PLANEACION

DE AUDITORIA
ADMINISTRATIVA
Luis Lenin Mor Rojas

PLAN GENERAL PARA EFECTUAR UNA AUDITORA ADMINISTRATIVA

Antes de comenzar una auditora administrativa, lo

mejor es reflexionar con calma y delinear el plan.
Este aspecto consiste en elaborar una lista de
renglones que se van a examinar y los
procedimientos a seguir. Desde luego, lo
importante es que estos renglones vayan
enfocados a los principales objetivos.
A continuacin expondr los pasos a seguir en los
que se basa un plan, el conocimiento de los cuales
constituye el fondo de una actuacin auditoria.

INVESTIGACIN-TCNICAS- LA OBSERVACIN-LA ENCUESTA-LA ENTREVISTA

DOCUMENTOS LEGALES
Escritura constitutiva. Actas de
asambleas de accionistas y
consejo
de
administracin.
Contratos celebrados. Contratos
colectivos de trabajo. Leyes que
afectan a la empresa. Situacin
fiscal.
Informes dirigidos a
dependencias gubernamentales.
Informes dirigidos a Cmaras.

INVESTIGACIN-TCNICAS- LA OBSERVACIN-LA ENCUESTA-LA ENTREVISTA

ELEMENTOS
ADMINISTRATIVOS
Manuales de organizacin,
Polticas. Anlisis de
puestos. Descripcin escrita
y grficas de sistemas,
procedimientos y mtodos.
Catlogos de formas con sus
instructivos. Registro de
firmas y autorizaciones.

INVESTIGACIN-TCNICAS- LA OBSERVACIN-LA ENCUESTA-LA ENTREVISTA

REGISTROS CONTABLES
Manual del Sistema de Contabilidad
General y de Costos. Descripcin del
Sistema.
Catlogo de Cuentas e
Instructivo para su aplicacin. Gua de
contabilizacin.
Formas, registros e
informes.
Presupuestos.
Balance
general. Estado de origen y aplicacin de
recursos. Estado de resultados. Estado
de costo y de produccin.
Informe
comparativo mensual y anual de ventas.
Informe mensual y anual de ventas y
costo por producto. Anlisis comparativo
mensual y anual de gastos de
administracin, de ventas e indirectos.

INVESTIGACIN-TCNICAS- LA OBSERVACIN-LA ENCUESTA-LA ENTREVISTA

DE GRFICAS
Punto de equilibrio. Ventas.
Produccin. Compras.
GENERAL
Folletos de antecedentes
histricos.
Locales para
oficinas, almacn, plantas,
sucursales.
Atencin
a
clientes,
empleados
y
proveedores.
Forma
de
ejecutar una operacin.

LA ENCUESTA

El auditor administrativo utiliza este mtodo para obtener informacin por medio de
la "encuesta por cuestionario". Haciendo preguntas dirigidas a directores, jefes
departamentales, etc., esto requiere honestidad en la respuesta a las preguntas.
Adems, ser necesario validar resultados, comprobando y comparando con
diversas preguntas que permitan referencias cruzadas.
Tambin es indispensable conocer las opiniones de los ejecutivos colocados en el
nivel de direccin general de la empresa.
Tendrn que prepararse mltiples papeles de trabajo que detallen los
procedimientos y el contenido de cada una de las preguntas. Este trabajo es
pormenorizado y laborioso; pero muy importante y necesario para poder realizar la
evaluacin (mediante la escala de apreciacin) de cada pregunta.
En esta fase del plan de auditora, el auditor administrativo utiliza dos mtodos que
son el "cuestionario" y la "entrevista".
El cuestionario. Debe utilizarse para todo tipo de empresas, ya que se necesita de
datos fundamentales relativos a los diversos factores o categoras de la funcin o
rea. Los datos habrn de ser claros, completos y con suficiente detalle para
precisar necesidades y relaciones que contribuyan a la realizacin del estudio.
Adems, reflejarn el propsito, los objetivos, la autoridad y las funciones
especficas, debiendo quedar asentados en forma ordenada.

REAS DE ESTUDIO:

ELEMENTOS DE LA ADMINISTRACION
Planeacin.
Organizacin.
Integracin.
Direccin.
Control.

AREAS FUNCIONALES
Produccin.
Ventas.
Finanzas.
Relaciones industriales.
Compras.
Crditos y cobranzas.
Relaciones pblicas y humanas.
Almacn, etc.

EL ANLISIS Y EVALUACIN DE LA INFORMACIN OBTENIDA

El anlisis suministra un pase de

comprensin, para llegar a conocer la
situacin con mayor claridad.
Una vez obtenida la informacin, se
analiza, para conocer la eficiencia con que
la empresa ha logrado o est logrando sus
objetivos que reducen su eficiencia.

EL INFORME DE AUDITORA

Despus de haber analizado la informacin tenemos que elaborar un informe, el

cual es un instrumento para la toma de decisiones.
El informe indica la situacin administrativa de la empresa y da las
recomendaciones y las formas de mejorarlas.
La implantacin de las recomendaciones hechas por el auditor debe ponerse en
vigor para solucionar el problema que origin la auditora administrativa. Aqu se
aplicarn las medidas de mejoramiento administrativo.
REPRESENTACIN
ADMINISTRATIVA

GRAFICA

DEL

PLAN

GENERAL

DE

AUDITORIA

Para la descripcin grfica del plan general y de los programas especficos de la

investigacin, se recomienda utilizar grficas de flechas o diagramas red, como los
que son utilizados en las tcnicas de camino crtico (C. P. M.) y tcnicas de
programacin, evaluacin y revisin (PER T) Y tambin los llamados diagramas de
bloque o de barras como los de Gantt.
A continuacin se ilustra la grfica en la que se describe perfectamente el plan
general de auditora administrativa, utilizando un diagrama o red de flechas.

PROGRAMAS DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA

La elaboracin de un mtodo sistemtico del procedimiento de auditora

administrativa constituye, hasta cierto punto, una norma uniforme sobre la
cual es sumamente til basarse.
Los programas "son medios que sirven de gua al auditor administrativo y a
sus ayudantes, en el que se detallan los diferentes pasos a fin de asegurar
que se cubrirn todos los aspectos".
Los programas se concretan a sealar slo orientaciones sobre la forma en
que habr de plantearse la revisin y una serie de procedimientos de los
cuales se seleccionarn los que se estimen convenientes para la obtencin
de datos, en base con las circunstancias; en l se registrar posteriormente
lo hecho por el auditor para dar cumplimiento a cada uno de los pasos.
Aun cuando resulta cierto, en algunos aspectos, que los detalles del
procedimiento proporcionan al auditor administrativo cierto grado de
flexibilidad, los mtodos establecidos, en general, deben ser apoyados por
la totalidad del personal de auditora, a efecto de mantener un control
apropiado sobre el programa completo.

EL CUESTIONARIO
Definicin: "Son documentos que sirven como gua para
buscar contestacin. a interrogantes acerca del rea de
revisin".
El auditor al preparar los cuestionarios no deber
conformarse con una descripcin de los aspectos generales
de la empresa, sino que estar obligado a desarrollar una
investigacin cuidadosa del procedimiento.
Deber considerar tambin todas las posibilidades de error
antes de decidir el procedimiento a seguir.
El auditor por ningn motivo deber entregar los cuestionarios
al cliente para ser terminados, ni deber mostrarlo mientras
se entrevista con el mismo. L3 informacin debe ser obtenida
por medio de una cuidadosa investigacin de datos.

Cuestionario por reas

Este tipo de cuestionario se utiliza para buscar
respuestas a varias interrogantes de la situacin
de una rea o funcin (compras, relaciones
industriales, ventas, etc .. ) de la empresa. Este
cuestionario debe estar elaborado de modo que
incluya slo cuestiones especficas concernientes
a una funcin y al tipo especfico de estudio que
se est realizando.
Cada rea tiene sus aspectos individuales, de ah
que no es posible elaborar una lista de preguntas
que pueda servir para todas las reas.

PREGUNTAS
16. En base a qu se ejecutan los programas? Detllelo.
17. Se encuentran debidamente coordinados los programas? Cmo.
18. Se cuenta Cq (1 un sistema de presupuestos? Detllelo.
19. El presupuesto general y los particulares estn debidamente coordinados? Cmo.
20. Se cuenta con un organigrama y en l estn especificadas las funciones bsicas, como
consecuencia de los objetivos de la empresa?
21. Existe una lnea definida de autoridad y responsabilidad desde la direccin hasta el ltimo de los
subordinados?
22. Existen relaciones adecuadas entre los diferentes departamentos? Cmo se dan stas?
23. Se han explicado claramente las relaciones de cada uno da los departamentos para con los
dems?
24. Son efectivas las formas actuales de comunicacin interdepartamental? Por qu?
25. Se utilizan cuadros ocupacionales para revisar las actividades del personal? Desde cundo se
ocupan?
26. A qu niveles se aplican los cuadros ocupacionales?
27. Se especifican clara y lgicamente las obligaciones de los puestos? Cmo?
28. Se aplican tcnicas de anlisis de puestos? Qu mtodo se utiliza?
29. En qu medida se toma en cuenta el factor humano para la elaboracin de necesidades?
Explique.
30. Se cuenta con un manual de organizacin y se aplican en cada unidad administrativa y especfica
claramente las funciones bsicas?
31. Cada jefe conoce claramente sus funciones, sus responsabilidades y la autoridad que tiene?
32. Qu tipos de Instructivos se utilizan y qu aspectos cubren?.

l. PLANES Y OBJETIVOS
a) Cuenta el departamento con planes y objetivos definidos? b) Estn esos
planes y objetivos coordinados con los otros departamentos? c) Existe una clara
comprensin de los objetivos en cuanto a factibilidad y sensatez? el) Est por
entero de acuerdo la direccin general con los planes y objetivos del
departamento? e) Qu aspecto deben considerarse para mejorar los planes y
objetivos del departamento?
II. ESTRUCTURA ORGNICA
Se cuenta con un organigrama y est actualizado? (En caso contrario el auditor
debe prepararlo). b) Es la estructura orgnica lgica y eficaz? c) Se delegan
adecuadamente y se definen claramente los varios deberes y responsabilidades?
el) Hay eficacia en las lneas de autoridad desde el punto de vista del control? e)
Se pueden efectuar cambios en la disposicin orgnica para coordinar mejor las
actividades?
III. POLITICAS-SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS
a) Cmo se determinan las polticas relativas a las relaciones industriales? b)
Estn actualizadas las polticas y por escrito? c) Qu disposiciones se han
tomado para asegurar el cumplimiento de las polticas establecidas?
d) cul es la poltica respecto a ascenso y traslados? e) Existen controles
apropiados en lo que concierne a salarios?

IV. PERSONAL DEL DEPARTAMENTO

a) Hacer un estudio completo de las actividades de cada empleado.
b)
Se utiliza al mximo el personal?, en caso contrario. Cmo podra lograrse?
c) Se proporciona suficiente orientacin y adiestramiento a los empleados de
nuevo ingreso? d) Se emplean especialistas en relaciones industriales? e)
Cul es el ndice de rotacin del personal?
V. DISPOSICIN GENERAL Y RECURSOS FISICOS
a) Preparar un plan general de distribucin de espacio de oficina, mobiliario y
equipo. b) Est distribuida la oficina de manera que se aproveche al mximo
el espacio y que las reas de trabajo sean eficientes? e) En qu estado se
encuentra el mobiliario y equipo? f) Descrbase el equipo especial e indique si
se utiliza al mximo. g) Puede mejorarse el equipo?
VI. OPERACIONES Y MTODOS DE CONTROL
a) Se tiene presente la adecuacin, claridad y prontitud de los informes a la
direccin?
b) Se cuenta con mtodos apropiados para satisfacer las
necesidades del trabajo procedente de fuentes Internas y externas? c) Existen
y se practican controles adecuados para registrar de carcter confidencial? d)
Existen embotellamientos? Qu se est haciendo para eliminarlos? e) Qu
se necesita para aumentar la eficiencia del departamento?

MEDICIN DE LOS CUESTIONARIOS

Los cuestionarios se elaboran con el objeto de que los

ejecutivos y los responsables de cada rea de funciones
respondan a ellos.
La evaluacin de las preguntas, si se utiliza el mtodo de
puntos, puede ir por medio de una escala numrica del 1 al b
o bien desde mala hasta excelente. Los cuestionarios son de
utilidad si el auditor los valora con imparcialidad a travs de un
anlisis adecuado en vista de las circunstancias. El anlisis
hecho por el auditor mediante cuestionarios proporciona la
eficacia de la empresa y por consiguiente se pueden dar
medidas correctivas a los puntos que se consideren dbiles,
tomando tambin en consideracin los resultados obtenidos
mediante la aplicacin de las tcnicas administrativas.

ARCHIVO CONSTANTE
Para el trabajo de auditora administrativa se formar un archivo
constante o permanente. Las ventajas del archivo constante son las
siguientes:
a) Los auditores pueden conocer rpidamente el desarrollo operacional
de la empresa.
b) Proporciona referencia inmediata con la importancia de los
conceptos, eliminando as revisiones repetidas de documentacin
extensa y bsquedas en pasadas hojas de anlisis.
c) Sirve par., evitar la preparacin en cada revisin de hojas de anlisis
relativas a conceptos que han tenido poco o ningn cambio.
La visin global que se obtiene del archivo constante es de utilidad
para las auditoras subsecuentes, para conocer los objetivos, polticas,
procedimientos y operaciones de la empresa. El auditor administrativo
tiene el deber de aumentar informacin veraz, oportuna y til al archivo
constante.