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BIBLIOTECAS DE ESCUELAS DE
ADMINISTRACION
NOVIEMBRE DE 2007
CESAR AUGUSTO MONTERO
UNA ORGANIZACION
LA VAC A Q U E C AN TA
P R E S ID E N C IA
A S IS T E N T E
P R O D U C C IO N
F IN A N C IE R O
S E C R E T A R IA
G ENER AL
RECU R SO S
HUM ANO S
I& D
M ER CADEO
PROBLEMAS
VERTICALES
LO EXISTENTE
INDIVIDUALISMO
REPETICION
ADMINISTRACION
PROBLEMAS
HORIZONTALES
LO NUEVO
EQUIPO
CREATIVIDAD
GERENCIA
DIFICULTADES
DISEO
ORGANIZACIONAL
CULTURA SOCIAL
Y EMPRESARIAL
MEMTE
REPETITIVA
QUE ES GERENCIAR ?
PERIODO CERRADO
ADMINISTRACION
1880
60s
AUTOCRACIA
INDIVIDUALISMO
CONTINUISMO
CESAR AUGUSTO MONTERO MORA
PERIODO ABIERTO
GERENCIA
70s
00s
PARTICIPACION
EQUIPO
INNOVACION
CESAR AUGUSTO MONTERO MORA
ORGANIZACION
MEDIO
ORGANIZACIONAL
MEDIO
EXTERNO
SOLUCIONES
EMPRESARIALES
ADMINISTRAR O
GERENCIAR
ADMINISTRAR ES: El
10
PROYECTOS
CONDICIONES
CARACTERISTICAS
NUEVO
MATERIALIZADOR
TEMPORAL
INTEGRADOR
SINGULAR
FLEXIBLE
FRAGIL
11
PROYECTO
Un proyecto es
una secuencia de
tareas con un
principio y un
final, limitados por
el tiempo, los
recursos y los
resultados
deseados.
CESAR AUGUSTO MONTERO MORA
12
GERENCIA DE
PROYECTOS
La Gerencia de proyectos es el proceso de
combinar sistemas, tcnicas y personas para
completar un proyecto dentro de las metas
establecidas de tiempo, presupuesto y
calidad.
13
ESTRUCTURA
ORGANIZACIONAL
ORGANIZACION
PERMANENTE
PRODUCCION
MERCADEO
FINANZAS
RECURSOS
HUMANOS
ADMINISTRACION
PROYECTOS
LA ESTRUCTURA
ORGANIZACIONAL DE
LOS PROYECTOS ES
TOTALMENTE
CIRCUNSTANCIAL
15
ESTRUCTURA
ORGANIZACIONAL
ORGANIZACION PERMANENTE
TIENE UNA ORGANIZACION FIJA
LA MOVILIDAD DEL PERSONAL
REGULARMENTE ES EN ASCENSO
FUNCIONA A TRAVES DE
PROCEDIMIENTOS
RESPONDE A PLANES Y PROGRAMAS.
16
ESTRUCTURA
ORGANIZACIONAL
PROYECTOS
ORGANIZACION DINAMICA
PROCEDIMIENTOS ESPECIALES
PERSONAL TEMPORAL
DIFERENTES FASES
FLUJO DE FONDOS NEGATIVO
TOMA DE DECISIONES DINAMICA
17
EVALUACION DEL
DESEMPEO
ORGANIZACION PERMANENTE
SE EVALUA POR EL GRADO DE DESEMPEO EN
18
EVALUACION DEL
DESEMPEO
PROYECTOS
LOGRO DE LOS OBJETIVOS DEL PROYECTO:
19
CONTROL
ORGANIZACION PERMANENTE
LA EJECUCION PRESUPUESTAL DEBE SER
PRECISA.
LA APLICACION DE PROCEDIMIENTOS ES
ESTRICTA
EL PERSONAL DEBE PRESENTAR UN PATRON
DE CONDUCTA DEFINIDO.
20
CONTROL
PROYECTOS
SE PERMITEN TOLERANCIAS AMPLIAS EN EL
CONTROL
NO HAY UNA APLICACION ESTRICTA DE
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
PERMITE TRANSACCIONES ENTRE
TIEMPO,CALIDAD,COSTO.
21
TOMA DE DECISIONES
ORGANIZACION PERMANENTE
CON INFORMACION Y TIEMPO SUFICIENTES.
PUEDEN TARDAR AOS.
CONSIDERA TODOS LOS ASPECTOS Y EL
RIESGO SE DISMINUYE A SU MAS MINIMA
EXPRESION.
22
TOMA DE DECISIONES
PROYECTOS
EXIGE TOMA DE DECISIONES SOBRE LA
MARCHA.
SE ATIENDE A ESTIMADOS SUPERFICIALES.
LA EXPERIENCIA Y LA INTUICION JUEGAN UN
PAPEL PREDOMINANTE
23
CARACTERIZACION DEL
PROYECTO
CICLO DE VIDA DE UNA ORGANIZACION
PERMANENTE
CICLO DE VIDA DE UN PRODUCTO
CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO
24
CICLO DE VIDA DE UN
NEGOCIO CORPORATIVO
IDENTIFICACION DE NECESIDADES.
PLANEACION CORPORATIVA.
CONCEPCION DEL NEGOCIO.
EJECUCION DEL NEGOCIO.
PRODUCTOS EN SERVICIO.
CIERRE.
25
CICLO DE VIDA DE UN
PRODUCTO
FACTIBILIDAD.
ADQUISICION.
OPERACION.
DESCARTE.
26
CICLO DE VIDA DE UN
PROYECTO
EUFORIA.
CASTIN.
TRABAJO A LO LOCO
PREOCUPACION
LOCURA
ENTREGUE LO QUE PUEDA
DESCARTE
RESPONSABLES.
CESAR AUGUSTO MONTERO MORA
27
CONCEPTUAL.
PREPARACION.
DESARROLLO.
PLANEACION.
IMPLEMENTACION
EJECUCION.
TERMINACION.
28
PLANEACION
PROYECTO
EJECUCION
PRODUCTOS
CIERRE
ADQUISICION
OPERACION
DESCARTE
DESARROLLO
IMPLEMEN. TERMINACION
29
FASE CONCEPTUAL
ACTIVIDADES TIPICAS
CONCRETAR LA IDEA.
ESTABLECIMIENTO DE METAS Y OBJETIVOS.
EVALUACION DEL PROYECTO.
30
FASE CONCEPTUAL
RESULTADOS
ALCANCE DEL PROYECTO.
ESTIMADO PRELIMINAR DE COSTOS.
PROGRAMACION A NIVEL DE MACRO-
ACTIVIDADES.
BENEFICIOS
BANCO DE PROYECTOS
CESAR AUGUSTO MONTERO MORA
31
FASE DE DESARROLLO
ACTIVIDADES
TIPICAS
PREPARACION DE ESPECIFICACIONES
TECNICAS DE DISEO
DEFINICION DEL ENFOQUE ORGANIZACIONAL.
ESTUDIOS DE SOPORTE
DISEO BASICO (KNOW HOW)
FINANCIACION
32
FASE DE DESARROLLO
RESULTADOS
ESPECIFICACIONES DE DISEO.
CONTRATO DE SUMINISTRO DE TECNOLOGIA.
PLAN DE EJECUCION.
33
FASE DE EJECUCION
ACTIVIDADES TIPICAS
DEFINICION ORGANIZACIONAL.
DISEO DETALLADO.
ADQUISICIONES.
CONTROL DEL PROYECTO.
RESOLUCION DE PROBLEMAS.
34
FASE DE EJECUCION
RESULTADOS
REQUISICIONES DE MATERIALES Y EQUIPOS.
CONTRATO DE CONSTRUCCION Y MONTAJE.
DIBUJOS Y ESPECIFICACIONES DE
CONSTRUCCION Y MONTAJE.
35
FASE DE FINALIZACION
ACTIVIDADES TIPICAS
PRUEBAS DE ACEPTACION.
AJUSTE.
TRASFERENCIA DE RESPONSABILIDAD.
EVALUACION DEL PROYECTO.
36
R
E
C
U
R
S
O
S
FASE
III
FASE
I
FASE
IV
FASE
II
1%-5%
60%-80%
5%-15%
10%
20%
TIEMPO
CESAR AUGUSTO MONTERO MORA
37
unidad cohesiva de
trabajo en un
proyecto: Una
unidad que no es
demasiado grande,
ni demasiado
pequea para
hacerle
seguimiento.
CESAR AUGUSTO MONTERO MORA
39
DIVIDIR EL PROYECTO EN
TAREAS
Cuando se divide el trabajo en tareas, uno
40
DIVIDIR EL PROYECTO EN
TAREAS
Las tareas le permiten al gerente del
41
42
UN HITO.
Un hito resume la
terminacin de un
importante grupo
de tareas o la
conclusin de un
hecho importante
en un proyecto,
tambin puede ser
llamado
subproyecto.
CESAR AUGUSTO MONTERO MORA
43
PLAN DE TRABAJO Y SU
PROYECTO
Identificar las tareas principales del
44
PLAN DE TRABAJO Y SU
PROYECTO
Identificar los recursos necesarios para
45
tareas independientes.
Definir con el nivel de
detalle adecuado para
la duracin y
complejidad del
proyecto.
Integrar las tareas en
un sistema total con
un principio y un final.
46
secuencia de tareas en
una forma que pueda
comunicarse con
facilidad a la gente que
participa en el
proyecto.
Verificar que la
culminacin de las
tareas de cmo
resultado el logro de
todas las metas y
objetivos del proyecto.
CESAR AUGUSTO MONTERO MORA
47
48
B O L E T IN M E N S U A L
1 .0
B O L E T IN T E R M IN A D O
2 .O
3 .0
A r t c u l o s e il u s t r a c i o n e s
t e r m in a d o s .
D is e o
t e r n in a d o
2 .1
D is e a d o r
s e le c io n a d o
3 .1
2 .2
C o n c e p to s
p re s e n ta d o s
3 .1 .1
2 .3
3 .1 .2
D is e o
a p ro b a d o .
3 .2
A rt c u lo s
re d a c ta d o s
Id e a s
a p ro b a d a s
3 .1 .3
P oner
b o r ra d o r
3 .1 .4
A r ic u lo s
r e v is a d o s
5 .0
F o r m a c i n e
im p r e s i n
t e r m in a d a s
4 .1
I lu s t r a c io n e s
t r m in a d a s
3 .2 .1
Id e a s
r e u n id a s
4 .0
Id e a s
p re s e n ta d a s
4 .2
O r ig in a l
m e c n ic o
t e r m in a d o .
4 .1 .1
F o rm a to y
d ia g r a m a c i n
6 .0
B o le t n e n v ia d o
p o r c o rre o
5 .1
I m p re s i n
t e r m in a d a .
4 .2 .1
6 .1
R e u n i r la
lis t a d e
e n v io
R e d a c c i n
del
c u e s t io n a r io
5 .2
I m p re s i n
t e r m in a d a
3 .2 .2
I lu s t r a c io n e s
p re s e n ta d a s
4 .1 .2
C a m b io s fin a le s
y
c o r r e c io n d e te x t o s
4 .2 .2
N e g a tiv o s a l
im p r e s o r
3 .2 .3
I lu s t r a c io n e s
t e r m in a d a s
4 .1 .3
A p r o b a c i n f in a l
4 .2 .3
r e v is i n y
a p r o v a c i n d e l a s
p r u e b a s a z u le s
4 .1 .4
F o t o c o m p o s ic i n
d e l b o r ra d o r
d e f in it iv o
4 .2 .4
c u e s t io n a r io
e n v io p o r
c o rre o
6 .2
R o tu la d o d e
b o le t in e s
5 -3
C u e s t i o n a r io
a p ro b a d o
6 .3
E n v io d e
b o le t in e s p o r
c o rre o
E n v io d e
c u e s tio n a rio p o r
c o rre o
6 .4
R e s p u e s ta s
c la s if ic a d a s e
in f o rm e .
E n v io
b o l e t n a la
o f ic in a
3 .1 .5
B o rra d o r
f in a l
3 .1 .6
A r t i c u lo
a p ro b a d o
15/06/16
20:04
CESAR AUGUSTO MONTERO MORA
49
hitos
Tareas principales
Subtareas
Tareas menores o
elementos de
trabajo.
CESAR AUGUSTO MONTERO MORA
50
DIAGRAMA DE FLUJO DE
RED
Un diagrama de flujo de la red es la
representacin lgica de tareas que definen la
secuencia del trabajo en un proyecto. En un
proyecto sencillo una red puede consistir en
una o dos pginas. En un gran proyecto
pueden existir varios diagramas, uno para el
proyecto y uno para cada subproyecto que
lleva a la terminacin de un hito.
51
UN DIAGRAMA DE FLUJO
DEBE
Mostrar la secuencia de las tareas para la
terminacin del proyecto.
Identificar los hitos en le proyecto que se
pueden utilizar para vigilar el avance y los
logros.
Mostrar la relacin delas tareas en
diferentes partes de la jerarqua de la ECT.
Establecer un vinculo para programar las
tareas
CESAR AUGUSTO MONTERO MORA
52
15
0
INICIO
INICIO
5
BUSCA
BUSCA
EDIFI.
EDIFI.
10
CONTRA
CONTRA
ARRIE.
ARRIE.
5
DISEO
DISEO
INTER.
INTER.
15
CAMB.
CAMB.
INTE.
INTE.
PIDE
PIDE
ANUNC.
ANUNC.
1
HACE
HACE
CONEX
CONEX
REV.
REV.
TERMI.
TERMI.
5
ELIJE
ELIJE
EQUIPO
EQUIPO
1
PIDE
PIDE
PAPEL.
PAPEL.
10
PERMI.
PERMI.
Csar Augusto Montero Mora
INST.
INST.
TELF.
TELF.
5
ELIJE
ELIJE
MUEB.
MUEB.
2
REC.
REC.
MUEB.
MUEB.
10
RECB.
RECB.
PAPEL.
PAPEL.
2
RECB.
RECB.
EQUI.
EQUI.
5
INVIT.
INVIT.
2
CTAS.
CTAS.
BANC.
BANC.
53
DIAGRAMA DE GANTT
LA RUTA CRTICA
La ruta crtica del
proyecto la determina la
secuencia de tareas que
forma la duracin ms
larga del proyecto. Si se
atrasa una tarea que
forma parte de la ruta
crtica, entonces todo el
proyecto se atrasa. La
suma de la duracin de
tareas de la ruta crtica
determina el tiempo total
del proyecto.
Csar Augusto Montero Mora
55
56
57
GERENTE DE PROYECTOS
El gerente de proyectos es cualquier persona
59
REAS PARA
COORDIANAR
Costo
Tiempo
Calidad
Alcance
Comunicaciones
Recursos Humanos
Contratos
Suministros
Administracin del
riesgo
CESAR AUGUSTO MONTERO MORA
60
SABIDURIA POPULAR
La cualidad ms importante
61
PAPELES DE LIDERAZGO
Interpersonales.
Informativos
De decisin.
62
PAPELES INTERPERSONALES
Tratar con eficacia a personas de diversos
63
PAPELES INFORMATIVOS
Organizar y dirigir las reunios del equipo.
Crear y mantener calendarios de trabajo a las
64
PAPELES DE DECISIN
Definir entre caractersticas y beneficios.
Asignar de manera correcta los recursos.
Alcanzar el equilibrio entre costos, tiempo y
resultados.
Evitar salirse del alcance del proyecto, del
presupuesto.
65
EL TIEMPO ES ORO
Un gerente de proyectos que considera que
66
proyecto.
Capacidad para
adaptarse al cambio
con eficacia.
Actitud tolerante
ante la ambigedad.
67
negociacin y
formacin del
equipo.
Orientacin de
prioridad al cliente.
Adhesin a las
prioridades del
negocio.
CESAR AUGUSTO MONTERO MORA
68
SABIDURA POPULAR
Todo hombre es
69
EN RESUMEN
Todo lo que se necesita para ser un buen
70
YY
ZZ
XX
LIDER
LIDER
SS
RR
72
ETAPAS
DEL
PROYECTO
---
---
---
---
---
---
----
---
---
---
---
---
---
---
---
---
---
---
---
---
---
---
---
---
73
ASPECTO DEL
PROCESO
FUNCION GERENCIAL
EQUIVALENTE
ANTES
DIRECCION
DURANTE
EJECUCION
DESPUES
REVISION
ETAPAS
DEL
PROYECTO
LIDER
X
----ANTES
----DURANTE
----ANTES
----DESPUES
----DURANTE
----DESPUES
74
ETAPAS
DEL
PROYECTO
--ANTES
--ANTES
--DESPUES
75
ETAPAS
DEL
PROYECTO
--ANTES
----ANTES DURANTE
---DESPUES
----ANTES DURANTE
BB
AA
EE
2
CC
76
BY
BY
AX
AX
AY
AY
AZ
AZ
BX
BX
BZ
BZ
CX
CX
CZ
CZ
DY
DY
DZ
DZ
DX
DX
CY
CY
77
BY
BY
BX
BX
1
AX
AX
AY
AY
AZ
AZ
3
BZ
BZ
DY
DY
DZ
DZ
DX
DX
CX
CX
CZ
CZ
CY
CY
78
PROGRAMACION DE
COSTOS
PERSONAL
MATERIALES
EQUIPO
CONTRATOS
CESAR AUGUSTO MONTERO MORA
79
100%
75%
50%
25%
1/3
2/3
3/3
80
ETAPA
25
50
25
B
C
15
10 11 12
TOTAL
100
15
30
30
15
15
10
10
20
20
D
TOTAL
120
10
80
10
15
30
15
25 50 40 15 40 40 35 35 10 25 30 15
60
360
82
PLANEACION
PLANEACION
EJECUCION
EJECUCION
MEDICION
MEDICION
1
DECISION
DECISION
ANALISIS
ANALISIS
84