual donde se deben considerar las normas que aplican a los
documentos en cada sector, el contexto institucional e histrico que permita establecer relevancia.
Trazabilidad y control se debern conservar de manera permanente todos aquellos soportes que
sirvan de base para la elaboracin de las tablas de valoracin documental. Firmas de
responsables las tablas de valoracin deben estar firmadas por el secretario general
administrativo, por el responsable del rea de archivo y gestin documental de la respectiva
entidad. Las tvd deben estar aprobadas mediante un acto administrativo expedido por el
representante legal de la entidad.

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5 paso valoracin de los documentos

Aqu debemos denominar los valores de cada documento ya sean primarios o
secundarios con el fin de establecer su permanencia de sus diferentes faces de su ciclo
de vida. Se deber realizar el levantamiento de inventarios, analizarlo y se hace el
cuadro evolutivo y cuadro de clasificacin, las tvd deben ser elaboradas de acuerdo a
los valores primarios los cuales se encuentran en el archivo central (contables,
administrativos, fiscales, legales y tcnicos) e identificar los valores secundarios los
cuales se dan en el archivo histrico( histricos, cientficos y culturales) esta
informacin dar como resultado de establecer los tiempos de retencin y disposicin
final que quedara plasmada en la tabla de valoracin documental)

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6 paso presentacin al comit de archivo

Cuando el comit de archivo este reunido para aprobar las tvd se debe tener un especial
cuidado en ejecutar las siguientes acciones la cual consiste en corroborar la evolucin
documental y su correspondencia con los cuadros de clasificacin e inventarios
documentales, revisar los inventarios y confrontarlos con las tvd presentadas con el fin
de asegurar que toda la documentacin inventariada este contemplada en la propuesta
de tvd. Revisar los tiempos de retencin asignados a cada serie o asuntos teniendo en
cuenta las normas internas y externas que inciden en la conservacin
Del documento confrontar las opciones sealadas en la disposicin final y lo anotado en
la columna de procedimientos con el fin de evaluar la coherencia y el sustento en cuanto
a los documentos que se conservan totalmente y los que se conservan parcialmente.

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7 paso adopcin de la tabla

el acuerdo 39 de 2002 del archivo general de la nacin (agn)
contempla que el conjunto de la documentacin producida antes de la
aprobacin de las tablas ser sometido a un proceso de organizacin.
Su resultado ser la tabla de valoracin documental tvd. Con el
objetivo de que se este cumpliendo a cabalidad con la normatividad y
lo dispuesto durante el estudio de aprobacin.

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8. Capacitacin del personal

Se capacitara el personal de la entidad para que se tenga un mayor
conocimiento sobre el manejo de las tvd, el personal encargado de dar la
capacitacin debe estar conformado por un profesional en gestin
documental y con conocimiento exacto de la elaboracin de las tvd.

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Paso 9 aplicacin de la tabla

Ya despus de haber ejecutado todos los procesos para
su elaboracin la entidad podr hacer uso de las mismas
basndose en todos los criterios expuestos capacitacin
del personal y dems para la organizacin clasificacin
y depuracin del fondo segn corresponda.

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Conclusin
Las tvd son un listado de asuntos o series documentales a los cuales se les asigna
el tiempo de permanencia en las fases del archivo as como la disposicin final.
Las tvd se sometern a consideracin y evaluacin del comit de archivo de la
entidad correspondiente. La aprobacin ser dada por el comit evaluador de
documentos respectivos y sern aplicadas inmediatamente.
La tabla de retencin documental deber reflejar la totalidad e integridad de la
produccin documental de la respectiva entidad. Lo cual podr ser verificado
por el agn en cualquier momento.

Tablas de valoracin
documental tvd
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MUCHAS
GRACIAS
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