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EHT Orlando Fernndez Montes de Oca

Santiago de Cuba

REDACCIN DE
INFORMES
EL INFORME Y SUS
CARACTERSTICAS

Lic. Ivette Gonzlez Odio.

INTRODUCCIN
Expresarse por escrito es una tarea compleja, la
actividad administrativa diaria impone el uso de la
comunicacin escrita, de ah que sea de gran
importancia lograr una redaccin fluida y flexible,
sobre todo en este mbito donde cada da se da la
necesidad de transmitir informes, cartas, etc. Este
curso los dotar de las habilidades y conocimientos
necesarios para redactar informes administrativos de
forma clara, atendiendo a la utilidad concreta y el
destino especfico de cada uno de ellos.
El buen manejo de la informacin adquirida por un
auditor se hace evidente, ante la opinin del cliente y
organismos implicados, a travs de informes
tcnicamente elaborados; en los cuales se registren
las acciones desarrolladas, se indiquen las fuentes y
los alcances obtenidos, con la referencia a
documentos que posibiliten la constatacin de los
hechos descritos.

INTRODUCCIN
Con el fin de orientar el proceso de construccin
de Informes de Administracin, se ha elaborado
este curso, como instrumento descriptivo de los
factores a tenerse en cuenta a la hora de la
elaboracin correcta de los informes. Por lo que
constituye nuestro principal OBJETIVO:

Disear y elaborar informes


precisos y confiables a travs de
la correcta redaccin de las
ideas, comunicando hechos,
anlisis, evaluaciones y
recomendaciones.

INFORME
Exposicin de datos obtenidos mediante una
investigacin de campo o bibliogrfica sobre
un determinado tema, su propsito
principalmente es informativo.
Pueden incluir elementos persuasivos, tales
como: recomendaciones, sugerencias u otras
conclusiones motivacionales que indican posibles
acciones futuras que el lector del informe pudiera
adoptar.
Es un documento formal.
Una o ms personas rinden cuenta a una
autoridad superior o similar, sobre un hecho o
actividad realizada.
La redaccin del texto debe ser sobria y
objetiva.
El informante no expresar opiniones

INFORME
Consiste en una exposicin ordenada y
exhaustiva sobre un tema determinado, un
problema o el estado de una cuestin. Se
trata de una declaracin de juicio emitida
por una persona distinta de la que debe
resolver el procedimiento, cuyo fin es
aportar nuevos datos al expediente o
comprobar los ya existentes y proporcionar
valoraciones u opiniones necesarias para la
formacin de la voluntad y la adopcin de la
decisin.
Su rasgo ms destacado es el carcter
instrumental: el informe es redactado por tcnicos
o funcionarios con competencias determinadas,
para que sirva de antecedente y de
asesoramiento al rgano administrativo que ha de

INFORME

Para qu
sirve?
Son registros planeados y formales de la

informacin transmitida a los individuos para


que la apliquen a la planeacin, implantacin,
control y problemas de decisin. Su intencin es
llegar a un conocimiento perfecto de la realidad
de una empresa, agencia o institucin sin que
interfiera visin personal deformadora.
Un informe ordena, jerarquiza, organiza un
conjunto de datos.
Da a conocer: hechos, resultados , etc.
Asuntos comprobables sobre una persona, de
la vida diaria, situacin de una empresa, una
actividad, un estado, etc.

Ventajas

INFORME
Acceso
fcil
Facilita la
toma de
decisione
s

Datos
organiza
dos

Ventaj
as

Ventajas

INFORME

Son muestra del trabajo que se


ha efectuado.
Son considerados como archivos
esenciales del trabajo.
Sirven de base para tomar
decisiones.
Pueden leerlo ms personas.
Permiten al personal, consultar
ejemplares en los archivos.
Contribuyen al prestigio de una
empresa.

Lenguaje

INFORME
sencill
o

claro
ordena
do

direct
o

imperson
al

conciso

objetivo

INFORME

Por la materia que


TIPOS:
abarcan:

Cientfico: Es el instrumento empleado


para comunicar los resultados de una
investigacin al resto de los
componentes de una comunidad
cientfica
Tcnico: se desarrollan en
organizaciones pblicas o privadas.
De divulgacin: destinado al pblico
en general.
Mixto: destinado tanto a instituciones
como al pblico en general.

INFORME

Por la extensin que


TIPOS:
tienen:

Breves o cortos: No debe


pasar de ocho a diez
cuartillas tamao carta, a
espacio y medio o dos
espacios, escritas a mquina
o computadora.
Extensos o largos: Son
aquellos informes que
exceden las 10 cuadrillas. Su
extensin puede ir desde esta
magnitud hasta la que
requiera la materia
informada. En realidad hay

INFORME

Por la caractersticas
TIPOS:
textuales:

Expositivos: expone o narra una situacin


tal como es, sin que intervenga ningn
proceso analtico o interpretativo. No se
incluyen conclusiones, recomendaciones o
evaluacin (dossier).
Analticos: su objetivo es justificar una
decisin o accin ya realizada o proyectada
(propuesta o proyecto).

INFORME

Por la caractersticas
TIPOS:
textuales:

Interpretativo: sirve para aclarar el alcance de


ciertos hechos. Cuando se evala a un empleado,
est ante un informe de esta naturaleza, por los
datos que ofrecen las hojas de asistencia, los
reportes de comportamiento, estadsticas de su
rendimiento para que la empresa adopte la decisin
que proceda.
Demostrativo: es esencial para probar
determinados aciertos, es preciso conocer con
exactitud la tesis que se pretende demostrar. Es
necesario fijar una distincin entre, los hechos y su
comentario, para que el lector no est averiguando
si se trata de un acierto en firme o una simple
opinin.
Persuasivos: pretenden convencer al destinatario

INFORME

Por el tipo de informacin que se


TIPOS:
requiere transmitir:

Sobre el Desempeo: Estos informes son los que se


presentan al jefe de cada unidad organizacional. Son
peridicos, abarcan un breve lapso o se centran en
variancias de presupuestos y planes. En lo fundamental,
deben relacionar el desempeo, costos y tiempo con los
planes y presupuestos.
Sobre el Avance: Estos informes suelen ser una
caracterstica mensual de los proyectos y programas a
largo plazo. Un informe casi siempre cubre todas las
tareas del proyecto. El avance de ste se describe
sealando el objetivo del proyecto, el estado actual, los
problemas presentes y la evaluacin del avance.

INFORME

Por el tipo de informacin que se


TIPOS:
requiere transmitir:

Orientados al Futuro: Esta clase de informes


se ocupa del resultado de la investigacin, del
juicio y de las proyecciones a futuro. En las
organizaciones son comunes los planes a largo
plazo, los planes anuales de utilidades, as como
los pronsticos econmicos, tecnolgicos y de
ventas. En las grandes compaas, quiz
encontraremos entre otras cosas, pronsticos de
los recursos y tendencias demogrficas a nivel
mundial.
Solicitados de Investigacin: Aunque no todo
informe especial de investigacin que soliciten
los directivos puede identificarse de antemano, la
necesidad de ciertos tipos de informacin puede
ser proyectada. El diseo del sistema de
informacin administrativa deber proponer la
estructura organizacional para llevar a cabo tal

INFORME
ADMINISTRATIVO
Documento escrito que describe o da
a conocer el estado de cualquier
actividad, estudio o proyecto de
carcter administrativo, ya sea en el
mbito empresarial o gubernamental.
Un informe administrativo puede ser
realizado por algunos funcionarios o
jefes de rea de una empresa, el cual
va dirigido a los superiores ya sean
gubernamentales, ejecutivos,
directivos de empresas etc. Como
bases para buscar mejoras en la
administracin.

INFORME
ADMINISTRATIVO
Son generalmente realizados con tiempos
programados y enfocados a la mejora y
eficiencia, mediante la deteccin de problemas y
sus posibles soluciones. Para un informe
administrativo se toman en cuenta los siguientes
puntos:
Se esclarecen los puntos a tratar.
Se apoya con grficos, tablas, cuadros para
facilitar la comprensin.
Se exponen los problemas en la
administracin.
Se proponen posibles soluciones al problema.

INFORME
ADMINISTRATIVO
Dependiendo de la extensin y tipo de
informe se puede detallar los fallos,
errores u omisiones que llevan a la
ineficiencia administrativa y pormenorizar
todas y cada una de las posibles
soluciones a cada problema planteado.
Las aplicaciones de un informe
administrativo son varias, abarca mbitos
gubernamentales, industriales,
mercantiles etc.

ESTRUCTURA
Los elementos que conforman un informe pueden
depender de la naturaleza de la asignacin y el
tipo de estudio; por lo que los informes varan
desde un formato ms simple con menos ttulos
que indican los asuntos tratados a formatos ms
complejos incluyendo diagramas, grficos,
imgenes, tablas de contenido, extractos,
resmenes, apndices, notas al pie de pgina,
hipervnculo y referencias; u otro tipo especfico.
La estructura y esquema ideal y completo de un
informe debera organizarse en la siguiente
forma:

ESTRUCTURA
Cubierta o Portada:

Es la primera
pgina, bajo la cubierta debe contener:
El ttulo:que debe dar una indicacin clara del
tema con el menor nmero posible de
palabras.
Una indicacin de la naturaleza del informe:si
es un borrador, uninforme provisionaloun
informe final.
El nombre:del autor o del organismo, la
empresa, unidad, etc. donde se origina el
informe.
La fechade elaboracin.
Otros aspectos, cantidad de pginas (opcional),
la direccin de la organizacin que ha
elaborado el informe, cualquier advertencia

ESTRUCTURA
ndice:

Debe aparecer tras la portada y no al


final del informe, como a veces se hace en otro
tipo de documentos. En el ndice se consignan los
captulos y secciones del informe. Tambin se
indica la pgina donde aparecen. El ndice es la
mejor expresin de la estructura de un informe.
Si los ttulos de los captulos y las secciones estn
redactados cuidadosamente, el ndice puede dar
al lector una buena idea del contenido y
naturaleza del informe.

ESTRUCTURA
Cuerpo del informe:

Consta de tres

partes:
Introduccin: Est formada por dos o tres
prrafos.
Se presenta el tema.
Se justifica su eleccin.
Se escriben los objetivos del trabajo.
Se describe la organizacin del desarrollo.
Presentacin del problema. De preferencia en
una pgina aparte, se dar una explicacin
concisa de la razn para el estudio, sus
objetivos y alcances. sta debe ir redactada
con cuidado.

ESTRUCTURA
Cuerpo del informe:

Consta de tres

partes:
Desarrollo:
Se exponen los conceptos e ideas de manera
ordenada, para explicar el tema.
Se pueden escribir subttulos para agrupar
prrafos que traten el mismo subtema.
Se pueden colocar diversos elementos para
esclarecer y facilitar el entendimiento del
lector (ilustraciones, fotos, esquemas,
grficos, cuadros) que aporten informacin
extra, con un epgrafe que los explique.

ESTRUCTURA
Cuerpo del informe:

Consta de tres

partes:
Desarrollo: Existen, ciertos principios
complementarios entre s que conviene
observar, estos son:

Principio de claridad: la informacin que se quiera


comunicar debe estar ordenada de la manera en que
ms fcil resulte su comprensin.
Principio de unidad: las partes en que se divide el
cuerpo principal del informe deben estar coordinadas
entre s de manera lgica, de modo que den la
impresin de formar una unidad.
Principio de primaca. El autor de un informe debe tener
cuidado de organizar los puntos que desea tratar de
forma que aquellos que considere ms relevantes
queden lo suficientemente resaltados. A este respecto,
se considera que los puntos que se desea destacar

ESTRUCTURA
Cuerpo del informe:

Consta de tres

partes:
Conclusin:
Se cierra el tema en dos o tres prrafos
Se pueden retomar las ideas ms importantes
del desarrollo.
Suele incluir una valoracin personal acerca
del trabajo realizado o sobre el tema tratado.
Incluye las recomendaciones que el autor haga
a tenor de lo expuesto.
La relacin de las ventajas que se derivarn de
adoptar las recomendaciones.
La extensin de las conclusiones debe ser proporcional al
tamao del cuerpo principal del informe. As mismo, se
recomienda que las conclusiones no sobrepasen en ningn
caso las seis pginas.

ESTRUCTURA
La bibliografa:
Es el estudio de referencia de los textos. Se usa para
citar las fuentes usadas en un trabajo o exposicin.

Los anexos:
Son toda aquella informacin que complementan los
temas que se trat en un trabajo (imgenes, cartas,
textos pequeos, grficas, etc.) y normalmente vienen
al final de un trabajo.
La funcin de los mismos es recoger toda aquella
informacin que, por un lado, se cree que resultara
farragoso consignar en el cuerpo principal del informe,
pero por otro, tambin se cree que tiene el suficiente
inters como para figurar, de algn modo, en el
informe.
Se debe hacer referencia en el texto a todo el material
incluido en los apndices.

ESTRUCTURA
Las citas del informe:
Son textos que no pertenecen al autor, suelen ser
el testimonio de alguna autoridad en la materia, o
simple transcripcin de una opinin distinta del
que escribe. Para el uso de citas tenga presente:
Entrecomllelas para que se distingan fcilmente
del texto del autor.
Enumrelas
Ponga al margen del texto, el ttulo del libro o
publicacin, de donde lo ha tomado, nombre del
autor, editorial, pgina.
Diferenciar la letra del texto del autor, con la de
un texto ajeno, con letra cursiva Notas y Citas

ELABORACIN
INTRODUCCIN
Presenta un panorama general del tema a tratar.
ANTECEDENTES
Proporciona datos anteriores que sirven de base para las nuevas
investigaciones.

ARGUMENTACIN
Informa resultados de los estudios, anlisis y observaciones que sustentan
los enunciados.

CONCLUSIN
Aporta la reflexin final a la que llega el investigador.

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C
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"LAS CINCO C "


Concisin.

Enfocar directamente el asunto a


tratar. Conciso se relaciona con brevedad. Escribir
las palabras necesarias para expresar lo que se
tenga que decir, sin rodeos ni adornos. Todo vocablo
que sobre, debe ser eliminado sin llegar al extremo
de una comunicacin telegrfica.

Corts: Las expresiones de cortesa, moderadas


en su uso, sin melosidad ni servilismo, favorecen las
relaciones interpersonales, tanto al hablar como al
escribir.

Correcta: Este atributo se refiere a la limpieza


en la expresin, sin errores ortogrficos. El borrador
de un informe administrativo debe ser revisado
cuidadosamente, de manera que se puedan corregir
antes de la impresin todas las fallas de ortografa,
acentuacin y semntica.

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"LAS CINCO C "


Claridad:

Existe claridad en un escrito, cuando


ste es comprensible para el mayor nmero de
lectores. Cuando quien lo lee entiende exacta y
cabalmente lo que se quiere expresar, ni ms ni
menos. Al redactar un informe, el redactor debe
estar claro con lo que sucedi en su rea y escribirlo
de forma natural como si hablara con su inmediato
superior. Las palabras utilizadas deben ser sencillas
y ordenadas, de manera que no se presten a
segundas interpretaciones

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L

"LAS CINCO C "


Coherencia: Se deriva del enlace y arreglo
lgico de las ideas y de las oraciones, nica manera
de facilitar el entendimiento y la interpretacin de
los pensamientos expresados. Coherencia es
secuencia lgica, siguiendo el orden de los hechos,
como si se narrara una pelcula. Para que esta
pelcula pueda ser entendida requiere de un
comienzo, un desarrollo y el lgico desenlace o
final. Las ideas deben estar en perfecto orden en la
mente del redactor, para que las pueda expresar en
forma ordenada.

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CONSEJOS
Enfocar directamente el asunto a tratar.
Conciso se relaciona con brevedad.
Escribir las palabras necesarias para expresar lo que se tenga
que decir, sin rodeos ni adornos.
Todo vocablo que sobre, debe ser eliminado sin llegar al extremo
de una comunicacin telegrfica.
Huya de la verborrea y la hojarasca.
No cambiar los hechos, dndoles un matiz peyorativo o
laudatorio.
Nada de imaginaciones desbordadas, de sentimientos, ni de
indignacin, ni de lirismo entusiasta.
Mencione el mayor nmero de datos posible.
Subdivida el informe si fuera muy extenso en epgrafes, para que
pueda centrarse la atencin en el que ms interesa
Numere cada apndice, para que, el que quiera comprobar,
acuda a l con poco esfuerzo.
Numere como apndices grficas, cuadros estadsticos, mapas y
otros.

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L

DEBE EVITARSE
Falsear o exagerar los hechos.
Deformar los hechos, omitiendo algn
pormenor.
Equivocar ciertos datos, trminos o citas.
Hacer demostraciones matemticas no
convincentes.
Confundir los hechos, con las opiniones.
Incurrir en contradicciones.
Desarrollar en forma incompleta, algn punto.
Evite las frases largas y de gramtica
complicada.
Disponer secciones o prrafos en forma
desordenada.

TIPS

R
E
D REDACCIN ANTICUADA:
A
Atentamente me dirijo a usted para
C
agradecerle
C
Las palabras me dirijo a usted estn de ms,
I
desde el momento que lleva el destinatario

La presente carta es para comunicarle.


N
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R
E
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C
I
A
L

Se supone que la presente carta es para algo, se


considera innecesario escribir la presente carta
es inferido en la redaccin.
REDACCIN MODERNA:
Gracias por
En referencia a
En relacin a su carta
De acuerdo a su carta

TIPS

R
E
D REDACCIN ANTICUADA:
A
Me tomo la libertad de informarle.
C
Se considera una frase tmida, ya que se tomo la
C
libertad; por lo tanto no es necesario escribirla
I
Anticipadamente agradezco a usted, la

atencin que d a mi solicitud


N
G
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R
E
N
C
I
A
L

No es recomendable agradecer algo que todava


no han hecho. El verbo debe ir en futuro.
REDACCIN MODERNA:
Atentamente le informo
Respetuosamente le comunico
Agradecer la atencin que d a mi solicitud
Agradecer la atencin que d a mi peticin.

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D
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C
C
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N
C
I
A
L

TIPS
CORRECTO/INCORRECTO:
incorrecto: el ministro del ministerio de salud.
correcto: el ministro de salud pblica.
incorrecto: el da de hoy recibimos su carta
correcto: hoy recibimos su carta.
incorrecto: volar por el aire.
correcto: volar
incorrecto: resumir brevemente
correcto: resumir
incorrecto: salir afuera
correcto: salir
incorrecto: pequea notita
correcto: pequea nota

TIPS

R
E
CORRECTO/INCORRECTO:
D
incorrecto: hago llegar a usted, la atenta suplica
A
de que sea muy amable en disponer.
C
correcto: atentamente solicito su autorizacin.
C
incorrecto: es que lo que l fue a hacer, fue a
I
autorizar el ingreso de la mercanca.

correcto: lo que hizo, fue autorizar el ingreso de la


N
mercanca.
incorrecto: el pedido que le ped.
G
correcto: el pedido que le solicit.
E
incorrecto: le enviamos el envo
R
E
correcto: le enviamos el pedido, el pedido
N
enviado.
C
incorrecto: el secretario de la secretara general
I
del consejo nacional.
A
correcto: el secretario general del consejo
L
nacional.

TIPS

R
E
Es importante evitar la cacofona.
D
Precisin: utilizar palabras precisas, que den
A
sentido al mensaje, no confundir, absolvente
C
por absorbente, medroso por meticuloso.
C
Concisin o brevedad: es necesario en la
I
actualidad ir al grano, para economizar tiempo.

N
incorrecto: con el mayor respeto y cortesa, me
G
E
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E
N
C
I
A
L

dirijo a usted para exponerle


correcto: respetuosamente expongo a usted.
No usar vocabulario rebuscado.
Ejemplo: treme un vaso del lquido amnitico
que segrega la consorte del toro. Treme un
vaso de leche.

TIPS

R
E
D No usar abreviaturas.
A
Ejemplo: novbre., depto., admn.
C Si se usan siglas, deben ir ratificadas.
C
Ejemplo: INAP (Instituto Nacional de
I
Administracin Pblica) INDE (Instituto Nacional

de Electrificacin)
N
G
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E
N
C
I
A
L

Escriba observando las reglas ortogrficas.


No es no mismo escribir: sentido psame por la
prdida de su mujer. Que escribir: sentido
psame por la perdida de su mujer.
Usar correcta puntuacin. Ejemplo: perdn
imposible, cmplase sentencia. Que escribir:
perdn, imposible cmplase sentencia.

TIPS

R
E
Evite el Circunloquio: lo que podramos decir
D
con cinco palabras, lo decimos con diez o
A
quince. Ejemplo: disculpe sera tan amable de
C
decirme qu hora es
C
(9 palabras) qu hora es? (3 palabras)
I
Cuidado con las Parnimas: se escriben

N
diferente, se pronuncian igual y su significado
G
E
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N
C
I
A
L

es diferente.
Ejemplo. Cave/cabe; sabia/savia; bazo/vaso;
coser/cocer y tasa/taza.

TIPS

R
E
Escribir oraciones de acuerdo a las
D
recomendaciones gramaticales. Ejemplo:
A
incorrecto: se venden zapatillas para nias de
C
ballet.
C
correcto: se vende zapatillas de ballet para
I
nias.

incorrecto: se venden tortillas los tres tiempos


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I
A
L

calientes.
correcto: se vende tortillas calientes los tres
tiempos.

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L

5 CAUSAS DE
ERRORES
Uso dudosoORTOGRFICOS
de letras (b v, s c z, g j, h)

Mal empleo de maysculas (reglas)


Mala separacin de slabas (palabras por el
nmero de slabas)
Mal empleo de signos de puntuacin (. , ; : ?
! () _ - / )
Mal empleo de acento ortogrfico (agudas,
graves, esdrjulas, sobreesdrjulas)

ACTIVIDAD
Observa las siguientes oraciones y
reflexione acerca de los errores en las
mismas:
Lo hacamos antes de ahora de esta forma
Esto es un error bajo mi punto de vista
Queda establecido para siempre por ende lo
acordado
Tomaremos nuevas medidas en base de lo
ocurrido ayer
Se les solicito hacer propuestas puntuales
Bati la marca establecida el atleta.
En las escuelas pblicas hoy no hubieron clases
Ordenamos los curriculums de los estudiantes
Se les explico pero ms sin embargo no
entendieron
Creeo de que no est bien golpear a los

GRACIA
S

Un simple escrito, refleja la


calidad, conocimiento y
experiencia de su editor