GENERALIDADES DE LA

ADMINISTRACIN
DOCUMENTAL

La

Administracin documental permite el

establecimiento de polticas, la definicin
de normas y la toma de decisiones que
facilitan la gestin en las organizaciones.

CONCEPTUALIZACIN

La

administracin documental tiene como fin

servir la informacin de manera precisa, agil
y oportuna a aquellas personas que la
requieran y en los procesos que interviene
para lograr la eficiencia
Por lo tanto se trata de controlar, mantener,
almacenar,
eliminar
y
recuperar,
la
informacin de toda clase existente en la
empresa, para cumplir a cabalidad con el
objetivo.

Fin de la administracin
documental

Control
Mantenimiento
Almacenamiento

de datos
Descarte de documentos
Recuperacin de la informacin

Funciones de la administracin
documental

LA GESTIN
DOCUMENTAL EN LOS
ARCHIVOS

Conjunto

de actividades administrativas y
tcnicas tendientes a la planificacin,
manejo y organizacin de la documentacin
producida y recibida por las entidades,
desde su origen hasta su destino final, con
el objeto de facilitar su utilizacin y
conservacin. (Art. 3 Ley 594 de 2000)

Gestin documental

Gestin documental

La gestin documental se reconoce, como

una actividad intrnsecamente ligada a los
archivos y su desarrollo es paralelo a la
bsqueda de la transparencia en la gestin
administrativa.

El Programa de Gestin Documental - PGD,

como proceso archivstico sistemtico

Debe estructurarse a partir de la

normatividad archivstica vigente.
Contempla situaciones tendientes a
la simplificacin de trmites y
racionalizacin de recursos.

 Consideraciones

bsicas de tipo
administrativo, econmico y archivstico.
Aspectos de planeacin relacionados con
la necesidad de un diagnstico y los
requisitos previos al PGD.

COMPONENTES DE UN PGD

 La

adopcin e implementacin de las tablas

de retencin documental.
La formacin de archivos segn el ciclo vital
de los documentos (Archivos de Gestin,
Central e Histrico)

COMPONENTES DE UN PGD

 Identificacin

de los procesos de un
programa de gestin documental y sus
correspondientes flujos de informacin
La implementacin y seguimiento.

COMPONENTES DE UN PGD

Dada

la importancia de la Tabla de Retencin

Documental como un elemento indispensable
en la gestin documental y ser un
instrumento archivstico indispensable en la
gestin documental y la institucionalizacin
del ciclo vital de los documentos en los
archivos de gestin, central e histrico de las
entidades, estas, debern elaborarlas y
adoptarlas para la implementacin del
Programa de Gestin Documental,

TABLAS DE RETENCION
DOCUMENTAL

1. PRODUCCIN
2. RECEPCIN

3. DISTRIBUCIN

8. DISPOSICIN FINAL
PROCESOS
DE UN
PGD

7. CONSERVACIN

6.CONSULTA

4. TRMITE
5. ORGANIZACIN

PROCESO DE PRODUCCIN DE
DOCUMENTOS
Generacin de documentos
de las instituciones en
cumplimiento de sus
funciones.

PROCESO DE PRODUCCIN DE
DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTO

1. Creacin y
diseo de
documentos

ACTIVIDADES
Instrucciones para el
diligenciamiento de formularios
Determinacin de uso y finalidad
de los documentos
Diplomtica:imagen corporativa,
caractersticas internas y
externas, tipo de letra, firmas
autorizadas
Adecuado uso de la reprografa

PROCESO DE PRODUCCIN DE
DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTO

ACTIVIDADES
Identificacin de dependencias
productoras
2.
Definicin de tipologas
Normalizacin
de la produccin documentales, formatos y
formularios segn TRD
documental
Determinacin de formatos
preimpresos y plantillas
predeterminadas

PROCESO DE PRODUCCIN DE
DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTO

2. Normalizacin
de la produccin
documental

ACTIVIDADES
Directrices relacionadas con el
nmero de copias
Control de la produccin de
nuevos documentos
Determinacin de la periodicidad
de la produccin documental

PROCESO DE RECEPCIN DE DOCUMENTOS

Conjunto de operaciones de verificacin y

control que una institucin debe realizar
para la admisin de los documentos que
son remitidos por una persona natural o
jurdica.

PROCESO DE RECEPCIN DE DOCUMENTOS

Radicacin:

Procedimiento por el cual, se

asigna un nmero consecutivo, a
las comunicaciones recibidas o
producidas, dejando constancia de
la fecha y hora de recibo o de envo

PROCESO DE RECEPCIN DE DOCUMENTOS

Registro:

Procedimiento por el cual, las

entidades ingresan en sus sistemas
datos como: Remitente o
destinatario, Nombre o cdigo de la
dependencia competente, Nombre
del funcionario responsable del
trmite, anexos y tiempo de
respuesta

PROCESO DE RECEPCIN DE
DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTO

ACTIVIDADES

1. Registro de
documentos

Definicin de medios de recepcin

Recibo de documentos oficiales
Verificacin y confrontacin de
folios, copias, anexos, firmas
Constancia de recibo
Asignacin de datos (Acuerdo AGN
060/2001 Art. 2)
Asignacin consecutivo de envios

PROCESO DE RECEPCIN DE DOCUMENTOS

PROCEDIMIENTO

ACTIVIDADES
2.
Radicacin Asignacin de consecutivo, fecha
de documentos y hora
Impresin de rtulo de radicacin
Relacin entre los documentos
recibidos y enviados
Registro impreso de planillas de
radicacin y control
Elaboracin de estadsticas