Gestin de Proyectos Ing. Dr. Jos A. Segura Cuyubamba
Oficina de Proyectos Organizacin y Funciones Misin, Objetivos y Responsabilidades la Oficina de Proyectos. Factores clave el diseo. Variables a considerar. Etapas el Diseo. Ejemplo de Puesta en Marcha documentacin del Plan del Proyecto Gestin de Proyectos Ing. Dr. Jos A. Segura Cuyubamba
de en en y
Preocupacin inicial Cmo implementar proyectos en mi organizacin del modo ms efectivo? Gestin de Proyectos Ing. Dr. Jos A. Segura Cuyubamba
Requerimientos Crecimiento de la prctica de la Gestin de Proyectos
Necesidad de un mtodo sistemtico de implementacin Gestin de Proyectos Ing. Dr. Jos A. Segura Cuyubamba
La Oficina de Proyectos Proveer servicios o consultora interna en todos los aspectos que la Organizacin debe generar aptitudes en la implementacin de sus proyectos Gestin de Proyectos Ing. Dr. Jos A. Segura Cuyubamba
Estrategia Modelo 5 fuerzas de M.Porter Nuevos Competidores Amenaza
Proveedores Poder de Negociacin
Competen cia Mercado
Clientes Poder de Negociacin
Amenaza Sustitutos
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Ciclo de vida de Proyectos
Uso de Recursos / Costos
Implementacin
Desarrollo
Cierre
Concepcin
Tiempo Gestin de Proyectos Ing. Dr. Jos A. Segura Cuyubamba
Procesos en la Gestin de Proyectos
Iniciacin Planeamiento
Control
Ejecucin
Cierre
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Modelo PMI Areas de Conocimiento
Gerenciamiento de Proyectos
Visin Integral
Tiempos
Recursos Humanos
Alcance
Calidad
Costos
Comunicacin
Riesgos
Abastecimiento
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Cierre
Oficina de Proyectos MISION Proveer todo el apoyo necesario a los Gerentes de Proyecto en el lanzamiento, implementacin y conclusin exitosa de todos sus emprendimientos Asegurar que los proyectos son ejecutados alineados con las estrategias de la organizacin y respetando los procedimientos establecidos Proveer visin sistmica y metodologa
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Generado internamente como iniciativa de la organizacin
1.-Concepcin Generacin
Iniciado por un cliente a travs de un requerimiento
La organizacin formaliza su intencin
Se relevan los requerimientos
Project Charter Se construye la Estructura del Proyecto WBS
3.- Planeamiento
4.- Programacin
6.- Cambios
7.- Cierre del
Proyecto
5.-Ejecucin Monitoreo
HOJA DE RUTA
2.- Desarrollo Preliminar
Se Se Se Se Se Se
desarrolla el Cronograma del Proyecto
definen los recursos y su organizacin especifican materiales, equipos e instalaciones establece el Presupuesto calculan los riesgos contratan los recursos Se ejecuta el Plan Se monitorean los resultados
Se introducen los cambios y modificaciones y mejoras necesarias
Se cierran formalmente todos los documentos
Se registran las lecciones aprendidas
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2.- Desarrollo
1.-Concepcin Generacin
3.- Planeamiento
6.- Cambios
5.-Ejecucin Monitoreo
Uso de Recursos / Costos
4.- Programacin Riesgos
7.- Cierre del
Proyecto
Cierre Implementacin
Concepcin Desarrollo
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Tiempo
Soporte a los equipos Consultora Mtodos y Estndares Capacitacin Project Managers Gestin de Proyectos Ing. Dr. Jos A. Segura Cuyubamba
Beneficios Reconocimiento Mejora Rentabilidad Efectividad de Equipos Mejora en la Organizacin Cambio cultural Profesionalismo Herramientas Validadas Gestin de Proyectos Ing. Dr. Jos A. Segura Cuyubamba
Soporte Administrativo Soporte a los equipos Consultora Mtodos y Estndares Capacitacin Project Managers
Complejidad en los canales de comunicacin Nmero de canales = n(n-1) / 2 Grupo 20 personas = 20(20-1) / 2 = 190
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Soporte Administrativo Soporte a los equipos Consultora Mtodos y Estndares Capacitacin Project Managers
Programacin Proyectos Actualizacin diagramas Reportes de Progreso Visibilidad Proyectos Base de datos
Id 1
Nombre de tarea 1 Obtener especificaciones de Equipos
2 Definicin de stock de P.T.
3 Seleccin de equipos
4 Compra de equipos
5 Instalacin de equipos
6 Seleccin
7 Acondicionamiento
8 Obtener especificac. de Prod, M.P. Y Materiales
9 Definicin de Stock para materia prima
10
10 Localizar y/o desarrollar proveedores
11
11 Seleccionar proveedores
12
12 Aprobar proveedores
13
13 Firma de contratos
14
14 Obtene r especificacione s de proces os
15
15 Definicin de perfiles
16
16 Bsqueda de personal
17
17 Seleccin de personal
18
18 Capacitacin
Project Management - Caso
may 25 '03 jun 1 '03 jun 8 '03 D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S
Re curs os Hum anos
Calidad
Comprobacin
1.
Se cumple el Plan de Calidad del Proyecto?
2.
Todos los productos obtenidos son aptos
para su uso por el cliente?
Registro modificaciones
3.
Se cumplen todas las leyes y regulaciones?
4.
Los sistemas de obtencin de informacin
de calidad son precisos?
Operacin Soft
5.
Se ponen en marcha las medidas correctivas
cuando son requeridas?
6.
Se identifican oportunidades de mejora?
Auditoras
1 mn
Administracin de Proyectos
Productos Seleccionados S.A.
29
22
5 mx
Ing Pedro del Campo
DIVISIN EDUCACION CONTINUA
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Actividades semanales A realizar
Con Atraso
Crticas
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Consultora Soporte a los equipos Consultora Mtodos y Estndares Capacitacin Project Managers
Soporte desarrollo de propuestas procedimientos desarrollo para requerimientos de propuestas de trabajo revisiones de propuestas revisin desde el punto de vista externo fortalezas y debilidades Gestin de Proyectos Ing. Dr. Jos A. Segura Cuyubamba
Consultora Asistencia en el lanzamiento Disponibilidad ante eventualidades Evaluacin de riesgos Recuperacin de Proyectos Gestin de Proyectos Ing. Dr. Jos A. Segura Cuyubamba
Consultores Estndar Ms de cinco aos de experiencia Expertos en: programacin presupuestos asignacin de
Senior De diez a quince aos de experiencia Certificado Project Management Professional
recursos Gestin de Proyectos Ing. Dr. Jos A. Segura Cuyubamba
Consultores Marketing
Finanzas
Slida Visin General
Suministros
Relaciones Humanas
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Mtodos y Estndares Soporte a los equipos Consultora Mtodos y Estndares Capacitacin Project Managers
Preparacin procedimientos responsable equipo apoyo programacin tareas aprobacin divulgacin Gestin de Proyectos Ing. Dr. Jos A. Segura Cuyubamba
Procedimientos Seleccin de Proyectos Construccin Estructura de Trabajo Cambios Camino Crtico Evaluacin de Riesgos Documentacin apoyo Gestin de Proyectos Ing. Dr. Jos A. Segura Cuyubamba
Mejores Prcticas Implementacin y monitoreo Actualizado en los ltimos desarrollos PMI Universidades Literatura Simposios
MODELO Areas de Conocimiento
Gerenciamiento de Proyectos
Visin Integral
Tiempos
Recursos Humanos
Alcance
Calidad
Costos
Comunicacin
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Riesgos
Abastecimiento
Capacitacin Soporte a los equipos Consultora Mtodos y Estndares Capacitacin Project Managers
Bsico Avanzado Preparacin para el examen de certificacin PMI Software Visin General de Negocios Gestin de Proyectos Ing. Dr. Jos A. Segura Cuyubamba
Project Managers Identificar competencias requeridas Soporte a los equipos Consultora Mtodos y Estndares Capacitacin Project Managers
Identificar personas competentes
Asignar personas a proyectos Incorporacin de lderes de proyecto Evaluar las capacidades project ......managers
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Proyectos Virtuales Project Manager Equipo A Equipo B
Equipo C Sitios Remotos
Proyecto A
Base Datos Proyecto A
Sistemas Informacin
Mtodos Estndares
Oficina Proyectos
Base Datos Of Proyectos
Otros Departamentos
Sitio Central
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Oficina de Proyectos FACTORES CLAVE EN EL DISEO Tamao de la Organizacin Resultados esperados Barreras a su implementacin Caractersticas de la Organizacin que sern potenciadas con la creacin de la oficina de proyectos
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Oficina de Proyectos VARIABLES A TENER EN CUENTA Contexto , tipo de organizacin y antecedentes Ubicacin dentro de la Organizacin Cobertura de responsabilidades Origen del personal Tamao del rea
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Oficina de Proyectos VARIABLES A TENER EN CUENTA Alcance de las funciones de soporte desarrollo implementacin Sistema de Informacin a mantener Alcance de la Ejecucin Carcter de la Gestin de Cambio Gestin de Proyectos Ing. Dr. Jos A. Segura Cuyubamba
Documentacin del Proyecto
Proyecto: P.M.O. Oficina de Proyectos
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Importancia del Proyecto
Proveer todo el apoyo necesario a los Gerentes de Proyecto en el
lanzamiento, implementacin y conclusin exitosa de todos sus emprendimientos Asegurar que los proyectos son ejecutados alineados con las estrategias de la organizacin y respetando los procedimientos establecidos Proveer visin sistmica y metodologa
Necesidades del Negocio
Concentrar los esfuerzos
Aumentar la eficacia de la Gestin de Proyectos
Estrategias Poner en marcha la Oficina de Proyectos en forma progresiva sin afectar los proyectos en curso
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Objetivo del Proyecto
Producto Caractersticas del Producto del Proyecto Alcance
Poner en marcha PMO Oficina de Proyectos
Proveer servicio o consultora interna en:
Planeamiento y programacin Monitoreo Preparacin y administracin de contratos Administracin de Cambios Herramientas y mtricas Gestin de documentacin Monitoreo de activos Auditoras de Proyectos Gestin de Proyectos Ing. Dr. Jos A. Segura Cuyubamba
Requerimientos servicio de apoyo al producto
Sistema Informtico Software PMO
Lmites Toda la Organizacin
Productos Entregables
Plan de Comunicaciones Documentacin de Proyectos Procedimientos de Gestin Procedimientos solicitud de servicios de PMO Gestin de Proyectos Ing. Dr. Jos A. Segura Cuyubamba
Criterios de Aceptacin
Polticas de la Organizacin
Asunciones o Hiptesis
Eficacia de la Nueva Funcin
Aceptacin por parte de todas las reas que intervienen
Restricciones No interferir la operacin y controles actuales
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Roles y responsabilidades
Equipo de trabajo del
proyecto
Ver Matriz de Responsabilidades
Integrado por:
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Equipamiento e instalaciones asignadas
- Equipamiento en operacin - Oficina de Proyectos sector X
Comunicaciones / Documentacin / Informes
- Plan de Comunicacin - Documento Start up - Procedimientos - Informes de Avance
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Riesgos del Proyecto
Falta de claridad en la Transicin Falta de coordinacin en el Start up Fallas en el Funcionamiento
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Procesamiento
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Investigacin 1999 PMNetwork Ag 2001
University of Management and Technology in Arlington
Nro de respuestas en %
Personas full time OP
68
0a5
21.6
6 a 10
8.1 2.7
10 a 20 > 20
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Investigacin 1999 PMNetwork Ag 2001
University of Management and Technology in Arlington INDUSTRIAS Construccin Transportes Productos Farmacuticos Consultora Comunicaciones Seguros Gobierno Manufactura Bancos / Servicios Financieros Informacin& Tecnologa 0
10
15
20
25
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30
Investigacin 1999 PMNetwork Ag 2001
University of Management and Technology in Arlington
SERVICIOS OFICINA PROYECTOS
Mantener un lugar para PMs Mantenimiento herramientas PM Mantenimiento Project Web site Project Portfolio Management Soporte Administrativo Tracking Proyectos Entrenamiento Mentoring Consultora Establecer Mtodos y Estndares
10
20
30
40
50
60
70
80
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Investigacin 1999 PMNetwork Ag 2001
University of Management and Technology in Arlington CONTRIBUCIONES PARA EL XITO DE OP Y2K Requerimiento de Clientes Entrenamiento Lecciones Aprendidas Validacin y negociacin Project Managers Mejorar resultados de Proyectos Satisfacer los requerimientos de la Compaa Soporte a Alta Gerencia Profesionales competentes en la Oficina Proyectos 0
10
20
30
40
50
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60
Visin Futura Presiones del Mercado Competencia
Tecnologa
Estndares Calidad
Factores Polticos Sociales
Resultados Financieros
Presiones Econmicas
Cuestiones Legales
Preocupaciones Stockholders
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Visin Futura Enfoques Organizacionales Tradicional Pocos Proyectos Rentabilidad de la Produccin Largos ciclos de vida
Project Management Proyectos generadores de Ingresos PM responsable de la rentabilidad PM reconocido como profesin
Organizacin funcional por islas Orientada a Producto
Orientada a Proyectos Gestin de Proyectos Ing. Dr. Jos A. Segura Cuyubamba
Los 6 componentes de la Excelencia
Integracin Procesos Comportamiento
Cultura Apoyo de la Gerencia
PM Educacin & Entrenamiento
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