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Administracin de Almacenes

4.1 Funciones del


Almacn

Funciones del
Almacn

Recepcin
Registro de entradas y salidas
Almacenamiento
Mantenimiento
Despacho de materiales
Coordinacin de los departamentos de

inventario y contabilidad

Recepcin eidentificacin de
losproductos
Consiste

en dar entrada a los materiales


enviados por los proveedores despus de haber
cotejado la mercanca con la informacin que
figura en la nota de recepcin, albarn o nota de
entrega. Se debe comprobar tanto la cantidad
como la calidad de los productos que entran
para asegurarse que se ajustan a lo solicitado.

Registro de entradas y
salidas
El Registro de Entradas y Salidas garantiza de

una forma gil, sencilla, manejable y eficaz, el


control de entrada y salida de documentacin
presencial y telemtica as como su distribucin
en la Entidad.

Almacenamiento
Ubicacin

de la
mercanca en
la zona
ms idnea, con el fin de poder acceder a ella y
localizarla fcilmente. Para estas tareas se
emplean los medios ms adecuados de
transporte interno (cintas transportadoras,
carretillas, etc)

Mantenimiento

Conservacin y mantenimiento. Consiste en conservar la merca

nca en perfecto estado desde su entrada en almacn hasta su


salida. Para ello se deber aplicarla normativa vigente en lo que
se refiere a seguridad e higiene.
Preparacin de pedidos y expedicin. Se distinguen dos tareas

fundamentalmente:
Seleccin de la mercanca y del embalaje, procurando se

corresponda con las condiciones exigidas por el cliente.


Eleccin

del transporte, que se hace en funcin de la


mercanca que se debe transportar y los lugares de origen y
destino.

Organizacin

y control de las existencias. Consiste


en determinar el nivel destock de los productos
almacenados y establecer para cada uno la
frecuencia de pedido y la cantidad que se solicita
con el fin de que se genere el menor costo de
almacenamiento. Esta es una de las tareas ms
importantes. En primer lugar porque el almacenaje
representa ms del 30% del coste total de la
mercanca, yen segundo lugar, porque en las
empresas tradicionales, las operaciones de
almacenamiento consumen ms del 90% del tiempo
dedicado al producto que se fabrica o comercializa

4.2 Localizacin
y distribucin de
almacenes

Objetivo
Facilitar la rapidez de la preparacin de los

pedidos, la precisin de los mismos y la


colocacin mas eficientes de las existencias.
La optimizacin del espacio y en dotar de

medias de manipulacin de cargas normalmente


a gran altura y con volmenes de trabajo
medios.

Tipos de almacen

Concepto
La localizacin de las instalaciones es el proceso

de elegir un lugar geogrfico para realizar las


operaciones de una empresa.
Los gerentes de organizaciones de servicios y de

manufactura tienen pasar por muchos factores


cuando evalan la conveniencia de un sitio en
particular, como la 6proximidad a clientes y
proveedores, los costos de mano de obra y los
costos de transporte

Seis grupos de factores dominan las decisiones

de localizacin en el caso de nuevas plantas


manufactureras:
clima laboral favorable
proximidad a los mercados
calidad de vida
proximidad a proveedores
proximidad a las instalaciones de la empresa
matriz, y costos aceptables

se
Almacn

Centro de distribucin

Funcin principal

Gestiona el
almacenaje y
manipulacin de
inventario

Gestiona el flujo de
los materiales

cost driver principal

Espacio e
instalaciones

Mano de obra

Ciclo de pedido

Meses, semanas

Das, horas

Actividades de valor
aadido

puntuales

Forman parte del


proceso

expediciones

Bajo demanda del


cliente

Push shipping

Diseo de un almacn
Numero de plantas
Planta de almacn
Instalaciones principales
materiales

4.3 Seleccin de
mobiliario y equipo
de almacn

El almacenamiento de materiales depende de

la dimensin y caractersticas de los


materiales.
Estos pueden exigir, como mobiliario y equipo,
una simple estantera o diablo hasta sistemas
totalmente automatizados, que involucran
grandes inversiones avanzadas tecnologas de
informacin

La eleccin sistema optimo de almacenamiento

de materiales (artculos o mercancas),


componentes, sub-ensambles y productos
terminados debern tomar en consideracin
factores como el espacio disponible de la
bodega, tipos de materiales, nmeros de
artculos guardados, velocidad de atencin y tipo
de embalaje

Si el espacio de un almacn es muy limitado o

crtico por el crecimiento de sus operaciones,


puede pensarse una mejor colocacin de los
medios de almacenamiento (estantes y tarimas);
un nuevo diseo de estantera, de tipo flexible,
que aproveche mejor el espacio existente

Los bienes se clasifican de acuerdo a su

naturaleza bienes instrumentales y de


consumo

Su origen
Bienes propiedad de la entidad. Aquellos

bienes que forman parte del patrimonio y que


fueron incorporados a travs de su adquisicin
con recursos producidos de la misma
institucin bienes de comodato que son los
que son de otras empresas que prestan o
rentan para su uso en la empresa

Su aprovechamiento
Mobiliario

Indirecto en el proceso (escritorio, silla,


anaqueles)

Sus condiciones
Bien util: mobiliario y equipo que todavia

permite su uso y operacin con seguridad


bien desgastado: mobiliario y equipo que por
su uso ya no presenta las medidas minimas
de seguridad para su operacin.
Bien incosteable: mobiliario y equipo
deteriorado u descompuesto y que si
rehabilitacion es mayor o casi igual que su
valor de reposicion o que su mantenimiento
es muy alto.

Mobiliario mas utilizado


Sistemas de cajas metlicas. Se emplea para

almacenar artculos pequeos y facilitar su


control.
Armarios: en la mayor parte de los casos se
usan armarios de acero o de madera para
almacenar cargas no entarimadas o artculos
grandes.

Apilamientos o pilas: se trata de una de

almacenamiento de cajas o variacin


recipientes que permite aprovechar al mximo
espacio.

Anaqueles o estantes
Tarimas
Elevador Elctronimacomanual

Seleccionar

el sistema de almacenamiento
apropiado
para
una
aplicacin
implica
compaginar las necesidades de movimiento y
almacn con las caractersticas de equipamiento.

Esto

implica compaginar dos objetivos


contrapuestos que son: maximizar el uso del
volumen, y permitir un fcil y rpido acceso
de los productos almacenados

En general se puede admitir que un sistema

de almacn bien diseado debera:


Usar adecuadamente el volumen construido
Facilitar el acceso a los productos, minimizar
las distancias recorridas y favorecer el flujo de
bienes.
Favorecer el movimiento y el control de stocks
Proteger contra incendios, daos y robos

La seleccin del equipamiento debera tener

en cuenta la siguiente informacin:


Caractersticas
fsicas de los bienes
almacenados
Contaminacin-olores que puedan afectar a
los bienes
Riesgos asociados a los bienes: incendios,
gases, etc.
Valor de los bienes
Nmeros de lneas en los pedidos
Numero de referencias

sistemas informticos de administrac


De inventarios

Es un programa, utilizado por


medio de una computadora, que
te permite llevar el control y la
administracin de los productos
que se encuentran dentro de un
almacn.

Cul es su funcionamient
Normalmente registra las entradas y salidas de
productos, llevando tambin el control de los
costos por cada movimiento de inventario.
Tambin puede administrar los productos que se
transfieren entre almacenes y los ms
sofisticados pueden manejar almacenes virtuales
y almacenes mviles para entregas JUSTO A
TIEMPO.

En relacin a los inventarios, hay en plaza


una enorme cantidad de programas de
computacin que facilitan esta gestin,
algunos sistemas informticos de
administracin mas recientes de inventarios
son los siguientes:

Gestin integrada de
El objetivo es tener la mercadera adecuada en el
inventarios

sitio apropiado en el momento necesario.


Mediante unidades de almacenamiento de
inventario (SKU) se registran los artculos a su
llegada a la tienda y en el momento de
su venta. Con una simple lectura del cdigo
de barras en el punto de compra, el nmero de
SKU, el nombre del producto, el precio de venta y
el costo se registran en las bases de datos de la
empresa.

Optimizacin Dinmica de
Inventarios (ODI)
Es Una tcnica altamente eficaz en el
manejo de las existencias. Que permite
administrar y controlar stocks de
productos terminados que se adquieren
para ser usados o vendidos, y que
tienen la caracterstica de tener una
demanda futura incierta.

Warehouse Management
System (WMS) o Sistema de
Administracin y Gestin de
Almacenes.
Este sistema permite conducir en
forma organizada todos los
movimientos de mercaderas de uno
o varios almacenes, incluyendo
almacenes de terceros, lo que
garantiza la optimizacin de las
tcnicas de almacenaje y de los
recursos tecnolgicos y humanos
involucrados en el proceso. Para ello,
el software debe estar integrado a
herramientas tales como lectoras
lser de cdigo de barra, terminales
de transmisin de datos por radio
frecuencia y contar con integracin
de accesos va Internet.

Ventajas del uso de un


sistema

1. Rapidez y eficiencia
Un sistema de gestin de inventario
computarizado hace de todo, desde la
introduccin de informacin hasta hacer
que el control de un inventario sea ms
fcil. Hacer un recuento de mano de
inventario puede tomar das, pero con
un sistema computarizado de gestin de
inventario, el mismo proceso se puede
realizar en cuestin de horas.

2. Generacin de documentos
Una vez que el sistema de gestin
de inventario computarizado est en
su lugar, los gerentes y los
trabajadores pueden utilizarlo para
generar automticamente todo tipo
de documentos, desde rdenes de
compra y cheques hasta facturas y
estados de cuenta. Los
administradores tambin pueden
utilizar el sistema para ordenar
automticamente los productos
cuando se agotan.

Desventajas del uso de


Un sistema

1. Problemas de precisin
Un sistema computarizado por s solo no
garantiza precisin y los datos de
inventario son slo tan buenos como la
entrada de datos que los cre. Las
empresas que planean usar un sistema
de inventario informatizado de gestin
deben tener un sistema para validar sus
datos y verificar las cifras reportadas por
el sistema. Un recuento de seleccin
manual o de auditora dirigida puede ser
necesario para asegurar la integridad del
sistema.

2. Riesgo de fraude
Cualquier sistema informtico
conlleva el riesgo de intrusin y
con un sistema de gestin de
inventario computarizado viene el
riesgo de fraude tambin. Un
vendedor deshonesto pueda
hackear el sistema para recibir un
pago por los productos nunca
entregados, o un empleado
deshonesto podra redirigir los
cheques a s mismo.