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Gestin de Proyectos

Semana 11: Organizacin y Funciones de la


Oficina de Proyectos

Gestin de Proyectos
Ing. Dr. Jos A. Segura Cuyubamba

Oficina de Proyectos
Organizacin y Funciones
Misin, Objetivos y Responsabilidades
la Oficina de Proyectos. Factores clave
el diseo. Variables a considerar. Etapas
el Diseo.
Ejemplo de Puesta en Marcha
documentacin del Plan del Proyecto
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de
en
en
y

Preocupacin inicial
Cmo
implementar
proyectos en
mi
organizacin
del modo ms
efectivo?
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Ing. Dr. Jos A. Segura Cuyubamba

Requerimientos
Crecimiento de la
prctica de la
Gestin de Proyectos

Necesidad de un mtodo
sistemtico de
implementacin
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Ing. Dr. Jos A. Segura Cuyubamba

La Oficina de Proyectos
Proveer servicios o
consultora interna
en todos los aspectos
que la Organizacin
debe generar
aptitudes en la
implementacin de
sus proyectos
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Ing. Dr. Jos A. Segura Cuyubamba

Estrategia
Modelo 5 fuerzas de M.Porter
Nuevos Competidores
Amenaza

Proveedores
Poder de
Negociacin

Competen
cia
Mercado

Clientes
Poder de
Negociacin

Amenaza
Sustitutos

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Ciclo de vida de Proyectos


Uso de Recursos / Costos

Implementacin

Desarrollo

Cierre

Concepcin

Tiempo
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Procesos en la Gestin de Proyectos


Iniciacin
Planeamiento

Control

Ejecucin

Cierre

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Modelo PMI
Areas de
Conocimiento

Gerenciamiento
de
Proyectos

Visin
Integral

Tiempos

Recursos
Humanos

Alcance

Calidad

Costos

Comunicacin

Riesgos

Abastecimiento

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Procesos
Areas de
Conocimiento

Iniciacin

Planeamiento

Ejecucin

Seguimiento
y Control

1.- Integracin
2.- Alcance
3.- Tiempos
4.- Costos
5.- Calidad
6.- Recursos
Humanos
7.- Comunicacin
8.- Riesgos
9.- Aprovisio
namiento

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Cierre

Oficina de Proyectos
MISION
Proveer todo el apoyo necesario a los Gerentes de
Proyecto en el lanzamiento, implementacin y conclusin
exitosa de todos sus emprendimientos
Asegurar que los proyectos son ejecutados alineados con
las estrategias de la organizacin
y respetando los procedimientos establecidos
Proveer visin sistmica y metodologa

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Generado internamente como iniciativa de la organizacin

1.-Concepcin
Generacin

Iniciado por un cliente a travs de un requerimiento

La organizacin formaliza su intencin


Se relevan los requerimientos

Project Charter
Se construye la Estructura del Proyecto
WBS

3.- Planeamiento

4.- Programacin

6.- Cambios

7.- Cierre del


Proyecto

5.-Ejecucin Monitoreo

HOJA DE RUTA

2.- Desarrollo
Preliminar

Se
Se
Se
Se
Se
Se

desarrolla el Cronograma del Proyecto


definen los recursos y su organizacin
especifican materiales, equipos e instalaciones
establece el Presupuesto
calculan los riesgos
contratan los recursos
Se ejecuta el Plan
Se monitorean los resultados

Se introducen los
cambios y modificaciones
y mejoras necesarias

Se cierran formalmente todos los documentos


Se registran las lecciones aprendidas

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2.- Desarrollo

1.-Concepcin
Generacin

3.- Planeamiento

6.- Cambios

5.-Ejecucin Monitoreo

Uso de Recursos / Costos

4.- Programacin
Riesgos

7.- Cierre del


Proyecto

Cierre
Implementacin

Concepcin
Desarrollo

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Tiempo

Soporte a los
equipos
Consultora
Mtodos y
Estndares
Capacitacin
Project
Managers
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Beneficios
Reconocimiento
Mejora Rentabilidad
Efectividad de Equipos
Mejora en la Organizacin
Cambio cultural
Profesionalismo
Herramientas Validadas
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Soporte Administrativo
Soporte a los
equipos
Consultora
Mtodos y
Estndares
Capacitacin
Project
Managers

Complejidad en los
canales de
comunicacin
Nmero de canales
= n(n-1) / 2
Grupo 20 personas
= 20(20-1) / 2 = 190

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Soporte Administrativo
Soporte a los
equipos
Consultora
Mtodos y
Estndares
Capacitacin
Project
Managers

Programacin Proyectos
Actualizacin diagramas
Reportes de Progreso
Visibilidad Proyectos
Base de datos

Id
1

Nombre de tarea
1 Obtener especificaciones de Equipos

2 Definicin de stock de P.T.

3 Seleccin de equipos

4 Compra de equipos

5 Instalacin de equipos

6 Seleccin

7 Acondicionamiento

8 Obtener especificac. de Prod, M.P. Y Materiales

9 Definicin de Stock para materia prima

10

10 Localizar y/o desarrollar proveedores

11

11 Seleccionar proveedores

12

12 Aprobar proveedores

13

13 Firma de contratos

14

14 Obtene r especificacione s de proces os

15

15 Definicin de perfiles

16

16 Bsqueda de personal

17

17 Seleccin de personal

18

18 Capacitacin

Project Management - Caso

may 25 '03
jun 1 '03
jun 8 '03
D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S

Re curs os Hum anos

Calidad

Comprobacin

1.

Se cumple el Plan de Calidad del Proyecto?

2.

Todos los productos obtenidos son aptos


para su uso por el cliente?

Registro modificaciones

3.

Se cumplen todas las leyes y regulaciones?

4.

Los sistemas de obtencin de informacin


de calidad son precisos?

Operacin Soft

5.

Se ponen en marcha las medidas correctivas


cuando son requeridas?

6.

Se identifican oportunidades de mejora?

Auditoras

1
mn

Administracin de Proyectos

Productos Seleccionados S.A.

29

22

5
mx

Ing Pedro del Campo


DIVISIN EDUCACION CONTINUA

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Actividades semanales
A realizar

Con Atraso

Crticas

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Consultora
Soporte a los
equipos
Consultora
Mtodos y
Estndares
Capacitacin
Project
Managers

Soporte desarrollo de
propuestas
procedimientos
desarrollo para
requerimientos de
propuestas de trabajo
revisiones de
propuestas
revisin desde el
punto de vista
externo
fortalezas y
debilidades
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Consultora
Asistencia en el lanzamiento
Disponibilidad ante eventualidades
Evaluacin de riesgos
Recuperacin de Proyectos
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Consultores
Estndar
Ms de cinco aos de
experiencia
Expertos en:
programacin
presupuestos
asignacin de

Senior
De diez a quince aos
de experiencia
Certificado Project
Management
Professional

recursos
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Consultores
Marketing

Finanzas

Slida
Visin
General

Suministros

Relaciones
Humanas

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Mtodos y Estndares
Soporte a los
equipos
Consultora
Mtodos y
Estndares
Capacitacin
Project
Managers

Preparacin
procedimientos
responsable
equipo apoyo
programacin tareas
aprobacin
divulgacin
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Procedimientos
Seleccin de Proyectos
Construccin Estructura de Trabajo
Cambios
Camino Crtico
Evaluacin de Riesgos
Documentacin apoyo
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Mejores Prcticas
Implementacin y monitoreo
Actualizado en los ltimos
desarrollos
PMI
Universidades
Literatura
Simposios

MODELO
Areas de Conocimiento

Gerenciamiento
de
Proyectos

Visin
Integral

Tiempos

Recursos
Humanos

Alcance

Calidad

Costos

Comunicacin

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Riesgos

Abastecimiento

Capacitacin
Soporte a los
equipos
Consultora
Mtodos y
Estndares
Capacitacin
Project
Managers

Bsico
Avanzado
Preparacin para el
examen de
certificacin PMI
Software
Visin General de
Negocios
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Project Managers
Identificar competencias requeridas
Soporte a los
equipos
Consultora
Mtodos y
Estndares
Capacitacin
Project
Managers

Identificar personas competentes


Asignar personas a proyectos
Incorporacin de lderes de proyecto
Evaluar las capacidades project
......managers

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Proyectos Virtuales
Project
Manager
Equipo
A
Equipo
B

Equipo
C
Sitios Remotos

Proyecto A

Base
Datos
Proyecto A

Sistemas
Informacin

Mtodos
Estndares

Oficina
Proyectos

Base
Datos
Of Proyectos

Otros
Departamentos

Sitio Central

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Oficina de Proyectos
FACTORES CLAVE EN EL DISEO
Tamao de la Organizacin
Resultados esperados
Barreras a su implementacin
Caractersticas de la Organizacin que sern
potenciadas con la creacin de la oficina de
proyectos

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Oficina de Proyectos
VARIABLES A TENER EN CUENTA
Contexto , tipo de organizacin y antecedentes
Ubicacin dentro de la Organizacin
Cobertura de responsabilidades
Origen del personal
Tamao del rea

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Oficina de Proyectos
VARIABLES A TENER EN CUENTA
Alcance de las funciones de soporte
desarrollo
implementacin
Sistema de Informacin a mantener
Alcance de la Ejecucin
Carcter de la Gestin de Cambio
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Documentacin del Proyecto

Proyecto:
P.M.O.
Oficina de Proyectos

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Importancia del
Proyecto

Proveer todo el apoyo necesario a los Gerentes de Proyecto en el


lanzamiento, implementacin y conclusin exitosa de todos sus
emprendimientos
Asegurar que los proyectos son ejecutados alineados con las estrategias
de la organizacin y respetando los procedimientos establecidos
Proveer visin sistmica y metodologa

Necesidades del
Negocio

Concentrar los esfuerzos


Aumentar la eficacia de la Gestin de Proyectos

Estrategias
Poner en marcha la Oficina de Proyectos en forma progresiva
sin afectar los proyectos en curso

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Objetivo del Proyecto


Producto
Caractersticas del
Producto del Proyecto
Alcance

Poner en marcha PMO Oficina de Proyectos

Proveer servicio o consultora interna en:


Planeamiento y programacin
Monitoreo
Preparacin y administracin de contratos
Administracin de Cambios
Herramientas y mtricas
Gestin de documentacin
Monitoreo de activos
Auditoras de Proyectos
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Requerimientos
servicio de apoyo al
producto

Sistema Informtico
Software PMO

Lmites
Toda la Organizacin

Productos
Entregables

Plan de Comunicaciones
Documentacin de Proyectos
Procedimientos de Gestin
Procedimientos solicitud de servicios de PMO
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Criterios de
Aceptacin

Polticas de la Organizacin

Asunciones o
Hiptesis

Eficacia de la Nueva Funcin


Aceptacin por parte de todas las reas que intervienen

Restricciones
No interferir la operacin y controles actuales

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Roles y
responsabilidades

Equipo de trabajo del


proyecto

Ver Matriz de Responsabilidades

Integrado por:

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Equipamiento e
instalaciones
asignadas

- Equipamiento en operacin
- Oficina de Proyectos sector X

Comunicaciones /
Documentacin /
Informes

- Plan de Comunicacin
- Documento Start up
- Procedimientos
- Informes de Avance

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Riesgos del Proyecto


Falta de claridad en la Transicin
Falta de coordinacin en el Start up
Fallas en el Funcionamiento

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Gestin de Proyectos
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Gestin de Proyectos
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Gestin de Proyectos
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Procesamiento

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Investigacin 1999 PMNetwork Ag 2001


University of Management and Technology in Arlington

Nro de respuestas en %

Personas full time OP

68

0a5

21.6

6 a 10

8.1
2.7

10 a 20
> 20

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Investigacin 1999 PMNetwork Ag 2001


University of Management and Technology in Arlington
INDUSTRIAS
Construccin
Transportes
Productos Farmacuticos
Consultora
Comunicaciones
Seguros
Gobierno
Manufactura
Bancos / Servicios Financieros
Informacin& Tecnologa
0

10

15

20

25

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30

Investigacin 1999 PMNetwork Ag 2001


University of Management and Technology in Arlington

SERVICIOS OFICINA PROYECTOS


Mantener un lugar para PMs
Mantenimiento herramientas PM
Mantenimiento Project Web site
Project Portfolio Management
Soporte Administrativo
Tracking Proyectos
Entrenamiento
Mentoring
Consultora
Establecer Mtodos y Estndares

10

20

30

40

50

60

70

80

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Investigacin 1999 PMNetwork Ag 2001


University of Management and Technology in Arlington
CONTRIBUCIONES PARA EL XITO DE OP
Y2K
Requerimiento de Clientes
Entrenamiento
Lecciones Aprendidas
Validacin y negociacin Project Managers
Mejorar resultados de Proyectos
Satisfacer los requerimientos de la Compaa
Soporte a Alta Gerencia
Profesionales competentes en la Oficina Proyectos
0

10

20

30

40

50

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60

Visin Futura
Presiones del Mercado
Competencia

Tecnologa

Estndares Calidad

Factores Polticos Sociales

Resultados Financieros

Presiones Econmicas

Cuestiones Legales

Preocupaciones Stockholders

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Visin Futura
Enfoques Organizacionales
Tradicional
Pocos Proyectos
Rentabilidad de
la Produccin
Largos ciclos de
vida

Project Management
Proyectos generadores
de Ingresos
PM responsable de la
rentabilidad
PM reconocido como
profesin

Organizacin funcional
por islas
Orientada a Producto

Orientada a Proyectos
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Los 6 componentes de la Excelencia


Integracin
Procesos
Comportamiento

Cultura
Apoyo de
la Gerencia

PM
Educacin &
Entrenamiento

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Gestin de Proyectos
Aceptacin
Organizacin

Oportunidades
Mejora

Actualizacin
Metodologa
Gestin

Lealtad Usuarios
Atraer nuevos adeptos
Desalentar mtodos paralelos
mostrar beneficios
mostrar costos

Integracin
Procesos

Integrar procesos actuales


Integrar nuevos procesos

Benchmarking

Industrias similares
Industrias no similares
nuevas ideas
nuevas aplicaciones

Mejora
Software

Actualizacin Interna
Adquisicin

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