MASTERIntelligenceconomique

10novembre2005

tous droits rservs Eric Fourcaud 2001 - 2005 Zeknowledge.com

Mise en uvre dun Portail

Intranet & Extranet pour la
veille et lintelligence
territoriale
UniversitToulouseI

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Sommaire

1) Introduction:portailetgestiondecontenu(1h00)
portailswebsitesvitrines
Rubriquesetservicesproposs
Lesgrandesfonctionsetrubriquesdunportailintranet

2) Etudesdecas(2h00)

Exemplesdeportails
Navigationetdmonstration

3) Organisationetmiseenuvre(1h00)

Aspectstechniques
Organisationhumaine
Erreursviter

4) Diagnostic:(nonprvu)

miseenoeuvredanslecadredesonactivit
Questions&changes

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Portail web site vitrine

Sitevitrine:
Prsenterdemaniresuccincte
lesatoutsdel'organisation
Lessentieltantdiffus,les
informationsnedoivent
thoriquementpastre
modifies
Objectif:communiquersur
sonmeilleurjour,Cestun
outildecommunicationexterne

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PortailWebintranet:
pouvoiraccderenunseulet
mmesitetoutesles
informationsdisponiblesdans
lorganisation
tendreverslexhaustivit,dcrire
laralitdecequisepasseouse
produitcommeinformationdans
lorganisation
Permettreladiffusiondune
informationdynamiqueetmise
jourentempsrel
Objectif:informer,cestunoutil
dinformationetdchange

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Systme : dinformation #
informatique

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Laconfusionexistegnralemententresystme
dinformationetsystmeinformatique.
Uneorganisation/entreprisepeuttrsbienavoirun
systmedinformationquinestpasenrelation
troiteavecsonsystmeinformatique.
Lesystmeinformatiquepeuttrsbienservir
autrechosequegrerlinformation
Lesystmedinformationpeutencoreparfois
saffranchirdelinformatique

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Portail intranet ; rvlateur de

lorganisation

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Unportailintranetpeuttreunoutilpouraidergrerlesflux
dinformation,maisnegnreenrienuneorganisation(ce
nestpasparcequonproposeungestionnairedagendaque
lesutilisateursvontmieuxgrerleurtemps)
Unportailintranetaccompagnelapolitiquedediffusionou
dorganisationdelinformation,ilnestenrienunesolution
miraclequipermetdemieuxgrersonrapportlinformation
etladocumentation
Ilchercheproposersurunsiteuniquelensembledes
serviceslislinformationapportparlorganisation
Sansuneorganisationinterne,leportailintranetdinformation
devientrapidementunecoquillevide

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Linformation & la documentation

et les portails intranet
Assurerlagestionduncentrededocumentation(classement,
indexation,prt,gestiondesabonnements,archivage,)
Assurerdesmissionsdeveillepourdesdpartementsoudes
utilisateursparticuliers(rechercheetdiffusiondinformations,..)
Produiredesrapports,desstatistiques,destudesoudossiers
thmatiques(recherche,analyse,miseforme)
Diffuseruneactualit(alerter,animeretsensibiliserles
utilisateurs)
Construireuneconnaissanceouunsavoirtechnique(Knowledge
Management)

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Linformationetladocumentationpeuventavoirdesrles
etdesobjectifsdiffrentsselonlesorganisations:

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uneutilisationrapide;
Distribuerdesinformationsscurises,jouretexactespourlesupport
demultiplesinitiativesdeportailextranetspartenaires,intranets
employsetsitesdecontactclients;
Fournirdesinformationsrapidesetciblesetpersonnaliserle
contenupourlesdiffrentspublicsetrles.
Ajouterl'intelligencedecontenuafind'accrotrepertinenceetciblage
desinformationsfourniesauxutilisateurs;
S'intgrerauxapplicationsdelorganisationetauxsilosd'informations
disparatesetlesrendentfacilementaccessibleviadesportails.Etc.

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Exigences dun portail intranet de

veille
Permettreauxtravailleursouutilisateursdusavoirnontechniciensde
& dinformation
crer,greretpublierleurspropresinformationssurlesportailspour

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Extranet # intranet : dfinition

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Unextranetestuneextensiondusystme
d'informationdel'entrepriseoudelorganisation
despartenairessitusaudeldurseau.
Decettefaon,unextranetn'estniunintranet,ni
unsiteinternet,ils'agitd'unsystme
supplmentaireoffrantparexempleauxclients
d'uneentreprise,sespartenairesoudesfiliales,
unaccsprivilgicertainesressources
informatiquesdel'entrepriseparl'intermdiaire
d'uneinterfaceWeb.

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Liste non
des services proposes par
portail de contenu dans une
exhaustive
Documentationenligne
un
Liensutiles,bookmarks
organisation (domaine des possibles)

Gestiondesabonnements,
Gestiondesactualits
Gestionderunions
Forumsdediscussion
Gestiondeplanning
Evnements(salon,
confrence,..)
GestiondesNewsletters
Moteurderecherche
Phototque&vidothque

Sondagesenligne
Ressourcesdisponibles
Comptencesdisponibles
Foireauxquestions(FAQ)
Modlesdedocuments
Gestiondeprojets
Gestionnairedetches
Notifications
Alertes

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Services & rubriques

proposs par un portail
Agendapartag
Ressourcesdisposition
intranet

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Onytrouveunelistederubriquesempilesqui
permettentdaccderplusoumoinsdeservices

Organisationenmodeprojet

Leprojetestlecurdusystme,touteslesrubriquesluisont
lies,permetunfonctionnementetuneanalyseparprojet
jusqupouvoirgrerdesprocessusmtierslisauxprojets

Organisationpourlaveille

Leportailauneorientationveilleavectouslesservices
quecelapeutcomporterderecherche,classement,indexation,
diffusion,analyse,etc.

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Fonctions lies linformation

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proposes par un portail intranet Organisationsimplifie
extranet

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Onytrouvetouslesoutilsadaptspourladocumentationet
larchivage(thsaurus,gestiondesprts,gestiondesabonnement,etc.)

Organisationparcommunauts

Peuventrejoindrelemodeenprojet,organisparcentre
dintrtdechaquecommunauts,comportentpeudoutils
dindexation,fonctionsdestockagesimplifies,interfaces
simplifies,peudoutilsstatistiques

Tendancesactuellesdesportails:

Apporterleplusdefonctionspossibles,intgrationdesoutils
lesplusperformantsdechaquetype,pourenfaireunoutil
intgrglobal

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Fonctions lies linformation

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proposes par un portail intranet Organisationpourladocumentationetlarchivage
extranet

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PartagerEchangerdesinformations&desdocuments
Rechercherdesinformations
AnalyserFormaliserSynthtiserlinformation
ClasserArchiverladocumentation(Numriqueetpapier)
Collaborerdanslecadredelaproductiondune
information
Capitaliserdessavoirsfaireetdelaconnaissance
Protgerlinformationsetrouvantsurleserveur

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Fonctions lies linformation

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proposes par un portail intranet DiffuserAlerter
extranet

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Lafonctionessentielledunportailintranetestdediffuserune
informationunpubliccibletcecidemaniresimplifieetrapide.
Cettefonctiondediffusionetdalertepeutcependantprendre
diffrentesformesetpeutfaireappeldiffrentstypesde
technologiesinternet,ellespeuventtreplusoumoinsautomatises
etparamtrables
Delaplussimplifiequiconsisteenunaffichagesurleportailweb
laplusrcente,lenvoiparSMS
Onytrouvenotammentlestechniquesrubriquessuivantes:les
FluxRSSXML,lesNewsletters,lesalertesparmailouparSMS

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Fonctions lies linformation

proposes par un portail intranetDiffuser&Alerter
extranet

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Latendanceactuelledesportailsestdoffrirlapossibilitaux
utilisateursoucommunautsdepartageretdchangertout
typededocuments
LadiffusionsimpledinformationsurunportailWebouun
Weblogpermetderalisercettefonctiondepartage,par
simplepublicationsurceluici
Dessystmesplusvoluspermettentnonseulementde
publiercetteinformationmais,changer,enrichir
Onytrouvenotammentlestechniquesrubriquessuivantes:
Gestiondesversionsdedocuments,Forums,listede
diffusion,..

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Fonctions lies linformation

proposes par un portail intranetextranet
PartagerEchangerdesinformations&desdocuments

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Unportailestessentiellementcomposdunemultitudedinformationet
dedocumentsdisponiblesauxutilisateurs
Cesinformationssontengnralgresparunmoteurdebasede
donnesquipeuttreplusoumoinspuissant
Lasolutionlaplussimpleetsouventlaplusutiliseestlarecherchepar
motsclsenutilisantunmoteurderecherche
Aujourdhuilesmoteurspermettentuneindexation,nonseulementsur
desfichierstextes,deschampsspcifiquesmaisgalementsurdiffrents
typesdefichiersycomprisimages,photos,vido,pdf,
Lesbonnesvieillesmthodesmanuellesd'indexationrestentutilises
maisdansuncadrespcifique,tendentdisparatreaufuretmesurede
lvolutiontechnologiquesetdesperformancesdesmoteurs

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Fonctions lies linformation

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proposes par un portail intranet extranet
Rechercheruneinformation

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LesdonnesactuellesdisponiblessurInternetsontnombreuseset
parfoistropabondantes.
Lessentieldecesinformationssontdiffusesdemanirebrutes,non
traitsetanalyses,ellesrelatentdesfaits,delactualit.Ilfaudrait
parlerplusdedonnesquedinformation
Pourdonnerdusensauxdonnes,ilfaudradoncutiliserdesmoyens
oudesoutilsdanalysequivontdonnerunpeuplusdesens
Onytrouvenotammentlestechniquesrubriquessuivantes:
Cartographiedesdonnes,graphiques,synthsesmanuelles,analyse
lexicographique.

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Fonctions lies linformation

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proposes par un portail intranet AnalyserFormaliserSynthtiser
extranet

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Lespremiersoutilsdocumentairesinformatiquestaientorients
essentiellementsurlesmtiersdeladocumentation,ilsontexist
bienavantlredelInternet.
Nombreuxsontleslogicielsetoutilsexistantssurlemarch(ex:
Alexandrieundesplusconnudanslemondedeladoc.)
Aujourdhuicesoutilssouvrentlenvironnementutilisateurset
intgredesfonctionsportailstoutenconservantlapuissancedun
outilsdocumentairespcialis.
Onytrouvenotammentlestechniquesrubriquessuivantes:
uploaddefichier,gestiondephotothques,indexationautomatique

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Fonctions lies linformation

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proposes par un portail intranet Classerarchiver
extranet

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LutilisationdelInternetapportedenouveauxmodede
travailetdefonctionnementdanslesorganisations
Quilssoientsynchronesouasynchronescesoutilspermettent
desaffranchirdenombreusesrunionstapes,facilitentle
suividelvolutiondesprojets,laccsauxbasesde
rfrencesutilesauxprojetsetaux
Onytrouvenotammentlestechniquesrubriquessuivantes:
Gestionnairedeprojet,gestionnairederesousrcesetde
tches,Agendapartag,synchronisationPC/Serveur,Chat,
Netmeeting,videoconferencing,..

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Fonctions lies linformation

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proposes par un portail intranet extranet
Collaborergroupeware

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Lesnouveauxenjeuxdelinformatiquecommunicantesesituent
danslacapitalisationdessavoirsetsavoirfaire
Certes,Internetfluidifileschangesdemanirecroissante,mais
linformationessentielle,sestdirelessavoirfaireetla
connaissancerelledelorganisationontdumaltrestockes
Pourtantlacapitalisationdesactionsmenesservent
lamliorationdesniveauxderponsesetdoncdelaproductivit
desorganisation

Onytrouvenotammentlestechniquesrubriques
suivantes:lesFAQ,Annuairesdecomptences,vidos,..

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Fonctions lies linformation

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proposes par un portail intranet extranet
Capitaliserdessavoiretsavoirfaire

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Exemple digimind Evolution

Fonctionnalits
volues
dadministration,
desurveillance,de
workflow,
dalerteset
danalyse.
Lquipement
completpourla
veille.

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Organisation fonctionnelle dun 20

intranet de veille

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Organisation fonctionnelle dun

intranet de veille Exemple Arige Expansion

Alimentation
Structure fonctionnelle dun intranet de veille global dune organisation
Visite prospection
Exploitation
Formulaire Web
Intranet
Fichier
E-mailing
clients,
Information presse
institutions,
Mailing courrier
prospects
Projets Etiquettes
Affaires
Exploitation
Extranet
Statistiques
(SIG -Optionnel)
Publication
Fichier zones,
sur le Web
Fichier de
territoires,
Thmatiques
communes,
de veille
Listes
canton,
de diffusion
bassins
Thmatiques

Fichier
Documentation
Courriers
Abonnements
Etudes
CD-Rom

Fichier
Production
Analyse de presse
Communiqu de presse
Rapport dtonnement

Fichier
Sources/Experts

Bookmark communs
Expertise mtier
Capital / savoir-faire
Exploitation
Intranet
- Veille thmatique
- Gestion de la doc

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Unoutil
complet
pourla
veille
territoriale

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Besoins & solutions

(exemples)

Axe Budget - Niveau de matrise informatique

Budget

Solutions payantes
hberges - ASP
Digimind
OpenGW

Duereva CRP

SPIP

eZePortal

Solutions gratuites Easy-KM

hberges - ASP

Faible
Faible

Documentum
Webspre PE

Mayeticvillage
Blog

Solutions propritaires
volues

PHP Nuke
Solutions gratuites
logiciels libres

Niveau de matrise informatique

Evolu

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Evolu

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Besoins & solutions

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(exemples)

Axe Services disponibles - Niveau de matrise

informatique

Services

Solutions hberges
payantes ou
gratuites

Faible
Faible

Digimind

Solutions propritaires
volues
Documentum

OpenGWeZePortal

Webspre PE

PHP Nuke
Mayeticvillage

Duereva CRP
Solutions gratuites
SPIP
logiciels libres
Blog Wiki Easy-KM
Solutions gratuites
hberges - ASP

Niveau de matrise informatique

Evolu

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Evolu

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Besoins & solutions

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(exemples)

Axe Services disponibles - Budget

Solutions propritaires
volues

Services

Solutions hberges
payantes
OpenGW eZePortal

Digimind

PHP Nuke
Solutions gratuites
Mayeticvillage
logiciels libres
Duereva

Documentum
Webspre PE

Blog Wiki
Easy-KM SPIP
Solutions gratuites
hberges

Faible
Faible

Budget

Evolu

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Evolu

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Dautres rfrences et analyses

sur les intranets & outils de veille

Veillemagazinen86Septembre2005
http://vtech.canalblog.com

Listedoutilsoudesolutionsdisponibles
http://solutions.journaldunet.com/0509/050928_panorama
_veille.shtml
http://www.zeknowledge.com/solutions_technologiques_
km.htm

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Cartographiedesoutilsdeveille

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Weblogs
CentrederessourcesMPE
EasyKM
ExtranetArigeExpansion
DigimindEvolutionworkflowdeveille(non
disponible)

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Etudes de cas :
Systmes dintranet pour la
veille
Hebdopresse.com

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Hebdopresse.com

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Fonctionsessentielles:

Organisationhumaine:
Travailenrseaudedocumentalistesprofessionnelles

Information&documentation:
Rpartitiondunplandedpouillementselonune20tainedethme
Choixetsaisiedessynthsedarticleseffectusdemaniredcentralisesurchaque
dpartementetchaqueCCIproductrice.

Organisationinformatique:
Interfacedesaisieparformulairewebsimplifiviaaccsrestreint
Affichagedesinformationssaisiessursiteweb
DiffusionparmailsouslaformeduneNewsletter

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Produireunelettredinformationhebdomadairesurlconomiergionaleenpartageant
letravaildedpouillementetdecollectedelinformationissueduneanalysedepresse
deplusdunetrentainederevueethebdomadaire.

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Weblogs

Fonctionsessentielles:
DiffuserunfildactualitsurInternet,permettreauxvisiteursdeposterdes
commentairesoudesremarquessurlesinformationsproduites.Permettrelaccsla
productiondinformationdesnoninformaticiens.Fonctionjournalgnralement
associecalendrierdespublications
Organisationhumaine:
PeuttregrerparuneseulepersonneadministrateurduBlog,danslecasdesWiki
collaborationmultiplepossible
Information&documentation:
Structurationdelinformationassezsimple,thmesauxchoixdeladministrateur,
classementthmatiqueouchronologique
Organisationinformatique:
Interfacedesaisieparformulairewebsimplifiviaaccsrestreint
AffichagedesinformationssaisiesdirectementsurleBlog
DiffusionparmailsouslaformedeNewsletters

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CRR Midi-Pyrnes Expansion

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Fonctionsessentielles:
Organisationhumaine
UtilisationdelextranetparleschargsdemissiondeMidiPyrnesExpansionetdes
agencesdedveloppementdeMidiPyrnes
Alimentationdesrubriquesetchargementdesdocumentsouphotosparlecentrede
documentationdeMidiPyrnesetlescentresderessourcesquandilsexistent,des
Agencesdpartementales

Information&documentation
DpouillementdesrevueseffectuesparCentredeDocdeMPE
Newsletterenvoyechaquesemainesurlesnouveauxarticlesrentrs

Organisationinformatique
Accsparmotdepassepourlesmembres,pasdeversionWebouvertauxinternautes

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AssurerlepartagedinformationsurlconomiedeMidiPyrnes,partagerde
linformationsurlessecteursstratgiquesdfinis

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Extranet Arige Expansion

Fonctionsessentielles:

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Organisationhumaine
Utilisationetsaisiedesinformationsparlensembledesutilisateursetdespartenairesde
lagence

Information&documentation
Leportailestorganispourlaveille,chaquedocumentouinformationestindexparun
thmedeveilleetunelocalisationgographique

Organisationinformatique
Serveurhbergetdveloppeninterne

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Assurerlaveilleetlepartagedinformationsurlesentreprisesetlconomiedudpartement
delArige,partageretdiffuserdelinformationsurlessecteursstratgiques
Assurerlagestiondesprojetsdelagence,multiplesfonctionnalits
Publicationdecertainesinformationsdisponiblessurlessiteswebdelagenceetsurunportail
ddihttp://extranet.ariegeexpansion.com

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Aspectshumains
Aspectslisladocumentationet
linformation
Leserreursnepascommettre

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Organisation et mise en uvre 35

dun Intranet - Extranet de
veille
Aspectstechniques

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Surchargeadministrativedansleprocessusdepublicationversleportail.
Employsetpartenairesnetrouventpaslesinformationsdontilsontbesoin.
Lesclientsduportailnepeuventpasaccderdesinformationsexacteset
jour.
Lesdiffrentsportails(pourlesclients,partenairesetemploys)nesontpas
synchroniss.
Unifierlecontenuetl'infrastructuredecontenuentrelesportailspour
fourniruneexprienceutilisateurcohrente.
Lesutilisateursdoiventaccderdemultiplesapplicationsetrfrentiels
pourtoutleurcontenu.
Intgrerlecontenuentrelessilosetlesapplicationsd'entreprise

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Les freins aux bon dveloppement

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dun portail intranet - extranet de
Gouletsd'tranglementinformatiquesdansleprocessusdecontributionau
veille
contenu.

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Circuit de validation oui ou non 37

?

L'apparition des communauts de pratiques change la donne en

matire de validation des contenus d'intranet. La relation de confiance
entre lecteurs et contributeurs devient prpondrante

"Quatre formes de validation sont identifiables : la validation

par un responsable hirarchique, la validation par un expert
-prsent comme lgitime sur les contenus abords-, la
validation par un responsable de la communication, ou bien
encore, une validation effectue par le contributeur lui-mme,
faisant du coup apparatre l'absence de chane de validation
proprement parler"

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Laveillecollaborativeouveillecollectivefaitdelintranet
deveilleuneuvredinformationcollectivepourautant
elletoucheunsujetsensibledelorganisationqui
ncessiteparfoisuncircuitdevalidation.

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38

onreuses;chercherdabordcetypedesolutions,
sienplusvotreproblmatiqueestgnrique
Rponseentermedefficacit:Undveloppement
adhoccolleratoujoursplusvotreproblmatique
sicelleciestspcifique.

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Dveloppement interne,
solution du march ou
externalisation du
Rponseentermedecot:aujourdhuide
dveloppement
?
nombreusessolutionsexistentetsouventpeu

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Lesoutilsexistentouentoutcaspeuventtre
dveloppfacilementavectouteslestechniques
disponiblesaujourdhui.
Lefficacitdusystmenenserapaspourautant
augmente
=>UnintranetdeveilleabesoindunSuperviseur
:animateurdelaveille,formateur,coach,garant
dunsystmeperformant.

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Animation de la veille &

production de contenu via
lintranet
?

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Les erreurs ne pas

commettre

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Oublierquunintranetdeveilleestunoutil
collectif(utilisationrelledesdonneset
productiondecontenuparlensemble)
Nepasremettreencausesesstratgiesdeveille
Nepasvaluerlefficacitdesonsystmede
veilleportparlintranet(statistiques,..)
Accumuleretempilerdesdonnessansjugement
surleurportepratiquepourlesactionset
dcisions.(Pensezlanalyseetauxconclusions)

40