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Existe una instrucción

para la creación de
formularios esta tiene
la siguiente estructura
Conceptos:
La actividad administrativa se
distingue por su carácter documental
es decir por reflejarse en documentos
que constituyen el testimonio de la
mencionada actividad. Estos son el
soporte en que se materializan los
distintos actos de la administración
pública la forma externa de dichos
actos.
FUNCIONES:
Función de Constancia: Función de Comunicación:

El documento asegura la Los documentos


pervivencia de las administrativos sirven
actuaciones como medio de
administrativas, al comunicación de los
constituirse en su soporte actos de administración.
material. Se garantiza así  
la conservación de los
actos y la posibilidad de Dicha comunicación es
demostrar su existencia, tanto interna –entre las
posibles errores así como unidades que componen
el derecho de los la organización
ciudadanos a exceder a administrativa-como
los mismos. externa de la
administración con los
ciudadanos y con otras
organizaciones.
CARACTERISTICAS:
1. No cabe calificar de documento
administrativo a aquellos documentos que no
están destinados a la producción de efecto
alguno como son: ejemplos resúmenes
extractos etc.
2. Los documentos administrativos siempre
producen efectos frente a terceros o en la
propia organización administrativa.
Se pueden apreciar unas series de
características que determinan el que un
documento pueda ser calificado como el
documento administrativo.
Producen efectos:
Los documentos administrativos siempre
producen efectos frente a terceros o en la
propia organización administrativa.
Son emitidos por un órgano administrativo: el
emisor del documento administrativo –aquel
que lo produce, es siempre uno de los órganos
que integran la organización de una
administración Pública.
Un documento es valido cuando su emisor
cumple con una serie de requisitos formales y
sustantivos, exigidos por las normas que
regulan la actividad administrativa.
Los documentos administrativos de utilización
mas común en la tramitación de cualquier
procedimiento administrativo pueden incluirse
dentro de alguna de las tres fases de
tramitación de que consta todo
procedimiento.
La estructura
organizacional
puede ser definida como las distintas maneras
en que puede ser dividido el trabajo dentro de
una organización para alcanzar la
coordinación del mismo orientándolo al logro
de los objetivos con eficacia
La finalidad es establecer un sistema de papeles
que han de desarrollar los miembros de una
entidad para trabajar juntos de forma óptima
y que se alcancen las metas fijadas en la
planificación.

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