Comunicacin

efectiva en la
organizacin
Germn Ernesto Nieto
C.
Director de Comunicaciones
Universidad Icesi

Qu es comunicacin?
Qu es una organizacin?
Cmo hago comunicacin
efectiva?

Agenda

Primero organizacin
Segundo comunicacin
Tercero qu hacer para lograr
una comunicacin efectiva?

Usted y las
organizaciones

Piense en algunas de las organizaciones

de las que usted es parte
Familia, profesor, estudiante, jefe, votante de
elecciones, paciente, miembro de CLADEA,
miembro de un equipo, hincha

El tamao, la estructura, la complejidad,

los propsitos y la longevidad son
variables: representan elementos
dinmicos de la sociedad.

Las organizaciones
Las organizaciones existen porque
uniendo
recursos los individuos pueden lograr ms
que
si lo hicieran solos.
Dos personas deben:
coordinar sus esfuerzos
una no puede ver a la otra trabajar
pues no se logra el objetivo.

Las organizaciones

EL primer paso
de Neil Armstrong
en la luna fue un
testimonio del
poder de la
organizacin
humana y tcnica
en su mxima
expresin.

Existen en virtud de ciertos

objetivos que slo se
alcanzan con:
1. Esfuerzos comunes: Personas que
van ms all de sus limitaciones
individuales
2. Acciones conjuntas: Se involucran en
acciones concertadas y coordinadas
con otros

Interdependencia...

Entender el concepto es
crucial para entender la
dinmica organizacional

Las personas se influyen

mutua y recprocamente.
El comportamiento de una persona
afecta el comportamiento de otra.
Cuando los individuos desarrollan
finalidades comunes, actan de manera
cooperativa y unen sus esfuerzos y
recursos: all se genera interdependencia
y la organizacin tiene lugar.

Ubicacin en el espacio y
el tiempo

Las organizaciones no existen en el vaco.

Existen en un contexto y en un ambiente al que
deben responder.
Interactan en forma continua.
Entran en relacin con otros individuos y
organizaciones del medio ambiente global:
Los clientes, los proveedores, el gobierno todos
hacen demandas a la organizacin.

Organizaciones Vs.
Organizar

Un sentido esttico para

describir los patrones
estables de coordinacin.

Proceso continuo
mediante el cual se
efectan las actividades
y las acciones
coordinadas.

La organizacin es el resultado de
organizar en cualquier momento
determinado

Qu permite que las

personas se organicen?

La Comunicacin es lo que
permite que las personas se
organicen.
Hace posible que las personas
coordinen sus actividades para
lograr actividades comunes.

Ahora respondamos a la
pregunta:
Qu es comunicacin?

Qu es entonces la
comunicacin?

Proceso en el que las personas

construyen significados y desarrollan
expectativas sobre lo que sucede a
su alrededor y entre s mediante el
intercambio de smbolos
Construir
significados

Desarrollar
expectativas

Intercambiar
smbolos

Qu dicen los autores?

La comunicacin intercambio de
informacin y
transmisin de
significado - es la
esencia misma de
un sistema social o
de una
organizacin.
Katz y Kahn. 1978

Proceso de
transferencia de
informacin y
entendimiento de
una persona a
otra y aade es
la nica manera
de lograr la
administracin
dentro de una
organizacin.
Keith Davis. 1972.

Al igual que todos los

sistemas vivientes, las
organizaciones se establecen
y mantienen mediante la
comunicacin con sus
ambientes y entre sus
partes
Lee Thayer

Todos coinciden...

La comunicacin es una fuerza

dominante en la vida organizacional.
La comunicacin es la esencia de la
organizacin.
La comunicacin es el enlace que
mantiene juntas a las diversas partes
interdependientes del sistema
organizacional.
Sin comunicacin no existe la actividad
organizada.

Construccin de
significados
Si yo construyo mi propio significado y usted
construye el suyo, cmo es posible que nos
entendamos y coordinemos nuestras
actividades?

Los significados no se desarrollan en

el vaco social.
La comunicacin es transaccional,
pues usted aprende con otros a usar
smbolos y a construir significados.

Mientras ms frecuente y regularmente se

comunica con otra persona, ms logra usted
compartir significados con ella.

Construccin de
significados
Mensaje

Significados
Emisor
Receptor

Referente

Desarrollo de
expectativas

El aprendizaje de los smbolos y de su

asociacin con experiencias se lleva a cabo
prestando atencin a las personas y
observando que hacen cuando emplean los
smbolos.
Usted puede construir significados
aproximadamente similares a los de las
personas que se encuentran a su alrededor.
Usted desarrolla expectativas o hace
predicciones sobre lo que la gente realizar.

Slo cuando las expectativas se

comparten, es posible la coordinacin y
tiene lugar la organizacin
Haga 10 copias
de este informe
y distribuyalos
entre los miembros
del departamento

Jefe

Secretari
a

La Jefe espera que:

1.comprenda las instrucciones
2. Est dispuesta a cumplirlas
3. Efecte la tarea con velocidad y precisin razonables.

En la reunin con el
Departamento la Jefe espera
que:

1. Espera que todos estn familiarizados con el informe

2. Supone que ya ha sido distribuido y ledo.

Slo cuando las expectativas se comparten es posible

la coordinacin y tiene lugar la organizacin.
Cuando no se comparten los significados y las
expectativas se limitan a funcionar en mundos privado

Intercambio de
Smbolos
El intercambio de smbolos con los
dems permite crear significados y
compartir expectativas.
Los smbolos pueden ser:
1. Verbales
2. No Verbales

Smbolos Verbales
Cuando se utilizan palabras para
hablar o escribir a otros:

Verbal-oral: dar instrucciones,

entrevistar, dar o recibir
informacin.etc.

Verbal-escrito: cartas, informes,

boletines, etc.

Smbolos No
Verbales

Los gestos, expresiones faciales

El mobiliario o equipo de oficina
La ropa y las joyas
Entonacin
Modulacin
Intensidad de voz

En el contexto de una organizacin

Un ejemplo...
Te vi entrar a la
oficina de la Sra.
Sara. tuviste la
oportunidad de
contarle nuestra
idea sobre la reunin
de consultas
en lnea?

Pues no. Pareca

cortante y tuve la
impresin de que
no quera que le
quitara mucho
tiempo.

Retomemos

La comunicacin es la base de los

procesos de organizar que tienen lugar en
las organizaciones.

Pero es diferente a informacin. Qu es la

informacin?
Reconoce patrones y determina el grado
de prediccin de su ocurrencia.
La funcin de la informacin es reducir la
incertidumbre.

Qu es la Comunicacin?
Se refiere a un tipo especial de
reconocimiento de patrones: el que
se expresa en forma simblica.
Las personas deben compartir un
sistema simblico.
Las palabras o smbolos deben
significar lo mismo para ambos.

Qu es la Comunicacin?
1. La comunicacin es susceptible de ser estudiada, pero
necesitamos varios enfoques disciplinarios.
2. Toda comunicacin involucra signos y cdigos. Los signos
son actos o artefactos que se refieren a algo diferente de
ellos mismos, es decir, son conceptos significativos. Los
cdigos son sistemas de organizacin de los signos que
determinan como stos pueden estar inter-relacionados.
3. Estos signos o cdigos son transmitidos, o puestos a
disposicin de otros; y transmitir o recibir signos, cdigos o
comunicacin, es la prctica de las relaciones sociales.
4. La comunicacin es central a la vida de nuestra cultura: sin
ella, la cultura muere. En consecuencia, el estudio de la
comunicacin implica el estudio de la cultura a la
cual est integrada.

Elementos del
proceso de
Comunicacin
Contexto
Referente

Mensaje
Emisor
Productor Originario
de la Comunicacin

Cdigo
Medio o Canal
Retroalimentacin

Receptor
Destinatario final de la
Comunicacin

Y Cmo hacemos para

que la comunicacin sea
efectiva?

Primero: preprese

Es necesario entrenarse.
No lo haga espontneamente.
Busque asesora y haga pruebas.
Redescubra el proceso.

Despus: hgase
preguntas

1.
2.
3.
4.
5.
6.

Piense en el receptor y hgase

muchas preguntas:
Quin es?
Cmo es?
Cules son sus costumbres?
Qu lee?
Por qu?
En dnde?

El receptor

Es posible que sean varios: clasifquelos.

Hgase las mismas preguntas para
todos.
Determine sus necesidades exactas de
comunicacin o de transmisin de
informacin.
Haga un plan detallado con cada uno.
Evale la efectividad.

Tenga en cuenta

Evitar ruidos en el proceso

Siempre estar en contexto
No hable en clave o con trminos
desconocidos
Escoja muy bien los medios o canales
Elabore muy bien el contenido (7%)
Interacte siempre pensando en el otro
Desde los zapatos del otro

La comunicacin es:

Intercultural.
Tolerante.
Incluyente.
Clara y precisa.
Escuchar antes de hablar.
Un ejercicio planeado.
Es transversal a todo lo que hacemos.

Muchas gracias
E-mail: gnieto@icesi.edu.co
Telfono: 555 2334 ext.324
Cali Colombia