Marcela Ramrez segundo apellido?

Tatiana Muoz
Camila Aristizabal
Deisy Tejada
Liliana Rendn

- La comunicacin
- Comunicacin Empresarial
- Normas de gestin documental vigente
- Medios de consultas de documentos
- Prstamo y recuperacin de documentos

Es un proceso bilateral, un circuito en el

cual
se
intercambian
ideas,
pensamientos y sentimientos que se
interrelacionan entre dos o mas
personas a travs de un conjunto de
signos o smbolos convencionales
conocidos por ambos.

Claridad: los mensajes deben ser claros,

comprensibles e inequvocos.
Precisin: la informacin transmitida tiene
que ser completa y precisa, de forma que
no cree en los receptores desconfianza y
sospechas.

Objetividad y Veracidad: La informacin

debe ser verdadera, autentica, imparcial y
esencialmente objetiva.
Oportuna: El mensaje ha de emitirse en el
momento en que es til y necesario, y no
antes ni despus.
Interesante: El mensaje ha de crear en el
receptor una reaccin positiva y eso solo es
posible si es interesante.

 Comunicacin verbal
es cualquier tipo de comunicacin que
requiera articular palabras de forma que la
otra persona entienda de lo que se est
hablando o comunicando.

La comunicacin verbal puede realizarse

de dos formas:

Oral: se da a travs de signos orales y

palabras habladas de formagestual.

Ejemplos:
- Establecer una conversacin telefnica
- Un saludo
- Dar una conferencia
- Dar una orden, entre otros.

Se da por medio de papel o mensajes.

Ejemplos:
-La carta
-El peridico
-Los afiches
-Las revistas, entre otros.

Es el proceso de comunicacin en el que

existe un envo y recepcin de mensajes sin
palabras, es decir, mediante indicios, gestos y
signos.
Ejemplos:
-Los gestos
-Las posturas
-El contacto visual
-La expresin facial, entre otros.

 Es la actitud que tiene una persona al

expresar su punto de vista de un modo claro
y de una forma totalmente respetuosa ante
los dems.
La comunicacin asertiva influye en las
relaciones de amistad, pareja, familia y, por
supuesto, tambin en el contexto profesional.

Los flujos de la comunicacin en una organizacin

se producen a travs de dos redes, las cuales son:
Redes Formales: siguen el camino trazado por la
relacin de los roles definidos en el organigrama.
Redes Informales: surgen al interior de la
organizacin, sin planificacin y al margen de los
conductos oficiales

Es el proceso mediante el cual las personas

pretenden compartir informacin.
La nocin de transmisin implica siempre el
pasaje o la difusin de un mensaje en un
tipo de cdigo especfico, relacionado con la
actividad sobre la que se est actuando.

Hay que destacar, que cuando hablamos

de medios nos referimos al sistema global
que me da la posibilidad de mandar una
informacin, y al referirnos a canales
sealamos el recurso fsico o humano por el
cual definitivamente mandamos el mensaje.

Los medios y canales de los que se

dispone en una empresa para solicitar,
recibir y enviar informacin son
bsicamente:
-El telfono
-El fax
-El correo
-La mensajera
-El computador

Comunicacin empresarial o corporativa es la

comunicacin que proviene de una empresa,
ONG, organizacin o instituto y se dirige a sus
distintos pblicos-meta. stos pueden ser internos
(empleados, accionistas), o externos (clientes,
medios de comunicacin, gobiernos, agrupaciones
empresariales, universidades y pblico en
general).

 Identidad e imagen visual. Toda organizacin

posee una identidad grfica, lo que nos
diferencia de empresas del mismo sector.
Estructura de la organizacin. Del tipo de
empresa depender la comunicacin que se
establezca entre los pblicos. Lineal, funcional,
matricial o lnea staff son algunos de los tipos de
empresa que puede tener la organizacin.

 Misin, visin y objetivos. Las empresas

cuentan con propsitos y metas para
cumplir sus planes de negocio.
Pblicos. En las organizaciones existen
diferentes tipos de pblicos. Hay que tener
en cuenta que la comunicacin depende de
los intereses que se tenga con cada uno.
Polticas. Las empresas tambin cuentan
con
lineamientos
y
acuerdos
que
garanticen la ejecucin de los planes
estratgicos de la compaa.

 Cultura. Las historias, los hroes y los

villanos hacen parte del escenario
comunicativo de las empresas.
Comunicacin verbal y no verbal. Un
guio, un saludo, la forma como nos
expresamos as como el manejo del
espacio son aspectos que hacen parte de
las empresas.
Canales internos y externos . Para dar a
conocer informaciones, potenciar sus
relaciones y visibilizarse hacia sus
pblicos.

 Manuales. Con el fin de optimizar los

procesos empresariales, las empresas
cuentan con tutoriales y guas.
Imagen y reputacin. Todo lo que
hagamos en las empresas se ver
reflejado en lo que piensen los
colaboradores, clientes, medios de
comunicacin y pblicos en general.

Slida cultura empresarial

Una identidad corporativa consistente
Una filosofa corporativa solvente
Autntico sentido de la ciudadana corporativa
Adecuada relacin profesional con la prensa, incluyendo
una rpida y fiable gestin de comunicacin en crisis
Comprensin de las herramientas de comunicacin y las
nuevas tecnologas
Sofisticado uso de los instrumentos globales de
comunicacin.

 La gestin de publicaciones corporativas para los

empleados y socios
La organizacin de eventos para el personal interno
El intercambio de informacin con los empleados, la
construccin de orgullo del empleado, etc.
Gestin de la Intranet y otros portales de la web
interna
Desarrollo y mantenimiento de la identidad
corporativa para garantizar el cumplimiento de las
directrices de la marca corporativa
Mejora de la comunicacin de empresa a fin de
comunicar clara y eficazmente la esencia de la
empresa.

Comunicacin Empresarial
Externa
Relaciones Con Los Medios
Se trata de construir y mantener una relacin
positiva con los medios de comunicacin
(televisin, medios impresos, Web). Esto incluye,
pero no se limita a, la redaccin y difusin de
comunicados de prensa, la organizacin de
conferencias de prensa y reunin con los
profesionales de los medios y la organizacin de
eventos para los medios de comunicacin.

Eventos Externos
Podra implicar encuentros de
vendedores/proveedores/distribuidor
es, reuniones de socios, eventos
relacionados con lanzamientos de
productos, iniciativas importantes.

En Colombia se maneja una serie de Leyes,

Decretos y Acuerdos encaminados a
normatizar y/o regular la actividad de
archivo, las mas sobresalientes son:
*El Acuerdo 027 del 2006 que define la
profesin de archivstica cuya directrices
estn direccionadas desde el Archivo
General de la Nacin, el cual custodia toda
la documentacin histrica.

* Ley 594 del 2000, (Articulo 22) describe

todos los procesos archivsticos que se pueden
dar.
* Articulo 3 define trminos como:
- Archivo: conjunto ordenado de documentos
que
una sociedad,
una institucin
o
una persona elabora en el marco de sus
actividades
y
funciones.
-Archivo pblico: Conjunto de documentos

pertenecientes a entidades oficiales y

aquellos que se deriven de la prestacin de
un servicio pblico por entidades privadas

-Archivo total. Concepto que hace

referencia al proceso integral de los
documentos en su ciclo vital.
-Documento de archivo: Registro de
informacin producida o recibida por una
entidad pblica o privada en razn de sus
actividades o funciones.
-Funcin
archivstica:
Actividades
relacionadas con la totalidad del quehacer
archivstico, que comprende desde la
elaboracin del documento hasta su
eliminacin o conservacin permanente.

-Gestin
Documental:
Conjunto
de
actividades administrativas y tcnicas
tendientes a la planificacin, manejo y
organizacin
de
la
documentacin
producida y recibida por las entidades,
desde su origen hasta su destino final, con
el objeto de facilitar su utilizacin y
conservacin.

Patrimonio documental: Conjunto de

documentos conservados por su valor
histrico o cultural. Soporte documental.
Medios en los cuales se contiene la
informacin,
segn
los
materiales
empleados. Adems de los archivos en
papel existente los archivos audiovisuales,
fotogrficos, flmicos, informticos, orales y
sonoros.

Listado
de
series
con
sus
correspondientes tipos documentales, a
las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del ciclo vital
de los documentos. Documento original.
Es la fuente primaria de informacin con
todos los rasgos y caractersticas que
permiten garantizar su autenticidad e
integridad.

* La consulta garantiza el derecho que tiene un usuario

(entidad, dependencia, persona natural, Estado
Colombiano). de acceder a la informacin contenida en
los documentos de archivo y de ser necesario a obtener
copia de los mismos.
* La consulta de documentos en los archivos de gestin,
por parte de funcionarios de otras dependencias o de
los ciudadanos, se debe facilitar con los controles
correspondientes.

* Personal
* Telefnica
* Por Correo electrnico
* Y Remitiendo al usuario al funcionario
competente

* Si el interesado quiere que le expidan

copias o fotocopias estas deben ser
autorizadas por el jefe de la respectiva
oficina, y solo se permite cuando la
informacin no tenga carcter reservado
conforme a la constitucin y a las leyes.
* La consulta se puede hacer mediante
solicitud
verbal o escrita dirigida al jefe
del rea, o al funcionario responsable del
archivo de gestin, archivo central o
histrico.

1. Formulacin de la consulta
Determinacin de la necesidad y precisin de la
consulta.
Determinacin de competencia de la consulta.
Condiciones de acceso.
Disponibilidad de informacin en trminos de
restricciones por reserva o por conservacin.
Reglamento de consulta.

2. Estrategia de bsqueda
Disponibilidad de expedientes.
Disponibilidad de fuentes de informacin.
Establecimiento de herramientas de
consulta.
Ubicacin de los documentos.

3. Respuesta a consulta.
Atencin y servicio al usuario.
Infraestructura de servicios de archivo.
Sistemas de registro y control de prstamo.
Uso de testigos y formatos para el control
de devolucin.

El prstamo de los documentos se aplicar

nicamente a los documentos con valor
administrativo depositados en el Archivo
General. En ningn caso se prestarn
documentos cuyo valor administrativo haya
decado.

 El prstamo de documentos tiene un

carcter temporal, de modo que las
unidades que requieran del mismo en el
ejercicio de su funcin reintegrarn al
Archivo General los documentos tan
pronto decaiga la necesidad de disponer
de ellos en la propia oficina.
El plazo mximo de prstamo de
documentos se establece en 15 das .

 En caso de que sea necesario mantener

el prstamo de los documentos durante
un perodo superior, el Responsable de la
Unidad solicitar la prrroga por escrito al
Responsable del Archivo General.

 Son los traslados internos de los archivos

de gestin al central y finalmente al
histrico. Este proceso se realiza teniendo
en cuenta el ciclo vital de los documentos,
con la periodicidad que establezcan las
TRD en cada entidad y de acuerdo con
los cronogramas establecidos por la
Unidad de archivo de la sede .

Formato nico de Inventario Documental (FUI)

Utilizado para las transferencias y eliminaciones
de los archivos de gestin Central e histrico ,
en el se refleja por unidad documental (carpeta)
la informacin requerida.
Formato De Prstamo y Control Documental
Utilizado para registrar los prstamos realizados o
las consultas, que se lleven a cabo de los
documentos producidos.

Utilizado para registrar las comunicaciones

recibidas
o
despachadas
de
las
dependencias.