LA

ADMINISTRACIN
Conceptos y funciones

DEFINICIN
Es un proceso a travs del cual se
coordinan los recursos de un grupo social
con el fin de lograr la mxima eficiencia ,
calidad y productividad en el logro de sus
objetivos.

CARACTERSTICAS
Universalidad : existe en cualquier grupo
social.
Valor Instrumental: su finalidad es
eminentemente prctica. Es un medio para
lograr un fin.
Unidad Temporal :todas sus partes existen
simultneamente.
Amplitud de ejercicio: se aplica en todos
los niveles de una organizacin formal.

CARACTERSTICAS
Especificidad : no puede confundirse con
otras disciplinas afines.
Interdisciplinariedad : es afn a todas las
ciencias relacionadas con el logro de la
eficiencia en el trabajo.
Flexibilidad : los principios administrativos
se adaptan a las necesidades propias de
cada grupo social en donde se aplican.

APLICACIN
La administracin es indispensable en el
funcionamiento de cualquier organismo social.
Esta disciplina simplifica el trabajo al
establecer principios, mtodos y
procedimientos para lograr mayor rapidez y
efectividad ;de hecho, la productividad y la
eficiencia estn en relacin directa con la
aplicacin de una buena administracin.

UTILIDAD
*

A travs de sus principios, la administracin

contribuye al bienestar de la comunidad, ya que
proporciona lineamientos para optimizar el
aprovechamiento de los recursos, mejorar las
relaciones humanas y generar empleos, todo lo
cual tiene mltiples connotaciones en las
actividades del ser humano.

PROCESO
ADMINISTRATIVO
Es el conjunto de fases o etapas sucesivas
a travs de las cuales se efecta la
administracin, las que se interrelacionan y
forman un proceso integral. Este proceso
es una metodologa bsica que permite al
administrador manejar eficazmente una
organizacin, adems de proporcionarle los
fundamentos para aplicar otros enfoques o
estilos de gestin.

ETAPAS DEL PROCESO

ADMINISTRATIVO
* Planeacin
* Organizacin
* Direccin

* Control

PLANEACIN
De ella depende gran parte del xito
administrativo de una organizacin ya que
trata de determinar exactamente los
resultados que se pretenden obtener, as
como del anlisis del entorno para prever el
escenario futuro, los riesgos y las
oportunidades, los recursos y las
alternativas ptimas que se requieren para
lograr dichos resultados.

PLANEACIN
Debe no solo predecir el camino que
habremos de transitar, sino tambin
de anticipar su rumbo, minimizar
riesgos, y , si es posible, mejorar las
condiciones futuras a travs de la
optimizacin en el uso de los recursos.

CARTA GANTT
La grfica de Gantt es uno de los mtodos
ms utilizados en la planeacin de
proyectos y en la planeacin y el control
de las actividades. En ella se detallan las
actividades para lograr un objetivo y los
tiempos (das, semanas o meses )
necesarios para realizarlas, as como los
responsables.

Carta Gantt
Actividad/Mes

Ene.

Emisin de planos

2-15

Fundaciones

15-30 1-6

4 Subterrneo

Feb. Mar. Abr.

May.

7-28

3 Subterrneo

1-20

2 Subterrneo

21-31

1 Subterrneo

1-20

1 Piso ( Hall )

20-30

2 Piso

1-21

3 Piso

21-31

ORGANIZACIN
En esta etapa se disea la estructura
que permite una ptima coordinacin
de los recursos y las actividades para
alcanzar las metas establecidas en la
planeacin.

Mediante la organizacin se
determinan funciones y
responsabilidades .
Adems se establecen los mtodos
tendientes a la simplificacin del trabajo. Al
organizar es imprescindible aplicar los
principios del objetivo, especializacin,
jerarqua, paridad de autoridad y
responsabilidad, unidad de mando, difusin,
tramo de control, coordinacin y continuidad

ORGANIZAR ES
SIMPLIFICAR
El propsito de la organizacin es simplificar el
trabajo y coordinar y optimizar funciones y
recursos.
En otras palabras, que todo resulte sencillo y
fcil para quienes trabajan en la empresa y
para los clientes.
La simplicidad en la estructura facilita la
flexibilidad y el diseo de esquemas
coherentes que fomentan la eficiencia e
iniciativa del personal.

TCNICAS DE
ORGANIZACIN
Son las herramientas necesarias para
llevar a cabo una organizacin
racional; son indispensables durante
el proceso de organizacin y deben
aplicarse de acuerdo con las
necesidades de cada grupo social.

PRINCIPALES TCNICAS
DE ORGANIZACIN
* Organigramas : Representacin
grfica de la estructura formal de
una organizacin, que muestran las
interrelaciones, las funciones, los
niveles jerrquicos, las obligaciones y
la autoridad existentes dentro de
sta.

PRINCIPALES TCNICAS
DE ORGANIZACIN
* Manuales : Documentos detallados
que contienen en forma ordenada y
sistemtica informacin acerca de la
organizacin de la empresa.

PRINCIPALES TCNICAS
DE ORGANIZACIN
*Diagramas de procedimiento o de flujo:
Tambin conocidos como flujogramas,
son representaciones grficas que
muestran la sucesin de pasos de que
consta un procedimiento utilizando
diferentes smbolos.

PRINCIPALES TCNICAS
DE ORGANIZACIN
* Carta de distribucin del trabajo o de
actividades: A travs de sta se analizan
los puestos que integran un departamento
o una seccin, para lograr una divisin de
funciones y mejorar la estructura de los
grupos de trabajo. Sirve para analizar
labores relacionadas entre diversas reas.

PRINCIPALES TCNICAS
DE ORGANIZACIN
* Anlisis de puestos : Tcnica en la que
se detallan las labores que se
desempean en una unidad de trabajo
especfica e impersonal (puesto);
incluye tambin la descripcin de las
caractersticas, los conocimientos y
las aptitudes que debe poseer el
personal que lo desempea.

ETAPAS DE ORGANIZACIN
DEL TRABAJO
1.- Coordinacin: Es la sincronizacin de
los recursos y de los esfuerzos de un
grupo social con el fin de lograr
unidad, oportunidad, armona y
rapidez, en el desarrollo y la
consecucin de los objetivos.

ETAPAS DE ORGANIZACIN
DEL TRABAJO
2.-Divisin del trabajo: Es la separacin
y delimitacin de las actividades, con
el fin de realizar una funcin con la
mayor precisin, eficiencia y el
mnimo esfuerzo, dando lugar a la
especializacin y perfeccionamiento
en el trabajo.

ETAPAS DE ORGANIZACIN
DEL TRABAJO
3.-Jerarquizacin :Es la disposicin de las
funciones de una organizacin por orden
de rango, grado o importancia, agrupados
de acuerdo con el grado de autoridad y
responsabilidad que posean,
independientemente de la funcin que
realicen.

Reglas para la jerarquizacin :

Su observancia es indispensable cuando se
jerarquiza:
a) Los niveles jerrquicos establecidos
dentro de cualquier grupo social deben
ser los mnimos e indispensables.
b) Se debe definir claramente el tipo de
autoridad de cada nivel ( lineal, funcional)

ETAPAS DE ORGANIZACIN
DEL TRABAJO
4.- Departamentalizacin: Es la divisin y el
agrupamiento de las funciones y
actividades en unidades especficas, con
base en su similitud.
Los tipos de departamentalizacin ms
usuales son:
Funcional, por producto, geogrfica o por
territorios, por clientes, por proceso o
equipo, por secuencia.

DIRECCIN
Es donde se realiza todo lo planeado
y se ejecutan todos los elementos de
la administracin. Al dirigir se aplican
todas las etapas del proceso
administrativo y el xito de cualquier
empresa se deriva en gran parte a
una acertada direccin.

DIRECCIN
Comprende una serie de elementos como.
* la toma de decisiones.
* la comunicacin.
* la motivacin.
* el liderazgo.

DIRECCIN
Mediante la toma de decisiones se elige la
alternativa ptima para lograr los objetivos;
a travs de la comunicacin se transmite y
recibe la informacin necesaria para ejecutar
las decisiones, los planes y las actividades;
con la motivacin se obtienen actitudes,
comportamientos y conductas del personal
para trabajar eficientemente y por ltimo el
liderazgo se utiliza para influir, guiar o
dirigir a un grupo de personas.

PERFIL DEL LIDER

*Conocimientos tecnolgicos.
*Conocimientos administrativos.
*Cualidades de personalidad:
-Dominio de s mismo: controlar los
impulsos, mantener la serenidad, actuar
con objetividad y poseer una gran
confianza y seguridad en s mismo.

PERFIL DEL LIDER

- Iniciativa : debe tener iniciativas que
propicien y faciliten el logro de los objetivos
de la organizacin.
- Sentido Comn: Para delegar y ejecutar
correctamente, adaptarse al cambio, tratar
bien a su gente, entender a los clientes,
actuar en lugar de solo planear, mejorar la
calidad y la multiplicidad de sus funciones,
etc.

PERFIL DEL LIDER

-Optimismo : Debe tener la capacidad para
encontrar el lado positivo de todas las
situaciones, a fin de confiar en el futuro y en
su gente, aprendiendo de los errores y
fracasos.
- Sinceridad, justicia y lealtad: estas
caractersticas en su actitud hacia todo su
entorno son imprescindibles, ya que genera
compromiso y lealtad hacia la empresa.

PERFIL DEL LIDER

- Espritu de logro: Fija metas claras y
especficas y hace partcipes de stas a
su gente.
- Sencillez y humildad : para lograr
comunicacin con la gente, reconocer sus
errores, aceptarlos y mejorar cada da.

TOMA DE DECISIONES
Es un proceso sistemtico y racional
a travs del cual se selecciona entre
varias alternativas el curso de accin
ptimo. Es una funcin inherente a la
direccin y de ella depende el
adecuado funcionamiento de la
organizacin.

ETAPAS DEL PROCESO DE

TOMA DE DECISIONES
1.- Definir el problema
2.- Contar con un sistema de informacin oportuno,
confiable y actualizado.
3.- Conocer los factores internos formales
(polticas, estructura, recursos, etc.) e
informales (hbitos, experiencias, etc.)
4.- Conocer los factores externos ( polticos,
sociales, econmicos, internacionales, etc.)

ETAPAS DEL PROCESO DE

TOMA DE DECISIONES
5.- Elegir correctamente la utilizacin de
mtodos cualitativos y/o cuantitativos.
6.- Definir la restricciones y limitaciones.
7.- Especificar los rendimientos y las
metas esperadas.
8.- Evaluar costo-beneficio.
9.- Evaluar repercusiones.

TCNICAS PARA
TOMAR DECISIONES
Pueden ser de dos tipos:
Tcnicas cualitativas: Dependen de la
opinin o de la experiencia de las
personas que las toman. Son mtodos
formales no matemticos que se apoyan
en datos histricos y en sistemas de
informacin.

TCNICAS PARA LA
TOMA DE DECISIONES
Como ventaja de esta tcnica diremos que
se aprovecha la experiencia de los
ejecutivos y se aprovecha su creatividad,
adems de que son fciles y sencillas de
aplicar. Sus limitaciones es que a veces
pueden ser subjetivas e inexactas.

TCNICAS PARA LA
TOMA DE DECISIONES
Tcnica cuantitativa: Esta tcnica se
fundamenta en la aplicacin de las
matemticas y la estadstica. Consisten
en reunir datos existentes acerca de un
problema especfico y elaborar reportes
cuantitativos sobre las ventajas de las
varias alternativas de accin.

CONTROL
Es la fase del proceso administrativo a
travs de cual se evalan los resultados
obtenidos en relacin con lo planificado, a
fin de corregir desviaciones y mejorar
continuamente. El control es un medio de
retroinformacin que sirve para reiniciar
el proceso.

MTODOS DE CONTROL
DE LA ADMINISTRACIN
Existen tres mtodos de control de la
administracin:
a) Mtodo de la excelencia empresarial
b) Auditora administrativa.
c) Anlisis factorial.

CALIDAD TOTAL
Mucho se ha discutido si la calidad total es una
escuela, una corriente administrativa, un
programa, un sistema, un enfoque, una filosofa
o una estrategia. En realidad, la calidad total es
adems de todos los conceptos anteriores,
UNA CULTURA, una forma de vida de la
organizacin, una mstica, en la que una serie de
valores, como el amor al trabajo y al cliente y la
satisfaccin por el trabajo bien hecho, se
practican por TODOS los miembros de la
organizacin.

CALIDAD TOTAL
La cultura de la calidad total se sustenta en el
ejercicio de valores orientados a un objetivo
primordial: la satisfaccin de las necesidades
reales del cliente. La calidad total no radica
en la organizacin sino en los individuos, por lo
que se requieren individuos que posean y
compartan valores tales como lealtad, amor
por el trabajo, disciplina , laboriosidad,
compaerismo, iniciativa, responsabilidad y
compromiso.

CARACTERSTICAS DE
LA CALIDAD TOTAL
1.- Debe partir del compromiso de la alta
direccin.
2.- Orienta a las organizaciones hacia la
satisfaccin de las necesidades del cliente.
3.- Se fundamenta en la educacin y mejoras
continuas.
4.- Es una forma de vida, que requiere del
ejercicio de ciertos valores compartidos por
todos los miembros de la organizacin.

CARACTERSTICAS DE
LA CALIDAD TOTAL
5.- Asegura la calidad preventivamente.
6.- Brinda oportunidades para que los
seres humanos se realicen en su
trabajo.
7.- Es a largo plazo.
8.- Utiliza herramientas estadsticas.

GLOBALIZACIN
Es uno de los cambios ms importantes
registrados en el ambiente externo de
las organizaciones. Se refiere a una nueva
perspectiva de las relaciones con otros
pases, a las relaciones empresariales
realizadas a travs de las fronteras
internacionales con un alcance, forma,
cantidad y complejidad sin precedentes.

GLOBALIZACIN
Es un proceso econmico, poltico y social
que si bien es cierto no es nuevo, ha sido
retomado con mayor nfasis en los
pases en desarrollo como premisa
especfica para lograr un crecimiento
econmico y erradicar la pobreza. No
fue concebido como modelo de
desarrollo econmico, sino como marco
regulatorio de las relaciones econmicas
internacionales entre los pases
industrializados.

GLOBALIZACIN
Est compuesta y determinada por tres
factores interrelacionados:
Proximidad.
Ubicacin.
Actitud.

PROXIMIDAD
Las organizaciones estn trabajando
mucho ms cerca de una cantidad y
variedad de clientes, competidores,
proveedores y reguladores
gubernamentales, lo que permite
compartir informacin oral, en video
en cuestin de minutos. La cercana
tambin es virtual, gracias al aumento
de la capacidad tecnolgica y
administrativa de las empresas.

UBICACIN
La ubicacin y la integracin de las
operaciones de una organizacin
realizadas a travs de diversas
fronteras internacionales forman parte
de la globalizacin.

ACTITUD
La globalizacin habla de una actitud
nueva y abierta para ejercer la
administracin internacionalmente. Esta
actitud combina una curiosidad acerca
del mundo en que se encuentra fuera de
las fronteras del pas propio y una
disposicin para desarrollar las
capacidades necesarias para participar
en la economa global.

OPORTUNIDADES DE
LA GLOBALIZACIN
Hay un proceso de internacionalizacin de la
produccin y la comercializacin de productos.
Se la asocia a un proceso positivo de integracin
de las economas mundiales.
Hay una flexibilizacin de los movimientos de
mercancas, capitales y personas entre los
pases.
Hay mayor agilidad y bajo costo de transaccin lo
que genera un aumento del bienestar social y
una mejor asignacin de los recursos
econmicos.

OPORTUNIDADES DE
LA GLOBALIZACIN
En condiciones apropiadas ofrece
posibilidades extraordinarias de progreso
en trminos de organizacin, eficacia,
productividad, difusin de conocimientos,
mejora el nivel de vida y acercamiento
entre las personas.
Mejora las condiciones de acceso a
mercados que anteriormente se hallaban
ms fragmentados.

AMENAZAS DE LA
GLOBALIZACIN
Es definitivamente contrario a los
objetivos de equidad social.
Hay una enorme subclase inmvil que
opta permanentemente entre el paro
o la pobreza, por sentirse apartados
de la gran aldea global.

VENTAJAS COMPARATIVAS
Y COMPETITIVAS.
En un mundo que tiende a la globalizacin, cada
empresa y actividad econmica debe competir
con sus similares ubicadas en cualquier lugar
del mundo. Para sobrevivir, deben transformar
las ventajas comparativas en ventajas
competitivas.
Las ventajas competitivas son pasajeras pues
van cambiando en la medida que los
competidores cambian sus estrategias, los
pases sus regulaciones y los bloques su
organizacin interna

Diferencias entre
multinacional y globalizada
Empresa Multinacional:
Efecta sus operaciones
con diversos pases.

Empresa Globalizada
Efecta sus operaciones
con todos los pases.

Entiende que cada pas

es un mercado
controlado por la
matriz

Concibe al mundo como

un solo mercado.

Lo que debe poseer la

empresa para ser global
*Poseer un producto
*Adquisicin de nuevos activos
*Condiciones ptimas para penetrar al
mercado. Poder financiar infraestructura.
*Poseer la capacidad de competir tanto en
activos como en productos.
*Dotar a las funciones de orientacin global,
aunque su alcance sea local.

ANLISIS F.O.D.A.

Fortalezas: Son los factores que constituyen una

ventaja de la empresa, por sus caractersticas
propias.
Oportunidades: Se refieren a las que ofrece el
mercado y no son controladas por la empresa.
Debilidades: Son los factores que podran
traerle inconvenientes a la empresa y son
causados por sus propias caractersticas.
Amenazas: Son los problemas que puede
presentar el mercado y que no dependen de la
empresa.

ANLISIS F.O.D.A.
Este anlisis permite conocer cmo va a ser
la relacin de la organizacin con
diferentes aspectos del mercado, la
competencia, ubicacin, la empresa misma.

EL ORGANIGRAMA
Tambin conocidos como Cartas o Grficas
de organizacin, son representaciones
grficas de la estructura formal de una
organizacin, que muestran las
interrelaciones, las funciones, los niveles
jerrquicos,las obligaciones y la autoridad
existentes dentro de ella.

Requisitos para su
elaboracin
1.- Los organigramas deben ser muy claros y
se recomienda que no tengan un nmero
excesivo de cuadros y puestos.
2.- No deben comprender a los empleados y
trabajadores.
3.- Deben contener nicamente la funcin o
puesto y no el nombre de la persona.

Formas de
representacin

Organigrama vertical:

Gerente

Produccin

RR.HH.

Finanzas

Organigrama Vertical
Cada puesto subordinado se representa por
cuadros en un nivel inferior, ligado por
lneas que representan la comunicacin de
responsabilidad y autoridad. Son las
grficas ms usadas, fcilmente
comprensibles, ya que indican en forma
objetiva la autoridad. Su inconveniente es
que cuesta indicar los puestos inferiores.

Organigrama Horizontal
Produccin

Gerente

RR.HH.

Finanzas

Organigrama Horizontal
El nivel jerrquico mximo se
representa a la izquierda y los dems
niveles jerrquicos van hacia la
derecha siguiendo la forma normal
en que acostumbramos leer.

Organigrama Mixto
Gerente
Produccin
RR.HH.
Finanzas

Organigrama Mixto
Esta grfica es la combinacin entre
el organigrama vertical y el horizontal
y su utilizacin es por razones de
espacio.

Organigrama Circular

RR.HH.

Finanzas
Gerente

Produccin

Marketing

Organigrama Circular
Est formado por un cuadro central que
corresponde a la autoridad mxima en
la empresa, a cuyo alrededor se trazan
crculos que constituye cada uno un
nivel jerrquico y se colocan en ellos los
puestos de jefatura inmediatos.

Estimados Alumnos:
Aqu les envo la ltima parte de los
contenidos del trimestre para que los
estudien para la prueba del prximo
sbado.
Saludos y que estn bien.
nimo que los esfuerzos
siempre encuentran recompensa.