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GESTION DEL CICLO DE

PROYECTOS"
Ayudas visuales

No es suficiente nuestra
compasin
Podemos hacer dao con nuestros actos
de compasin! En nuestros proyectos de
servicio, la compasin fundamentada en
nuestra f en Dios y en nuestro
compromiso con los necesitados, debe ir
de la mano con el uso de la sabidura. No
basta nicamente con tener compasin.
Leer Marcos 6:30-44

Cuatro criterios para servir


El proyecto responde a la necesidades sentidas y
prioritarias de las personas ayudadas
El proyecto no causa dao a otros
El proyecto promueve la dignidad y la autonoma de las
personas ayudadas, como personas hechas a la imagen
de Dios (esto implica evitar actitudes y patrones
paternalistas)
El proyecto usa mtodos vigentes, cuya efectividad se
ha comprobado - implica aprender de nuestra propia
experiencia y de la experiencia de otros (buenas
prcticas)

QU ES UN PROYECTO DE SERVICIO?
Un proyecto es una planificacin que
consiste en un conjunto de actividades
que se encuentran interrelacionadas y
coordinadas; para alcanzar un objetivo
especfico dentro de los lmites que
imponen un presupuesto, calidades
establecidas previamente y en un tiempo
determinado.

Planificacin

proceso de dilogos,
acuerdos y toma de
decisiones,
organizacin,
direccin y de
control de una
actividad personal,
de un grupo o una
comunidad.

Cmo se gesta un Proyecto de Servicio?

ENFOQUES, ESTRATEGIAS, GESTION

Gestin del CICLO DEL


PROYECTO
1.Identificacin/Diagnstico

4. Evaluacin

APRENDIZAJE

3. Implementacin
Monitoreo

2. Diseo / Planificacin

Gestin del CICLO DEL


PROYECTO

Primer
Paso

Consiste en un proceso de investigacin


que nos permite entender las
caractersticas y la realidad de la
comunidad e identificar sus problemas y
necesidades.
Las actividades de diagnstico nos
permiten:
Fomentar la participacin
Construir puentes
Mostrar el amor de Cristo

Diagnstico, un desafo
Diagnstico

D. General

D. Especfico

Anlisis de problemas y
necesidades de comunidad

Provee informacin para


fortalecer el proyecto a
realizar

Anlisis de capacidades y
fortalezas de la iglesia

4 TIPOS DE NECESIDADES

Necesidades sentidas.Necesidades expresadas.Necesidades .Necesidades .-

Tcnicas de investigacin
La escucha
(conversacin
informal)

Los grupos focales

La entrevista

El mapeo de la comunidad
Instrucciones dibujar
su comunidad.

Como decidi que


incluir en su dibujo?
A que le dio mayor
nfasis?
Etc..

La Trampa (red) de la pobreza


Carencia de bienes materiales

POBREZA
MATERIAL

Falta de fuerzas
Mala salud
Demasiadas personas
dependientes

DEBILIDAD
FISICA

VULNERABILIDAD

AISLAMIENTO

Falta de educacin
Personas excludas
del sistema
Personas
indocumentadas

Falta de recursos
Falta de opciones
Fcil de manipular

FALTA DE
PODER

POBREZA
ESPIRITUAL
Relaciones rotas
con Dios, con el
otro, y con elmedio
ambiente

Falta de influencia
Falta de poder social
Explotados por los
poderosos

Niveles de participacin comunitaria

Anlisis de las partes interesadas

Padres de
familia

Mejorar el rendimiento de
los nios y nias

Prioridad que se da a este aspecto dentro del proyecto.


Escala de prioridad de 1 al 5, donde (1)= prioridad muy alta (5)=prioridad muy baja

Consecuencias

rbol de Problemas

Causas

Problema
Principal

Perdida de confianza en
la empresa y de su
competitividad.

Pasajeros heridos o
muertos

Pasajeros llegan tarde

Frecuentes accidentes de
omnibuses en Pueblo Libre

Choferes son
imprudentes

Largas
horas de
trabajo

No son
conscient
es de los
riesgos

Vehculos en
malas condiciones

Vehculos
obsoletos

Deficiencias en
mantenimiento

Calles en mal
estado

Corrupcin en la
municipalidad

Gobierno
no dispone
de
recursos.

Transformando problemas en objetivos

La empresa goza de
mayor confianza y
competitividad

Menos pasajeros heridos


o muertos

Menos demoras para los


pasajeros

Disminuir frecuencia de los


accidentes de omnibuses en
Pueblo Libre

Promover mejor
estandar de manejo

Menos
horas de
trabajo

Capacitar
a
Choferes

Mantener Vehculos
en buen estado

Reemplazar
regularment
e unidades.

Efectuar
control
tcnico
regularmente

Reparar las
calles y pistas

Realizar
Incidencia con
la
Municipalidad.

Miremos la fotografa de y comentemos qu nos


inspira esta fotografa? qu sentimientos nos
comunica? Qu ha logrado captar el fotgrafo de la
persona?
Fotografa de Evgen Bavcar

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Segundo
Paso

Jerarqua de objetivos
Situacin existente

Situacin deseada
META
(FIN)

PROPOSITO

RESULTADOS

Proyecto de
servicio

ACTIVIDADES

Jerarqua de objetivos (evaluacin)


Situacin existente

Situacin deseada
META
(impactos)
PROPOSITO
(Efectos)
RESULTADOS
(Productos)
ACTIVIDADES
(Procesos)

Situacin existente

Situacin deseada
META
(impactos)

Es el OBJETIVO MS AMPLIO Y DE LARGO


PLAZO al cual el proyecto espera contribuir en
parte.
La meta es algo fuera del control del Proyecto,
pero debe estar claro hacia donde apunta el
proyecto en el largo plazo.

Situacin existente

Situacin deseada
META
(impactos)
PROPOSITO
(Efectos)

OBJETIVO que refleja el CAMBIO PRINCIPAL


que se busca al ejecutar el proyecto.
El propsito debe expresarse en forma de
cambio: aumentar, mejorar, disminuir,
reducir, ampliar, etc.; y es recomendable
adems mencionar el grupo objetivo y la
ubicacin geogrfica del proyecto.

LOS OBJETIVOS INMEDIATOS


o RESULTADOS INMEDIATOS
de las actividades del proyecto
Situacin
Situacin
(Cada resultado corresponde a
existente
deseada
un grupo de actividades).
Los resultados se expresan en
trminos de hechos concretos,
META
por ejemplo: 40 adultos,
(impactos)
capacitados en tcnicas de
resolucin de conflictos. (Si se
incluye objetivos especficos en
PROPOSITO
lugar de resultados, se
(Efectos)
expresaran en trminos de
palabras de accin (verbos):
proveer, capacitar, crear, etc.)
RESULTADOS
Los resultados u objetivos
(Productos)
generalmente deben incluir el
nmero de beneficiarios.

ACTIVIDADES
ESPECFICAS del
proyecto (que dan como
resultado uno o varios
PRODUCTOSRESULTADOS).
Es mejor expresar las
actividades en trminos
de sustantivos, p. ej:
consulta(s), entrevistas,
reunion(es), taller(es),
investigacion(es), visitas,
etc.

Situacin
existente

Situacin
deseada

META
(impactos)
PROPOSITO
(Efectos)
RESULTADOS
(Productos)
ACTIVIDADES
(Procesos)

Lgica vertical
Fuentes
Supuestos
Objetivos Indicadores De
Verificacin

Fin
Propsito
Resultados
Actividades
Los supuestos se refieren a las condiciones que pueden afectar el progreso, el xito o la sostenibilidad
a largo plazo del proyecto. Puede haber factores externos que no podemos, o que elegimos no
controlar. Tal vez sea posible reducir la vulnerabilidad del proyecto tomado en cuenta factores que no
pueden ser controlados. Esto incluira los cambios climticos, los cambios de precios y las polticas
gubernamentales.

Orden de elaboracin
Objetivos Indicadores
Fin

2
Propsito

1
Resultados

3
Actividades

Fuentes
De
Verificacin

Supuestos

12

13

10

14

11

15

Partes de un proyecto
Formato recomendado para un proyecto de iglesia (se recomienda un
mximo de 5-6 hojas):
.Introduccin: Incluir algunos datos contextuales para ubicar el proyecto y
explicar los problemas y necesidades de la comunidad que justifican el
proyecto.
.La iglesia: Presentar en esta breve seccin, algo sobre la iglesia y su misin,
su compromiso y experiencia en el campo del servicio. Se puede explicar
cmo surgi el proyecto.
.Personas beneficiadas: descripcin de los beneficiarios o personas servidas
por el proyecto, su situacin al iniciar el proyecto, el nmero de personas
que el proyecto espera beneficiar.
.Estructura lgica (Objetivos) del proyecto: el propsito, los resultados, las
actividades, en este rden (incluir aqu algunos indicadores clave
mediante los cuales pueda medirse el logro del propsito y los resultados.
.Organizacin: cmo se va a organizar el proyecto? liderazgo, equipo,
rendicin de cuentas, la evaluacin, etc.
.Presupuesto: clasificar los rubros teniendo en cuenta las categoras de:
A. gastos operacionales/corrientes (gastos del personal, actividades,
alquileres, voluntarios, transporte, capacitacin, etc.) y
B. gastos de capital (equipos, etc.)

* Modelos de cuadro de Gantt


(cronograma de actividades).

Modelo de cuadro de recursos

Formato de presupuesto

Indicadores y evaluacin
Los indicadores constituyen una base
fundamental para nuestro sistema de
monitoreo y evaluacin, pues nos permite
averiguar el nivel de rendimiento y de
avance hacia el logro de los objetivos
del proyecto.
Los Indicadores deben seguir la siguiente
regla:

Indicadores y evaluacin

CCT
Cantidad, Calidad y Tiempo son los
criterios que todo indicador debe tener.
Al construir los indicadores debemos
cumplir esta regla.

Un ejemplo de resultado
Iglesias fortalecidas por capacitaciones
en prevencin de violencia familiar,
desarrollan acciones promoviendo el
buen trato en la comunidad de Santa
Clara.

Un ejemplo de CCT
1. INDICADOR BASICO:
Un plan estratgico de salud desarrollado
2. AGREGAR CANTIDAD:
El 75% de los comits de salud tiene planes estratgicos
documentados
3. AGREGAR CALIDAD:
El 75% de los comits de salud tiene planes estratgicos
documentados, aprobados por personas interesadas primarias,
incluyendo a los representantes de la comunidad
4. AGREGAR TIEMPO:
El 75% de los comits de salud tiene planes estratgicos
documentados, aprobados por personas interesadas primarias,
incluyendo a los representantes de la comunidad, al finalizar el
segundo ao.

Tercer Paso

Para la implementacin del proyecto es


imprescindible que la organizacin del equipo
est claramente definido, las relaciones y
responsabilidades claras, as como los pasos a
dar para cada una de las actividades.
Es de mucha ayuda elaborar un protocolo de
actividades que ayude a los responsables a
seguir un procedimiento para las actividades,
que incluyan entre otras cosas: local,
convocatoria, organizacin, materiales y
equipos necesarios, etc.

Formato de protocolo de un
taller
Partes

Accin 1

Accin 2

Accin 3

Accin 4

Local
(responsable)

Solicitar
(tiempo de
anticipacin)

Visitar local

Necesidades
del local

Otras
opciones

Expositores
(responsable)

Seleccionar

Invitar

Recordar

Convocatoria
(responsable)

Cartas /
invitaciones

Confirmar
participacin

Recordar

Lista de
participantes

Materiales
(responsable
logstica)

Solicitar a
expositores

Elaborar
encuesta

Fotocopiar

Lista de
asistencia

Monitoreo

Elaboracin
de encuesta

Convocatoria
de reunin

Elaboracin
de informe

Recordar
Debemos siempre registrar e incluir en
nuestros informes los testimonios y
comentarios de las personas que se han
beneficiado de nuestro servicio,
especialmente aquellos que se refieren a
cambios en sus vidas y circunstancias.
Sus palabras son indicadores vivos del
xito del proyecto.

Cuarto Paso

La evaluacin es una tcnica para reflexionar


sobre lo hecho y recoger aprendizajes que nos
ayuden a corregir los errores cometidos.
Hay una tendencia (por lo menos en
Latinoamrica) de ser reacios o temer las
evaluaciones, pues estn asociadas al
cuestionamiento de las personas. Las
evaluaciones son espacios para corregir
errores, ms que para encontrar culpables. Son
espacios de aprendizaje y crecimiento, y as
deberan ser asumidos por las personas
integrantes de los equipos.

Es importante involucrar a las personas


interesadas en los procesos de
evaluacin a travs de entrevistas, grupos
focales, testimonios, etc. Esto ayuda a
que la evaluacin que se recoja sea ms
objetiva.
Reuniones trimestrales o semestrales
de evaluacin.
Evaluacin anual (de preferencia) con
participacin de los beneficiarios y
otros miembros de la comunidad.

Indicadores y Evaluacin
Nivel de
objetivo

Tipo de
indicador

Accin de
M&E

Qu mide?
Impacto / largo
plazo

FIN

Impacto

Evaluacin de
impacto

PROPOSITO

Efecto

Evaluacin
Efectos /
final (ex - post) impacto

RESULTADOS

Resultado

Evaluacin de
proceso

Productos /
resultados

ACTIVIDADES

Proceso

Monitoreo

Eficiencia

reas del monitoreo y evaluacin


Nivel de
objetivo

Tipo de
indicador

Accin de
M&E

Qu mide?
Impacto / largo
plazo

FIN

Impacto

Evaluacin de
impacto

PROPOSITO

Efecto

Evaluacin
Efectos /
final (ex - post) impacto

RESULTADOS

Resultado

Evaluacin de
proceso

Productos /
resultados

ACTIVIDADES

Proceso

Monitoreo

Eficiencia

Evaluacin

Monitoreo

FIN
(impactos)

PROPOSITO
(Efectos)

EVALUACION:
Efectos de la intervencin
Qu cambio? En qu medida?

RESULTADOS
(Productos)

Qu se logr? Cunto se avanz?

ACTIVIDADES
(Procesos)

MONITOREO: Seguimiento de la
Intervencin Qu se hizo?

Cuadro de gasto
presupuestado/ejecutado

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