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Cmo funciona la

compra y la facturacin
de Office 365
En contratos Open y en ventas a travs del
portal web

Cmo se vende Office 365?


Hay dos modelos:
1. El partner compra a mayorista y revende a cliente final
Fija el precio de venta al cliente, asume el riesgo de cobro
Reventa disponible en contratos Open y en Caja (FPP)
En la actualidad, prcticamente todos los componentes de Office 365
estn disponibles en modo reventa
2. El partner asesora al cliente, compra a travs del portal web
(Office365.es)
Microsoft factura al cliente final y el partner recibe una comisin
Microsoft establece el precio y factura directamente al cliente; asume
el riesgo de cobro
Todos los componentes de Office 365 estn disponibles en este
modelo

Proceso de compra de Office 365 en contratos Open

Partner compra SKU


En lista precios Open

Disponible Open, Open


Value, y Open Value
Subscripcin (OVS)
Pago del ao completo
No hay mnimo de
usuarios

Obtencin Producto
Clave Digital en VLSC

Email de bienvenida con


enlace a Volume
Licensing Service Center
(VLSC)
Firma del contrato VL
que contiene los

trminos y condiciones
Las claves de producto
estn almacenadas en
VLSC

Activar Producto Clave


en Office365.com
Activacin de clave en
Office365.com/setup365
Fecha fin subscripcin
fijada en el momento de
redencin de la clave
Importante que el
partner incluya su
Partner ID en la
subscripcin del cliente
para estar en copia en
las Comunicaciones d

Cmo se procesa los pedidos


Pedido

Cliente final

Factura

Factura

Factura

Ayuda activar
O365

Pedido

Pedido

Reseller

Distribuidor

Microsoft

Email invitacin para acceder a VLSC y obtener las claves de producto para activar Office 365

Servicio O365
4

Fecha acuerdo VL vs. fecha


subscripcin O365
La compra de licencia Open License inicia un
Open Authorization Number de 2 aos.

O365
La subscripcin de 1 ao
Starts
de O365 1 comienza

Redencin de
claves

cuando las claves son


redimidas
La renovacin puede
hacerse por Volume
Licensing o por el portal
de O365

Renovacin
Aadir
usuarios
La expiracin de la subscripcin de O365 tiene que
ser la misma para todos los usuarios, incluidos los
usuarios que se aade a posteriori.

Duracin del Acuerdo: Open


En licencias el contrato se firma despus de que el
pedido se procese pero antes de acceder al
producto/servicio.
Pedido hecho via
Reseller y
Mayorista

Compra de
O365 Mediana
Empresa va
Licencia open

Orden
Orden
de
de
Compra
Compra

Cliente (Partner1)
entran en VLSC y
firman acuerdo
licencia Open

Obtener acceso
completo a VLSC
www.off
ice.com
/setup3
65

Descarga
Producto, obtener
claves, etc.

Nmero de Acuerdo Licencia Open se denomina


Authorization Number y tiene una duracin de 2
aos.
Nmero de Licencia nico se asigna a cada
compra.
Cliente Licencia Open puede hacer un pedido con

Duracin del Acuerdo : Open Value


En Open Value y Open Value Subscripcin, el
contrato es firmado ANTES de que se procese el
pedido.
Contrato OV/OVS
creados y firmados
electrnicamente

Compra de
O365 Mediana
Empresa va
Open Value

Pedido hecho via


Reseller y
Mayorista

Orden
Orden
de
de
Compra
Compra

Obtener acceso
completo a VLSC
www.off
ice.com
/setup3
65

Descarga
Producto, obtener
claves, etc.

Acuerdo Open Value tiene una duracin de 3 aos.


SKU Office 365 Mediana Empresa es parte de la categora
Producto Adicional y puede ser pedido en cualquier
momento.
Debe existir un Acuerdo active para hacer el pedido.

Duracin del Acuerdo


Office 365 es vendido como una compra up-front
de una subscripcin de 12 meses de duracin.
La duracin del Acuerdo Volume License y de la
subscripcin O365 NO son co-trmino.
EL pedido se puede realizer con independencia del
period que quede del acuerdo.

Compra de
O365 Mediana
Empresa va
Open License
Open Value La subscripcin de 1 ao
de O365 comienza
cuando se redime las
claves.

La renovacin puede hacerse


va Volume Licensing o en el
portal de Office 365
8

O365
O365 Renewal
Add Seats
La fecha de expiracin de la subscripcin de O365
tiene que ser la misma para todos los usuarios.
Cuando se aade usuarios a mitad del period los
meses de uso adicionales sern extendidos a la

Ejemplo Open Value


Vctor trabaja en un partner con una gran
base instalada de clientes de Peqea
Empresa. Vende a Contoso Office 365 Midsize
Business, junto con los servicios de su
empresa para migrarlos a la nube.
Contoso tiene un contrato Open Value con
compromise organization-wide en Office y
CAL Suite para sus 55 desktops.
9

Contoso est preparado para la nube y su


plan es migrar en fases a sus 55 usuarios.

Ejemplo Open Value


ao 1
Jan 1, Yr. 1

ao 2

Contoso

10

OV
Organizatio
n-Wide
Commitmen
t
55 Desktops
55 Users
Ready to
migrate to
Cloud in
phases

Office Qty.
55
Win OS Qty.
55
CAL
Qty..
55

Jan 1, Yr. 3

Jan 1, Yr. 2

Pedido
ao 1

ao 3

Pedido
ao 2

Pedido
ao 3

July 1, Yr. 1

R.
Poltica: Se puede aadir

PO Adhoc1
O365 Qty.
30

Oct
1, Yr.
1

Activated July 1, Yr. 1

O365

(30
July 1 Yr. 1seats)
June 30, Yr. 2
30 Users
Ad-hoc
PO
O365 Qty.
25

Activated Oct 1, Yr. 1

+25
seats

Oct 1 Yr. 1 thru August 10, Yr. 2


1
Org-Wide committed customers with Office and/or June 30 plus 41 das
CAL Suite will qualify for reduced price.

P. Por qu los usuarios


aadidos expiran en
menos de 1 year?

usuarios a una Clave de


Producto en medio de una
subscripcin, pero el servicio se
distribuir de forma homognea
en todos los usuarios para
mantener la fecha de cotrmino.

Clculo:
25 asientos aadidoss X 3 meses
extra = 2250 das de la
subscripcin O365

Office 365 en modelo de comisin:


Microsoft factura al cliente final y el
partner recibe una comisin

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Cmo se realiza la compra


Opcin 1:
El partner genera la oferta de compra en su entorno de Office 365 de partner
El enlace lleva embebido el identificador del partner que queda asociado a la

subscripcin del cliente


Enva el enlace con la oferta al cliente y el cliente confirma la compra
El partner recibir su comisin de forma automtica conforme a los trminos de la gua
de incentivos en vigor.

Opcin 2:
El cliente va directamente a la pgina de compra de Office 365 y hace la compra.
Importante: el cliente puede incluir el identificador del partner que lo ha asesorado en el

momento de realizar la compra o despus, en el panel de administracin de Office 365.


El partner comenzar a recibir su comisin en el momento de quedar asociado al cliente.
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Facturacin

Quin factura al cliente?


La entidad que factura es Microsoft Ireland Operations Limited MIOL

Cundo se generan las facturas?


Tan pronto como se provisiona el servicio
La facturacin es por anticipado, de modo que si un cliente se apunta el da 1 del
mes, recibirn la factura inmediatamente para el periodo future
La factura es debida con independencia de que se empiece a usar o se deje de usar
el servicio.

Quin recibe la factura?


Se enviar una noticificacin de facturacin al administrador general y al
administrador de facturacin con periocidad mensual, indicndoles que visiten el
portal para ver la factura.

Recibir el cliente una factura en papel?


No, el cliente puede ver una copia electrnica en versin .pdf de su factura en el

Opciones de pago

Mtodos de pago disponibles


Tarjeta de crdito (Amex, Visa, MasterCard) para cualquier orden de compra
Factura (pago a 30 das) para ordenes de compra de ms de 200
Las ordenes de compra de ms de 11.100 (15.000 USD) al mes estn sujetas a
una aprobacin de validacin de crdito (tarda al menos 5 das laborables en
procesarse)
Se tiene en cuenta la deuda completa del cliente para el clculo de los 9.500 euros
Se suele pedir las cuentas anuales del cliente

Hay descuentos para compras por el portal?


Hay un descuento automtico por volumen en funcin de varios tramos.
Adems, se puede solicitor un descuento especial para el primer ao en
operaciones especiales (ms de 250 usuarios, situaciones de competencia,
migraciones complejas, etc.).
Para
solicitor
el
descuento
es
necesario
registrarla
en
Velocity
(www.microsoftvelocity.com)

Factura asociada
a una tarjeta de
crdito

Factura
con pago
por
transfere
ncia
Este el
importe que
hay que
pagar este
mes
OJO! Este no
es el importe
que hay que
pagar. Es la
deuda total

Detalle del
clculo del
importe de
la facture:
es por das

Detalles del pago

Los clientes con rdenes de compra de menos de 200 slo pueden pagar
con tarjeta de crdito*

Los clientes que eligen pagar por adelantado el ao completo y cuya orden
de compra anual es mayor de 200 (250 USD) pueden pagar con una
factura o con tarjeta de crdito

Los clientes que eligen facturas mensuales y cuya orden de compra mensual
es mayor de 200 pueden pagar con una factura o con tarjeta de crdito

* Organismos pblicos que


no puedan pagar con tarjeta:
se puede pedir una
excepcin llamando a
soporte 900 814 197

Pago con Tarjeta de Crdito

Pago con Factura

Facturacin anual

Los clientes pueden elegir su frecuencia de pago (excepto P1)

Incremento o decremento de asientos en ordenes anuales

Todas las tarjetas de crdito tendrn el cargo o el abono en el momento de


cambiar la orden.

Incremento de asientos en una factura anual

Decremento de asientos en factura annual

Se genera una nueva factura por los asientos adicionales.

Se crear un cheque que se enviar a la direccin postal del cliente.

Puede que se cargue una cuota como resultado del decremento de asientos

Cancelacin

El cliente puede cancelar su subscripcin en cualquier momento


Para susbripciones P1 y Office ProPlus mensual los clientes pueden
cancelar a travs de la plataforma
Para otros planes, los clientes tienen que llamar a CPC (900 814 197)
Subscripcin mes a mes (P1)
Se puede cancelar en cualquier momento sin ninguna cuota de
cancelacin.
La cancelacin tendr efecto al final del ciclo mensual de la
subscripcin.
Subscripcin de un ao (con facturacin mensual o anual)
Si la cancelacin ocurre en los primeros 30 das, el cliente tiene que
pagar slo los primeros 30 das.
Si la cancelacin ocurre despus de los primeros 30 das, los clientes
tienen que pagar el 25% de la cuota de suscripcin pendiente.

Cancelacin Datos del Cliente

El cliente tiene que confirmar a CPC si Microsoft debera:


Deshabilitar la cuenta del cliente y borrar los datos asociados
O

Retener los datos del cliente al menos 90 da para que ste

pueda recuperar sus datos (sta es la opcin si el cliente no


dice nada)

IVA

Qu porcentaje de IVA se aplica?


Office 365 est clasificado como un servicio
Las reglas del IVA establece que se aplicar el porcentaje de IVA
correspondiente al pas desde el que se proporcina el servicio
El servicio se proporciona desde Irlanda (Centro de Datos de Dubln) ese es
el tipo de IVA que se aplicar
Los clientes de la Unin Europea registrados para IVA y que proporcionen un
Identificador de IVA apropiado (CIF intracomunitario) no tendrn ningn cargo
de IVA.
Si el cliente est fuera de la Unin Europea no se carga ningn IVA

Qu pasa si no se proporciona ningn nmero de IVA?


Se cargar el IVA y as aparecer en la primera factura.
Para corregir facturas futuras hay que contactar con el soporte de atencin al
cliente con un nmero de IVA vlido
El IVA se devolver en la factura siguiente y se corregir el porcentaje de IVA

Cambios procesando el
IVA

Nuevas facturas
Si VIES (VAT Information Exchange System) no est disponible, el CIF se queda en
estado pendiente de validacin
VIES validar el nmero de IVA asincrnamente y aplicar el IVA apropiado en la
primera factura del cliente
Periodo mximo de 5 das Periodo de retencin de tarjeta de crdito
El cliente no puede cambiar el nmero de IVA de una orden de compra existente
desde el portal. Tiene con contactar con CPC.

Comprobacin de Crdito
Sigue las reglas de abajo para ordens directas >
11.100:
Las ordenes mayores de 11.100 al mes, tienen que pasar

automticamente por el proceso de comprobacin de crdito.


La comprobacin de crdito dura 5 das como mnimo en
procesarse.
Se le pedir al cliente que rellene un formulario de

comprobacin de crdito.
Una vez que CPC recibe la aprobacin del crdito, CPC

desbloquear el carro de la compra y el cliente puede seguir

Cuentas impagadas
Factura
Se genera la factura; segn los trminos de pago a 30 das
Da 0 Email automtico: Su factura est lista para su visualizacin

Da Recordatorio Su factura tendr que ser pagada en breve


25
Da Recordatorio Su factura tiene que ser pagada hoy
30
Recordatorio Su factura debera haber sido pagada hace 30 das; tenga en cuenta que el servicio
puede ser suspendido. Se deshabilita el servicio la cuenta del cliente queda en modo de
Da
funcionalidad reducida
60
Da Advertencia No se ha recibido el pago a da de hoy; el servicio terminar en 15 das.
75
Da
90
Da
100
Da
120

Terminacin El servicio ha terminado por impago; en 10 das recibir informacin de acciones


futuras.
El cliente pasa a la lista de morosos, y su informacin puede pasarse a un tercero para perseguir el
pago.
Se deprovisiona el servicio la cuenta del cliente se cancela y no est activa durante ms tiempo.
Los datos se almacenan 90 das.

Si el
cliente
est en
situacin
de impago
el partner
dejar de
percibir su
comisin
durante el
periodo
que dure
el impago

Cuentas impagadas Tarjeta de


Si el
Crdito
cliente
Da 0

Da 4

Da
28
Da
38
Da
118

Se genera la factura, el cliente recibe un email: Factura lista para su visualizacin


Intento de cobro en la tarjeta de crdito a travs de Cybersource, si la tarjeta es rechazada se pone
en A/R report

Se intenta el cobre en la tarjeta de crdito a travs de Cybersource cada 4 das


Cada tarjeta de crdito se prue ba un total de 8 veces
Cada vez que hay un intento de cargo sin xito, el cliente recibe un correo electrnico diciendo que
su tarjeta no es vlida y pidiendo actualizar los datos pra evitar la deshabilitacin del servicio
Se envia el email 7 veces; el ltimo email es para informar al cliente de que el servicio se ha
parado

Servicio deshabilitado la cuenta del cliente tiene funcionalidad reducida


Terminacin El servicio ha terminado por impago; en 10 das recibir informacin de
acciones futuras

Cliente a lista de morosos


Persecucin de cobro por parte por un tercero

Se deprovisiona el servicio la cuenta del cliente se cancela y no est


activa durante ms tiempo. Todos los datos se pierden permanentemente

est en
situacin
de impago
el partner
dejar de
percibir su
comisin
durante el
periodo
que dure
el impago

Comprobaciones para un cliente que solo


ha adquirido Office Pro Plus
Sin conexin a
internet

Da 31
Licencia (30 das)

Da 61

Gracia (30 das)

1
Una notificacin diaria

Modo de Funcionalidad Reducida Licencia (30 das)

2
El producto entra en modo
RFM. Notificacin una vez
cada hora.

3
El cliente paga la subcripcin, la
pierde despus de 120 das.

Las notificaciones se muestran incluso si el cliente no ha lanzado ninguna aplicacin de


Office

Ante cualquier duda

Llamar a soporte 900 811 197


Horario: L V de 9 a 17:00
Elegir opcin soporte de facturacin
Necesario proporcionar el contacto de admin y el nombre

del entorno (xxx@onmicrosoft.com)

Para casos urgentes: enviad a vuestro


contacto Microsoft el nmero de caso
para escalar tambin internamente.

Muchas gracias por


vuestra participacin!
Consulta las grabaciones de sesiones
anteriores
Accede a los materiales locales