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CAPITULO 1

ASPECTOS GENE RALES


DEL PRE SUPUESTO

Competencias
Conocer el recorrido de los presupuestos en
el mundo desde sus orgenes, a travs de
los acontecimientos de cada poca.
Definir presupuesto, teniendo como base
definiciones de diversos autores y de igual
manera identificar los elementos comunes
en estas.
Identificar la importancia de los objetivos
que tiene el proceso presupuestal.

COMPETENCIAS
Comprender
las
diferentes
clasificaciones del presupuesto desde
diversos aspectos, la importancia de
realizarlos en las empresas y la
relacin con el proceso presupuestal.
Conocer
y
aplicar
los
principios
presupuestales, las tcnicas y los
mecanismos
utilizados
en
la
elaboracin de los presupuestos.

INTRODUCCIN
El presupuesto, una herramienta de
planeacin que servir como gua en la
organizacin, se construye a partir de
una serie de diagnsticos internos y
externos, del planteamiento de unos
objetivos
para
conseguir
y
del
establecimiento
de
estrategia
y
poltica.

El proceso de planeacin se desarrolla en


varias etapas las cuales son:
1) Preiniciacin.
2) Elaboracin.
3) Ejecucin.
4) Control.
5) Evaluacin.

RESEA HISTRICA
El origen del presupuesto se remontan hacia finales del siglo XVIII,
cuando en el sector pblico, en el Parlamento Britnico, se presentaban los
informes de gastos gubernamentales para su ejecucin y posterior control.
Periodo

Hechos relevantes

18201821

Se adopta en Francia y posteriormente en Estados Unidos


como elemento de control del gasto pblico.

19121925

Pasada la primera Guerra Mundial, el sector privado lo


aplica para controlar los gastos. En esta poca, el
crecimiento de empresas industriales es importante y se
proponen mtodos que permitan tener una adecuada
planeacin empresarial. Aparecen sistemas de costeo
estndar que resultan claves en los anlisis de los costos,
que llevan a que las empresas establezcan la necesidad de
realizar y analizar los presupuestos previos a la toma de
decisiones.

RESEA HISTRICA
1930: Se celebra el Primer simposio Internacional de Control
Presupuestal, en Ginebra, donde se puntualizan los
principios bsicos del sistema presupuestal.
1948: El Departamento de Defensa de Estados Unidos trabaja
con
un sistema de planeacin por programas y
presupuestos.
1965: El gobierno de Estados Unidos crea el Departamento de
Presupuesto e introduce dentro de las herramientas de
planeacin y control, el sistema Planeacin por programas
y presupuestos
1970: Aparece el sistema base cero. En esta poca surgen
varios mtodos como la proyeccin estadstica de los
estados financieros.

CONCEPTOS GENERALES DE
PRESUPUESTO
Segn el autor Morales (2000, p. 3), la palabra
presupuesto se deriva del verbo presuponer, que
significa dar previamente por sentada una cosa.
Se acepta tambin que presupuesto es formar
anticipadamente el cmputo de los gastos o
ingresos, o de unos y otros de un negocio
cualquiera.

CONCEPTOS GENERALES DE
PRESUPUESTO
Segn Koontz y Weihrich (1991, p. 577) el
presupuesto es un proyecto detallado de los
resultados de un programa oficial de operaciones
basado en una eficiencia razonable. Aunque el
alcance de la eficiencia razonable es indeterminado
y depende de la interpretacin de la poltica
directiva, debe precisarse que un proyecto no debe
confundirse con un presupuesto, en tanto no
provea la correccin de ciertas situaciones para
obtener el ahorro de desperdicios y costos
excesivos.

OBJETIVOS DEL PRESUPUESTO


El presupuesto en las empresas busca
alcanzar los siguientes objetivos:
Planear las actividades de la empresa segn
los objetivos propuestos.
Recolectar informacion financiera y operativa
que permita consolidar una base de datos
que
posteriormente,
al
organizarse
y
sistematizarse, proporcionen los elementos
necesarios para disear el presupuesto.

OBJETIVOS DEL PRESUPUESTO


Obtener resultados con base en la coordinacin de las
actividades de la empresa, mediante la asignacin de
responsabilidades, funciones y tareas a los diferentes
departamentos o secciones, en cuanto al proceso
presupuestal.
Evaluar los resultados obtenidos mediante un proceso
de control que permita verificar y comparar los datos
presupuestados con los datos reales en la etapa de
ejecucin, detectando errores y aciertos, con los
cuales se implementan medidas de control correctivas
o preventivas.

CLASE DE PRESUPUESTO
Los presupuestos pueden ser pblicos,
cuando se originan en el Estado, y privados,
cuando su origen es el sector privado en
cuyo caso el capital de las empresas se
aporta en el 100% por particulares. Esta
diferenciacin es fundamental, ya que cada
uno
de
estos
tiene
caractersticas
particulares en el concepto y elaboracin
del presupuesto.

CLASE DE PRESUPUESTO
Presupuesto Pblico

Presupuesto Privado

Es un estimado de ingresos fiscales.

Se estiman los ingresos operacionales


producto de la venta de bienes y servicios,
as como los ingresos no operacionales
obtenidos de diversas fuentes.

Estima y autoriza el gasto pblico.

Se
presupuestan
costos
y
operacionales y no operacionales.

Es rgido, ya que limita las cantidades por


gastar.

Es flexible: se pueden presentar diferencias


en las cifras.

El presupuesto se establece mediante una


ley anual, Ley Orgnica de Presupuesto,
expedida por el Congreso, El Gobierno
nacional, mediante la expedicin de un
decreto, puede llegar a modificar algunas
partidas del presupuesto.

El presupuesto es opcional. En algunas


empresas se establece segn los estatutos
y/o las entidades de vigilancia.

gastos

Se determina por los siguientes


principios
presupuestales:
unidad
presupuestal,
anualidad,
universalidad,
unidad
de
caja,
equilibrio presupuestal, planificacin,
programacin.

Los principios se relacionan con la


administracin:
prevencin,
planeacin, organizacin, direccin y
control.

Se prepara como mnimo con un semestre El tiempo de preparacin varia segn las
de antelacin a la vigencia fiscal empresas, pueden ser de 3 a 4 meses de
respectiva.
anticipacin, pero en todos los casos se
debe realizar con antelacin al ao
presupuestado.
El control presupuestal se ejerce desde
tres puntos de vista: control poltico,
control financiero y econmico, control
fiscal y control social.

El control se efecta con el fin de detectar


errores y tomar medidas correctivas que
se sufragarn en el periodo siguiente. El
control se ejerce peridicamente, puede
ser trimestral, y se comparan las cifras
presupuestadas con las cifras reales
obtenidas en la ejecucin.

Establece la destinacin especifica que En caso de obtener crditos, estos se


deben tener los crditos aprobados en el destinan de acuerdo con las necesidades.
presupuesto.

CLASIFICACIN DEL
PRESUPUESTO

Segn la flexibilidad:

Rgidos o estticos, fijos o asignados:


estos presupuestos no permiten realzar
ajustes, es decir, no se considera el
entorno empresarial que puede afectar
positiva o negativamente las cifras
presupuestales.
Flexibles o variables: permiten ajustes en
su
ejecucin
por
las
diferencias
presentadas,
precisamente
por
imprevistos que se puedan dar.

CLASIFICACIN DEL PRESUPUESTO


Segn el periodo de tiempo:

A corto plazo: se realizan para un periodo de un ao,


atendiendo bsicamente a los continuos cambios en la
economa, en la poltica y en otros aspectos externos
que pueden llegar los datos presupuestales.

A largo plazo: son utilizados por las empresas del


sector privado cuando se hacen proyectos de inversin,
estudios de prefactibilidad, proyectos de ampliacin de
plantas, apertura de nuevas sedes, entre otras.

Segn el campo de aplicabilidad en la


empresa:
De operacin o econmicos: se relacionan
con la parte operativa de la empresa, es
decir, ingresos operacionales, ingresos no
operacionales, costos (produccin, ventas y
servicios) y gastos operacionales y no
operacionales.
Financieros:
se
relacionan
con
el
presupuesto de las partidas del balance
general, principalmente por el presupuesto
de tesorera que es el que genera
movimiento de gran nmero de cuentas.

Segn el sector:

Presupuesto publico: la elaboracin del Estado.

Presupuesto privado: es el realizado en empresas del sector


privado.

Segn el limite que expresan:

Mximos: en estos se pretende sealar el tope mximo


alcanzado en el presupuesto.

Mnimos: hacen referencia a la cifra mnima por cubrir en el


presupuesto .

Segn su importancia:
Principales o sumarios: hacen referencia a los
estados financieros presupuestadas, presupuestos
de ventas, costos de produccin, de ventas, gastos
operacionales, efectivo.
Secundarios y analticos: entre estos pueden estar
los anlisis de ventas por lnea, costo de ventas por
lnea, presupuesto de inversiones en activos fijos,
ventas por zonas, ventas por vendedores, entre
otros.

Segn las unidades:

Monetarios: son aquellos que se expresan en cifras.

En unidades: son aquellos que presentan las unidades por


vender,
comprar,
usar
o
producir,
mediante
representaciones grficas.

PRESUPUESTO BASE CERO


Paniagua considera que el Presupuesto Base Cero Es
un proceso que estructura analticamente (por capas,
niveles o estratos) y que permite a la direccin tomar
decisiones sobre la eficiente asignacin de recurso a la
direccin de mayor rendimiento.
El Presupuesto Base Cero se inicio en Estados Unidos
con Peter Pyhrr y funciona a travs de paquetes de
decisin en los cuales se identifican y categorizan
absolutamente todas las actividades de una empresa por
medio de un anlisis del todo beneficio, para asignar
recursos disponibles esperando una decisin bien sea
favorable.

IMPORTANCIA DEL PRESUPUESTO

El presupuesto es importante como herramienta de


control, toda vez que requiere un proceso continuo
de revisin, pues al no tener seguimiento se perdera
la esencia misma del proceso presupuestal en el cual
se invirtieron recursos fsicos, financieros y humanos.
En este proceso de control, se puede tener
conocimiento de factores tan importantes para la
empresa como el anlisis de la rotacin de los
productos, nivel de ventas en las diferentes
temporadas de la empresa, determinacin de costos y
establecimiento de estndares, necesidades de
financiacin, entre otros aspectos.

EL PRESUPUESTO Y SU RELACIN
CON LA ADMINISTRACIN
El
presupuesto
en
su
misma
esencia
esta
estrechamente relacionada con la administracin, si se
toma en cuenta que para elaborarlos se debe partir de
una fase de planeacin, en la cual se establecen
objetivos,
metas
por
alcanzar,
responsables,
informacion requerida, etc.
En la etapa de planeacin, Moreno (1994) categoriza
las principales tcnicas financieras de planeacin
utilizada en los negocios:
El presupuesto de operacin que se elabora tomando
como base la estructura.

EL PRESUPUESTO Y SU RELACIN CON LA


ADMINISTRACIN

Es necesario que haya una coordinacin de las actividades


bien sea a travs de la delegacin de funciones o de la
descentralizacin de actividades, buscando siempre que no
se presenten dualidad de tareas.

Es indispensable que exista una direccin que se encargue


de orientar el proceso presupuestal y finalmente, como
todos los procesos de las empresas, debe existir un control
presupuestal que permita establecer variaciones positivas o
negativas, mediante la comparacin de los presupuestado
con lo ejecutado, a fin de implementar medidas correctivas.

PRINCIPIOS PRESUPUESTALES
Son premisas que se recomienda seguir, pero no son de
obligatorio cumplimiento.

Principios

Significado

Comprende

Previsin

Estudio anticipado y logro


de metas.

Predictibilidad,
determinacin y objetivo.

Planeacin.

Proceso necesario para el


logro de objetivos
propuestos.

Precisin, participacin,
unidad, contabilidad,
flexibilidad, y contabilidad
por reas de
responsabilidad.

Organizacin

Destaca la importancia de
las actividades humanas
para conseguir metas.

Orden y comunicacin.

Direccin

Muestra como conducir al


individuo para lograr
objetivos propuestos.

Autoridad y coordinacin.

Control

Detecta variaciones entre


los datos reales y las metas
propuestas.

Reconocimiento ,
excepcin, normas y
conciencia de costos.

ELABORACIN DE PRESUPUESTO
Para elaborar el presupuesto, se requiere que previo a
este exista toda una infraestructura que permita
alcanzar el xito y minimizar los errores. El presupuesto
debe tener responsables, por eso es importante que al
interior de la empresa exista una dependiente a seccin
que sea responsable del proceso.
Parro
establece
la
necesidad
de
crear
un
departamento de presupuesto con funciones que van
desde la recoleccin de la informacin hasta la
elaboracin del mismo, as:

Evaluacin de pronsticos y perspectivas econmica.

Planeacin y control.

Coordinacin de la informacion presupuestal.

Clculo e informacin de desvos.

MECANISMOS Y TCNICAS
Estos mecanismo pueden organizarse en cdulas que
permiten
su
fcil
interpretacin.
Las
cdulas
presupuestales son una herramienta til en la confesin
del presupuesto, ya que en ellas se presenta la
informacion en periodos que permiten fcilmente
compararlas en el momento de la ejecucin.
Segn Kaffury, las tcnicas presupuestales estn
determinadas por la forma de planificacin adoptada y
las clasifica en:

MECANISMOS Y TCNICAS

Presupuestos globales: prevn directamente el


valor
de
las
magnitudes
econmicas
y
financieras.

Presupuestos estndares: parten del proceso


estndar originado por la venta, produccin o
aprovisionamiento de una unidad, y a partir del
plan de ventas, produccin o aprovisionamiento
deducen las consecuencias totales originales.

Presupuestos analticos: establecen el plan de


actividades con detalle de fechas y con base en
ella se deducen las consecuencias econmicas y
financieras.

ETAPAS
Para elaborar un presupuesto se debe seguir una
secuencia lgica de pasos que permitan establecer una
gua para el proceso presupuestal:
1) Preiniciacin :
)

La realizacin de un diagnstico de los factores


internos
y
externos
que
afectan
positiva
o
negativamente la empresa.

El anlisis que se presenta de lo que se present en


las ejecuciones presupuestales de por lo menos los
ltimos tres aos.

Una vez analizado los datos histricos, se produce a


establecer las metas del periodo presupuestal, en las
que, con base en las expectativas de crecimiento y
expansin, se proponen estrategias corporativas que
conduzcan al logro de los objetivos propuestos.

Establecimiento de la rentabilidad esperada,


bien sea a nivel de margen bruto, margen
operacional y margen neto, puesto que los ms
interesados en este aspecto son los accionistas
o socios, y por encima de cualquier propsito
debe
respetarse
la
expectativa
del
inversionista.

Cuando se definen objetivos se deben plantear


estrategias que sean coherentes con lo que se
espera lograr

Las estrategias serian entonces los cursos de


accin necesarios para enfrentar los desafos del
entorno y cumplir los objetivos propuestos.

2) Elaboracin:

En esta etapa se cuantifican los datos


proporcionados, los objetivos se deben expresar
en trminos monetarios y se inicia el proceso de
sistematizacin de la informacin que debe
condensarse en cdula especficas y en cdulas
sumarias, que constituyen los soportes del
presupuesto.
Informacin que debe proporcionar cada
departamento para elaborar el presupuesto:

Departamento o
Seccin

Informacion Requerida

De ventas

Cantidad por vender, precios de venta, margen de utilidad esperado,


puntos y zonas de ventas, canales de distribucin, programas de
promocin y mercadeo de los productos, cantidad de vendedores y gastos
relacionados con las ventas, ciclo de ventas, temporadas, entre otros.

De produccin

Cantidad de unidades por producir (en el caso de empresas industriales),


niveles de inventarios de materias primas, productos en proceso,
productos terminados, capacidad instalada, poltica de asignacin de
costos indirectos de fabricacin (CIF).

Del talento humano

Se debe determinar la cantidad y el costo del personal administrativo, de


ventas y de produccin, con sus respectivas jornadas de trabajo, horas
extras, recargos nocturnos, dominicales y festivos, salarios, comisiones,
prestaciones sociales, seguridad social, y si se presenta el caso,
prestaciones extralegales que se tengan por convencin colectiva.

De tesorera

Con las informaciones de los departamentos, se establecen las


necesidades de efecto que alcancen a cubrir los costos y gastos
operacionales. Se analizan tambin las alternativas de financiacin
existentes y el costo de las mismas, en caso de requerir una fuente
adicional de financiamiento.

Programas
inversin

de

Se presentan dependiendo de los proyectos que tengan los diferentes


departamentos a secciones de la empresa, como la adquisicin de
maquinaria y equipo, equipos de computo, remodelacin de las
instalaciones, ampliacin de la planta de produccin, entre otros.

3) Ejecucin
En la ejecucin se observa realmente el cumplimiento
de las metas propuestas, ya que justamente en esta se
ejecutan los planes. Los responsables de la ejecucin, los
integrantes del Comit de Presupuestos, deben estar al
tanto de lo que esta presentndose, estableciendo
periodos requeridos de revisin que pueden ser
mensuales, bimestrales o trimestrales, dependiendo de
los criterios que se hayan adoptados para esta etapa.

4) Control

Crdenas y Napolen, anotan que el control


presupuestal es un instrumento elaborado con
datos estimados y pronsticos que deben ser
utilizados por las empresas para dirigir todas sus
operaciones.
El control presupuestal se inicia cuando, al
momento de comparar los datos presupuestados
con los realmente obtenido, se determina
variaciones que al analizarse permitirn tomar
medidas que subsanen las inconsciencias.

5) Evaluacin

Una vez finalizada la ejecucin presupuestal, con


sus respectivos informes parciales acerca de las
variaciones presentadas con sus correspondientes
medidas de control, se procede a elaborar un informe
final de la ejecucin presupuestal que servir de
base para el prximo periodo. Este proceso de
retroalimentacin abarca todas las etapas del
proceso, es decir, desde los anlisis del entorno, el
procedimiento para recolectar la informacin, hasta
el seguimiento continuo que se ejerce a travs del
control.

VENTAJAS DE LOS PRESUPUESTOS


Se
pueden
direccionar
los
planes
estratgicos de las empresas en busca de
maximizar el valor de la empresa.
Se hace una anticipacin del futuro de las
actividades de la empresa.
Se pueden tomar medidas preventivas
con base en los resultados de las cifras
presupuestales.

Ventajas de los Presupuestos

Se pueden replantear permanentemente las polticas,


los objetivos, los procedimientos de la empresa.

Se pueden establecer estndares de produccin,


niveles de inventarios ptimos, necesidades de
inversin y de financiacin.

Se analizan
financiacin.

Se establece un control permanente a todas las rea


de la empresa.

Se obtienen mejores resultados de las decisiones


tomadas por las altas directivas de la empresa.

las

alternativas

de

inversin

de

VENTAJAS DE LOS PRESUPUESTOS


Existen mayor responsabilidad de cada uno de
los integrantes de la organizacin en la
consecucin de las metas propuestas.
Se pueden minimizar costos y maximizar las
utilidades.
Se puede tener pleno conocimiento de todas la
reas de la empresa, identificando debilidades y
fortalezas.
Se tiene un mayor orden en la conservacin de
los archivos de la empresa, as como en la
operaciones en general, tanto en la parte
administrativa como en la contable financiera.
Se
puede
evaluar
administradores.

la

gestin

de

los

Obliga a tener procesos organizados en la


empresa.

Desventajas de los Presupuestos


El presupuesto privado no es obligatorio.
Su organizacin e implementacin es costosa.
Requiere el compromiso de todos los integrantes de
la organizacin.
En el presupuesto solo se estima cifras.
Las proyecciones pueden estar afectadas por la
subjetividad o la percepcin que se tenga de algn
aspecto en particular, al momento de realizar los
anlisis de los factores externos e internos.
Debe existir una organizacin para la realizacin del
presupuesto, lo cual implica, no solo una inversin de
recursos sino tambin tiempo en el cual se logre
estabilizar el proceso.

NOCIN Y USUARIOS DEL PRESUPUESTO


Suponga que un grupo de estudiantes
universitarios planea una excursin despus
de culminar con xito los ltimos exmenes
del semestre con el cual finalizan su carrera, y
acuerdan realizar un viaje al estado de la
Florida. Para determinar el valor del aporte de
cada uno, el comit organizador, creado por
ellos, formula los interrogantes siguientes:

NOCION Y USUARIOS DEL PRESUPUESTO


Cuntas personas estn interesadas en efectuar el viaje?
Cul es el precio del tiquete areo de la ruta Santaf de Bogota Miami Santaf de
Bogota?
Cuntos das permanecern en los Estados Unidos?
Qu sitios de inters visitarn?
Cules tarifas hoteleras operan para la temporada prevista de realizacin del viaje?
cul opcin de hospedaje es ms favorable desde el punto de vista financiero:
incluido todo ( consumo ilimitado de alimentos y bebidas), o nicacmente
cancelacin del servicio de hospedaje?
Cul alternativa debe seleccionarse: pago de cada uno de los servicios contemplados
en el viaje ( transporte areo, porcin del transporte terrestre, hospedaje,
alimentacin parcial y programas de recreacin) o cancelacin del paquete turstico
que incluye los factores citados?
Cul es el valor del alquiler del vehculo?

NOCION Y USUARIOS DEL PRESUPUESTO


Despus de varias sesiones para comparar los costos de las opciones, el
comit concluye lo siguiente:

Se descarta el paquete tursticos por no incorporar la totalidad de los


sitios de recreacin previstos.

Con base en los estimativos de costo preliminares se deduce que 40


personas pueden aportar los fondos requeridos.

Se escoge un hotel localizado en Orlando, donde pueden hospedarse


cuatro personas por habitacin.

Con base en las posibilidades financieras de los excursionistas se fija


en catorce noches el tiempo de estancia y se decide no recurrir a
ninguna modalidad de crdito para sufragar los gastos.

NOCION Y USUARIOS DEL PRESUPUESTO


A partir de la informacin recolectada en materia de costos, se obtienen las
cifras siguientes:
Servicio de hospedaje:
Nmero de habitaciones requeridas:
40 personas /4 personas por habitaciones = 10
Costo de 14 noche de estancia: 10 habitaciones por US$150 por noche
x 14 noches = US$21,000.
Costo del alojamiento por persona: US$ 21,000/40 = US$ 525

NOCION Y USUARIOS DEL PRESUPUESTO


Servicio del alquiler de vehculos:

Nmero de vehculos a alquilar: 40 personas / 5 personas por vehiculo = 8


Valor del alquiler: US$ 175 por semana.
Valor total: 8 vehculos x US$ 175 por semana x 2 semana = US$ 2,400
Costo del alquiler por persona: US$ 2,400 / 40 = US$ 60
Otros conceptos:

Precio del tiquete areo: US$ 650


Valor de la alimentacin por persona: US$ 25 / da x 14 das = US$ 350
Valor de la recreacin por persona: US$ 200
Cuota de imprevistos por persona: US$ 200

NOCION Y USUARIOS DEL PRESUPUESTO


Costo global por persona:
Alojamiento

US$ 525

Alquiler de vehculo

US$

Tiquete areo

US$ 650

Alimentacin

US$ 350

Recreacin

US$ 200

Imprevistos

US$ 200

Costo total

US$ 1985

60

NOCION Y USUARIOS DEL PRESUPUESTO


Al considerar una tasa de cambio de $ 850 por US$ 1 cada persona deber
disponer de $ 1, 687,250 para financiar su desplazamiento en las
condiciones fijadas.
Los criterios desarrollados en este caso los aplica literalmente cualquier
organizacion interesada en el planeamieto y la utilizacin eficientes
recursos escasos.