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Unidad 2: Proceso de gestin de bancos

Contenido:

Pagos efectuados y cobros

Medios de pago (efectivo, cheque, tarjetas de crdito, transferencia bancaria,


efecto, asistente de pago)

Depsitos

Compensacin de una cuenta mediante pagos y depsitos

Gestin de extractos bancarios y reconciliaciones externas

Proceso de gestin de bancos: Objetivos de la


unidad

Al finalizar esta unidad, podr:

Enumerar las etapas bsicas del proceso de gestin de bancos en una empresa
pequea tpica.

Explicar las consecuencias de cada etapa en las cuentas de mayor implicadas.

Llevar a cabo las etapas del proceso de gestin de bancos en SAP Business One.

Seleccionar la opcin adecuada de gestin de extractos bancarios de acuerdo con la


localizacin y las necesidades del cliente.

Llevar a cabo las etapas de gestin de extractos bancarios y reconciliaciones


externas en SAP Business One.

Proceso de gestin de bancos: Cuadro sinptico

Proceso de gestin de bancos


Tema 1: Gestin de pagos
Tema 2: Gestin de reconciliaciones externas en la cuenta bancaria

Proceso de gestin de bancos: Situacin de


ejemplo

Implementar SAP Business One en un nuevo cliente, OEC Computers.

Su principal contacto en las instalaciones del cliente es Mara, la responsable del


rea de contabilidad.

Le pregunta a Mara acerca del modo en que gestionan los pagos y los extractos
bancarios.

Luego, realiza un anlisis rpido de las necesidades y le explica a Mara cmo SAP
Business One puede ayudarla a gestionar y controlar el proceso de gestin de
bancos en el trabajo diario.

Gestin de pagos

Proceso de gestin de bancos


Tema 1: Gestin de pagos
Tema 2: Gestin de reconciliaciones externas en la cuenta bancaria

Gestin de pagos: Objetivo del tema

Al finalizar este tema, podr:

Enumerar las etapas del proceso de pago y realizarlas en SAP Business One, como:
cobros, pagos efectuados, depsitos y asistente de pago.

Explicar las consecuencias de cada etapa en las cuentas de mayor implicadas.

Ajustar el escenario de pago adecuado de acuerdo con la localizacin y las


necesidades del cliente. Debe tomar decisiones junto con la persona responsable del
rea de contabilidad del cliente.

Gestin de cobros:
Situacin de ejemplo (1)

Los clientes pagan sus deudas, es decir, las facturas de clientes pendientes, de
acuerdo con las condiciones de pago acordadas: base de caja, plazos, neto 30, etc.

Mara, la responsable del rea de contabilidad de OEC Computers, se encarga de


los cobros todas las tardes:

Al registrar un cobro, primero se selecciona el cliente y luego las facturas de


clientes que abona el cliente. Por ltimo, se registran los medios de pago.

Durante el da, los empleados de OEC Computers crearon cobros para los
clientes que realizaron compras en el punto de venta de la tienda o que llamaron
al centro de servicio al cliente. Entonces, Mara necesita registrar los cobros
restantes y supervisar los que se registraron durante el da.

Gestin de cobros:
Situacin de ejemplo (2)

Mara introduce cobros para los cheques recibidos por correo.

Verifica las cuentas de tarjetas de crdito (Visa y Master Card) para ver la cantidad
de cobros con tarjeta de crdito emitidos en el punto de venta de la tienda y en el
centro de servicio al cliente durante el da.

Comprueba la cuenta de saldo de caja para ver la cantidad de cobros en efectivo


emitidos en el punto de la venta de la tienda.

Y se conecta con la cuenta bancaria de la empresa online:

Para conocer la cantidad de cobros por transferencia bancaria recibidos de los


clientes.

Para asegurarse de que Visa y Master Card transfirieron los pagos con tarjeta de
crdito segn lo acordado con OEC Computers.

Gestin de cobros:
Situacin de ejemplo (3)

Al final del da:

Mara introduce un depsito con tarjeta de crdito en SAP Business One para
registrar los pagos que Visa y Master Card transfirieron a la cuenta bancaria de la
empresa.

Luego, va al cajero automtico ubicado del otro lado de la calle y deposita lo


siguiente:

El dinero acumulado en la caja registradora.

Los cheques recibidos ese da.

Ella emite un depsito de efectivo y de cheques en SAP Business One de acuerdo


con la referencia del cajero automtico.

Ahora, Mara puede irse a su casa.

Pregunta de reflexin:

Un cliente realiza un pago con cheque.


Usted deposita el cheque dos das despus.

Cundo se acredita la cuenta del cliente en SAP Business One?


Cuando se introduce el cobro.
Cuando se deposita el cheque en el banco.

Factura de clientes

Cobro

Depsito

Pregunta de reflexin:
Respuesta
Un cliente realiza un pago con cheque.
Usted deposita el cheque dos das despus.

Cundo se acredita la cuenta del cliente en SAP Business One?


Cuando se introduce el cobro.
Cuando se deposita el cheque en el banco.

Factura de clientes

Debe
Cliente
Cuenta de
ingresos

Debe

Haber
Cuenta de
comp. de
cheques

105

105

Depsito

Cobro

Cliente

Debe

Haber
Cuenta de
comp. de
cheques

105

105

Cuenta
bancaria

Haber

105

105

El cliente no est
involucrado en el asiento del
depsito.

Proceso de pago en SAP Business One: Ventas


Cobro: Medio de pago

Cheque

Tarjeta de crdito

Efectivo

Factura de clientes

Cobro

Debe
Cuenta compensacin:
Cheque/Tarjeta de
crdito/
Efectivo

Cuenta de
compensacin

Depsito

Haber

Debe
Cuenta compensacin:
Cheque/Tarjeta de
crdito/
Efectivo

105

Cliente

105

Cuenta bancaria

Cobro: Medio de pago

Transferencia bancaria
Factura de clientes

Cobro

Debe
Cuenta bancaria
Cliente

Cuenta
bancaria

Cuenta bancaria

Haber

105
105

Haber

105

105

Estructura de un documento de pago

Cobros/Pagos

Cabecera de documento de pago

Facturas pendientes, abonos y asientos

Totales, comentarios
Aadir

Cancelar

Desmarcar todo

Seleccionar todo

Aadir en serie

Cabecera de documento de pago


Cobros/Pagos

Cdigo

N (de serie o manual)

Nombre

Fecha de contabilizacin

Pagar a

Fecha de vencimiento
Fecha de documento

Persona de contacto
Proyecto
Registro maestro
de proveedores

Aadir

Cancelar

Referencia
N de transaccin
Registro maestro de
clientes

Desmarcar todo

Seleccionar todo

Aadir en serie

Cmo determinar el importe de pago


Cobros/Pagos

Cabecera de documento de pago


Visualizar facturas c/misma direc.factura
Sel.

Doc. Plazo

Total

Saldo
vencido

Des- Clase
cuento doc.

Total pago

200

180

FA

180

FA

98

101

1 de 2

101

2 de 2

100

100

202

1 de 1

-50

-50

RC

-50

204

1 de 1

98

98

PR

98

303

1 de 1

25

25

AS

25

2%

Pago a cuenta

25

Importe total vencido 205


Saldo inicial
Aadir

Cancelar

25
Aadir en serie

Cmo especificar el medio de pago

1.Determine

el importe de pago.

2.Distribuya

el importe de pago segn el medio de pago.


Medios de pago posibles:
Cheque
Transferencia bancaria
Tarjeta de crdito
Efectivo

Depsitos de efectivo y cheques


Cliente
FP

Saldo de caja
1

Factura
pendiente

Factura
pendiente

Cobro
Medio de pago Efectivo

Cliente
FP

Banco
2

Depsito
de
efectivo

Cheques rec.
1

Cobro
Medio de pago Cheque

Banco
2

Depsito de
cheques

Gestin de pagos efectuados:


Situacin de ejemplo

OEC Computers paga facturas de proveedores pendientes, de acuerdo con las


condiciones de pago acordadas: base de caja, plazos, neto 30, etc.

Mara, la responsable del rea de contabilidad de OEC Computers, se encarga de los


pagos efectuados todas las maanas:

Ejecuta el informe Antigedad pasivo proveedor e introduce la fecha actual en el


campo A fecha vencimiento para visualizar las facturas de proveedores pendientes
que se deben pagar hoy.

Luego, introduce los pagos efectuados a esos proveedores.

OEC Computers realiza los pagos mediante transferencias bancarias o cheques segn
lo acordado con cada proveedor.

Mara emite los pagos efectuados con los cheques como medio de pago. Luego,
imprime los cheques creados automticamente y los enva por correo.

Se conecta con la cuenta bancaria y realiza las transferencias bancarias a los


proveedores en lnea.

Posteriormente, emite los pagos efectuados en SAP Business One con las
transferencias bancarias como medio de pago para documentar dichas
transferencias bancarias en lnea.

Proceso de pago en SAP Business One: Compras

Pago efectuado: Medio de


pago

Cheque

Tarjeta de crdito

Efectivo

Transferencia bancaria

Factura de
Pago efectuado
Cuenta
proveedores bancaria/Cuenta
monetaria

Debe
Cuenta bancaria
Proveedor

Haber
202

202

Ejercicio: Cobros y depsitos

Proceso de pago en SAP Business One:


Interlocutor comercial

Factura de clientes

Debe

Cliente

Cobro

Debe

Haber

105

Cuenta de
ingresos

105

Reconciliacin
interna

Cuenta de
compensacin/
gastos

202

105

Cliente

Debe

Haber

202

Proveedor

105

Pago efectuado

Factura de proveedores

Debe

Cuenta de
compensacin
de cheques

Haber

Cuenta bancaria

Reconciliacin
interna

Proveedor

Haber
202

202

Proceso de pago en SAP Business One: Asistente


de pago

Asistente de pago

Transferencia

Pagos:
Transferencia bancaria

bancaria

Cheques

Cobros:

Cuenta bancaria

Gestin de bancos: Resumen de la unidad

Principales conceptos:

Cobros

Pagos efectuados

Depsitos

Factura pendiente (*)

Pago a cuenta

Pago parcial

Medio de pago

Va de pago

Cuenta de compensacin

Asistente de pago

Reconciliacin externa: 3 opciones

Reconciliacin manual

Reconciliacin

Tratamiento de extracto bancario (TEB)