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INSTRUMENTOS

DE LA
ORGANIZACIN
ORGANIZACIN Y GESTIN DE
EMPRESAS DE CONSTRUCCIN

GONZALES TARRILLO, LUIS MIGUEL


PAIMA AGUIRRE, JOSE LUIS
SANGAMA SANGAMA, LALO
TANG MONDRAGN, WILSER

VI CICLO
ING. CIVIL - UCP

1.

Estatuto
9. Otros reglamentos

2.
3.
4.

Reglamento de Organizacin y funciones


Manual de organizacin y funciones
El organigrama

5.

Manual de procedimientos

6.

Clasificador de cargos

Reglamento nico de Adquisiciones

Reglamento de Licitaciones

Reglamentos de Contratos

Reglamento de Prstamo

Reglamento de Seguridad

10. Otros Manuales


-Manual de Comunicaciones Escritas
-Manual de Catalogo de bienes

7.

Reglamento interno de trabajo

8.

Cuadro de asignacin de personal

-Manual de Polticas.

ESTATUTO
Es el primer documento normativo
administrativo, el mismo que da origen
a su constitucin y funcionamiento legal
de la empresa: Contiene las normas
bsicas, en cuanto a su constitucin,
organizacin asociativa y empresarial
as como el sistema de gestin.

CONTENIDO
Captulo l. Antecedentes y Constitucin
Capitulo II. De la Naturaleza: Denominacin, Objeto, Responsabilidad. Duracin y
Domicilio
Captulo III. Rgimen Econmico. Capital Social, Situacin de los aportes y/o acciones
Captulo IV. Rgimen Administrativo. De los rganos de la empresa
Captulo V. Del Balance y Distribucin de Utilidades
Captulo VI. De la Liquidacin y Disolucin de la Empresa
Capitulo VIl. Disposiciones Transitorias.

REGLAMENTO DE ORGANIZACIN Y
FUNCIONES
Es el documento tcnico normativo de gestin
institucional que formaliza la estructura
orgnica de la entidad, orientada al esfuerzo
institucional y al logro de su misin, visin y
objetivos. Contiene las funciones generales de
la entidad, y las funciones especficas de los
rganos y unidades orgnicas, estableciendo
sus relaciones y responsabilidades.

UTILIDAD DEL ROF


El ROF deber ser empleado como un instrumento
de gestin administrativa, para establecer campos
funcionales y responsabilidades y como un medio
para efectuar el proceso de direccin y control. El
ROF describe la estructura hasta el nivel del
rgano o unidades orgnicas, en tal sentido
podemos decir que es ms o domina a los
Manuales de Organizacin y funciones (MOF),
los cuales llegan hasta el nivel de cargo.

CONTENIDO DEL ROF

1.

NDICE

2.

INTRODUCCIN

3.

GENERALIDADES

4.

TTULO PRIMERO: DE LA NATURALEZA, FINALIDAD, OBJETIVOS Y FUNCIONES


GENERALES

5.

TTULO SEGUNDO: DE LAS FUNCIONES, FACULTADES Y ATRIBUCIONES

6.

TTULO TERCERO: DE LAS RELACIONES INTERINSTITUCIONALES

7.

TTULO CUARTO: DISPOSICIONES COMPLEMENTARIOS, TRANSITORIAS Y FINALES

8.

ORGANIGRAMA GENERAL

9.

GLOSARIO DE TRMINOS

CONSIDERACIONES PARA FORMULAR EL


REGLAMENTO DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES
Debe realizarse un ligero diagnstico de la realidad en tres planos.
Considerando los planes institucionales, las polticas de gobierno de sus autoridades y las modalidades de gestin
priorizadas.
Teniendo en cuenta las necesidades de la poblacin, los servicios de mayor demanda y las prioridades que se
establezcan para el desarrollo.
Teniendo en cuenta los aspectos administrativos de la Entidad teniendo en cuenta la cantidad y calidad de
personal, sus aptitudes, los recursos materiales y financieros, la infraestructura existente, etc.
Luego se debe describir detalladamente las competencias y atribuciones que la Ley otorga a la Entidad. Se
obtendr un listado de funciones que la Ley faculta y encarga a la Institucin.

DIFERENCIAS ENTRE EL ROF Y EL MOF


ROF

Regula y establece la organizacin interna de una entidad sobre la base de objetivos y funciones

MOF

Est supeditado a un Reglamento, el cual le sirve de base legal.

Son ms especficos, tienden a aclarar las normas, enfatizar los procedimientos y relacionan

establecidas en su Ley Orgnica.

Contiene informacin general.

instrucciones de procedencia diversa.

MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES


El manual de organizacin y funciones (MOF) es un
documento formal que las empresas elaboran para
plasmar parte de la forma de la organizacin que han
adoptado, y que sirve como gua para todo el personal.

El

El MOF se debe basar en las operativas que demanda cada puesto, mientras que el ROF debe
ajustarse al reglamento interno en base a la operativa del manual.

MOF

contiene,

esencialmente

la

estructura
Victor zegarra muante

organizacional, comnmente llamada organigrama y la


descripcin de las funciones de todos los puestos en la
empresa. Tambin se suelen incluir en la descripcin de
cada puesto el perfil y los indicadores de evaluacin.

ESQUEMA DEL MANUAL DE ORGANIZACIN Y


FUNCIONES
TITULO I
GENERALIDADES
1. FINALIDAD DEL MANUAL
2. BASE LEGAL
3. ALCANCE
4. APROBACIN

TITULO II
DEL DISEO ORGNICO.
i) FUNCIONES GENERALES DEL RGANO
ii) ESTRUCTURA ORGNICA DEL RGANO
iii) RELACIN JERRQUICA DE UNIDADES ORGNICAS
iv) ORGANIGRAMA DE LA INSTITUCIN
v) CUADRO DE DISTRIBUCIN DE CARGOS POR RGANOS

TITULO III
DEL MANUAL FUNCIONES GENERALES DEL RGANO
i.

FUNCIONES ESPECFICAS DE LOS CARGOS

ii.

ii. FUNCIONES DE LOS LDERES DE ORGANIZACIN EMPRESARIAL


- Gerente General
- Jefe del rea de Contabilidad
- Jefe del rea de Produccin
- Jefe del rea de Ventas
- Jefe del rea de Compras

ORGANIGRAMAS

Es la representacin grfica de la
estructura formal que ha adoptado la
organizacin.
Es por lo tanto la representacin de la
forma en que estn dispuestas y
relacionadas sus partes

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Concepto

Unmanualdeprocedimientoses el documento que contiene la


descripcin de actividades que deben seguirse en la
realizacin de lasfuncionesde una unidad administrativa, o
de
dos

ms
de
ellas.
El manual incluye adems los puestos o unidades
administrativas
que
intervienen
precisando
suresponsabilidady
participacin.
Suelen
contenerinformaciny
ejemplos
deformularios,
autorizaciones odocumentosnecesarios, mquinas o equipo
deoficinaa utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al
correctodesarrollode las actividades dentro dela empresa.

Utilidad

Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta


adescripcinde tareas, ubicacin, requerimientos y a los puestos
responsables
de
su
ejecucin.
Auxilian en lainduccindel puesto y aladiestramientoy capacitacin
delpersonalya que describen en forma detallada las actividades de
cada
puesto.
Sirve para elanlisiso revisin de los procedimientos de unsistema.
Interviene
en
la
consulta
de
todo
el
personal.
Que se desee emprender tareas de simplificacin detrabajocomo
anlisis de tiempos, delegacin deautoridad, etc.

Conformacin Del Manual

A) IDENTIFICACIN
B) B) NDICE O CONTENIDO
C) PRLOGO Y/O INTRODUCCIN

D)OBJETIVOSDE LOS PROCEDIMIENTOS

E) REAS DE APLICACIN Y/O ALCANCE DE LOS PROCEDIMIENTOS

F) RESPONSABLES

G)POLTICASONORMASDE OPERACIN
H)CONCEPTO(S)
I) PROCEDIMIENTO (descripcinde lasoperaciones).
J) FORMULARIO DE IMPRESOS
K)DIAGRAMASDE FLUJO
L)GLOSARIODE TRMINOS

TIPOS DE RECOMENDACIONES
De mantenimiento: preservacin general de la misma estructura orgnica, funciones, sistemas,
procedimientos, personal y formas.
De eliminacin: supresin de sistemas, reemplazo de formas, registros e informes, eliminacin
total o parcial de procedimientos, bajas de personal, desaparicin de reas o unidades
administrativas, etc.
De adicin: introduccin de un nuevo sistema, incremento del nmero de operaciones en
determinado procedimiento, aumento de personal o programas, etc.
De combinacin: intercalar el orden de aplicacin de programas de trabajo, combinar el orden de
las operaciones de un procedimiento, compaginar la utilizacin de formas de uso generalizado
con nuevas formas, etc.
De fusin: agrupacin de reas, unidades administrativas o personas bajo un mismo mando,
unificacin de formas, registros e informes, etc.
De modificacin: cambios en los procedimientos o las operaciones, reubicacin fsica de personal,
equipo o instalaciones, redistribucin de cargas de trabajo, modificacin de formas, registros,
informes y programas, etc.
De simplificacin: reduccin de pasos de un procedimiento, introduccin de mejoras en los
mtodos de trabajo, simplificacin de formas, reportes, registros, programas, etc.
De intercambio: redireccionamiento de funciones, procedimientos, recursos, personal o flujo del
trabajo entre reas u organizaciones del mismo grupo o sector.

CLASIFICADOR DE CARGOS

Concepto
Todos los servidores y funcionarios del estado, sin excepcin alguna,
realizan trabajo, como hecho social a travs de su puesto de trabajo. En l
desarrollan sus capacidades, aplican su calificacin, despliegan sus
habilidades.

As el esfuerzo humano asciende los servicios a la colectividad o a su


propia organizacin, a travs de complejos procesos tecnolgicos.

Esos puestos o cargo son objeto de anlisis metodolgico. En cada uno se


cumple un rol, que pueden desarrollarse en actividades o tareas; los
atributos y cualidades que debe poseer el trabajador aspirante a ocuparlo
pueden expresarse como requisitos. Con el propsito de uniformar los
nombres, las actividades y los requisitos de cada cargo similar que, por
pertenecer a diversos organismos del estado, presentaban innecesarias
diferencias, es que se emple el mtodo de clasificacin de cargos.

REGLAMENTO INTERNO

DISPOSICIONES GENERALES

CAPTULO VIII
DEL PAGO DE LAS REMUNERACIONES

CAPTULO I
DEL INGRESO, REQUERIMIENTOS, CONDICIONES

CAPTULO IX
DE LAS VACACIONES

CAPTULO II
DEL PERIODO DE PRUEBA

CAPITULO X
DE LAS SEGURIDAD Y ACCIDENTES DE TRABAJO
CAPTULO XI
DE LA CAPACITACIN

CAPTULO III
DE LA ASISTENCIA Y PUNTUALIDAD
CAPTULO IV
DE LA PERMANENCIA
EMPRESA

CAPTULO XII
DE LAS MEDIDAS DISCIPLINARIAS
DEL

PERSONAL

DE

LA

CAPTULO V
DE LAS HORAS EXTRAS
CAPTULO VI
DE LA CONDUCTA
TRABAJO

CAPTULO XIII
SANCIONES POR INCUMPLIMIENTO DE LAS DIRECTIVAS
Y NORMAS
CAPITULO XIV
DE LA RENUNCIA DEL TRABAJADOR

RESPONSABILIDAD

CAPTULO VII
DE LOS RECLAMOS LABORALES INTERNOS

EN

EL

CAPITULO XV
REEMPLAZOS Y ENCARGATURAS
CAPITULO XVI
PROCEDIMIENTOS EN CASO DE RECIBIR RECLAMOS
POR
HOSTIGAMIENTO SEXUAL

CUADRO DE ASIGNACIN DE
PERSONAL

Es el documento tcnico que contiene los


cargos con respaldo presupuestal asignados
por el rgano administrativo inmediato superior,
y que se ordena de acuerdo a la jerarqua que
tiene en el organigrama de la institucin u
organizacin.
Los tipos mas utilizados son el estructural y el
Nominal. El primero muestra los cargos y las
plazas: el segundo, lista los nombres y
apellidos de los trabajadores que ocupan
aquellas plazas.

CAP
ORGANO

AREA

CARGO

PLAZ
A

NOMBRE Y APELLIDOS

Direccin

Gerencia

Gerente

01

Davis Scoolk Chiroque

Apoyo

Secretara

Secretaria

01

Juana Calvo Esquivel

Asesoramient
o

Asesora

Asesor Legal

01

Peter Len Lecca

Lnea

Compras

NORMA PARA ELABORACIN Y APROBACIN DEL CAP


Decreto Supremo N 043-2004-PCM.

CRITERIOS PARA LA ELABORACIN DEL CAP.


Se formula a partir de la estructura orgnica debidamente aprobada en el ROF de la
Empresa.
Se podr incluir cargos sin presupuesto hasta un lmite del 10% del total de cargos
ocupados.
Deber consignar los cargos de confianza, de acuerdo a lo dispuesto en el rgimen
laboral de la actividad privada.
La clasificacin y nmero de los cargos asignados al rgano de Control Institucional son
determinados por el Gerente General, con opinin de la Contralora General de la
Repblica en caso de variacin.
Deben incluirse todos los cargos de las sedes y sucursales de la Empresa

OTROS REGLAMENTOS

Reglamento de contrataciones y
Adquisiciones.
Reglamento de Prstamo.
Reglamento de Seguridad.

Otros Manuales

Manual de comunicaciones
escritas

Manual para el registro de


bienes

Manual de polticas

La comunicacin entre
personas es tan importante
que, de hecho, existe siempre.
Incluso cuando alguien no
quiere comunicar, a travs de
su actitud, en la mayora de los
casos ya est comunicando
algo, al dar la impresin de
que no quiere hacerlo.

Pretende determinar los


niveles de responsabilidad que
deben emplearse a los fines de
asegurar un apropiado control
interno y externo.

Mantener un proceso de
actualizacin y mejoramiento
permanente de la
organizacin, que permitan
alcanzar los objetivos
estratgicos de la empresa.

1) Manual de comunicaciones escritas:


En ocasiones, algunos empresarios se muestran extraados, porque despus de esforzarse en
informar a su personal a travs de notas, sobre temas de inters para ellos, no consiguen que los
trabajadores se enteren o lo hacen errneamente.
Normas generales para la elaboracin de mensajes escritos
En las comunicaciones escritas, se sealan como ventajas entre otras, su autoridad, precisin,
permanencia y amplitud de cobertura

Haga frases cortas


Prefiera lo simple a lo complejo
Escoja palabras corrientes
Evite las palabras intiles
Utilice verbos activos
Estilo
Utilice palabras expresivas
Construya oraciones que tengan unidad
Evite los detalles excesivos
La autognosis facilita la relacin con los dems y el psitacismo ayuda a recordar las cosas durante ms
tiempo, seguramente obligaremos al lector a consultar el diccionario, cosa que no sucede en el
segundo caso:
El conocimiento de uno mismo facilita la relacin con los dems y la enseanza que se basa
exclusivamente en el ejercicio de la memoria ayuda a recordar las cosas durante ms tiempo.

Manual para el registro de bienes


Una correcta administracin de los bienes exige a su vez adoptar un criterio de clasificacin que
puede estar dado por los siguientes aspectos:
Bienes del Dominio Pblico
Son aquellos bienes de uso pblico o de uso privado por parte de la Nacin, de los Estados y de las
Municipalidades, tales como: caminos, lagos, ros, murallas, fosos, puentes, plazas y dems bienes
semejantes.
Bienes del Dominio Privado
Son alienables, perceptibles. Sujetos a las disposiciones del Cdigo Civil en cuanto no se opongan
a leyes especiales. Todas las tierras que, estando situadas dentro de los lmites territoriales, carecen
de otro dueo, pertenecen al dominio privado de la Nacin, si su ubicacin fuere del Distrito
Federal o Dependencias Federales y al dominio privado de los estados si fuere en stos.

Bienes Privados
Son los bienes que pertenecen a los particulares.

Bienes Nacionales
Los bienes nacionales, considerados bienes patrimoniales del estado, estn regidos por las normas
ordinarias sobre la propiedad, puede ser objeto de cualquier negociacin de ndole privada y
patrimonial y estn sometidos a las reglas sobre enajenacin, prescripcin, etc.

Bienes de Consumo
Son aquellos bienes que se adquieren con la finalidad de ser utilizados en las actividades normales
del organismo. Son de corta duracin y en general no tienen una duracin superior a un ao.

Bienes de Cambio
Son aquellos bienes muebles que se adquieren con el nimo de venderlos o someterlos a procesos de
transformacin antes de ser utilizados.

Bienes de Uso
Son bienes materiales que aumentan el activo de las entidades del sector pblico en un perodo
determinado, tienen una duracin superior a un ao y estn sujetos a depreciacin.

Manual de polticas
DE LA ESTRUCTURA ORGNICA
a) La Administracin deber redisear y posteriormente mantener la estructura orgnica
de la compaa enfocada hacia el cliente, orientada a satisfacer sus necesidades y al
desarrollo de productos y servicios innovadores, acordes con los avances tecnolgicos.
b) Toda modificacin en la estructura organizacional deber ser aprobada por el
Directorio, en base a estudios y anlisis de procesos organizacionales.
c) La organizacin estructural contar con unidades internas autnomas y
coordinadas, potenciadas, autogestionarias y facultadas con capacidad de decisin

DE LA ORGANIZACIN
a)

La organizacin propender a la descentralizacin y desconcentracin, donde las sucursales y


agencias tengan sus propias reas de apoyo. La asignacin de recursos se realizar en
funcin de la demanda y su productividad.

) DE LOS PROCESOS Y PROYECTOS


a) Las unidades y reas operativas de la organizacin debern guardar relacin con los procesos
que realizan, evitando duplicidad de funciones y atribuciones.