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Sistemas de Información,

Organizaciones,
Administración y
Estrategias
Organizaciones y los Sistemas de
Información
• Los sistemas de Información y las
organizaciones deben estar alineadas para
producir la información que grupos
importantes dentro de la organización puedan
utilizar.
• Las organizaciones deben estar pendientes a
las influencias de los sistemas de información
para poder beneficiarse de nuevas
tecnologías.
¿Qué es una Organización?
• Es una estructura estable, formal y social que
adquiere recursos del ambiente y los procesa para
producir resultados.
• Esos resultados se convierten en productos y/o
servicios.
Funciones comunes de una organización
• Tal vez pienses que Apple Computer, American
Airline, Departamento de Policía, American
University no tienen nada en común. Pero es todo
lo contrario.
• Todas la organizaciones tiene una funciones en
común.
Funciones comunes de una organización
• Estas son:
– Clara división de labores
– Jerarquías
– Reglas y Procedimientos explícitos
– Juicios Imparciales
– Cualificaciones técnicas para posiciones
– Eficiencia organizacional máxima
Funciones únicas de las organizaciones
• Aunque todas las organizaciones tienen
características en común, no hay dos
organizaciones iguales.
• Las organizaciones tienen deferentes estructuras,
metas, estilos de liderazgo, tareas y ambiente
circundante.
El papel cambiante de los IS en las
organizaciones
• De acuerdo a como esta constituída una
organización, los Sistemas de Información tienen
que adaptarse a ésta.
• En la mayoría de las organizaciones existe una
unidad responsable de los servicios tecnológicos,
la cual recibe el nombre de “Information System
Department”.
El papel cambiante de los IS en las
organizaciones
• El departamento de Sistemas de Información es
responsable de:
– Mantenimiento de equipo
– Programas
– Almacenaje de datos
– Network
El papel cambiante de los IS en las
organizaciones
• El departamento de Sistemas de Información consiste de
especialistas tales como:
– Programadores
– Analistas de sistemas
– Líderes de proyectos
– Gerentes de sistemas de información
– Administradores de bases de dataos
– Especialistas en Redes
– Diseñadores de Sistemas
El papel cambiante de los IS en las
organizaciones
• Programadores
– Técnicos especialistas que escriben instrucciones
para programas de computadoras
• Analistas de sistemas
– Son el principal lazo entre el grupo de sistemas de
información y el resto de la organización.
– Tienen la responsabilidad de traducir las
situaciones del negocio y sus requisitos en
situaciones de IS.
El papel cambiante de los IS en las
organizaciones
• Gerentes de Sistemas de Información
– Son los líderes del equipo constituido por
programadores y analistas, gerentes de proyectos,
gerentes de facilidades físicas, gerentes de
telecomunicaciones.
– Pertenecen al nivel más alto del grupo de Sistemas
de Oficina.
– Son gerentes de las operaciones de las
computadoras y del staff del “data entry”.
El papel cambiante de los IS en las
organizaciones
• En muchas compañías el departamento de
“Information System” es presidido por el “Chief
Information Officer” (CIO)
– Es una posición “senior management” que
sobrepasa el uso de la tecnología de información en
la firma.
• End-users son los representantes de
departamentos externos al grupo de sistemas de
información.
El papel cambiante de los IS en las
organizaciones
• Teoría económicas
– La tecnología de sistemas de información pueden
verse como un factor de producción que puede ser
libremente substituida por labor y capital
• Reduce costos en producción, promoción y eficiencia
El papel cambiante de los IS en las
organizaciones
• Teorías de comportamiento
– Los sistemas de información ayudan a eliminar la
‘gerencia media’ lo cual produce que la alta gerencia
tenga que tomar decisiones de mayor embargadura.
– Elimina puestos de bajo nivel, reduciendo personal
en las compañías y en forma indirecta aumenta el
número de personas desempleadas dentro del
ambiente “clerical”.
Administradores, Toma de Decisión y los
Sistemas de Información
• Las responsabilidades de un Administrador varían
desde tomar decisiones hasta escribir informes,
asistir a reuniones, preparar fiestas.
• Existe un “Modelo Clasico de Gerencia” que
describe las funciones tradicionales de un gerente:
– Planificar, organizar, coordinar, decidir y controlar
Administradores, Toma de Decisión y los
Sistemas de Información
• Luego de un estudio realizado por un especialista
en comportamiento de apellido Mintzberg se
encontró que los roles del administrador o gerente
pueden ser clasificados en 10 roles, categorizados
en tres:
– Roles interpersonales
– Roles Informativos
– Roles Decisionales
Administradores, Toma de Decisión y los
Sistemas de Información
Administradores y la Toma de Decisiones

• La toma de decisiones puede ser clasificado por


los niveles de la organización (niveles de
estrategia, administración, conocimiento y
operaciones)
• La toma de decisiones en el nivel de estrategias
determina el objetivo, los recursos y políticas de la
organización.
Administradores y la Toma de Decisiones

• La toma de decisiones para el Control Administrativo se


relaciona principalmente con cuan eficiente y efectivamente
se utilizan los recursos y como las unidades operacionales
están trabajando.
• En el Control Operacional la toma de decisiones
determina como lleva a cabo las tareas especificadas por
el nivel de estrategias y los tomadores de decisiones de la
gerencia media.
Administradores y la Toma de Decisiones

• La toma de decisiones en el nivel de


conocimiento trabaja con evaluar nuevas ideas
para productos o servicios, maneras de comunicar
nuevo conocimiento y maneras para distribuir la
información en la organización
• Dentro de cada uno de estos niveles de la toma de
decisiones, se ha clasificado las decisiones como
Estructuradas y No Estructuradas
Administradores y la Toma de Decisiones

• DECISIONES NO ESTRUCTURADAS
– Son aquellas decisiones en donde el que las toma
debe proveer juicio, evaluación e introducirse en la
definición del problema.
– Cada una de estas decisiones es “Novel”,
importante y no-rutinaria.
Administradores y la Toma de Decisiones

• DECISIONES ESTRUCTURADAS
– Son repetitivas, rutinarias y envuelven
procedimientos definidos para manejarlos, por lo
que no se tratan como situaciones nuevas
• Nunca, en ningún nivel de la organización va a
haber problemas estructurados y no estructurados
simultáneamente.
• Veamos la siguiente imagen:
Etapas en la Toma de Decisiones
• La toma de decisiones consiste de diferentes actividades.
Simon(1960) describió cuatro etapas en la toma de
decisiones:
– Inteligencia – Consiste en identificar y entender el problema
(por qué, dónde, efectos)
– Diseño – modelar diferentes posibles soluciones de la manera
más sencilla posible.
– Elección – Analizando costos, consecuencias y oportunidades
se trata de escoger la mejor solución
– Implantación – Cuando se ha tomado la decisión se llevan a
cabo informes para seguir el progreso o detectar posibles
fallas.
Implicaciones para el Diseño y entendimiento
de los SI
• Los factores mas importantes al momento de planificar
un sistema nuevo son:
– El ambiente en el cual funcionará la organización
– Estructura de la Organización: jerarquías,
especializaciones, procedimientos estándares
– Cultura y política de la organización
– Tipo de organización y sus estilos de liderazgo
– Interés principal de los grupos impactados por el sistema y
las actitudes de los empleados que estarán interactuando
con el sistema.
– Tipo de tareas, decisiones y procesos comerciales para los
cuales estará diseñándose el sistema.
Implicaciones para el Diseño y entendimiento
de los SI
• Los creadores de los sistemas de información
deberán diseñar sistemas con las siguientes
características:
– Que sean flexibles y que provean muchas opciones para
manejar datos y evaluar información.
– Que sean capaz de apoyar una variedad de estilos,
destrezas y conocimiento, como también mantenerse al
tanto de otras alternativas y consecuencias
– Que sean sensibles a la burocracia de la organización y a
los requisitos políticos de ella.
Referencias

Laudon, K. & Laudon, J. (2005). Essentials of


Management Information Systems:
Managing the digital firm (6th ed.) New
Jersey: Prentice Hall.