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LA PLANEACIN

Por qu es
necesario planear?

LA PLANEACION

Ninguna empresa puede alcanzar el xito si no posee una


administracin eficiente . . esto, por lo regular, requiere de la
planeacin la cual es importante ya que:
La eficiencia es
resultado del orden y
no puede surgir de la
improvisacin

Sin la previa determinacin de


actividades no existir nada
que organizar, nadie que
ejecute y nada que necesite
control

Todo control es
imposible si no se
compara con un plan
previo sin un plan se
trabaja a ciegas

Se necesita hacer planes sobre la forma


en que las acciones sern coordinadas

LA PLANEACIN

Ya que la empresa se encuentra inmersa en un sistema,


los cambios ambientales que se gestan en el medio en
el cual opera son, entre otros los siguientes:

Cambios en las
actividades o
normas sociales
Cambios en la
actividad
econmica,
etc.

Cambios en el
grado y
actividad de la
competencia

Cambios
tecnolgicos
Cambios
polticos y de
gobierno

LA PLANEACIN
Por qu es necesario
planear?

Como justificacin adicional a la necesidad de planear


estn las siguientes consideraciones:
La organizacin se desarrolla en un medio complejo
y dinmico siempre cambiante.
La empresa siempre se enfrenta a niveles crecientes
de
actividad.
Ante
los avances tecnolgicos, los mtodos de
trabajo tienden a volverse obsoletos.
La eficacia operativa tiende a reducirse ante los
volmenes de operacin, las necesidades de
cambios y la presin externa.

LA PLANEACIN
El Proceso de la
Planeacin

Determinacin de
la situacin presente
Objetivos:
en donde
queremos estar?

Alternativas
de decisin
Suposiciones: que
podramos hacer en
cada caso

LA PLANEACIN
Concepto e
Importancia

La determinacin de los objetivos y eleccin de los


cursos de accin para lograrlos, con base en la
investigacin y elaboracin de un esquema detallado
que habr de realizarse en el futuro
Objetivo: el aspecto fundamental
al planear es determinar los
resultados deseados
Cursos alternos de accin:
al planear es necesario
determinar diverso caminos,
formas de accin y estrategias,
para conseguir los objetivos

Eleccin: la planeacin
implica la determinacin,
el anlisis y la seleccin
de la decisin ms adecuada
Futuro: la planeacin
trata de prever situaciones
futuras y de anticipar
hechos inciertos as
como trazar actividades
futuras

LA PLANEACIN
Concepto e
Importancia
Al conocer hacia donde se dirige la accin, permite encaminar
y aprovechar mejor los esfuerzos. Los fundamentos bsicos
que muestran la importancia de la planeacin son:
Propicia el desarrollo de la empresa al utilizar racionalmente los recursos
Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro
Prepara a la empresa para las contingencias que se presenten
Mantiene una mentalidad futurista teniendo as ms visin de futuro
Condiciona a la empresa al medio ambiente que la rodea
Establece un sistema racional para la toma de decisiones
Reduce riesgos y permite aprovechar oportunidades
Las decisiones se basan en hechos y no en suposiciones
Elimina la improvisacin
Proporciona los elementos para llevar a cabo las actividades de control

Concepto e
Importancia

LA PLANEACIN

Planear es intentar prevenir crisis, las series


continuas de crisis por lo general indican una
La tipologa
paraplaneacin
integrar los planes dentro
pobre
de la empresa siguen este orden:

Estratgica: Su funcin consiste en regir la obtencin uso y disposicin de los medios


necesarios para alcanzar los objetivos generales de la organizacin, es a largo plazo y
comprende a toda la organizacin.
Tctica o Funcional: Determina planes ms especficos que se refieren a cada uno de los
departamentos de la empresa y estn subordinados a los planes estratgicos.
Operativa: Se rige de acuerdo a los lineamientos establecidos por la planeacin tctica
y su funcin consiste en la formulacin y asignacin de actividades ms detalladas.

LA PLANEACIN

Concepto e
Importancia

Por otro lado, en cuanto el perodo establecido


para su realizacin se clasifican en:
Corto plazo: cuando se realizan en menos de un ao, a su vez
pueden ser
inmediatos: aquellos con duracin de hasta seis meses
mediatos: aquellos a realizar entre seis y doce meses
Mediano plazo: a realizar entre uno y tres aos
Largo plazo: a realizar en un tiempo mayor a tres aos

Principios y
Elementos

LA PLANEACION

Los principios son verdades fundamentales de


aplicacin general que sirven como gua de conducta a
observar en la accin administrativa

Factibilidad

Cambio de estrategias

Flexibilidad
Objetividad y cuantificacin
Unidad

Principios y
Elementos

LA PLANEACION

Factibilidad:
Lo que se planea debe ser realizable.
Flexibilidad:
Al elaborar un plan es conveniente establecer marcos de holgura que
permitan afrontar situaciones no previstas.

Cambio de Estrategias:
Cuando el plan se extiende por ms tiempo, ser necesario
rehacerlo para ajustarlo a la nueva realidad.

Objetividad y Cuantificacin:
Cuando se planea es necesario basarse en datos reales,
razonamientos precisos y exactos, y nunca en opiniones subjetivas,
especulaciones o clculos arbitrarios.

Unidad:
Todos los planes deben integrarse en un plan general de la
organizacin.

TIPOS DE PLANES
PROPOSITOS O MISIONES

PROGRAMAS

PRESUPUESTOS

REGLAS

OBJETIVOS - METAS

ESTRATEGIAS

POLITICAS

PROCEDIMIENTOS

LA PLANEACIN

Principios y
Elementos

TIPOS DE PLANES
Misin
Visin

Propsitos

Procedimientos

Presupuestos

Programas

Premisas
Polticas
Objetivos
Estrategias

TIPOS DE PLANES
Principios y
Elementos

La Misin

Define el negocio al que se dedica la organizacin, las necesidades


que cubren con sus productos y servicios, el mercado en el cual se
desarrolla la empresa y la imagen pblica de la empresa u
organizacin.
La misin de la empresa es la respuesta a la pregunta , Para que
existe la organizacin?

TIPOS DE PLANES
Principios y
Elementos

La Misin

Declaracin de la misin de Gas Natural


La Misin del Grupo Gas Natural es atender las necesidades energticas
de la sociedad, proporcionando a sus clientes servicios y productos de
calidad respetuosos con el medio ambiente, a sus accionistas una
rentabilidad creciente y sostenible y a sus empleados la posibilidad de
desarrollar sus competencias profesionales.

LA PLANEACIN

Principios y
Elementos

La Visin

TIPOS DE PLANES

La visin es el sueo sobre el posicionamiento de la empresa a


muy largo plazo, que ha de entusiasmar a todo el mundo:
accionistas, personal, proveedores clave y externos.
Define lo que la organizacin quiere ser, los grandes objetivos a
perseguir, cmo espera conseguirlos y el campo de actividad.

LA PLANEACIN

Principios y
Elementos

TIPOS DE PLANES

La Visin

La Visin es ser un Grupo energtico y de servicios lder y


en continuo crecimiento, con presencia multinacional, que
se distinga por proporcionar una calidad de servicio
excelente a sus clientes, una rentabilidad sostenida a sus
accionistas, una ampliacin de oportunidades de desarrollo
profesional y personal a sus empleados y una contribucin
positiva a la sociedad actuando con un compromiso de

La Visin
Principios y
Elementos

Qu tratamos de conseguir?
Cules son nuestros valores?
Cmo produciremos resultados?
Cmo nos enfrentaremos al cambio?
Cmo conseguiremos ser competitivos?

Propsitos
Principios y
Elementos

Son las aspiraciones fundamentales de tipo cualitativo


que la organizacin persigue de forma permanente
Ejemplo: incrementar las utilidades sobre la
inversin de los accionistas
Para determinar los propsitos, es importante
considerar los siguiente puntos:
Caractersticas
Importancia

Propsitos
Principios y
Elementos
Caractersticas
Al establecer los propsitos es importante considerar:
darlos a conocer a todo el personal
deben estar acordes con los valores de la empresa
definirse con frases claras y sin ambigedades
deben ayudar a que la direccin no pierda tiempo en
aspiraciones desatinadas o errneas
Importancia:
sirven de cimiento para los dems elementos de la
planeacin
permiten orientar sobre los cursos de accin a seguir
identifican a la empresa ante sus pblicos objetivos
son la razn de ser de la empresa

Premisas
Principios y
Elementos

Son las suposiciones que deben considerarse acerca


de las condiciones o factores futuros que pueden
afectar el desarrollo del plan
Por su naturaleza pueden ser:
Internas: cuando se originan en el interior
de la empresa
Externas: cuando su origen es ajeno a la empresa

Objetivos
Principios y
Elementos

Indican los resultados o fines que la empresa desea


lograr en un tiempo determinado y proporcionan
pautas hacia donde dirigir los esfuerzos
Para determinar los objetivos, es importante
considerar los siguientes puntos:
Caractersticas
Clasificacin
Lineamientos

LA PLANEACION

Principios y
Elementos

Objetivos
Caractersticas:
se establecen a un tiempo especfico
se determinan cuantitativamente
Lograr
Lograruna
unautilidad
utilidadneta
netade
de15
15millones
millones
de
depesos
pesosdurante
durantelos
losprximos
prximos22aos
aos

Objetivos
Principios y
Elementos

Clasificacin:
estratgicos o generales: para toda la
organizacin
tcticos o departamentales: referidos a un rea o
departamento y son a mediano plazo
operacionales: se refieren a actividades ms
detalladas y son a corto plazo

Objetivos
Principios y
Elementos

Lineamientos:
Asentarlos por escrito
No confundirlos con las estrategias (el cmo)
Al establecerlos, recordar las preguntas, qu, cmo
cuando, donde, quien, porqu
Deben conocerse y entenderse por todos los
miembros de la organizacin
Deben ser estables para evitar confusiones

Estrategias
Principios y
Elementos

Son los cursos de accin general o alternativas que


muestran la direccin y el empleo general de los
recursos y esfuerzos para lograr los objetivos
Al establecer las estrategias, es importante
considerar los siguientes puntos:
Importancia
Caractersticas
Lineamientos

Estrategias
Principios y
Elementos

Por ejemplo, siguiendo el caso de nuestra empresa de


confecciones de lana, es posible que en la poblacin en que
est ubicado este centro de madres, existan tiendas que, o
son sucursales de fbricas grandes que elaboran producto
similares o son pequeos negocios particulares que
distribuyen, entre otras cosas, chombas para seoras

Estrategias
Principios y
Elementos

Importancia
A falta de ellas se corre el riesgo de no lograr
los objetivos
Establece el camino para llegar a los objetivos
Facilita la toma de decisiones al evaluar diversas
alternativas
Desarrolla la creatividad en la solucin de
problemas

Estrategias
Principios y
Elementos

Lineamientos
determinarlas con claridad
no confundir las estrategias con tcticas
analizar las consecuencias que pueden presentarse
al momento de implantarlas
considerar experiencias pasadas para su
establecimiento
asegurarse de que sean consistentes con los
objetivos

Estrategias
Principios y
Elementos

Caractersticas
Una vez alcanzados los objetivos, es necesario
disear nuevas estrategias
Debido a la dinmica del negocio, una estrategia til
en un momento puede no serlo en otro
Son establecidas por los niveles ms altos de
la organizacin
Por cada rea clave es necesario aplicar una
diferente estrategia

Polticas
Principios y
Elementos

Son lineamientos generales a observar en la toma de


decisiones, sobre problemas que se repiten una
y otra vez en la organizacin
Al establecer las polticas, es importante
considerar los siguientes puntos:
Importancia
Lineamientos

Polticas
Principios y
Elementos

Un grupo de madres decide formar un pequeo negocio


de confecciones de lana, las que vendern en el barrio. Se renen y fijan
sus objetivos: fabricacin de 100 chombas para seora al mes.
El trabajo lo har cada una en su casa y utilizarn un crdito que otorga
una institucin gubernamental para la compra de mquinas tejedoras,
lanas y otros materiales.
Al existir libertad de decisin entre las socias e, incluso, separacin fsica,
es necesario dictar pautas generales para que las decisiones que tomen
estn de acuerdo con los objetivos y los planes generales que se han

fijado.

Polticas
Principios y
Elementos

Igual sucede en muchos casos con las adquisiciones. Existen polticas


concretas que fijan e1 monto que puede adquirir un ejecutivo de
acuerdo con su rango jerrquico. Por ejemplo, el jefe de una seccin
podr comprar hasta por $100; el jefe de una divisin, hasta por $
1.000; el jefe de un departamento, hasta $ 5.000, y las que suban de
ese monto deben ser decididas por el Gerente con el Directorio. Esta
poltica establece as las reas decisionales y lleva a una
descentralizacin y agilizacin de las compras.

Polticas
Principios y
Elementos

Las polticas debern estar interrelacionadas y deben


contribuir a lograr las aspiraciones de la empresa;
su redaccin debe ser clara, accesible y realista de
tal forma que su interpretacin sea uniforme
Importancia
Facilitan la delegacin de autoridad
Evitan prdidas de tiempo: los colaboradores no tienen
que estar preguntando una y otra vez
Facilitan loa induccin al nuevo personal
Proporcionan uniformidad y estabilidad en las decisiones
Otorga un margen de libertad para tomar decisiones

Programas
Principios y
Elementos

Es un esquema en donde se establecen la secuencia


de actividades especficas que habrn de realizarse
para alcanzar los objetivos, el tiempo requerido
para cada actividad asi como todo evento involucrado
Al establecer los programas, es importante
considerar los siguientes puntos:
Su elaboracin
Importancia
Lineamientos

Programas

Elaboracin
La elaboracin tcnica de un programa, debe apegarse
al siguiente procedimiento
1. Identificar y determinar las actividades
comprendidas
2. Ordenar cronolgicamente las actividades
3. Interrelacionar las actividades
4. Asignar a cada actividad la unidad de tiempo de
su duracin , asi como los recursos necesarios

Programas
Principios y
Elementos

Importancia
. Suministra informacin e indica el estado de avance
. Mantiene el orden de las actividades
. Sirve como control
. Disminuye costos
. Determina los recursos necesarios
. Evitan duplicidades de esfuerzos
. Determinan tiempo e inicio de las actividades
. Se incluyen solo las actividades necesarias
. Determinan el tiempo de inicio y trmino de las
actividades

Programas

Lineamientos
. En su elaboracin deben participar tanto el
responsable de la ejecucin como el de la
elaboracin del programa
. Evitar que los programas se contrapongan entre si
. Deben establecerse por escrito, graficarse y ser
precisos y fcil comprensin
. Su aprobacin debe involucrar a todos los afectados
. El programa debe tener la capacidad de adaptarlo
a los cambios en el entorno y en las circunstancias

Principios y
Elementos

Presupuestos
Es un esquema escrito de tipo general y-o especfico
que determina por anticipado, en trminos
cuantitativos el origen y asignacin de los recursos de la
organizacin para un perodo especfico. Cuando los planes
convierten en cifras monetarios, se convierten en PRESUPUESTOS

Al establecer los presupuestos, es importante


considerar los siguientes puntos:
Sus caractersticas distintivas
Su forma de clculo
Importancia
Consideraciones al elaborarlos

Presupuestos
Principios y
Elementos

Caractersticas distintivas
. Es un esquema
. Es un plan expresado cuantitativamente
. Es general porque se establece para toda la
empresa
. Es especfico porque puede referirse a cada una
de la reas de la empresa
. Esta diseado para un perodo de tiempo
especfico
Son considerados una herramienta de control

Presupuestos

Tipos de Presupuestos:
1. Fijos o rgidos: cuando se estiman con base
en metas definidas para la operacin. Se elaboran para un
solo nivel de la actividad.
2. Flexibles o variables: permite conocer los resultados en
diversas situaciones. Van variando de acuerdo a los
cambios en las actividades que se realizan
3. Segn el tiempo que abarcan: a corto o a largo plazo
4. Por programa: se calcula con base en los
programas de cada rea de la empresa

Principios y
Elementos

Presupuestos

Tipos de Presupuestos:
5. Segn el sector al que sern aplicados:
a. Sector Pblico- generalmente son los presupuestos del
Estado y generalmente se elaboran por programas.
Modernamente y como medida ms efectiva del control del
gasto pblico, surgi el presupuesto base cero.
b. Sector Privado-conocidos como presupuestos
empresariales y dedicados a la planificacin de las actividades
de la empresa.

Principios y
Elementos

Presupuestos

Tipos de Presupuestos:
6. Segn el campo de aplicacin dentro de la empresa:
a. Operativos: comprende un conjunto de presupuestos que abarca
todas las actividades del periodo siguiente. Generalmente se proyecta en
el Estado de Resultados
b. Financieros: comprende todas las partidas esenciales del
Balance General y pueden ser de dos tipos:
i. Tesorera-comprende fondos disponibles en bancos, caja
o valores fcilmente negociables.
ii. De Capital-inversiones en activos fijos o proyectos de
inversin

LA PLANEACION
Principios y
Elementos

Presupuestos

Importancia
. Convierte los aspectos de la ejecucin en
unidades
de medida comprobables
. Sirve como estndar o patrn de ejecucin
. Determina el lmite y alcance de las
erogaciones
. Presenta por anticipado los gastos en que
incurrirn las actividades

LA PLANEACION
Principios y
Elementos

Presupuestos

Elaboracin
. Hay que revisar constantemente las cifras
. En planes a largo plazo, es difcil precisar la
estabilidad del dinero
. No deben ser muy rgidos para adaptarse con
el tiempo
. Deben manifestar el lmite y alcance de las cifras

LA PLANEACION
Principios y
Elementos

Procedimientos

Establecen el orden cronolgico y la secuencia


de actividades que deben seguirse en la
realizacin de un trabajo repetitivo. Los procedimientos
son guas para la accin que detallan cmo debe ser realizada
una actividad

Al establecer los procedimientos, es importante


considerar los siguientes puntos:
Su importancia
Lineamientos para su formulacin

LA PLANEACION
Principios y
Elementos

Procedimientos

Un buen ejemplo lo constituyen los Bancos, en


que existen diversos procedimientos para cada
una de las actividades que ste desarrolla. As,
tenemos Procedimientos de depsitos, giros,
descuentos de letras, prstamos, importaciones y
exportaciones, compra y venta de divisas, etc.

LA PLANEACION
Principios y
Elementos

Procedimientos

Podemos pensar en el procedimiento


de pedido de materiales a bodega, en el
que intervienen el departamento de
Produccin, el departamento de
Bodegas y, a veces, el departamento de
Adquisiciones.

LA PLANEACION
Principios y
Elementos

Procedimientos

Importancia
. Determinan el orden lgico que deben de
seguir las actividades
. Promueven la eficiencia y la especializacin
. Determinan responsabilidades y evitan
duplicidades
. Determinan como y cuando deben ejecutarse
las actividades y quien las debe ejecutar

LA PLANEACION

Principios y
Elementos

Procedimientos

Lineamientos
. Es necesario capacitar al personal previo a
su aplicacin
. Deben ser accesibles y fciles de interpretar
. Deben presentarse grficamente
. Deben estar adecuados a situaciones reales
. Deben ser aceptados por el personal en cuanto
a su interpretacin
. Deben ser estables para evitar confusiones
al personal

Procedimientos

Finalmente:

Lo importante de los procedimientos es


que normalizan las actividades que se deben
llevar a cabo para alcanzar un objetivo.
Esta normalizacin se logra al indicarse
y detallarse los pasos, lo que hace posible
el entrenamiento de la persona que lo
cumple, la planificacin en el tiempo
y el control del avance o desarrollo de la
actividad.