FORMULACION Y

ELABORACION
DEL
PRESUPUESTO
Lcda. Leonor Mayorga

Antecedentes del
Presupuesto

Los fundamentos tericos prcticos

del presupuesto tuvieron su origen
el sector gubernamental a finales
del siglo XVIII.
Desde el punto de vista tcnico la
palabra presupuesto se deriva del
antiguo francs bougette o bolsa,
posteriormente en el sistema
ingles de conocimiento comn y en

?
Qu es un presupuesto y
para qu sirve?

Presupuesto
Plan Integrado y Coordinado
Expresado en Trminos Financieros
Relaciona Operaciones y Recursos que forman parte de un
Perodo determinado.
Tiene el fin de lograr los objetivos fijados en la planeacin
estratgica.

Presupuesto

QUE ES UN PRESUPUESTO?

Un presupuesto es un
plan
integrador
y
coordinador que se
expresa en trminos
financieros
con
respecto
a
las
operaciones y recursos
que forman parte de
una empresa para un
perodo determinado,
con el fin de lograr los
objetivos fijados por la
alta gerencia.

Es un plan de accin
dirigido a cumplir una
meta
prevista,
expresada en trminos
financieros que, debe
cumplirse
en
determinado tiempo y
bajo
ciertas
condiciones previstas.

6.
Procedimie
ntos de
seguimient
o.

1.
Objetivos
generales y
a largo
plazo para
la empresa.

2. La
especificac
in de las
metas de
la
empresa.

5. Un
informes
peridicos
de
resultados.

4. Un plan
de
utilidades
a corto
plazo

3. Un plan
de
utilidades a
largo plazo.

Principales Caractersticas
y Elementos del
Presupuesto
Plan
Lo que se trata de realizar.

Integrador:

Toma encuenta TODAS las reas y actividades

la institucin.
Coordinador:

Preparado conjuntamente y en armona para

varios de los departamentos.

de

Principales Caractersticas
y Elementos del
Presupuesto

Expresado en Trminos Financieros:

Debe ser representado en la unidad monetaria.

Operaciones:
Determina Ingresos y Gastos detalladamente.

Recursos:

Se debe planear todo lo que ser necesario

para realizar los planes de operacin.

Presupuesto
Planeacin Estratgica

Perodo

PRESUPUESTO

Operaciones

Perodo

Recursos

Trminos Financieros
Perodo

Perodo

Objetivos Planeados

Evolucin del Presupuesto

Planeacin
Plan Estratgico
Objetivos de largo plazo
Objetivos de corto plazo

Retroalimentacin
Presupuestos

Operaciones:

Control
Comparar los
resultados
reales con los
resultados
planeados

El presupuesto en el tiempo.

El presupuesto y las funciones administrativas.

Las funciones administrativas y los elementos bsicos que arbitra la gerencia.

OBJETIVOS

DETERMINAR,
EN
TRMINOS
FSICOS
Y
MONETARIOS,
LOS
RECURSOS
HUMANOS,
MATERIALES,
TCNICOS
Y
SERVICIOS
NECESARIOS PARA EL LOGRO DE LOS FINES
ESTABLECIDOS EN EL PLAN.
SERVIR COMO UN INSTRUMENTO PARA LA
EJECUCIN DEL PLAN EN EL TIEMPO Y LUGAR
PREVISTOS.
PRECISAR EL GRADO DE CUMPLIMIENTO O
DESVIACIN DE LOS OBJETIVOS Y METAS
PROPUESTOS,
PARA
PODER
ESTABLECER
ACCIONES CORRECTIVAS.
FACILITAR EL PROCESO ADMINISTRATIVO.

IMPORTANCIA

Las organizaciones son parte de

un medio econmico en el que
predomina la incertidumbre. Por
ello deben planear todas sus
actividades
si
desean
seguir
superviviendo, ya que mientras
ms incertidumbre exista hacia el
futuro, mayores riesgos tendrn
que correr.

Importancia de Los
Presupuestos:

Por medio de los presupuestos se mantiene el plan de

operaciones de la empresa en lmites razonables.

Sirven como mecanismo para la revisin de polticas y

estrategias de la empresa y direccionarlas hacia lo que
verdaderamente se busca.

Cuantifican en trminos financieros los diversos componentes de

su plan total de accin.

Las partidas del presupuesto sirven como guas durante la

ejecucin de programas.

Los procedimientos inducen a los especialistas de asesora a

pensar en las necesidades totales de las compaas.

Los presupuestos sirven como medios de comunicacin entre

unidades a determinado nivel y verticalmente entre ejecutivos de
un nivel a otro.

LaLaimportancia
importanciade
deun
unplan
plan

Lo requerido por
marketing

Lo fabricado por produccin

Lo pedido por
ventas

Lo instalado

FUENTE: Ciampa, Dan. Liderazgo Industrial. Legis, Bogot, 1990

Lo diseado por ingeniera

Lo que quera el cliente

LaLaimportancia
importanciade
deun
unplan
plan

Ud. tiene que disear un plan. No

puede simplemente desear que las cosas
mejoren
Jack Welch, ex CEO de GE

Ventajas de los
Presupuestos:

Presionan por informacin vital para que la alta gerencia

defina adecuadamente los objetivos bsicos.

Propician que se defina una estructura organizacional

adecuada, determinando la responsabilidad y autoridad de
cada rea.

Incrementan la participacin de toda la organizacin.

Obligan a mantener un archivo de datos histricos

controlables.

Facilitan la utilizacin ptima de los diferentes recursos.

Facilitan la coparticipacin e integracin de las diferentes

reas.

Obligan a realizar un auto anlisis peridico y facilitan el

control.

Son un reto para ejercitar la creatividad y criterio profesional.

Ayudan a lograr mejor eficiencia en las operaciones.

En general ayudan a la planeacin y control en las empresas.

Limitaciones de los
Presupuestos:

Estn basados en estimaciones.

Deben ser adaptados constantemente a los cambios

de importancia que surjan.

Su ejecucin no es automtica, se necesita que el

elemento humano comprenda su importancia.

Es un instrumento que no debe tomar el lugar de la

administracin. Es una herramienta.

El presupuesto no debe ser una camisa de fuerza

implantada por la alta gerencia a la organizacin.

REQUISITOS PARA LA ELABORACIN

DE UN BUEN PRESUPUESTO

1.Conocimiento de la empresa.
2.Exposicin clara de los planes o polticas. Este
requisito implica la existencia de manuales e
instructivos para unificar el trabajo.
3.Coordinacin para ejecutar los planes. Debe
existir un director o jefe o un comit de
presupuestos que coordine el trabajo de todos
los departamentos

REQUISITOS PARA LA ELABORACIN

DE UN BUEN PRESUPUESTO
3.Fijacin del periodo presupuestal. Se realiza
segn la empresa (tomando en cuanta las
empresas de temporada) o la estabilidad de las
operaciones que se realicen.
4. Direccin y vigilancia. Es necesario estudiar
las variaciones que modifiquen las cifras
estimadas de los presupuestos.
5. Apoyo directo. Es el respaldo que debe dar la
direccin general, requisito indispensable para
lograr los objetivos de la empresa.

FACTORES QUE LLEVAN AL

FRACASO AL PROCESO DE
PRESUPUESTACION

Cuando slo se estudian las cifras

convencionales sin tener en cuenta los
antecedentes y las causas de los resultados.

Cuando no est definida claramente la

responsabilidad administrativa y sus
responsables no comprenden su papel en el
logro de las metas.

Cuando no existe adecuada coordinacin entre

diversos niveles jerrquicos de la organizacin.

FACTORES QUE LLEVAN AL

FRACASO AL PROCESO DE
PRESUPUESTACION
Cuando no hay buen nivel de comunicacin.

Cuando no existe un sistema contable que genere confianza

credibilidad.

Cuando se tiene la "ilusin del control" es decir, que los

directivos se confan de las formulaciones hechas en el
presupuesto

Cuando no se tienen controles efectivos respecto de la

presupuestacin.

Cuando no se siguen las polticas de la organizacin.

Consideraciones
Importantes
Los Presupuestos:
Obligan a la Administracin a planear para el futuro.
Permiten que se tomen mejores decisiones.
Establecen normas que pueden controlar el uso de los recursos
de una entidad y motivar al personal.
Sirven para comunicar los planes de la organizacin a cada
empleado y coordinar sus esfuerzos.

Tipos de presupuesto
Segn la flexibilidad
Rgidos, estticos, fijos o asignados
Son aquellos que se elaboran para un nico nivel de actividad y no permiten realizar ajustes
necesarios por la variacin que ocurre en la realidad. Dejan de lado el entorno de la
empresa (econmico, poltico, cultural etc.). Este tipo de presupuestos se utilizaban
anteriormente en el sector pblico.
Flexibles o variables
Son los que se elaboran para diferentes niveles de actividad y se pueden adaptar a las
circunstancias cambiantes del entorno. Son de gran aceptacin en el campo de la
presupuestacin moderna. Son dinmicos y adaptativos, pero complicados y costosos.
Segn el periodo de tiempo
A corto plazo
Son los que se realizan para cubrir la planeacin de la organizacin en el ciclo de
operaciones de un ao. Este sistema se adapta a los pases con economas inflacionarias.
A largo plazo
Este tipo de presupuestos corresponden a los planes de desarrollo que, generalmente,
adoptan los estados y grandes empresas.

Tipos de presupuesto

Segn el sector de la economa en el cual se utilizan

Presupuestos del Sector Pblico
Son los que involucran los planes, polticas, programas, proyectos, estrategias y objetivos del Estado.
Son el medio ms efectivo de control del gasto pblico y en ellos se contempla las diferentes
alternativas de asignacin de recursos para gastos e inversiones.
Presupuestos del Sector Privado
Son los usados por las empresas particulares,. Se conocen tambin como presupuestos empresariales.
Buscan planificar todas las actividades de una empresa.

Tipos de presupuesto

Segn el campo de aplicacin en la empresa

De operacin o econmicos
Tienen en cuenta la planeacin detallada de las actividades que se desarrollarn en el periodo siguiente al cual
se elaboran y, su contenido se resume en un Estado de Ganancias y Prdidas. Entre estos presupuestos se
pueden destacar:
Presupuestos de Ventas: Generalmente son preparados por meses, reas geogrficas y productos.
Presupuestos de Produccin: Comnmente se expresan en unidades fsicas. La informacin necesaria para preparar
este presupuesto incluye tipos y capacidades de mquinas, cantidades econmicas a producir y disponibilidad de los
materiales.
Presupuesto de Compras
Es el presupuesto que prev las compras de materias primas y/o mercancas que se harn durante determinado periodo.
Generalmente se hacen en unidades y costos.
Presupuesto de Costo-Produccin: Algunas veces esta informacin se incluye en el presupuesto de produccin. Al
comparar el costo de produccin con el precio de venta, muestra si los mrgenes de utilidad son adecuados.

Tipos de presupuesto

Segn el campo de aplicacin en la empresa

Financieros
En estos presupuestos se incluyen los rubros y/o partidas que inciden en el
balance. Hay dos tipos: 1) el de Caja o Tesorera y 2) el de Capital o
erogaciones capitalizables.
Presupuesto de Tesorera
Tiene en cuenta las estimaciones previstas de fondos disponibles en caja, bancos y
valores de fciles de realizar. Se puede llamar tambin presupuesto de caja o de flujo
de fondos porque se utiliza para prever los recursos monetarios que la organizacin
necesita para desarrollar sus operaciones. Se formula por cortos periodos mensual o
trimestralmente.
Presupuesto de erogaciones capitalizables
Es el que controla, bsicamente todas las inversiones en activos fijos. Permite
evaluar las diferentes alternativas de inversin y el monto de recursos financieros
que se requieren para llevarlas a cabo.

Tipos de presupuesto

El Presupuesto Maestro
Definicin:
Es un plan de negocios peridico que incluye un conjunto
coordinado de programas de operacin y estados financieros
detallados . Este incluye proyecciones de ventas, gastos, ingresos y
desembolsos de efectivo y balances generales. Algunas veces los
presupuestos maestros tambin se llaman estados proforma.
Las dos partes principales de un presupuesto maestro son:
El Presupuesto de Operacin: El presupuesto de operacin se enfoca
en el estado de resultados.
El Presupuesto Financiero: Se enfoca en los efectos que el
presupuesto de operacin y otros planes (presupuestos de capital e
intereses) tendrn sobre el efectivo.

Tipos de Presupuestos
El presupuesto maestro es un plan financiero extenso constituido por
varios presupuestos departamentales y de actividades, ambos
individuales.
Presupuesto
Maestro

Presupuesto de
Operacin

Presupuesto
Financiero

Tipos de Presupuestos
(Continuacin)

Los presupuestos de operacin:

Relaciona las actividades que generan
ingresos, los gastos que se producirn y su
resultado final. Esta informacin debe de
elaborarse en la forma mas detallada posible.
Los presupuestos financieros:
Tienen que ver con las entradas y salidas de
efectivo y con la posicin financiera la cual
incluye un presupuesto de efectivo y un
presupuesto de adiciones de activos.

PRESUPUSTOS DE
OPERACION

Presupuesto de Venta
Presupuesto de produccin
Presupuesto de requerimiento de materiales (Materia prima,
insumos, auto partes etc.)
Presupuesto mano de obra (fuerza bruta, calificada y
especializada)
Presupuesto gasto de fabricacin.
Presupuesto costo de produccin (sin el margen de ganancia)
Presupuesto gasto de venta (capacitacin, vendedores,
publicidad)
Presupuesto gasto de administracin (requerimiento de todo
tipo de mano de obra y distribucin del trabajo)

PRESUPUESTO
FINANCIERO
Presupuesto de Tesorera
Se formula con la estimacin prevista de fondos disponibles en
caja, bancos y valores de fcil realizacin.
Tambin se denomina presupuesto de caja o de efectivo
porque consolida las diversas transacciones relacionadas con
la entrada de fondos monetarios (ventas al contado,
recuperaciones de cartera, ingresos financieros, etc.) o con
salida de fondos lquidos ocasionados por la congelacin de
deudas o amortizaciones de crditos o proveedores o pago de
nomina, impuestos o dividendos. Se formula en dos periodos
cortos: meses o trimestres.
Presupuesto de Erogaciones Capitalizables
Controla las diferentes inversiones en activos fijos como son
las adquisiciones de terrenos, construcciones o ampliaciones
de edificios y compra de maquinarias y equipos, sirve para
evaluar alternativas posibles de inversin y conocer el monto
de fondos requeridos y su disponibilidad en el tiempo.

Formulacin del Presupuesto 2010

Planear
Formular

Evaluar

Controlar
Discutir

Aprobar

Ejecutar

35

ETAPAS A SEGUIR
EN LA
PREPARACIN DEL

PREVISION
PLANEACION

RETROALIMENTACI
N

PRESUPUESTO
DEFINITIVO

FORMUL
ACION
AUTORIZACION
BURBANO (2005)

MECANICA, TECNICAS Y PRICIPIOS EN

LA ELABORACION DE PRESUPUESTOS

1. Los medios mecnicos que se

emplean.
(formas y/o cdulas presupuestarias)
2. Las tcnicas utilizadas en su
elaboracin.
3. Los principios que sustentan la
validez de los mismos.

METODOLOGA A SEGUIR EN
LA CONFECCIN DEL PRESUPUESTO
BURBANO (2005):
EJERCER UNA LABOR DE CONCIENTIZACIN, HACIENDO NOTAR
TANTO LAS VENTAJAS COMO LAS LIMITACIONES
DETERMINAR LAS CARACTERSTICAS PROPIAS DE LA EMPRESA A
TRAVS DE UN DIAGNSTICO GENERAL QUE PERMITA DISEAR LA
PLANIFICACIN
DEFINIR LAS ACTIVIDADES QUE REALIZARN LAS PERSONAS
ENCARGADAS DE FORMULAR EL PRESUPUESTO Y DESIGNAR EL
COMIT DE PRESUPUESTOS
DEFINIR LAS ETAPAS A SEGUIR EN SU PREPARACIN, BIEN SEA
PARA UN SISTEMA NUEVO O PARA UNO YA IMPLEMENTADO
ELABORAR UN MANUAL DE PRESUPUESTO
CONOCER
RECURRIR

LAS

HERRAMIENTAS

LAS

CUALES

SE

PUEDE

REQUISITOS PARA IMPLANTAR

UN
SISTEMA PRESUPUESTARIO
EN RELACIN A LOS FACTORES INTERNOS
MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES
SISTEMA CONTABLE
SISTEMA DE CONTROL INTERNO
DURACIN DEL PERIODO CONTABLE Y PERIODO
DE PRESUPUESTO
MANUAL DE PRESUPUESTOS
COMIT Y DIRECTOR DE PRESUPUESTOS
MOTIVACIN DEL PERSONAL HACIA EL PROCESO
ESTNDARES
NORMAS Y LEYES QUE RIGEN A LA
ORGANIZACIN
INFORMES
CONDICIONES ECONMICAS Y FINACIERAS DE LA
ENTIDAD

REQUISITOS PARA IMPLANTAR

UN
SISTEMA PRESUPUESTARIO
EN RELACIN A LOS FACTORES INTERNOS
MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES
SISTEMA CONTABLE
SISTEMA DE CONTROL INTERNO
DURACIN DEL PERIODO CONTABLE Y PERIODO
DE PRESUPUESTO
MANUAL DE PRESUPUESTOS
COMIT Y DIRECTOR DE PRESUPUESTOS
MOTIVACIN DEL PERSONAL HACIA EL PROCESO
ESTNDARES
NORMAS Y LEYES QUE RIGEN A LA
ORGANIZACIN
INFORMES
CONDICIONES ECONMICAS Y FINACIERAS DE LA
ENTIDAD

TALLER 1.

Casos de presupuesto Mi jerarqua

Usted ha sido invitado a elaborar el presupuesto de una empresa del

sector industrial en la que demostrar su habilidad y aptitudes para
elaborar presupuestos. Debe asignar 1 al tem ms importante para su
trabajo, 2 al que sigue y as sucesivamente hasta jerarquizar los 15 tems
del ejercicio.
Etapa I. En la columna 1 MI JERARQUIZACION de la hoja de solucin, asigne
un orden de prioridad a los 15 tems presupuestarios que se enuncian. Use
lpiz para que pueda borrar en caso de que desee cambiar sus
prioridades. Justifique ese orden establecido.
Tiempo: 10 minutos.
Etapa II. Forme un grupo de 5 personas segn las instrucciones del
facilitador. Discuta con ellos el orden de la clasificacin justificando el por
qu de su orden establecido. En la columna 2 CONSENSO DE GRUPO anote
la clasificacin hecha por todos ustedes. As en dicha columna todos deben
tener el mismo orden de prioridades.
Tiempo: 20 minutos.
Etapa III. Cada grupo nombrar un representante y expondrn los
argumentos para la JERARQUIZACIN realizada.
Tiempo: 5 minutos por grupo.