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Gestin documental electrnica

Especializacin en derecho
Informtico
Prof. MG. Ramn G. Brenna
ramonbrenna@derecho.uba.ar

GED
El paso de una gestin en papel a una
gestin documental electrnica requiere
un anlisis minucioso de la normativa y
una adecuacin relevante de esta, para
incorporar y responder a conceptos como
el de expediente electrnico ,
documentos electrnicos y firmas
digitales.

Marco Jurdico
El marco jurdico es clave para impulsar esos
cambios, permitir que se realicen y dotarlos de
legalidad.
La eficacia legal de los nuevos documentos
electrnicos es central, cuando se trata de
instalar esa nueva manera de gestionar los
servicios pblicos.
La legalidad brinda seguridad jurdica a la
gestin documental electrnica.

Cuestiones problemticas
El marco normativo permite resolver
distintas cuestiones problemticas que se
presentan:
Equivalencias legales y funcionales de los
distintos formatos.
Nuevas modalidades de identificacin y
autora
La publicidad y la privacidad

Cuestiones problemticas
El acceso
Los distintos tipos de documentos
Sus atributos

El Caso de la Ciudad
El Plan planteo una estrategia que se puede
esquematizar as:
Se doto a la administracin pblica de las
herramientas
Se dio respaldo jurdico en la implementacin de
cada una de las cuestiones problemticas que
mencionamos.
Se promovi la arquitectura legislativa, primero.

El Caso de la Ciudad
Alcanzada esta se avanz en la implementacin
acompaando cada paso con la sancin de los
Decretos que fueron aprobando los distintos
mdulos que conformaran la GDE (Gestin
Documental Electrnica).
Se fijaron los cronogramas de incorporacin y
utilizacin de cada uno por la Administracin.

El Caso de la Ciudad
Se dio intervencin a la
Secretara Legal y Tcnica,
a la Jefatura de Gabinete,
al Ministerio de Modernizacin y
a la Sindicatura del GCABA.

Marco Jurdico - Desarrollo


2008.- Ley 2689 crea la Agencia de Sistemas de
Informacin con el objetivo de que dotara de un Plan
autosuficiente, razonable y coordinado de Gobierno
Electrnico para permitir al ciudadano acceder por
medios electrnicos y telefnicos a los servicios de
informacin de gobierno.
2008.- Ley 2739 da carcter oficial y autntico a la
publicacin del Boletn Oficial de la Ciudad en el sitio
Web del GCABA. El Boletn pasa a ser digital con
iguales efectos jurdicos que la vieja edicin impresa.

Marco Jurdico - Desarrollo


2010.- Ley 3304 de Modernizacin de la
Administracin Pblica refuerza el marco
jurdico.
Segn su Anexo I, Ttulo II, Captulo III, el
Gobierno Electrnico se instrumenta a travs
de:

Marco Jurdico - Desarrollo

La sede electrnica
La firma electrnica y digital
El expediente electrnico
El documento electrnico
La digitalizacin de procesos administrativos
La seguridad informtica
La interoperabilidad
Las compras electrnicas.

Marco Jurdico - Desarrollo


2011.- Ley 4013.- De Ministerios. Establece que:
Todos los integrantes del Poder Ejecutivo y entes
descentralizados podrn utilizar los documentos
electrnicos o digitales que determine el Poder
Ejecutivo para la creacin y suscripcin de actos o
documentos como as tambin las firmas
electrnicas o digitales que tambin determine
para el refrendo o firma, teniendo todos ellos la
misma eficacia jurdica y valor probatorio que sus
equivalentes convencionales Ttulo IX.

Extensin Marco Jurdico


Ya instalada la tramitacin electrnica en el
interior de la Administracin pblica, se plantea
la necesidad de involucrar en este avance a los
otros Poderes de la Ciudad.
Adems se planteaba la necesidad de trascender
del back office al front office para que los
ciudadanos pudieran relacionarse de manera
remota con la Ciudad.

Infraestructura de Firma
2013.- Ley 4836. Implementacin de
Infraestructura de Firma Digital de la CABA.
Ampla la equivalencia jurdica entre el soporte
papel y el electrnico a todo el Sector Pblico de
la CABA y estableci que la Ciudad tendra su
propio Ente Licenciante, el Poder Ejecutivo, que
debe implementar la infraestructura de firma
digital a ser utilizada.

Firma - Evolucin

Marco Jurdico - Desarrollo


2013.- Ley 4764 modificatoria de la Ley 2095 de Compras
y contrataciones del Sector Pblico de la CABA, en su
artculo 7, punto 10, contempla el principio de la va
electrnica al disponer que los procedimientos de compras
y contrataciones debern ejecutarse por la va electrnica
con los requisitos y a travs de los instrumentos previstos
en el Captulo III, del Ttulo II del Anexo I de la Ley 3304,
siendo excepcional y procedente la tramitacin de los
mismos mediante documentos contenidos en soporte papel,
nicamente, debido a la concurrencia de algunas de las
causales previstas en la reglamentacin de la presente.

Procedimiento Electrnico
2013.- Ley 4735, modificatoria del DNU 1510/97
Procedimiento Administrativo de la CABA
incorpora al expediente electrnico, soporte de
la tramitacin administrativa, la posibilidad de
otorgar Vista de expedientes electrnicos y de
Notificar Electrnicamente durante un proceso
administrativo.

Plataforma de tramitacin electrnica


2009.- Decreto 589/09. Aprueba la
implantacin del Sistema de administracin de
Documentos Electrnicos (SADE).
Integra:
Caratulacin y numeracin,
seguimiento y registro de movimientos de todas
las actuaciones del GCABA.
La SECLYT es la Administradora del Sistema.

Plataforma de tramitacin electrnica

Se reemplazan progresivamente :
Expediente
Comunicacin
Registro
Carpetas
Legajos
Notas
Memos.

Reglamento
2010.- Resolucin 138-SECLYT/10, aprueba el
Reglamento para la Administracin de Expedientes y
Documentos Administrativos.
Introduce por primera vez el concepto de documento
como identidad identificada, con numeracin oficial.
Define Expediente como conjunto ordenado de
documentos que proporcionan informacin sobre un
mismo asunto y sirven de antecedente y fundamento
para su gestin o resolucin administrativa

Documento
Define Documento como la
entidad identificada y
estructurada que comprende
texto, grfico, sonido, imgenes o
cualquier clase de informacin
inherente a los procesos
administrativos.

Un Gran Paso
2010.- Decreto 288/10 estableci que todos los
organismos del Poder Ejecutivo de la Ciudad
deben confeccionar todas las Notas y
Memorandos en el Mdulo Comunicaciones
Oficiales como nico medio de creacin,
comunicacin y archivo, y firmarlos mediante
tecnologa de firma digital.
Hoy las comunicaciones oficiales electrnicas son
el nico medio oficial de comunicacin interna
del GCABA.

Mdulo GEDO
2010.- Decreto 865/10, establece que todos los
organismos del Poder Ejecutivo de la CABA
deben utilizar el Mdulo Generador de
Documentos Electrnicos Oficiales (GEDO) para
crear, registrar y archivar Informes y
providencias.
Este mdulo GEDO es el corazn del sistema
SADE pues en el se firma y numera dentro de la
plataforma.

Elementos
Cada Documento requiere dos elementos
esenciales:
Firma, para su validez jurdica
Nmero oficial para su identificacin.
Todo Documento administrativo debe ser
numerado y firmado en GEDO.

Documentos
2011.- Resolucin 245-SECLYT/11. dispone que
todos los organismos y entes descentralizados
GCABA deben utilizar GEDO para crear, registrar
y archivar los siguientes documentos:
Dictamen
Dictamen de firma conjunta
Acta
Acta de firma conjunta
Proyecto de Convenio
Convenio

Documentos
2012.- Resolucin 129-SECLYT/12 incorpora al
Mdulo GEDO los siguientes documentos
electrnicos:
Proyecto
Anexo
Orden de Pago
Solicitud de Informacin Ley 104.

Actos Resolutorios
2011.- Decreto 6/11, instruye a todos los
organismos del Poder Ejecutivo de CABA a
utilizar el Mdulo GEDO para crear, registrar y
archivar disposiciones.
Tambin establece equivalencia jurdica entre el
papel y el soporte electrnico: las disposiciones
confeccionadas a travs del mdulo GEDO estn
firmadas con tecnologa de firma digital y tienen
el mismo valor legal y eficacia jurdica que las
disposiciones en soporte papel.-

Actos Resolutorios
Durante ese ao todas las reas que firman
disposiciones se fueron incorporando de manera
gradual, mediante Resoluciones especficas, y se
fueron cerrando los Libros de Disposiciones y de
emitir actos en soporte papel.
Tenan entonces, comunicacin interna
electrnica, los documentos ms utilizados
electrnicos, y las disposiciones electrnicas.

Expediente Electrnico
2011.- Decreto 196/11. se implementa el
Expediente Electrnico del SADE como
contenedor que ordena todos los documentos
electrnicos relativos a un mismo asunto para su
tramitacin.
A partir de all se fueron incorporando trmites.

Trmites
2012.- Resolucin Conjunta 14 MMGC-SECLYT/12 establece la
tramitacin por E.E. de
Certificado de Dominio de Bvedas y o Nichos
Actualizacin de Ttulo de Bveda o Nicho
Renovaciones y transferencias de ambos
Administracin de Consorcios
Reconocimiento de cambio de alcuotas
Recuperacin de fachadas
Casa habitacin
Plan de Estudios
Proyecto Institucional
Imposicin de nombres
Aprobacin de Curso

Trmites

Seguridad y/o vigilancia en Escuelas


Experiencia directa Escuelas
Viajes Escuelas
Reserva de Salas y salones
Designacin de Subsecretario

Trmites
Hoy 850 deben tramitarse por
E.E.
Para fines del 2013, toda la
tramitacin de gobierno est
gestionndose de manera
electrnica.

Dictamen Jurdico
Resolucin Conjunta 13-MJGGCSECLYT/11 se instruy a la
Procuracin General de la CABA a
utilizar SADE y el mdulo GEDO
como nico medio de creacin,
registro y archivo del documento
Dictamen Jurdico.

Resoluciones
2012.- Decreto 424/12 establece que todos los
organismos del PE del GCABA deben utilizar el
mdulo GEDO para crear, registrar y archivar
Resoluciones, siguiendo la misma logstica que
para las Disposiciones, es decir, cierre de libros y
entrega de tokens a los funcionarios a cargo del
rea.

Decretos
2013.- Decreto 398/13 culmina el proceso al
disponer que: todos los funcionarios de
gobierno generan y firman sus decisiones de
manera electrnica, incorporando los Decretos
del Poder Ejecutivo y su suscripcin al proceso
de documentos y firmas digitales.

Trmites complementarios
Registro de Identificacin de Beneficiarios y
Planes y Sociales y Subsidios.
Contratacin, modificacin, ejecucin y
extincin de contratos de Locacin de Obras y
Servicios
Legajo nico Electrnico
Gestor nico de Proveedores
Registro Legajo Multipropsito

Trmite a Distancia
2013.- octubre.- Decreto 429/13 se crea la
Plataforma de Trmite a Distancia (TAD) como
medio de interaccin del ciudadano con la
administracin y el mdulo TAD del SADE
como un medio de recepcin y remisin de
presentaciones, solicitudes, escritos,
notificaciones y comunicaciones, entre otros,
propiciados a travs de la Plataforma de
Tramitacin a Distancia.

Firma Digital
La Ley 4836 de implementacin de la firma digital
estableci que la CABA tiene su propio Ente
Licenciante.
Se reglament por el Decreto 518/13, que establece
que la SECLYT es el Licenciante y otorga las licencias
habilitantes a los certificadores licenciados.
La Resolucin 283.SECLYT/14 aprob la Poltica de
Certificacin que debe cumplir la Agencia de
Sistemas de Informacin, que es la Autoridad
Certificante de la CABA.

FUTURO
Mdulo Ventanilla nica.
Modificar la recepcin e inicio de todas las
solicitudes de trmites y requerimientos de los
ciudadanos.
Extender horarios
Aprovechar instalaciones de atencin al pblico
para otros propsitos
Recepcin sin lugar determinado.

RESULTADOS
Despapelizacin
Celeridad en los trmites
Mejoras en la Administracin interna y la
atencin a los ciudadanos
Seguimiento de las tareas por trmite
Control del rendimiento por agente
Reduccin de malas prcticas
Numeracin nica automtica y correlativa de
las actuaciones

RESULTADOS
Acceso permanente e instantneo al expediente
(trasparencia)
Ahorros en la administracin y mayor eficiencia
en el uso de recursos
Auditora por sistemas
Interoperabilidad con los sistemas verticales y
transversales
Reemplazo de las comunicaciones del gobierno
por documentos digitales con firma electrnica

RESULTADOS
Unificacin de las tipologas de comunicaciones
(Memo Nota Informe)
Supresin de los libros de registro manual
Ambiente tecnolgico de alta seguridad
informtica
Mayor capilaridad; se incorporan al SADE los
usuarios del web mail del Gobierno
Ventanilla nica.