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MAESTRA EN ADMINISTRACIN

DE EMPRESAS
GERENCIA DE LOGSTICA Y TECNOLOGAS

M.Sc. NELSON RODRGUEZ MONTAA

GESTIN INTEGRAL
DE COMPRAS
Planificacin del
abastecimiento

Manejo del abastecimiento

LA IMPORTANCIA DE LAS
COMPRAS DENTRO DE LA
COMPETITIVIDAD

Quien compra bien


vende bien

LAS COMPRAS:
ESLABN CLAVE DENTRO DEL
MUNDO DE LA LOGSTICA E INSUMO
PARA LA COMPETITIVIDAD

FUNCIONES DE LA LOGISTICA EN EL
LAS COMPRAS
Disponibilidadde
deinformaciones
informacionesprecisas
precisassobre
sobrela
laestructura
estructura
Disponibilidad
loscambios
cambiosen
enlos
losmercados
mercadosde
decompras
compras
yylos
Aperturade
defuentes
fuentesde
desuministro
suministrofavorables
favorables
Apertura
Pronsticossobre
sobreprobables
probablesinterferencias
interferenciasen
enel
elmercado
mercado
Pronsticos
(cuellosde
debotella
botellaen
enel
elsuministro
suministrode
demateriales)
materiales)
(cuellos
Investigacionessobre
sobreposibles
posiblesmateriales
materialesde
desustitucin
sustitucin
Investigaciones
favorablesen
encuanto
cuantoaasus
suscostos
costos
favorables
Informacinsobre
sobrenuevas
nuevasvas
vasde
desuministro
suministro
Informacin
Apoyosargumentativos
argumentativospara
paranegociaciones
negociacionesde
decompras
compras
Apoyos
Solucionesalternativas
alternativaspara
parala
laAdministracin
Administracin
Soluciones
Propuestaspara
parael
elreciclaje
reciclajede
deproductos
productosde
dedesecho
desecho
Propuestas

SISTEMA DE COMPRAS EN LA
ESTRATEGIA DE LA EMPRESA
Propsito: apoyar
apoyar los
los objetivos
objetivos corporativos
corporativos yy
Propsito:
funcionales.
funcionales.
Objeto: componente
componente del
del plan
plan estratgico
estratgico yy del
del
Objeto:
proceso operativo
operativo global
global de
de una
una empresa.
empresa.
proceso
Gestin: adquisicin
adquisicin yy entrega
entrega de
de bienes
bienes yy
Gestin:
servicios necesarios.
necesarios.
servicios
Accin: relaciones
relaciones estables
estables con
con proveedores.
proveedores.
Accin:

RESPONSABILIDAD DE LA
PLANEACIN DEL
ABASTECIMIENTO
Se fundamenta
fundamenta en
en el
el compromiso
compromiso de
de la
la
Se
Direccin con
con los
los objetivos
objetivos corporativos
corporativos yy
Direccin
funcionales (formales
(formales ee informales),
informales), incluye:
incluye:
funcionales
La asignacin
asignacin de
de los
los recursos.
recursos.
La
La infraestructura.
infraestructura.
La
El ambiente
ambiente de
de trabajo.
trabajo.
El
La satisfaccin
satisfaccin de
de las
las expectativas.
expectativas.
La
Exigencias del
del mercado.
mercado.
Exigencias

Decisiones HACER O COMPRAR:


ventajas de cada alternativa
Criterio
Costos

Posibles ventajas
COMPRAR

Posibles ventajas
HACER

Reduccin de costos de distribucin


Posibles economas de escala
Eliminacin de mrgenes de
intermediarios innecesarios
Oportunidades de financiamiento

Calidad

La fabricacin en casa puede


garantizar una mejor calidad.

Consecuencias
para las ventas

Los residuos y subproductos


pueden ser vendidos rentablemente
si su calidad es adecuada.

Riesgos y
dependencias

Necesidades de
capital

Los proveedores de materias primas


e insumos condicionan la
elaboracin de nuestros productos.
RIESGO
Es necesario invertir en Activos Fijos
(maquinaria, instalaciones, etc).
RIESGO

Reduccin de costos de
almacenamiento (especialmente
cuando se compra Justo-a-tiempo)
Por mayores cantidades el proveedor
puede llegar a Costos de produccin
ms bajos que pueden llevar a Costos
bajos de compra (especialmente cuando
estandariza los productos)
Por mayores cantidades el proveedor
puede emplear mquinas muy
buenas para producir mejor calidad a
bajo costo
Si la imagen de calidad del
proveedor es buena, esto puede ser un
argumento de compra para el producto
final.
Una adecuada amplitud de oferentes,
puede eliminar riesgos y conducir a
adecuados procesos de seleccin.
Menos inversiones necesarias en
maquinaria.

DECISIN DE HACER O COMPRAR


Factor:

Costo de
oportunidad.
Capacidad e
Idoneidad
propias.
Costo
diferencial.
Disponibilidad
de proveedores.
Impacto general.

Mtodo
:
Evaluar el costo
de oportunidad

Presentar especificacin precisa


Analizar capacidad existente
Calcular el costo de compra
Analizar ofertas de proveedores
Calcular el comportamiento de
los costos
Ponderar la capacidad propia y
de proveedor y costos
diferenciales

MAQUILAS
Se denomina
denomina MAQUILA
MAQUILA aa la
la
Se
empresa que
que se
se encarga
encarga de
de
empresa
hacerlela
laproduccin
produccinaaotra.
otra.
hacerle
Ejemplo:
Ejemplo:
Levis:Expofaro
Expofaro
Levis:
Abercombrie && Fitch,
Fitch, Patagonia,
Patagonia, Liz
Liz
Abercombrie
Clairbone, Lands
Lands End,
End, Hanes,
Hanes, Nautica,
Nautica,
Clairbone,
Levis, Adidas,
Adidas, Arena,
Arena, Structure,
Structure, Tommy
Tommy
Levis,
Hilfiger, Polo-Ralph
Polo-Ralph Lauren,
Lauren, Nike,
Nike, Perry
Perry
Hilfiger,
Ellis, Andrew
Andrew Fezza,
Fezza, Kenneth
Kenneth Cole,
Cole, Hush
Hush
Ellis,
Puppies,Kickers,
Kickers,Green
GreenDog.
Dog.
Puppies,

COMPONENTES DEL PROCESO


DE COMPRAS

PRINCIPIOS DE ADQUISICIN
1. Definicin
Definicin de
de los
los criterios
criterios para
para la
la seleccin,
seleccin,
1.
evaluacin yy re-evaluacin
re-evaluacin de
de proveedores.
proveedores.
evaluacin
2. Cumplimiento
Cumplimiento de
de especificaciones
especificaciones yy requisitos
requisitos de
de
2.
compra ..
compra
3. Relacin
Relacin del
del tipo
tipo yy alcance
alcance del
del control
control aplicado
aplicado al
al
3.
proveedor con
con el
el impacto
impacto en
en el
el producto.
producto.
proveedor
4. Evaluacin
Evaluacin de
de la
la capacidad
capacidad de
de los
los proveedores
proveedores
4.
para cumplir
cumplir los
los requerimientos.
requerimientos.
para
5. Elaborar
Elaborar yy mantener
mantener Documentacin
Documentacin formal
formal de
de los
los
5.
resultados de
de las
las evaluaciones.
evaluaciones.
resultados

PRINCIPIOS DE ADQUISICIN
6. Informacin
Informacin estructurada
estructurada con
con respecto
respecto aa requisitos
requisitos
6.
para la
la aprobacin
aprobacin de
de materiales,
materiales, procedimientos,
procedimientos,
para
procesos yy equipos.
equipos.
procesos
7. Inspeccin
Inspeccin yy actividades
actividades afines
afines necesarias
necesarias
7.
establecidas ee implementadas.
implementadas.
establecidas
8. Aplicacin
Aplicacin de
de mtodos
mtodos apropiados
apropiados para
para el
el
8.
seguimiento de
de los
los procesos
procesos de
de compras.
compras.
seguimiento
9. Medicin
Medicin yy evaluacin
evaluacin de
de la
la capacidad
capacidad de
de los
los
9.
procesos.
procesos.
10. Decisin
Decisin yy ejecucin
ejecucin de
de acciones
acciones correctivas
correctivas yy
10.
preventivas.
preventivas.

QU COMPRAN LAS
EMPRESAS?
COMPRAS PRODUCCIN:
MATERIAS PRIMAS, COMPONENTES Y PRODUCTOS
PARA LA FABRICACIN.
VERTICAL: SUMINISTROS ESPECFICOS PARA CADA
SECTOR INDUSTRIAL
COMPRAS NO PRODUCCIN
PRODUCTOS INDIRECTOS.
COMPRAS MANTENIMIENTO, REPARACIONES Y
OPERACIONES.
SERVICIOS.

PARA LLEVAR A CABO LAS ACTIVIDADES


EMPRESARIALES.

HORIZONTAL Y COMN A TODOS LOS SECTORES DE


ACTIVIDAD.

COMPRAS DE SOPORTE O
COMPLEMENTO LOGISTICO
VIAJES
Agencia de viajes
Lneas Areas
Hotel
Alquiler coche
Tren
Taxis

EDIFICIO
Comedor
Limpieza
Jardinera
Mantenimiento
Seguridad
Mdicos
Correo
Aire Acondicionado
Ascensores
Recogida desperdicios
Mudanza oficinas

COMUNICACIN
Publicidad
Agencia Publicidad
Agencia publicaciones
Impresos
Servicios Multimedia
Regalos
Ferias
Seminarios/conferencias

TRABAJO (Servicios)
Consultora
Bases de datos
Control
Educacin/formacin
Trabajo especializado
Estudios/ Anlisis
Trabajo temporal

TRANSPORTE
(personal)
Autobs
Otros

SERVICIOS DE
OFICINA
Flota coches
Copiadoras
Impresos
Procesos/documentos/Catlog.
Traducciones
Suministros de oficina
Papel
Muebles
Libros y suscripciones
Obras/reparaciones

SERVICIOS DE
FABRICA
Electricidad
Gas
Gases industriales
Prod. Petrolferos
Agua
Equipo Almacn
Estructuras
Obras/instalaciones

TRANSPORTE
(mercancas)
Areo
Martimo
Camin
Auto-tren
Correo urgente
Proveed. Logstico
Embalajes

HARD/SOFTWARE
PC
Mantenimiento
Licencias Software
Software desarrollo
Consultora

EQUIPOS
Instrumentacin
Medida
Herramientas
Maquinaria
Repuestos de maquinaria y
equipo

MATRIZ DE KRALJIC
Alto

Materiales
Especializados

Materiales
Estratgicos

Impacto en el
negocio ($)

Bajo

Materiales
No Crticos

Materiales
Cuello de Botella

Baja

Alta

Complejidad del Mercado

MATRIZ DE KRALJIC
Modelo bidimensional
bidimensional utilizado
utilizado para
para clasificar
clasificar los
los
Modelo
productos comprados
comprados por
por una
una empresa
empresa yy los
los
productos
efectos que
que estos
estos tienen
tienen sobre
sobre las
las compras
compras yy
efectos
las finanzas
finanzas de
de la
la empresa.
empresa. Permite
Permite clasificar
clasificar
las
el proceso
proceso logstico
logstico de
de compras
compras en
en cuatro
cuatro
el
categoras definidas
definidas aa partir
partir del
del criterio
criterio ABC.
ABC.
categoras
Impacto en el
negocio ($)

Complejidad del Mercado

Categoras:
Categoras:
1. Materiales
Materiales Especializados.
Especializados.
1.
2. Materiales
Materiales Estratgicos.
Estratgicos.
2.
3. Materiales
Materiales no
no Crticos.
Crticos.
3.
4. Materiales
Materiales
Cuello
de
4.
Cuello
de
Botella.
Botella.

MATRIZ DE KRALJIC
Anlisis de
de Escenarios:
Escenarios:
Anlisis
1. Materiales
Materiales Especializados:
Especializados: Se
Se utiliza
utiliza el
el poder
poder de
de
1.
compra, cuya
cuya estrategia
estrategia es
es el
el objetivo
objetivo del
del precio
precio
compra,
para reducir
reducir costos,
costos, pues
pues no
no son
son productos
productos crticos
crticos yy la
la
para
negociacin mediante
mediante contratos
contratos corporativos
corporativos .. Ejemplo:
Ejemplo:
negociacin
Elacero.
acero.
El
2. Materiales
Materiales Estratgicos:
Estratgicos: Son
Son los
los ms
ms importantes
importantes en
en
2.
el proceso
proceso de
de compra
compra yy aa la
la vez
vez los
los de
de mayor
mayor
el
complejidad yy riesgo
riesgo en
en el
el proceso
proceso del
del suministro,
suministro, se
se
complejidad
deben manejar
manejar planes
planes de
de contingencia,
contingencia, Logstica
Logstica yy
deben
controlde
deInventarios.
Inventarios. Ejemplo:
Ejemplo: Las
Lasturbinas.
turbinas.
control

MATRIZ DE KRALJIC
3.Materiales no
no Crticos:
Crticos: Son
Son menos
menos complejos
complejos en
en el
el
3.Materiales
suministro yy la
la estrategia
estrategia utilizada
utilizada es
es reducir
reducir costes,
costes, ya
ya
suministro
sea comprndole
comprndole ms
ms aa un
un proveedor
proveedor oo haciendo
haciendo ms
ms
sea
competitiva la
la lucha
lucha entre
entre ellos,
ellos, se
se debe
debe disear
disear una
una
competitiva
lnea-base de
de costes
costes aa la
la cual
cual se
se debe
debe de
de llegar
llegar en
en cada
cada
lnea-base
negociacin. Algunas
Algunas empresas
empresas determinan
determinan un
un Costo
Costo
negociacin.
objetivo el
el cual
cual deben
deben alcanzar
alcanzar los
los proveedores
proveedores para
para
objetivo
calificar yy poder
poder vincularse
vincularse aa competir
competir bajo
bajo otras
otras variables
variables
calificar
como financiamientos,
financiamientos, estandarizacin
estandarizacin de
de productos,
productos,
como
reducir la
la logstica,
logstica, volmenes
volmenes de
de entrega,
entrega, uso
uso de
de
reducir
herramientas yy e.commerce;
e.commerce; etc.
etc. Ejemplo:
Ejemplo: Materias
Materias
herramientas
Primas.
Primas.

MATRIZ DE KRALJIC
4.Materiales Cuello
Cuello de
de Botella:
Botella: Se
Se debe
debe garantizar
garantizar la
la
4.Materiales
continuidad en
en el
el suministro,
suministro, analizando
analizando el
el riego
riego yy la
la
continuidad
seguridad de
de los
los inventarios,
inventarios, as
as como
como el
el diseo
diseo de
de
seguridad
planes de
de contingencia,
contingencia, igualmente
igualmente investigando
investigando
planes
productos alternos.
alternos. Reduciendo
Reduciendo la
la dependencia
dependencia de
de
productos
muchos proveedores
proveedores aa algunos
algunos proveedores
proveedores nicos,
nicos, ya
ya
muchos
sea haciendo
haciendo contratos
contratos aa largo
largo plazo
plazo oo aumentando
aumentando el
el
sea
portafolio de
de proveedores
proveedores seleccionados.
seleccionados. Ejemplo:
Ejemplo:
portafolio
Partes Electrnicas.
Electrnicas.
Partes

MATRIZ DE KRALJIC
Principio de Pareto
Los artculos Estratgicos y
los
Especializados
representan usualmente el
80% del presupuesto de
compras.
Los artculos No Crticos
representan usualmente el
20% del presupuesto de
compras y utilizan el 80%
de los recursos.

RELACIN ENTRE MATERIALES


ESTRATGICOS Y NO
ESTRATGICOS

Materiales
No Estratgicos

Materiales
Estratgicos

80%

20% 20%

80%

80%

20%

80%

80%

20% 20%

Diversidad

Valores Compra

Proveedores

Tiempo de Compra

Costos Operativos

RELACIN ENTRE
COMPRAS Y EL COSTO
TOTAL
Aproximadamente entre el 30-75% del costo total de
las empresas lo controlan proveedores externos...
100%

100%

100%

100%

60-70%

~75%

40-50%

30-40%

Automotriz

Contratacin
Ingeniera

Farmacutica

Consumo
Masivo

Valor Agregado
+ Margen

Compras
Externas

OBJETIVO DE UN SISTEMA
DE COMPRAS
Proveer y dar seguimiento a los procesos de
compra (nacionales e internacionales), desde el
momento en que un departamento de la empresa
(usuario) realiza una solicitud de compra, hasta
que el producto ha sido recibido por ste.
Se tendrn en cuenta los siguientes factores:

Recepcin de bodegas en inventario


Evaluacin de costos
Proveedores
Tiempos de entrega de pedidos
requerimientoes del usuario

OBJETIVOS ESPECFICOS DE
COMPRAS
1.

Mantener continiudad en el abastecimiento.

2.

Inversion minima compatible con:

Seguridad.
Provecho economico.

3.

Evitar duplicaciones, desperdicios, inutilizaciones

4.

Obtener costos bajos acordes con: calidad y servicio

5.

Mantener niveles de calidad

6.

Mantener posicion competitiva de la empresa

FUNCIONES DE UN SISTEMA DE
COMPRAS

1.Crear y mantener un registro actualizado de proveedores.


2.Generar y dar seguimiento a las solicitudes de Compra.
3.Recibir las solicitudes de compra provenientes de los
usuarios y encargados de otros departamentos
4.Elaboracin de cotizaciones por proveedor, para la
actualizacin de tiempos de entrega y costos de los artculos.
5.Generar y dar seguimiento a las rdenes de compra.
6.Generar las rdenes de compra.

FUNCIONES DE UN SISTEMA DE
COMPRAS
7.Realizar rdenes de compras utilizando mltiples monedas.
8.Agilizar la recepcin de la mercadera,
9.Realizar los procedimientos de Costeo de las rdenes de
compras (costeo estimado y costeo real).
10.Realizar la planeacin de compras para un perodo dado.
11.Permitir la elaboracin de un plan de compras.

COMPONENTES DEL
PROCESO DE COMPRAS

Procesos de
Direccionamiento

Estrategia
de
Aprovisionamiento

Organizacin y personal

Procesos de
Gestin
Procesos de
Apoyo

Bsqueda de Gestin y
mercados/ desarrollo de
proveedores proveedores
Gestin de desempeo

Da-a-Da

Informtica

ETAPAS BSICAS EN EL
SISTEMA DE COMPRAS
Inicio
Reconocimiento
de una
requerimiento
Descripcin de
la
requerimiento
Determinacin y
anlisis fuentes
de
abastecimiento

Determinacin
de Costos y
trminos
Preparacin y
asignacin de la
orden de
compra
Seguimiento y/o
expedicin de la
orden de
compra

Recepcin e
inspeccin de
los artculos
Liquidacin de
la factura y
pago
al
proveedor
Mantenimiento
de
registros

Fin

ETAPAS DEL PROCESO DE


COMPRA
1.

Inicio

El origen del proceso de compra en las empresas est determinado


por la necesidad de satisfacer un requerimiento del cliente interno
(cualquier rea de la empresa, pero principalmente el rea
productiva o la que desarrolla la actividad econmica de la
empresa), ya sea de bienes o servicios.
Igualmente, se puede generar el proceso cuando dentro de las
polticas de la empresa est establecido que debe mantenerse un
nivel de inventario predeterminado por los consumos calculados. En
este caso las empresas deben contar con una Programacin de
Compras y Adquisiciones a corto, mediano y largo plazo.

ETAPAS DEL PROCESO DE


COMPRA
2.

Formalizacin de la solicitud

Generalmente las empresas tienen ya establecidos los requisitos


formales que deben cumplir las solicitudes de bienes o servicios.
Especficamente, se puede considerar un formato de requisicin,
en donde deben identificarse perfectamente los tems solicitados, la
cantidad o frecuencia (en caso de servicios), y las aprobaciones
correspondientes.
En este punto, es muy importante verificar que las solicitudes
cuenten con una asignacin presupuestal, o en caso contrario con
la debida autorizacin

REQUISICIN DE COMPRA
La requisicin
requisicin de
de la
la compra
compra es
es el
el formato
formato oo registro
registro en
en
La
el cual
cual el
el cliente
cliente interno
interno identifica
identifica yy define
define las
las
el
caractersticas yy especificaciones
especificaciones requeridas
requeridas para
para
caractersticas
cumplir con
con los
los objetivos
objetivos del
del proceso
proceso y/o
y/o el
el producto
producto
cumplir

REQUISICIN DE COMPRA
Requisicin de compra Fecha elaboracin:___________
N_______
Dependencia solicitante:
Cuenta
Presupuesto:_________

Cantidad
requerida

Unidad

Descripcin y
especificaciones

Fecha requerida:_________
Notifquese en caso de problema
a________________________________
Instrucciones especiales de
envo:_________________________________
Elabor:________________________Aprob________________________

ETAPAS DEL PROCESO DE


COMPRA
3.

Anlisis de Proveedores

Una de las etapas ms fundamentales del proceso de


compras se refiere a un estudio detallado de los
proveedores que ofrecen los bienes o servicios requeridos.

ETAPAS DEL PROCESO DE


COMPRA
4.

Solicitud de Cotizaciones

Una vez seleccionados los proveedores que cumplen con los


requisitos de calidad, cumplimiento y capacidad productiva, se
hace una solicitud formal para cotizar los productos o servicios
requeridos.
Sin embargo, la prctica ms comn consiste en que se llega con
el proveedor a acuerdos, convenios o contratos de suministros o
abastecimiento gracias a los cuales se concretan Costos de
venta, trminos de negociacin y condiciones de despacho
aplicables para periodos de tiempo determinados. En este caso,
no se requiere solicitud de cotizacin sino de la elaboracin de un
pedido con cargo al convenio o contrato establecido.

ETAPAS DEL PROCESO DE


COMPRA
5.

Aprobacin de cotizacin o Factura Pro Forma

Cuando se ha evaluado debidamente la cotizacin recibida o la


factura pro forma remitida por el proveedor, con base en las polticas
adoptadas por la empresa, y stas cumplen con los requisitos, se
formaliza la aceptacin de las mismas mediante la generacin de una
Orden de Compra, que debe conservar las caractersticas y
condiciones de la cotizacin o la factura pro forma.
Por lo general las empresas cuentan con formatos establecidos para
detallar las especificaciones de los tems, los Costos, cantidades,
firmas de aprobacin y autorizacin, especificacin de trminos de
negociacin y de entrega.

ETAPAS DEL PROCESO DE


COMPRA
6. Procesamiento de la Orden de Compra y
Despacho
El proveedor de acuerdo a sus polticas internas y a los acuerdos
preestablecidos, debe evaluar y tramitar las rdenes de compra
recibidas y preparar los despachos correspondientes.
Al igual que en los puntos anteriores, es fundamental garantizar la
calidad de las comunicaciones entre comprador y proveedor, y la
agilidad y eficiencia en el sistema de respuesta de ambas partes.
(Retroalimentacin permanente).

COMPONENTES DE LA ORDEN
DE COMPRA
Costo
Cantidades
Nmero de orden de
compra
Fechas de entrega
Sitio o lugar de entrega
Empaque
Trminos comerciales
Pago
Garanta de inspeccin

Devolucin
Calificacin y
certificacin de
proveedores
Facturacin
Cdigos EAN
Nmero de entregas
Reclamos
Firmas Responsables

ETAPAS DEL PROCESO DE


COMPRA
7.

Gestin Logstica

El entorno cada vez ms competitivo del mercado ha hecho que el


xito de la gestin en las reas de compras y adquisiciones no slo
dependa de la capacidad de respuesta de los proveedores, sino
tambin de los sistemas de distribucin fsica y la logstica aplicados
para que los bienes o servicios lleguen de su origen a su destino en
el menor tiempo posible y en las condiciones requeridas.
La empresas pueden optar por la creacin de un rea interna que
asuma sta funcin, o por utilizar los servicios de intermediarios
especializados.

ETAPAS DEL PROCESO DE


COMPRA
8.

Aspecto Financiero

En los puntos anteriores se ha mencionado que proveedor y


comprador deben haber llegado a un acuerdo en cuanto a los trminos
comerciales.
Esto se refiere bsicamente a definir si se efectan pagos anticipados,
contra entrega, crditos a cierto plazo; si se requieren documentos que
soporten o garanticen los pagos, los trminos de validez de las ofertas,
descuentos especiales, y todos aquellos puntos que incidan en la
negociacin, que deben estar contemplados previamente en las
polticas de las empresas.

PROCESO TRADICIONAL DE COMPRAS


DE MATERIALES NO ESTRATGICOS
Almacenes

Usuario

Materiales

Factura

Solicitud del Pedido


Solicitud de Ofertas

Req. de Compra
Autorizacin de Compra

Ofertas

Comprador

Pedido

Supervisor

Proveedores
Pagos

Cuentas x Pagar

Administracin de Mercanca y Logstica Comercial

Diagrama de flujo para compras


Almacn

Inicio
Requerimiento
Departamentos

Requerimiento

Control de
requerimiento

Depsito

Seleccin de
proveedores

Archivo
proveedores
Archivo partes

Solicitudes

Fuentes

Proveedores

Ofertas

Proveedor

Negativa

Almacn de
ofertas

Comparacin
de ofertas
Pedido

Almacn de
pedidos

Archivo de
pedido

Proveedor

Confirmacin

Proveedor

Reclamacin

Control de
fechas

Proveedor

Comprobante
de suministro

Suministro

Entrada
proveedores

Almacenar
entradas

Recepcin de
mercancias

Proveedor

Factura

4. Compras / I mportaciones

Comparacin

suministro/factura

Almacn de
confirmaciones

Reporte de entrada

Bodega

Comprobante
de entrada
Contabilidad

4.2.3-1

PROCESO IDEAL: COMPRAS


Catlogo
Autorizadores
reas Tcnicas
Compras Corp.

Catlogo
Productos y
Servicios
Procedimientos
de
Compra

Elabora
requisicin

Contratos
Marco

Ciclo de
aprobacin
Orden de
compra

Proveedores
Certificados

requerimi
ento
Entrega
al usuario
Pago y
conciliacin

Recepcin
Almacn

Envo

Atencin
del
proveedor

Informacin
Destinatario

Pago en Lnea

Recepcin en Lnea

SELECCIN DE
PROVEEDORES

CANALES DE ADQUISICIN
1. Seleccin
Seleccin
1.

2. Calificacin
Calificacin
2.

CANALES DE ADQUISICIN
1. Seleccin
Seleccin
1.
1.1.Listado
Listado de
de proveedores
proveedores potenciales
potenciales
1.1.
1.2.Informacin
Informacin de
de proveedores
proveedores // productos
productos oo
1.2.
servicios: datos
datos administrativos,
administrativos, financieros
financieros yy
servicios:
tcnicos.
tcnicos.
1.3.Identificacin
Identificacin de
de los
los factores
factores de
de evaluacin
evaluacin en
en
1.3.
comit compuesto
compuesto por
por Mercadeo,
Mercadeo, Ventas,
Ventas,
comit
Logstica, Ingeniera,
Ingeniera, Administracin,
Administracin, Calidad,
Calidad,
Logstica,
Finanzas yy Compras.
Compras.
Finanzas

REAS DE ACCIN
PARA LA
PRE-SELECCIN DE
PROVEEDORES

REAS DE ACCIN PARA LA PRESELECCIN DE PROVEEDORES


1. REA DE CALIDAD
A. Caractersticas de la calidad
(Especificaciones)
B. Certificaciones de Calidad (Respaldo)
C. Garantas de Calidad (Responsabilidades)
D. Especificaciones Tcnicas (Normas
Tcnicas)

REAS DE ACCIN PARA LA PRESELECCIN DE PROVEEDORES


2. REA FINANCIERA
A. Fortaleza Financiera
(Manejo econmico y estabilidad financiera)
B. Fluidez Financiera
Corriente, Capital de Trabajo)

(Razn

REAS DE ACCIN PARA LA PRESELECCIN DE PROVEEDORES


3. REA TECNOLGICA
A. Manejo de la Tecnologa
y calidad)

(tiempos

REAS DE ACCIN PARA LA PRESELECCIN DE PROVEEDORES


4. REA DE TIEMPOS Y RESPUESTA
A. Tiempos y Movimientos
mayor tiempo menor eficiencia)

(a

B. Tiempos Pactados
(relacin de
tiempo de cubrimiento y tiempo
comprometido)

REAS DE ACCIN PARA LA PRESELECCIN DE PROVEEDORES


5. REA DE COSTOS
A. Costos Pactados
B. Costos Competitivos

REAS DE ACCIN PARA LA PRESELECCIN DE PROVEEDORES


6. REA ADMINISTRATIVA
A.
B.
C.
D.
E.
F.

Normatividad y legislacin
Actitud Gerencial
Modelo de Comunicacin
Experiencia y pericia gerencial
Proyeccin a Largo Plazo
Disponibilidad de Instalaciones

REAS DE ACCIN PARA LA PRESELECCIN DE PROVEEDORES


7. REA DE INVENTARIOS
A. Establecimiento de parmetros de
control de inventarios
B. Especificaciones de manipulacin de los
inventarios

REAS DE ACCIN PARA LA PRESELECCIN DE PROVEEDORES


8. REA DE MERCADEO
A. Tradicin e imagen de la marca
B. Tradicin e imagen de la empresa
C. Inversiones en publicidad

CRITERIOS PARA LA SELECCIN


DE PROVEEDORES (I)
Grupo de criterios

Criterios
Nivel de Costos

1. Criterios de
Costos y
condiciones

Desarrollo de Costos (fidelidad de Costos)


Crditos de proveedores
Aceptacin de costos de flete y transporte
Posibilidad de negocios recprocos

2. Criterios de
calidad de
materiales

Calidad tcnica
Normas
Garantas de calidad
Plazos de entrega

3. Criterios de
tiempo

Cumplimiento de los tiempos de entrega (fidelidad de


plazos)
Periodicidad de las entregas
Notificacin en la demora / suspensin de entregas
Asesora
Disposicin de cooperacin / Facultad comunicativa

4. Criterios de
servicio

Elaboracin de reclamos
Ofertas de capacitacin de los proveedores
Gama de productos

CRITERIOS PARA LA SELECCIN


DE PROVEEDORES (II)
Grupo de criterios

Criterios
Poltica de medio ambiente del proveedor

5. Criterios sobre el
Medio Ambiente

Transporte y Manipulacin
Empaque
Desechos

Retiro de la ubicacin del proveedor


6. Criterios de
ubicacin

Conexiones de transporte
Riesgos de suministro (nacionalidad y ubicacin del
proveedor)
Fuentes de compra del proveedor

Investigacin y Desarrollo (know-how tcnico)


7. Criterios
relativos a la
empresa

Capacidades productivas y financieras


Participacin en anlisis de valores
Encargarse del almacenaje y control de calidad
Flexibilidad (suministros al detal, cambios, etc.)

EVALUACIN DE OFERTAS
2. Calificacin
Calificacin
2.
2.1. Calidad:
Calidad: Especificacin,
Especificacin, lotes
lotes recibidos
recibidos -2.1.
rechazados, %
% de
de aceptacin,
aceptacin, ndice
ndice de
de calidad
calidad
rechazados,
2.2. Costo:
Costo: Unitario,
Unitario, descuentos,
descuentos, transporte,
transporte, costos
costos //
2.2.
defectos, costo
costo total,
total, ndice
ndice de
de Costo.
Costo.
defectos,
2.3. Servicio:
Servicio: Cantidad
Cantidad pedida
pedida -- entregada,
entregada,
2.3.
porcentaje de
de cumplimiento,
cumplimiento, ndice
ndice de
de servicio.
servicio.
porcentaje
2.4. Atencin:
Atencin: Nmero
Nmero de
de visitas,
visitas, esperadas,
esperadas,
2.4.
porcentaje de
de cumplimiento,
cumplimiento, ndice
ndice de
de atencin
atencin
porcentaje
2.5. Calidad
Calidad consolidada:
consolidada: total
total de
de ndices.
ndices.
2.5.

PONDERACIN DE CRITERIOS
(I)
Peso del
grupo

Criterios
1. Criterios de Costos y condiciones
1.1. Nivel de Costos
25
5,0
1.2. Desarrollo de Costos (fidelidad de Costos)
1.3. Crditos de proveedores
20
4,0
1.4. Aceptacin de costos de flete y transporte
1.5 Posibilidad de negocios recprocos
20
Suma
100
2. Criterios de calidad de materiales
2.1. Calidad tcnica
40
2.2. Normas
20
5,0
2.3. Garantas de calidad
Suma
100

Peso del
criterio
absoluto

0,20
20

4,0

15
4,0

3,0

0,25
10,0
40

10,0

3. Criterios de tiempo
0,20
3.1. Plazos de entrega
20
4,0
3.2. Cumplimiento de los tiempos de entrega (fidelidad de plazos)
3.3. Disposicin de entregas
20
4,0
3.4. Notificacin en la demora / suspensin de entregas
30
Suma
100
4. Criterios de servicio
0,10
4.1. Asesora
25
2,5
4.2. Disposicin de cooperacin / Facultad comunicativa
4.3. Elaboracin de reclamos
20
2,0
4.4. Ofertas de capacitacin de los proveedores
10
4.5. Gama de productos
15
1,5
Suma
100

30
1,0

30
6,0

3,0

6,0

Peso del
criterio
relativo

PONDERACIN DE CRITERIOS
(II)
Peso del
grupo

Criterios
5. Criterios sobre el Medio Ambiente 0,15
5.1. Poltica de medio ambiente del proveedor
30
5.2. Transporte
10
1,5
5.3. Empaque
40
6,0
5.4. Desechos
20
3,0
Suma
100
6. Criterios de ubicacin 0,05
6.1. Retiro de la ubicacin del proveedor
20
6.2. Conexiones de transporte
20
1,0
6.3. Riesgos de suministro (nacionalidad del proveedor)
6.4. Fuentes de compra del proveedor
20
1,0
Suma
100
7. Criterios relativos a la empresa
0,05
7.1. Investigacin y Desarrollo
10
0,5
7.2. Capacidades
20
1,0
7.3. Participacin en anlisis de valores
20
1,0
7.4. Encargarse del almacenaje y control de calidad
7.5. Flexibilidad (suministros al detal, cambios, etc.)
Suma
100

4,5

1,0
40

20
30

1,0
1,5

2,0

Peso del
criterio
absoluto

Peso del
criterio
relativo

MATRIZ DE CRITICIDAD DE
PROVEEDORES
PROVEEDOR 1
CRITERIO 1

PROVEEDOR 2

PROVEEDOR 3

40%

Costo

0.5

15

20

12

Crdito

0.4

12

15

16

Negocios Recprocos

0.1

TOTAL

31

CRITERIO 2

38

30

35%

Calidad

0.4

14

12

Normas

0.3

9.5

10

Garanta

0.3

10.5

TOTAL

34

CRITERIO 6

26

26

25%

Ubicacin

0.35

7.5

8.75

6.5

Conexiones de Transp.

0.15

3.75

2.5

MEDICIN DEL ALCANCE DE


OBJETIVOS
Criterios
1.1.

Nivel de Costos

2.3.
Garantas de
calidad
3.3.
Disposicin de
entregas
4.4.
Ofertas de
capacitacin de los
proveedores
5.4.

Desechos

6.2.
Conexiones de
transporte

Categora 1
Excelente
n = 20

Categora 2
Bueno
n = 15

Categora 3
Aceptable
n = 10

Categora 4
Deficiente
n=5

abajo de todos
los
competidores

abajo de
algunos
competidores

igual que los


de-ms
competidores

arriba de
algunos
competidores

arriba de todos
los
competidores

absoluto

con pequeas
restricciones

normal

insignificante

apenas

muy bien

bien

satisfactorio

mal

muy mal

muy bien

bien

satisfactorio

existe se
puede
desarrollar

no existe

se pueden
regre-sar los
desechos,
reciclaje
completo

la mayora de
las veces

parcialmente

bien (casi
todos los
medios de
transporte)

no todos

muy bien (tren,


avin, bus)

Categora 5
Muy mal
n=0

ninguno
de vez en
cuando
solo uno
muy pocos
muy escasas

suficiente
alto
7.2.

Capacidades

muy alto

con dificultades

poco

sin problemas
7.5.

Flexibilidad

adaptacin muy

pesado

ninguna
adaptacin

PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR


EL ANLISIS DEL VALOR TIL
Pasos fundamentales

Descripcin global de medidas

1.

Definicin y
estructuracin de
criterios definidos

Seleccin de los criterios tomados como base para el


juicio. Los criterios definidos se derivan del sistema
objetivo, bajo cuya base est el problema

2.

Importancia de los
criterios definidos

Con ayuda de factores de peso correspondiente se


evalan los criterios definidos. La importancia muestra
el significado de los criterios individuales

3.

Determinacin de
las ventajas
parciales

Para cada alternativa se examina en qu medida sta


satisface los criterios. Grfica de las alternativas en el
sistema de valores

4.

5.

Emisin del valor


til para cada
alternativa
Juicio de los
beneficios

Para cada alternativa se indaga el valor til; a esto


sigue un resumen de las utilidades parciales emitidas
(sntesis de valores)
Seleccin de la alternativa con el mximo valor til

ESQUEMA DE CLCULO DEL


ANLISIS DEL VALOR TIL
Alternativa A1
Criterio

Peso

Puntos segn
evaluacin
(ver categora)

Alternativa A2

Valores tiles
ponderado

Puntos segn
evaluacin (ver
categora)

Valores tiles
ponderado

1.1. Nivel de
Costos

15

75

20

100

3.3.

10

40

20

30

30

Disposici
n de
entregas
5.3. Empaque
Puntos totales

145

150