Uso de Microsoft Word

Medio/Avanzado Combinacin
de Correspondencia

Resumen
La combinacin de correspondencia es til para
editar documentos personalizados, en ellos hay
dos variantes de texto. El Texto fijo que se
distribuye de persona a persona y el texto variable
que contiene los datos de aquellos quienes
reciben la informacin. De esta manera este tipo
de documento tan verstil se hace indispensable
en la sociedad de la informacin actual.

Palabras

clave:

Carta
modelo,
combinacin de correspondencia, base de
datos,
campo,
registro,
lista
de
destinatarios, carta combinada.

Combinacin de
correspondencia
La
combinacin
de
correspondencia
es
una
herramienta til que permite
distribuir la misma informacin
de una persona a otra de un
lugar a otro, pero que adems
contiene
elementos
que
cambiarn, como por ejemplo,

Usos:
La
combinacin
de
correspondencia es utilizada en
fines de cobranza (recibos de
agua, luz, telfono, etc.), para
publicidad
y/o
mercadeo,
citatorios y distribuir cualquier
tipo de informacin de manera
personalizada.

Variantes
Adems de las cartas modelo,
en
la
combinacin
de
correspondencia
se
pueden
crear :
a) Mensajes
de
correo
electrnico
b)Etiquetas
c) Sobres
d)Listas de direcciones

Componentes de una
carta modelo
combinacin de
correspondencia
1) Toda carta modelo primero
debe contener la informacin
que permanece igual y ser
A
este documento
le llama
distribuida
entre se
cada
sitio o
documento
de
persona, conprincipal
los formatos
y
combinacin,
bien, carta
distribucin deseada.
modelo

2)Se necesita una base de

datos
vinculada
al
documento principal de
combinacin.
Una base de datos se
define como un
archivo
que contiene informacin
organizada en campos y
registros. Tambin se le
llama lista de destinatarios.

Los campos
Son los datos a manipular y que
adems cambiarn de carta en
carta. Contienen dos partes:

Nombre

del

campo:

Que

indica el dato a registrar.

Contenido del campo: Es el

dato en si.

Los registros
Son el conjunto de campos
relacionados entre si, sobre
una misma persona, cosa
lugar.

Ejemplo de una base de datos:

Contenido de campo Nombre de camp

Nombre

Direccin

Juan Mendiola Av. De las Flores #

520
Georgina
Jos Vasconcelos #
Lpez
712
Hugo Ortega Av. Jurez # 321

Registro

3)

Cuando
el
documento
principal de combinacin se
ha relacionado con la base
de datos y los campos han
sido
correctamente
agregados se obtiene:

La carta individual o
carta combinada
Que es el documento final.

Pasos para crear la carta

modelo
1. Escribir la carta.
2. Iniciar la combinacin de
correspondencia indicando el tipo
de documento a crear.
3. Seleccionar o crear la base de datos
4. Insertar los campos combinados.
5. Verificar la informacin que no
cambia, los formatos y la
distribucin de la misma.

6. Verificar los campos y registros de

la base de datos (tanto el que se
hayan
escrito
correctamente
como el que se hayan insertado
de manera satisfactoria.
7. Finalizar
y
combinar,
que
corresponde
a
completar
la
combinacin de correspondencia
en un archivo nuevo o en la
impresora.

Prctica #1 Aplicacin de Cartas, notas,

etc. en Combinacin de Correspondencia de
Word.
1. Tabla de Datos: cree en Word la siguiente tabla.
Empresa

Direccin

CP

Ciudad

Rosal

Imprenta
Rpida

Bar Avenida

C/ Museros, 12

C/ Mayor, 23

2210

Tacural

2046

Ataliva

Avda Blasco Ibaez, 84

2322

Sunchales

2. Documento Principal: escriba en Word el

documento.
Sunchales,
12 de septiembre de 2015.

Import
e
350,00
454, 50

Fecha

Factur
a
01/02/2006 C-452

20/02/2006 10.878

220,
11/12/200
00
5
siguiente

D-8796

Asesora Legal Dumping

<empresa>
<direccin>
<CP> - <Ciudad>
Sres Clientes:
Adjunto les remito un pagar por valor de <importe> $ correspondiente al
pago de su factura nmero <factura> con fecha <fecha> por los servicios
prestados por nuestra asesora.
Sin otro particular, se despide atentamente:
ESCRIBA SU NOMBRE

Practica #2. Aplicacin en

Certificaciones de la Combinacin de
Correspondencia
1. Tabla de Datos: complete el cuadro con el Nombre, Cdula y
Carrera anterior a la especialidad en la que est actualmente.
Nombre

Cdula

Curso

Disciplina
Handball
Handball
Voley
Voley
Bsquet
Lanzamiento de Disco
Lanzamiento de Jabalina
Ftbol
Ftbol
Ftbol
Bsquet

2. Documento Principal: confeccione en Word la siguiente

Certificacin
Escuela de Educacin Tcnica Part. Inc. N 2012 I.D.E.S.A
CERTIFICA:
Que su alumno/a
<Nombre> con Cdula: <Cdula>
perteneciente al curso <Curso> por haberse destacado en el
Torneo Deportivo Provincial.
La disciplina en la que particip es: <Disciplina>

Taller #2. Combinacin de

Correspondencia
en Microsoft Word
aplicacin en
Indicaciones:
Certificados
1. Elabore una Tabla de Datos que contenga el Nombre y Cdula
de cada uno de sus compaeros(as) de grupo.
2. Elabore en Word un Certificado de algn Curso o Seminario
(Documento Principal) que haya tomado.
3. En los espacios correspondientes de Nombre y Cdula, segn el
caso, inserte el Campo correspondiente para que sea tomado de
la tabla de datos creada.
4. Aplique el procesos de Combinacin de Correspondencia para
generar los Certificados correspondientes.
5. Envi al Correo:
a. Archivo de la Tabla de Datos
b. Archivo del Documento Principal
c. Archivo del Documento Combinado

Taller #3. Combinacin de

Correspondencia
en Microsoft Word
aplicacin en
Indicaciones:
Cartas, Notas, etc.
1. Elabore una Tabla de Datos que contenga el Titulo, Nombre y
Nivel Escolar , al que imparte clases, de cada uno de sus
compaeros(as) de grupo.
2. Elabore en Word una Nota Circular para alguna actividad escolar.
3. En los espacios correspondientes , inserte los Campo necesarios
para que sea tomado de la tabla de datos creada.
4. Aplique el procesos de Combinacin de Correspondencia para
generar las Notas Circulares.
5. Envi al Correo:
a. Archivo de la Tabla de Datos
b. Archivo del Documento Principal
c. Archivo del Documento Combinado