CONFIDENCIAL

Optimizando la Planeacin del

Portafolio de Proyectos de TI
I Jornada Nacional de Gerencia de Proyectos de TI

Juan Jos Uribe McKinsey & Company

Bogot, Mayo, 2003

AGENDA

Planeacin del Portafolio

Fase 1: Generando Ideas
Fase 2: Desarrollando Propuestas
Fase 3: Construyendo Escenarios
Fase 4: Seleccionando el Portafolio

OBJETIVOS DE LA PLANEACIN DEL PORTAFOLIO DE TI

Maximizar el valor
econmico del
portafolio

Optimizar la
utilizacin de los
recursos de IT

Construir
confianza en el
proceso de
planeacin

Asegurar valor econmico a travs de:

Mtodos estndares de evaluacin

Conjunto comn de prioridades
Crear sinergias a travs del empaquetamiento de requerimientos
similares

Planear a largo plazo para asegurar los recursos suficientes

y la coordinacin para los requerimientos ms importantes
Permitir la implementacin oportuna de aquellos proyectos
ms pequeos que se encuentran en marcha

Lograr un claro compromiso desde el inicio tanto de Sistemas

como de la Unidades de Negocio
Planear las capacidades de TI con base en el Portafolio
completo de IT

PLANEACIN DEL PORTAFOLIO DE IT

Generar Ideas
UNs:
Generar Ideas
Formular
requerimientos y
beneficios
Fijar las primeras
prioridades en
talleres de trabajo

Desarrollar
Propuestas
UNs/TI:
Refinar
requerimientos
y beneficios
TI:
Desarrollar
soluciones
preliminares
Estimar costos

Construir
Escenarios
UNs/TI:
Dibujar el
escenario y analizar
de acuerdo a los
principales
impedimentos

Seleccionar
Portafolio
TI:
Armonizar el
portafolio TI
Preparar
Recomendaciones
UNs:
Evaluar
recomendaciones
Entregar el
portafolio a la
Administracin

Planeacin de la
implementacin no es
parte de la Charla

EQUIPO DE TI PARA LA PLANEACIN

Responsabilidades

Participantes
Lder de
Planeacin de
Portafolio

Administrar el proceso de
planeacin
Apoyar a las UNs en la
generacin/desarrollo de
las ideas de proyectos
Coordinar esfuerzos de IT
en el desarrollo de las
propuestas
Desarrollar un modelo
estndar de costeo
Operar y mantener las
herramientas de
planeacin si existen

Cabeza de
Planeacin de
Proyectos

Grupo de
Planeacin:
Proyecto 1

Grupo de
planeacin:
Proyecto 2

Coordinador de
Arquitectura

...

AGENDA

Planeacin del Portafolio

Fase 1: Generando Ideas
Fase 2: Desarrollando Propuestas
Fase 3: Construyendo Escenarios
Fase 4: Seleccionando el Portafolio

GENERANDO IDEAS DE PROYECTOS

Factores a tener en cuenta

Excluya aquellas ideas que impliquen un esfuerzo pequeo de

implementacin (por ejemplo menos de un mes de programador), dado
que estas se realizan en el da da.

Pngase de acuerdo en prioridades:

A Ms alta prioridad
Cuantificacin detallada del costo/beneficio, desarrollo de la arquitectura
de la aplicacin y chequeo de su empalme con la arquitectura general de
sistemas
B Alta prioridad
Cuantificacin estimada del costo/beneficio, borrador de la solucin
C Baja prioridad
No se requiere trabajo adicional

Asegrese que el 80% - 90% de las ideas se definen en las primeras

reuniones/talleres

IDEA DE PROYECTO DE TI (1/2)

Forma diligenciada por:________________
Nombre del proyecto:
Descripcin corta:

Requerimientos clave,
funcionalidades generales
y beneficios esperados

No.:

UN :_______________________

Nombre del proyecto: e.g.,

"Introduccin de SAP R/3"

Nmero que la UN asigna

mientras la duracin
(centro de costo, etc.)

Hitos/Entregas clave:
Nmero estimado de usuarios de los
nuevos requerimientos
Fechas de inicio/fin para cada entrega;
Nmero
depor
Usuarios:
partir
fases incluyendo fechas
Propsito: Clarifica las funcionalidades
de cada entrega, facilitando as el
desarrollo temprano de soluciones

Lder proyecto UN: ____________

Identificacin de la UN
responsable e.g.,
Mercadeo, Contabilidad
Miembro de la UN que vela por el
desarrollo de la propuesta;
asignar responsabilidad a esta
persona es necesario para asegurar
"accountability", y por lo tanto xito

Interfaces con otras UNs:

1. Aplicaciones que la UN ve como con
2. posibles conexiones al requerimiento
3.
Otras UNs afectadas por la
implementacin propuesta o que tienen
Interfaces
con otras aplicaciones:
requerimientos
similares
Propsito: Permitir una identificacin
1.
temprana de dependencias que afecten
2.
requerimientos/implementacin
3.
8

IDEA DE PROYECTO DE TI (2/2)

Forma diligenciada por:____________
Nombre del proyecto*:

A. Urgencia de operacin

No.*

Posibles razones para la urgencia:

Necesidad tcnica e.g., reemplazar un

sistema
Dependencia de un proveedor
Se requieren cambios por requerimientos
legales o internos

B. Beneficios estratgicos

C. Beneficios financieros (en $ 000s)

Todos aquellos beneficios estratgicos que

no pueden ser cuantificados: e.g., aumento
en competitividad, mayor flexibilidad, mayor
valor al cliente, etc

Explicacin de los beneficios financieros

esperados
Estrategia para lograr estos beneficios
Un primer estimado macro

EVALUACIN DE BENEFICIOS

Urgencia de
operacin

Beneficios
financieros

Ejemplo

Medida

Cambio en regulaciones
Apagar un sistema
Adaptar tipo de moneda

De 1 - 5

Ahorros en costos e.g., empleados,

Cuantificado en $

locaciones, equipo
Incremento en ventas e.g., a travs
de nuevos productos o caractersticas

Ms calidad de servicio, mejora en el

Beneficios
estratgicos

servicios al cliente
Aumento en penetracin del mercado
Mejor capacidad de decisin por
contar con mejor informacin
Mayor flexibilidad, menor tiempo de
reaccin

De 1 - 5

Todos los tipos de

beneficios deben
evaluarse

10

RESULTADOS: RANKING DE IDEAS

Ideas
clasificadas de
acuerdo con:

Urgencia de
operacin

Prioridad Alta
Desarrollo de propuesta sin todo el nivel de
detalle
- Ranqueado 4 en urgencia o beneficios

Prioridad ms baja
No trabajo adicional
Ranqueado 3 o menos

Beneficios
estratgicos

Beneficios
Financieros

Ms alta prioridad
Desarrollo de una propuesta detallada del
proyecto
- Ranqueado 5 en urgencia o beneficios
Las
propuestas
se deben
trabajar en
orden de
clasificacin

11

GUA PARA CLASIFICACIN

Grado/
Categora

Criterio
Urgencia
operacional
Necesidad Tcnica

EJEMPLO

NO necesario
Elimina limitaciones
tcnicamente/sin
menores en el uso
conflictos con otros del sistema
sistemas

Mejoras notables
en seguridad y
confiabilidad

Elimina conflictos
crticos/introduce
nuevas capacidades
importantes al
sistema
Cumple con
requerimientos
crticos

Ataca una
necesidad crtica
extrema, la cual
representa grandes
riesgos
Cumple con
requerimientos
necesarios para
la continuidad del
negocio

Necesidad legal o de No relevante

Responde a la
accin
recomendada

Cumple con
requerimientos
(posiblemente no
crticos)

Beneficios
estratgicos
(Ventaja competitiva,
valor al diente)

Logra impacto
menor en posicin
competitiva

Lleva a una mejora

gradual en mejora
de la posicin (va
mejoras parciales
del sistema)

Logra una
diferencia
significativa en
posicin (va una
mejor capacidad de
decisin)

Logra un impacto
duradero
(va nuevos
mecanismos de
soporte para
decisiones o salto
cuntico en calidad
de info.)

100 - 200

200 - 500

500 1,000

1,000

negocios

Beneficios
Financieros
(en $ 000's)

Ninguno

< 100

12

GENERANDO IDEAS DE PROYECTOS: LECCIONES APRENDIDAS

Asegrese que...

De lo contrario encontrar que...

Explica claramente el proceso

UNs no toman el proceso seriamente hasta que ven las

Da entrenamiento,

Un sentimiento de UNs perdidas resulta en estimados

Pasa rpidamente a la siguiente

Dado que la generacin de ideas puede tender a

Realiza el ranking solo despus

Sin una visin general de las ideas, ud. no puede llegar

Excluye ideas con poco esfuerzo

No solo demora el proceso, sino que las UNs se

desde el principio

especialmente al momento de
calcular los beneficios
fase aquellas ideas que son
claramente de alta prioridad

de que tiene la mayora de las

ideas (80% por ejemplo)

de trabajo para lograrlas

consecuencias: sus necesidades no aparecen en el

presupuesto
pobres y un desencanto general del proceso

demorarse, el desarrollo de propuestas concretas para

proyectos urgentes podra retrasarse
considerablemente.

a una clasificacin razonable , especialmente para los

beneficios financieros, implicando una posible
repeticin de tareas en el proceso ms adelante.
molestan al ver que algunos de sus problemas no son
considerados dado que no caen en "A" o "B" (que es
usualmente el caso de las ideas que requieren poco
esfuerzo para lograrlas)

13

AGENDA

Planeacin del Portafolio

Fase 1: Generando Ideas
Fase 2: Desarrollando Propuestas
Fase 3: Construyendo Escenarios
Fase 4: Seleccionando el Portafolio

14

DESARROLLANDO PROPUESTAS DE PROYECTOS

Soluciones/
releases
Detalle
requerimientos

Empaquete/Asigne Ideas

Tecnologa/
Arquitectura

Empaquete

Seleccione el

ideas de
proyectos
relacionadas

equipo de IT
para el
desarrollo de la
propuesta
Asigne ideas
empaquetadas
(TI lideres de
proyectos)

Valor Neto
del Proyecto

Dependencias

Detalle/clarifique
requerimientos del
sistema
Junte ideas en
grupos de
implementacin
con requerimientos
similares

"Costo de
implementa- Costo
cin "puro" total

Beneficios
estimados

Estime los costos de

Desarrolle
soluciones en
relacin con otras
soluciones y
oportunidades
arquitecturas
comunes

implementacin con base en la

solucin bsica propuesta
Estime el costo total, i.e.,
adicionando tecnologa y costos
de soporte
Estime beneficios

15

DESARROLLANDO PROPUESTAS: OUTPUT REQUERIDO

Informacin del
Proyecto

Requerimientos

Concepto de la
solucin

Releases

Nombre:

Funcionalidad

Arquitectura del

1. Release
Funcionalidad
Componente
2. Release

...

sistema
Nmero:
Cabeza planeacin
UN:
Lder del Proyecto UN:

Funcionalidad
excluida

Arquitectura de la

Riesgos

aplicacin

Habilidades
Beneficios

Lder del proyecto IT:

Supuestos para
la
implementacin

Descripcin escrita

Estimacin costos

Componente #1
(Rel. 1)
Tabla: 7
Batches: 3

Costo: 80,000 $
Componente #2
(Rel. 2)
Interface: 2
SYSTEM 1
SAP
Costo: 20,000 $
Costo Total
100,000 $

Propuesta coordinada con (Firma)

UN:
TI:

16

EMPAQUETANDO IDEAS DE PROYECTOS

Lleva a mayores
eficiencias pues:

Promueve uso de

_____
_____
_____

soluciones comunes

_____

Permite un desarrollo
comn de algunas
propuestas

__
__
__
__
__
__

Arquitectura
ideal del
sistema

_____
Componentes
del Sistema

Arquitectura
actual de
sistemas

Matriz de
dependencias

Ideas de Proyectos
Identifique los componentes que pueden afectarse
Componente clave (A: solo una por proyecto)
Otros componentes (B: mltiples entradas por
proyecto)

17

ASIGNANDO IDEAS DE PROYECTOS

Participantes de IT

Selecciones participantes de IT
con:
Conocimiento tcnico en las
reas del sistema afectadas
Conocimiento de negocios pata
un anlisis rpido e
implementacin
Experiencia en planeacin y
estimacin de costos

Seleccione lderes de
proyecto de IT para ser
responsables de:
Desarrollar propuestas a
partir de ideas de una
forma profesional y
oportuna
Realizar un Cronograma
de trabajo

18

DETALLANDO LOS REQUERIMIENTOS

Proceso

Integre al lder del proyecto de la UN en el

desarrollo de la propuesta
Desarrolle un cronograma que refleje en
suficiente nivel de detalle
Conjuntamente defina los requerimientos del
negocio,
Formulando funcionalidades qu se
incluye
Identificando funcionalidades no
relacionadas qu no se incluye
Haciendo supuestos en reas crticas, si se
requiere
Calculando beneficios y chequeando su
validez

Objetivo
Dibuje una foto lo
suficientemente detallada de
los requerimientos que

Se pueda formular una

solucin

Se pueda hacer un estimado

de costos los suficientemente
confiable

Se puedan formar grupos

razonables para
implementaciones conjuntas

19

FORMULANDO SOLUCIONES

Busque integrar soluciones

entre ellas
Empaquetamiento de
requerimientos pequeos
que permitan un
desarrollo conjunto
Romper soluciones en
sub-partes (releases)

Busque mantener/construir
en la arquitectura de
sistemas para ayudar a
asegurar control.

Desarrolle
soluciones
En lnea con la
arquitectura de
Sistemas
Defina la
arquitectura de la
aplicacin
Busque soluciones
parciales con un
fuerte impacto de
negocios

Soluciones/
releases
Dependencias

Analice
dependencias
Uso de otros
proyectos
Proveedor
para otros
proyectos

Arquitectura/
tecnologa
Evale oportunidades para
Arquitectura comn
Componentes comunes
Evale el uso de nuevas tecnologas

20

SOLUCIONES: CONTENIDO

Arquitectura del sistema

Alternativas

Arquitectura de la aplicacin

Racional

Cmo encaja la solucin?

Cuales son los flujos de datos?
Qu bases de datos se utilizarn?
Cuales son sus componentes?
Cual es el diseo interno?
Qu niveles de tecnologa se planean?
Qu tecnologa debera utilizarse?
Como se separan sus componentes?

Qu otras soluciones existen?

Como se comparan con otras alternativas?
Cual sera el impacto en proyectos
posteriores?

Por qu se escogi esta solucin?

Releases/Versiones

En cuantas versiones puede entregarse la

solucin?
Cuales son los pasos de implementacin?

21

ANALIZANDO DEPENDENCIAS

Proceso

Analice matriz de componentes para

formar grupos e identificar:
Componentes crticos
Proyectos con grandes intersecciones

Revise los supuestos para clarificar

casos de requerimientos dependientes

Objetivo

Para asegurar la calidad de las

soluciones
Identificando componentes comunes
Establecer la secuencia de
implementacin de proyectos
Resolver dependencias complejas
que amenazan los desarrollos
paralelos de los proyectos.

22

REVISANDO ARQUITECTURAS/TECNOLOGAS

Proceso

Objetivos

Ranquear ideas de proyectos de

Construir una arquitectura de

acuerdo al impacto en la arquitectura

Revisar soluciones para los proyectos
crticos que tienen una alta
dependencia de sus componentes
Proveer a los lderes de TI con
estndares en
Plataformas tecnolgicas usadas en
el diseo de aplicaciones
Amplio plan de desarrollo
arquitectnico para la compaa

sistemas durable
Asegurar coordinacin arquitectnica
de los distintos proyectos
Identificar oportunidades de inversin
en arquitecturas comunes
Evitar errores de diseo
Coordinar uso de tecnologas

23

CALCULANDO COSTOS/BENEFICIOS

Solucin
desarrollada

Estimar costos puros

de implementacin

Estimar costos totales

Arquitectura del

De la solucin

Con base en el

sistema

Development.
Abwicklg.

Arquitectura de
la aplicacin
CORBA
Oracle
HP-UX
HP-PARISC

Releases /
Versiones

recomendada,
excluyendo todos los
otros costos
De soluciones
alternativas razonables
(e.g., con o sin
inversiones en nuevos
sistemas)

modelo de costos
incluyendo
Implementacin
Nuevas tecnologas
Costos de soporte

Calcular
valor neto
del
proyecto
Use un
modelo
para
calcular
Payback
VPN

Determinar beneficios para UNs

El lder del proyecto de la UN calcula el flujo
de caja para cada versin/release para el
perodo de implementacin

24

DESARROLLANDO PROPUESTAS DE PROYECTOS LECCIONES

APRENDIDAS

Asegrese que...

De lo contrario encontrar que...

Toma el tiempo necesario para

Los estimados no servirn para determinar el

Incorpore las consideraciones

Sinergias potenciales con otras propuestas no se

desarrollar la propuesta, antes de

calcular los costos

arquitectnicas en la solucin

presupuesto general

utilizan
Aumenta la probabilidad de malas decisiones en
interfaces / tecnologas de aplicaciones

25

AGENDA

Planeacin del Portafolio

Fase 1: Generando Ideas
Fase 2: Desarrollando Propuestas
Fase 3: Construyendo Escenarios
Fase 4: Seleccionando el Portafolio

26

CONSTRUYENDO ESCENARIOS DE PORTAFOLIO

Lineamientos amplios del portafolio

surgen durante la etapa de planeacin:

Dependencias entre proyectos

determinan la secuencia

Estimados de recursos y habilidades

restringen las capacidades de
implementacin

Los "overlaps" de los proyectos limitan

la habilidad de implementar en paralelo

Los requerimientos legales/de mercado

El equipo de planeacin construye

escenarios de portafolio de los proyectos
seleccionados, redisendolos si es
necesario de acuerdo a las limitaciones
clave en:

Recursos
Tiempo
Presupuesto
Dependencias

dictan las limitaciones de tiempo

El anlisis costo beneficio indica los

proyectos de alta prioridad

27

CONSTRUYENDO ALTERNATIVAS DE ESCENARIOS

econmico de los
proyectos
Tener en cuenta las
dependencias en la
secuencia
Tener en cuenta las
restricciones de
habilidades/recursos
Optimizar los cambios
tecnolgicos

Escenario 2

Optimizar el valor

Escenario 1

Cada escenario debera

construirse para:

Project
Proyecto
1
Proyecto
2
Proyecto
3
Proyecto
4
...
Proyecto
1
Proyecto
2
Proyecto
3
Proyecto
4
...

Recursos
(MP*)
80
20
100
10

2001
QI QII QIII QIV
20 20 20
20
30

2002
QI QII QIII QIV
20

Recursos

20 20 20 50

50 30 20

30 30 10
10

Est. Beneficio financiero (VPN) = 80

80
20
100
10
Recursos

40 40
20
20

40 40

20 40 50 20

40 40

10

Est. Beneficio Financiero (VPN) = 100

* Mes programador

28

ANALIZANDO ALTERNATIVAS DE ESCENARIOS

Anlisis de limitaciones
Recursos
Escenario # 1

Inicio

Duracin
estimada

10 MP

1.1.2001

2.5 aos.

20 MP

1.1.2002

1 ao.

30 MP

Nombre Tamao
Proyecto
1, Ver.1
Proyecto
1, Rel.2
Proyecto
2

Habilidades

Complejidad

Dependencias

29

LIMITACIN #1: RECURSOS

Recursos disponibles
(Internos + externos)

Recursos
en MP
250
Anlisis de Recursos:

Calcule los recursos

totales necesarios para

implementar
Compare con recursos
actuales para validar
factibilidad
Revise curva de
beneficios para
asegurar realizacin
ptima
Sume presupuestos de
recursos externos
requeridos
Reprogrmese asigne
prioridades de
proyectos si es
necesario

125

2003

2004

2005

Tiempo

Beneficios
Financieros
$ p.a.
en mill.

Beneficios financieros
anuales alcanzados en la
medida que se completan
los proyectos

2003

2004

2005

Tiempo

30

LIMITACIN #2: HABILIDADES

Nmero de
empleados

Habilidad: Sistema de
Nmina

10

Capacidad existente

Anlisis de habilidades:

Identifique las

habilidades requeridas
para implementar el
escenario

Compare con las

habilidades existentes
para estimar factibilidad

2003
Nmero de
Empleados

Tiempo

2004

Habilidad: Cobol

Capacidad Existente

30

Ajuste el escenario
segn sea necesario

15

2003

Tiempo

2004
Limite el anlisis a 10
habilidades crticas

31

LIMITACIN #3: COMPLEJIDAD*

Nmero de
Proyectos
Anlisis de complejidad:

Identificar los oponentes

del sistema que

trabajan en mltiples
proyectos

Evale impacto de
complejidad en la
implementacin
individual de cada
proyecto

Eleve o baje los

requerimientos de
recursos con base en la
complejidad

* Basado en la matriz

Complejidad: Sistema de
RRHH
Lmite de
complejidad

2003
Nmero de
proyectos

2004

Complejidad: Sistema XXXX

Tiempo

Lmite de
Complejidad

3
2
1
2003

2004

Tiempo

32

 Provee una visin general

Proyecto1, Ver.2

de los proyectos

Resalta la necesidad de

Proyecto3

Proyecto1, Ver.1

Proyecto2

Una matriz de
dependencia de
proyectos:

Proyecto1,Var.2

Proyecto1,Ver.1

DIBUJANDO UNA MATRIZ DE DEPENDENCIAS

Proyecto 2

modularizacin

Por ejemplo: Proyecto 2 no

puede iniciar sin la 2 vers. del
proyecto 1 y el proyecto 3

33

LIMITACIN #4: DEPENDENCIAS

...
...

Proyecto1 20 MP
, Rel.2

...

Proyecto2 30 MP

...

Liste/evale
todos los
conflictos

Identifique
conflictos
Projekt 3

Proyecto1 10 MP
, Rel.1

Projekt 2

Tamao

Escenario
completo

Revise todos los proyectos dependientes

y sus fechas de inicio

Projekt 1, Rel. 1

Nombre

Por proyecto

Projekt 1, Rel. 2

Escenario #1

Projekt 1, Rel. 1
Projekt 1, Rel. 2
Projekt 2, Rel. 1

1999

2000

Projekt 1, Rel. 1
Projekt 1, Rel. 2
Projekt 2, Rel. 1

34

ANALIZANDO ESCENARIOS LECCIONES APRENDIDAS

Asegrese que...

De lo contrario encontrar que...

Usa un horizonte de planeacin

Proyectos cortos tienden a favorecerse sobre los largos,

de 2 a 3 aos

los cuales pueden tener mayor valor estratgico y

financiero

La capacidad de TI no se elevar de acuerdo con las

necesidades de largo plazo

El horizonte de captura de beneficios puede ser muy

corto para reflejar el verdadero valor del proyecto

35

AGENDA

Planeacin del Portafolio

Fase 1: Generando Ideas
Fase 2: Desarrollando Propuestas
Fase 3: Construyendo Escenarios
Fase 4: Seleccionando el Portafolio

36

SELECCIONANDO EL PORTAFOLIO

TI Recomienda

TI Prepara recomendaciones:
Revisa propuesta y chequea
consistencias en costos,
soluciones, etc.
Chequea que encaje en la
arquitectura de sistemas
Mete o saca los proyectos
pequeos segn se requiera
Analiza/compara escenarios
para soportar la toma de
decisiones de la UNs

UNs evalan

UNs deciden portafolio:

Seleccionan el portafolio
ms atractivo para
presentar a la
administracin

TI/UN Entregan

UN/TI: Entregan
portafolio para
aprobacin de la
administracin, que
revisa:
Consideraciones
estratgicas
Limitaciones de
presupuesto

Cierre

Equipo desarrolla
versin final de:
Solucin
Estimados de
costos
Plan de entrega

37