Está en la página 1de 54

A D M IN IS TR A C I N

C O N C EP TO D E
A D M IN STR A C I N
Es el proceso de planear, organizar, liderar y

controlar los esfuerzos de los miembros de la


organizacin y el empleo de todos los recursos
(humanos, tcnicos, materiales y financieros),
para
logar
los
objetivos
organizacionales
establecidos.
La administracin es un proceso integral por que
se lleva a cabo a travs de fases y etapas que se
interrelacionan entre si para realizar una actividad.
Es conducir la empresa haca un objetivo tratando
de sacar el mejor provecho de todos los recursos
de que se dispone.

C A R A C TER STIC A S
Universalidad. Por que existe en cualquier grupo

social.
Valor instrumental. Es un medio para lograr un fin.
Unidad temporal. Para fines de estudio se puede
separar en fases, etapas o elementos.
Amplitud del ejercicio. Se plica en todos los niveles
o subsistemas de una organizacin formal.
Flexibilidad. Aunque se auxilia de otras ciencias o
tcnicas, tiene caractersticas propias que le dan un
carcter especfico.
Interdisciplinariedad. Es a fin a todas aquellas
ciencias y tcnicas relacionadas con la eficiencia del
trabajo.

Especificidad. Aunque la administracin va

siempre acompaada de otros fenmenos de


ndole distinta, el fenmeno administrativo es
especfico y distinto a los que los acompaa.
Se puede ser un magnifico ingeniero y en
psimo administrador. La administracin
tiene caractersticas especficas que no nos
permite confundirla con otras ciencias o
tcnicas, tiene caractersticas propias que le
proporcionan su carcter especfico, es decir,
no puede confundirse con otras disciplinas.

Unidad jerrquica. Todos cuantos

tienen carcter de jefes en un


organismo social, participan en
distintos grados y modalidades, de la
misma administracin. As, en una
empresa, forman un solo cuerpo
administrativo, desde el gerente
general, hasta el ltimo mayordomo.

IM P O RTA N C IA
Es

indispensable
para
el
adecuado
funcionamiento de cualquier organismo social.
Simplifica el trabajo al establecer principios,
mtodos y procedimientos para lograr mayor
rapidez y efectividad.
La productividad y la eficiencia en cualquier
empresa est en relacin directa con la
aplicacin de una buena administracin.
Contribuye al bienestar de la comunidad, ya que
proporciona lineamientos para optimizar el
aprovechamiento de los recursos, para mejorar
las relaciones humanas y generar empleos.

PA N O R A M A D E LA
A D M IN ISTR A C I N

P R IN C IP IO S
A D M IN ISTR ATIV O S
Fayol
estableci
14
principios
de
administracin, estos principios son flexibles
y susceptibles de adaptarse a las distintas
necesidades de las organizacionales.
1. Divisin del trabajo. Este principio se
refiere a la especializacin de tareas. Debe
haber una organizacin de tal forma que
permita la especializacin, para que de esta
forma se produzca ms con el mismo
esfuerzo.

2. Autoridad y responsabilidad. Fayol dice


que
no
poda
haber
autoridad
sin
responsabilidad y que la responsabilidad es el
contrapeso indispensable de la autoridad. Un
buen jefe debe tener autoridad siempre y
cuando lo respalde la responsabilidad.
3. Disciplina. Con este principio Fayol se
refiere a la obediencia y a la presencia de
respeto a las normas establecidas en la
empresa, por que la disciplina es fundamental
para la buena marcha en la sociedad y de
cualquier organizacin.

4. Unidad de mando. Con este principio Fayol


nos dice que un colaborador no debe recibir
ordenes de ms de un superior, pues si hay ms
de una fuente de mando se pueden suscitar
conflictos, que el empleado no sabr si obedecer
a un jefe u otro. Por eso es importante que haya
solo una unidad de mando.
5. Unidad de direccin. Este principio se
refiere a que debe haber solo un jefe y un solo
programa para coordinar el conjunto de
operaciones que persiguen un mismo fin, pues
solo as se lograran los resultados deseados.

6.
Subordinacin
de
inters
individual al general. Este principio
se refiere a que debe ser ms
importante el inters de grupo que el
inters personal, pues la ambicin o la
pereza o alguna otra debilidad del
hombre puede hacer que se pierda de
vista el inters general en provecho
para la empresa por el inters
particular.

7. Remuneracin al personal. Esto se


refiere a que el trabajo del hombre debe ser
pagado y este pago debe ser justo. Fayol
explico diversos modos de pago que podan
ser segn las jornadas de tiempo, tarifas por
tareas o por trabajo a destajo. Adems
reflexiono
en
cuanto
a
bonos,
participaciones de utilidades, pago de
directores a nivel medio y superior, pago en
especie, trabajo pro bienestar (higiene y
seguridad) e incentivos no monetarios.

8. Descentralizacin y Centralizacin. Con


respecto a esto Fayol se refera a que los jefes
pueden delegar funciones en sus subordinados en la
medida de lo posible, de acuerdo con la funcin, el
subordinado y la carga de trabajo del supervisor y
del inferior. Esto quiere decir que cuando un jefe
confa en sus fuerzas, su inteligencia y
su
experiencia puede extender su accin personal y
reducir a sus empleados a simples agentes de
ejecucin, en este caso se estara hablando de
centralizacin. En cambio cuando un jefe prefiere
recurrir a la experiencia de sus colaboradores,
entonces estaramos hablando de descentralizacin.

9. Jerarqua. Este principio e refiere a


que debe haber una cadena de
mando, con esto se refiere a los
niveles de comunicacin y autoridad
que deben ser respetados, para evitar
conflictos e ineficiencias. Dijo tambin
que el abuso de este elemento puede
provocar lentitud administrativa o
burocracia.

10. Orden. Este principio establece


que debe haber un lugar para cada
cosa y cada cosa en su lugar. En una
organizacin este principio cambiara a
un lugar para cada persona y cada
persona en su lugar.
11. Equidad. En este principio se
establece que todo superior debe ser
justo, se debe tener la voluntad de ser

12. Estabilidad del personal. Es


necesario que haya estabilidad en el
personal para que e de el desarrollo
del empleado. Esto quiere decir que no
debe ser desplazado un empleado
cuando apenas concluyo su periodo de
aprendizaje, pues no habr tenido
tiempo de rendir en su trabajo.

13. Iniciativa. Esto se refiere a que


es muy importante la creatividad para
lograr el desarrollo de la organizacin.
La iniciativa de los colaboradores debe
ser aprovechada pues de lo contrario
la organizacin se estancara y ser
superada por otra. Por ello es
importante que los jefes sepan formar
la iniciativa de su personal.

14. Espritu de grupo y unin del


personal. Esto se refiere a que debe
haber unin en el personal para que se
pueda crear un espritu de grupo. Fayol
anota una serie de enunciados que
apoyan este principio, como son: La
unin hace la fuerza, La armona y la
unin personal de una empresa
constituyen una gran fuerza para ella.

IN TR O D U C C I N A LA
TEO R A G EN ER A L D E LA
A D M IN ISTR A C I N

TEO R A C L SIC A

Surge
en
Franci
a en
1917

Anatoma
Estructura

Fisiologa
Funcionamie
nto

Objetivo

Aumentar la eficiencia a
travs de la forma y la
disposicin de los
rganos componentes de
la organizacin
(departamentos) y de
sus interrelaciones
estructurales

Bsqueda
de la
efiiencia en
las
organizacio
nes

ASPECTOS EN LA
TEORA

PRINCIPIOS FAYOL
Divisin del trabajo.
Autoridad.
Disciplina.
Unidad de direccin.
Unidad de mando.
Subordinacin de inters individual al

bien comn.
Remuneracin.
Centralizacin.
Jerarqua.
Orden.
Equidad.
Estabilidad del personal.
Iniciativa.
Espritu de equipo

La divisin del

trabajo.
Autoridad y
responsabilidad.
Unidad de mando.
Unidad de direccin.
Centralizacin.
Jerarqua o cadena
escalar.

FUNCIONES BSICAS DE LA EMPRESA


OPRACIONES INDUSTRIALES Y COMERCIALES

PASOS DE LA
ADMINISTRACIN

Funciones tcnicas.
Funciones

comerciales.
Funciones financieras.
Funciones
de
seguridad.
Funciones contables.
Funciones
administrativas.

Planeacin.
Organizacin.
Integracin.
Direccin.
Control.

A D M IN ISTR A C I N
CIENCIA

TCNICA

Conjunto de
hiptesis y
tareas.
Verdaderos.
Tericos y
especulativo
s.
Inmutables
(leyes).
Hombre la
descubre.

Conjunto,
reglas,
principios e
instrumentos
.
tiles.
Cambiantes.
Prcticos y
realizacin.
Hombre la
crea.

ARTE
Conjunto
dones,
habilidades
destreza.
Esttico.
Cambiante.
Culturaestatus.
El hombre
nace y lo
desarrolla.

PLANES Y OBJETIVOS
Y COMO LOGRARLOS

LO S P LA N ES C O M O
FU N D A M EN TO D E LA
Que tipo
A D M IN ISTR
A CdeI N
estructura de
organizacin tener
Que tipo de
personas
necesitamos y
cuando
Como dirigir con
ms eficiencia a la
gente
Al proporcionar
estndares de
control

C O O R D IN A C I N D E
ELEM EN TO S

1.La accin de
quien este
administrando
(en tanto que
administra, en
tanto que
coordina)

2.La actividad
misma (para
poder dirigir,
requiere planes
organizados y
coordinados, y
as poder
realizarlos.

3.Fin perseguido
obtener la
coordinacin.
No se coordina
sino se dirige
para coordinar

Ordenamiento simultaneo y armonioso


que opera en la estructura de la
organizacin para asignar al capital
humano ms idneo para resolver la
problemtica, empleando los recursos
materiales y tcnicos, con los que se
encuentra orientados todos ellos a la
realizacin eficaz de un fin nico y
obtener la productividad.

P R O C ES O
A D M IN IS TR ATIV O

C O N C EP TO D EL P R O C ESO
A D M IN ISTR ATIV O
Es el conjunto de fases o etapas a
travs de las cuales se efecta la
administracin,
mismas
que
se
interrelacionan y forman un proceso
integral.

ESTR U C TU R A D EL
P R O C ESO A D M IN ISTR ATIV O
Fases.
Elementos.
Principios.
Etapas.
Reglas.
Tcnica.

EL P R O C ES O
A D M IN IS TR ATIV O EN
TER C ER A D IM EN C I N

D IA G R A M A
Un diagrama muestra las actividades, funciones y
elementos bsicos del puesto ejecutivo.
Para muchos hombres de negocios que tratan de
mantenerse
al
da
de
los
conceptos
administrativos, la literatura disponible debe
parecer a veces ms confusa que esclarecedora.
Adems de reflejar diferencias sistemticas y de
opinin, generalmente llega al lector en
fragmentos. El propsito de este diagrama no es
el de proporcionar informacin nueva al ejecutivo
sino ayudarle a ensamblar las piezas.

El Sr. Mackenzie es Vicepresidente de


la
Presidents
Associations,
Inc;
organismo afilado a la American
Management. Ha tenido una extensa
experiencia en la planeacin y
direccin
de
seminarios
para
ejecutivos en los Estados Unidos y en
el extranjero. Es autor de Managing
Your Time, en colaboracin con Ted W.
Engtrom (Zondervan Plubishing House,
1967).

El diagrama de EL PROCESO ADMINISTRATIVO,


empieza con los tres elementos bsicos a los que
se enfrenta todo director de empresa: las ideas, las
tareas y las personas. La administracin de estos
tres elementos est relacionada directamente al
procedimiento que: expresa en conceptos que la
planeacin es una de sus partes esenciales; la
administracin y las habilidades como lder. No es
pues de sorprender que dos autoridades
destacadas hayan identificado a los primeros tres
tipos de ejecutivos que requiere toda organizacin,
como planificador, el administrador y el lder.

Ntese la distincin que existe entre el lder y el


administrador.
Estos
conceptos
no
pueden
considerarse como sinnimos. Si bien en ocasiones un
buen administrador es a veces tambin un buen lder y
viceversa, no siempre es el caso. Por ejemplo: durante
la Segunda Guerra Mundial el General George Patton
era ampliamente reconocido por su habilidad para
dirigir e inspirar a sus soldados en los campos de
batalla, pero no por la profundidad de su pensamiento.
Por el contrario el General George Oman Bradley era
reconocido por su capacidad de reflexionar en la
planificacin y direccin de una campaa militar, ms
que por su calidad de liderazgo.

Lo mismo ocurre en la industria, en la educacin y


en el gobierno, donde es muy posible contar con un
administrador notable, que no es capaz de dirigir a
la gente, pero que si sabe reconocer esta limitacin,
integrar al personal de su organizacin de tal
manera que pueda compensar esta carencia. Por
otra parte, un empresario puede poseer las
cualidades carismticas del dirigente o lder y sin
embargo carecer de la necesaria capacidad
administrativa para lograr una administracin
general efectiva por lo que tambin tendr que
integrar a su personal de manera que pueda
compensar esa limitacin.

No estamos tratando aqu de lo que se


considera en trminos generales como
un lder. Hablamos de la calidad de
lder
como
la
funcin
de
la
administracin.
Tampoco
estamos
examinado
la
administracin
en
general, sino que tambin en este
caso, la consideramos solo como una
funcin de la direccin empresarial.

Por razones de claridad y sencillez, se


sugirieron las siguiente definiciones:
DIRECCIN. El logro de objetivos a
travs de otras personas.
ADMINISTRACIN. El manejo de
todos los detalles relativos a los
asuntos que despacha el ejecutivo.
CUALIDAD DE LDER. Influir sobre la
gente
para
alcanzar
objetivos
determinados.

D ESC R IP C I N D E LA S
FU N C IO N ES
Las funciones que se sealan en el
diagrama
fueron
seleccionadas
despus de un cuidadoso estudio de
los trabajos realizados por varios y
distinguidos escritores y maestros. Si
bien los tratadistas usan diferentes
terminologa y clasificaciones de
funciones, que varan mucho entre s,
sin embargo, encuentro que hay
mucha mayor concordancia entre ellos
de lo que sus diferencias podran

Las flechas que aparecen en el diagrama tienen por objeto


indicar que cinco de las funciones sealadas, generalmente
tienen a ir en secuencia. De manera ms concreta, en una
empresa hay que preguntarse primero cual es la finalidad u
objetivo que persigue, lo que da origen a la funcin de planear;
a continuacin viene la funcin de organizar o sea la tarea de
determinar la forma en que e repartir el trabajo y para que las
unidades mal cambien esquemas para realizar el trabajo, a
continuacin viene la funcin de dirigir o sea lograr la accin
necesaria para alcanzar los objetivos deseados y finalmente
est la funcin de controlar, que consiste en medir los
resultados alcanzados, en relacin con el plan formulado en
premiar al personal, de acuerdo con el trabajo desarrollado y
volver a planificar el trabajo a fin de hacer las correcciones
necesarias empezando as nuevamente el ciclo, dado que el
proceso vuelve a repetirse.

Son tres las funciones las de alcanzar problemas,

tomar decisiones y establecer comunicaciones


que se clasifican como generales o continuas
dado que tienen lugar durante todo el proceso
administrativo y no solo en una secuencia en
particular. Por ejemplo: son muchas las decisiones
que se tomarn durante el proceso de la
planeacin, as como durante las etapas de la
organizacin, direccin y control. De manera
semejante, hay que establecer las actividades a
realizar sean efectivas. Y todo administrador activo
estar analizando problemas durante el desarrollo
de todas las funciones del proceso administrativo.

Por supuesto que en la realizada ocurre que las


diversas funciones o actividades tienden a
fusionarse. Por ejemplo: al seleccionar a un gerente
al ms alto nivel, el ejecutivo que hace la seleccin,
muy bien puede estar planeando nuevas actividades
que la capacidad del nuevo gerente permitir llevar
a cabo y an puede estar visualizando el impacto
que tendrn esos planes de la organizacin as como
los controles que haya la necesidad de implantar.
Se presentan definiciones sencillas para cada una de
las funciones o actividades, con objeto de asegurar
que se comprenda lo que se decide.

P O SIB LES V EN TA JA S
Es de esperar que este diagrama sobre el
proceso administrativo permita derivar una
gran variedad de ventajas tanto para los que lo
pongan en prctica como para los estudiosos.
Entre las ventajas cabe sealar las siguientes:
Se tendr un concepto uniforme sobre lo que
son las funciones y las actividades de la
administracin.
Se contar con un mecanismo que interacte
con todas las actividades administrativas
generales.

P R O C ESO A D M IN ISTR ATIV O EN


TER CER A D IM EN CI N PO R A LEC
M A C K EN ZIE
El proceso administrativo en tercera
dimensin se encuentra representado
en el diagrama que a continuacin se
muestra, que se encuentra integrado
por las actividades, funciones y
elementos
bsicos
del
puesto
ejecutivo.

ELEM EN TO S
Los tres elementos bsicos a los que
se enfrenta todo director de empresas
son: las ideas, las tareas y las
personas.
La administracin de estos tres
elementos
est
relacionado
directamente al pensamiento que se
expresa en conceptos (en la que la
planificacin es una de sus partes
esenciales), la administracin y la

FU N C IO N ES EN SEC U EN C IA
PLANEAR. Es determinar anticipadamente los cursos
de accin recomendable, estableciendo los principios
que habrn de orientarse para logar los objetivos
establecidos en la empresa.
ORGANIZAR. Determinar la forma en que se habr de
repartir el trabajo en unidades maleables.
Es el proceso de cambiar el trabajo que los individuos
o grupos deben de desempear con los elementos
necesarios como son los centros de decisin y
comunicacin asignado a cada grupo un administrador
con suficiente autoridad para supervisarlo, de tal
manera que se logre un desempeo efectivo y
alcanzable las metas grupales y de la empresa.

INTEGRAR. Consiste en seleccionar al


personal calificado para realizar el trabajo.
DIRIGIR. Lograr la accin necesaria para
alcanzar los objetivos.
CONTROLAR. Consiste en medir los resultados
alcanzados en relacin con el plan formulado,
en premiar al personal, de acuerdo con el
trabajo desarrollado y en volver a planear el
trabajo, a fin de hacer las correcciones
necesarias, empezando as nuevamente el
ciclo, dado que el proceso vuelve a repetirse

FU N C IO N ES C O N TIN U A S
Son tres funciones: las de analizar problemas, tomar
decisiones y establecer comunicaciones.
Se clasifican como generales o continuas, dado que
tienen lugar durante todo el proceso administrativo, y no
solo durante una secuencia en particular. Por ejemplo:
son muchas las decisiones que se tomarn durante el
proceso de la planeacin as como durante las etapas de
la organizacin, direccin y control, de manera
semejante, hay que establecer las comunicaciones
indispensables para que muchas de las funciones y las
actividades a realizar sean efectivas. Y todo
administrador activo estar analizando problemas
durante el desarrollo de todas las funciones en secuencia
del proceso administrativo.

EL D IA G R A M A
El diagrama que se presenta muestra los
diferentes
elementos,
funciones
y
actividades que son parte del proceso
administrativo. En el centro del diagrama
estn las personas, las ideas y las tareas,
dado que estos son los elementos bsicos
para cualquier organizacin, con los que
tendr que trabajar todo ejecutivo o gerente.
Las ideas son lo que crea la necesidad de
pensar en los conceptos: las cosas para
administrar, y, las personas para dirigir.

Tres funciones: el anlisis de problemas, la toma de decisiones


y la comunicacin, son decisivas en todo momento y todos los
aspectos del cargo del gerente, por esta razn se muestran en
el diagrama permeabilizando todo el proceso de su trabajo. Sin
embrago, hay otras funciones que tienen lugar en una
secuencia previsible, por lo tanto, la planeacin, organizacin,
integracin, direccin y control se muestran, en ese orden, en
una de las bandas del diagrama. El inters que tenga un
gerente en cualquiera de ellas, depender de una gran
variedad de factores, entre las que cabe mencionar su posicin
y la etapa en que se encuentren los proyectos que ms se
ocupan . En todo momento deber tomar el pulso a su
organizacin . Las actividades ms importantes para el gerente,
conforme este se concentra en un momento, en una funcin, en
otro momento, en otra, se muestran en las bandas exteriores
del diagrama.