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Gestin de Eventos Acadmicos

Congresos
Seminarios
Coloquios
Jornadas
Conferencias
Debates
Reuniones de investigadores
Salones cientficos

Principios de la gestin
ptima utilizacin de recursos
Agilidad en los procesos
Mximo logro de productos
Evidente alcance de objetivos

La gestin cultural incorpora los principios de

la gestin al trabajo especfico de


organizaciones culturales y al desarrollo de
acciones en el mbito de la cultura.
Las organizaciones culturales son variadas.
Algunos rasgos que las diferencian son el tipo
de funcin que cumplen: promocin; difusin;
satisfaccin cultural.
El tipo de pblicos a que apuntan.
La estructura organizacional y el modelo de
gestin que adoptan.

Funciones de las Org. Culturales


Promocin

Cultural: tiene como objetivo incidir en el


mercado cultural, modificando tanto la oferta como la
demanda cultural preexistente, y con este fin, apoya y
fomenta la creacin cultural, el inters y aficin por una
determinada forma de expresin cultural, y por tanto, tiene
por finalidad incrementar el mercado motivable.
Difusin cultural: tiene por objetivo conceder mayor
relevancia y valor a una determinada forma de expresin
cultural, y facilita al pblico ya interesado su acceso.
Pretende ajustar la relacin entre oferta y demanda ya
existentes.
Satisfaccin
cultural: La finalidad principal de la
satisfaccin cultural, es atender a las demandas ya existentes
del mercado cultural. La organizacin cultural estudia y
analiza los gustos y preferencias del mercado y disea y
desarrolla acciones y actividades culturales a medida de esos
gustos.

Destinatarios de acciones culturales


(acadmicas o no)
Condicin

Destinatarios

Potenciales

Residencia o trnsito en un
mbito geogrfico
determinado.

Aquellos que tienen la


posibilidad objetiva de
practicar la actividad cultural.

Motivables

Aficin por el mismo tipo de


actividad
cultural.

Aquellos que perteneciendo al


mercado potencial, son
aficionadas a
una determinada forma de
expresin
cultural.

Interesados

Predisposicin positiva
generada por la propia
experiencia, o por
recomendacin o
comunicacin.

Aquellos a los que les gustara


practicar la actividad cultural.

Reales

Acceso a la actividad cultural


para cumplir unas
expectativas que pueden ser
de: utilidad funcional; utilidad
simblica; o utilidad de
experimentacin.

Aquellos que practican


efectivamente
la actividad cultural.

PENSANDO EN TRMINOS DE GESTIN


CULTURAL
Se entiende por gestin cultural el
conjunto de acciones de direccin,
coordinacin, planificacin y ejecucin,
destinadas a facilitar, promover,
estimular, conservar y difundir las
diferentes actividades y manifestaciones
culturales en condiciones de libertad y
equidad, orientadas a fomentar el
ejercicio de derechos, el acceso a
oportunidades y el mejoramiento del
bienestar de las personas.
(Manual de Gestin Cultural, Ministerio de Cultura, Colombia).

Cmo organizar un evento acadmico


definir el tipo de evento:
qu queremos / para qu (difusin,

promocin, incidir en la agenda de


investigacin, producir
conocimiento/productos especficos)
cul ser nuestro pblico
(interno/externo//interesado/potencial)
Con qu recursos contamos / qu
necesitamos (materiales, financieros,
humanos)

El tipo de evento, el pblico al que apuntamos, los


recursos con que contamos nos determina:
La difusin/publicidad del evento
El formato de funcionamiento acadmico (invitados
especiales, comentaristas, grupos de trabajo,
mesas redondas, talleres, espacio audiovisual)
Insumos a ofrecer (certificados, identificaciones,
merchandising, cattering, alojamiento,
transporte de los participantes, fiesta de
inauguracin y/o cierre)
Productos resultantes (publicaciones, creacin de
redes de investigadores, declaraciones, nuevos
eventos)

PARA QU SIRVE UN PLAN DE


GESTIN?
Para asegurar que la organizacin opere eficazmente
y que las cosas se hagan, es decir que cumpla con
la misin de la organizacin y las tareas del da a
da necesarias para preservar tal misin y mantener
la organizacin funcionando lo ms eficazmente
posible.
*ideas implicadas: la existencia de una organizacin
(estabilidad en el tiempo, objetivos-funcionesmetodologa fijados) que realiza actividades
determinadas.
*Tomamos la idea de plan de gestin (largo plazo)
para pensar la gestin de un evento concreto
(nico, sin prolongacin en el tiempo).

QU ES UN PLAN DE GESTIN?
Un plan de gestin es un diseo sobre la

mejor forma de manejar la organizacin


durante sus actividades cotidianas y a largo
plazo. Incluye los mtodos convencionales de
hacer diversas cosas (administrar el dinero,
lidiar con las tareas actuales de la
organizacin, abordar la forma en que las
personas de la organizacin realizan su
trabajo) y el marco general, filosfico e
intelectual, en el que estos mtodos operan.

QU COMPRENDE EL PLAN DE GESTIN:


Qu est tratando de lograr la organizacin?
Qu se necesita hacer, cotidianamente, para

mantener funcionando la organizacin?


Qu grado de libertad necesitan las
personas en
todos los niveles de la organizacin para hacer
bien su trabajo?
Cules son los recursos disponibles para
implementar un plan de gestin?
Cmo encaja el plan de gestin dentro de la
misin y filosofa de la organizacin?

POR QU NECESITA LA ORGANIZACIN UN PLAN


DE GESTIN?
Aclara las responsabilidades y los roles de todos dentro de

la organizacin, para que todos sepan lo que ella y todos


los dems deben hacer.
Divide el trabajo de la organizacin de manera equitativa y
razonable para que el trabajo de cada uno no slo est
definido, sino que tambin sea factible.
Aumenta la obligacin de rendir cuentas de algo, tanto
internamente como externamente.
Asegura que las tareas necesarias sean asignadas al
personal apropiado, y crea un plazo para que sean
terminadas.
Ayuda a que la organizacin se defina a s misma.
Permite determinar que recursos sern necesarios para
cumplir con los objetivos previstos y como y cuando deben
ser asignados.

CMO DESARROLLAR UN PLAN DE GESTIN?


Elegir un modelo de gestin:
Jerarqua clsica: La lnea de autoridad es vertical,

tpicamente a partir del director o presidente de la junta


directiva.
Jerarqua democrtica: La autoridad final contina
estando en la cspide, pero gerentes y administradores a
todos los niveles consultan a los involucrados antes de tomar
decisiones.
Gestin colaboradora: Todo el grupo, lo cual
normalmente incluye a todo el personal y puede tambin
incluir a participantes, toma parte en las decisiones ms
importantes.
Gestin colectiva: Todo el mundo participa en todas las
decisiones, y la propiedad/titularidad de la organizacin est
en manos del conjunto, es decir, del colectivo como unidad:
EJEMPLO: Colquio Individualismo, Sociabilidade e Memria
(Porto Alegre, 2008)

DEFINIR LOS OBJETIVOS

Denominamos objetivos a aquellos

resultados que deseamos obtener para


nuestras organizaciones, para las reas que
la conforman y para cada una de las
personas que la integran.
Por regla general los objetivos deben ser
los mnimos y necesarios para definir los
logros a alcanzar.

CARACTERSTICAS DE LOS
OBJETIVOS

Posibilidad de ser evaluados.


Alcanzables en el corto o mediano plazo.
Transmitir una cierta dosis de ambicin, en

la fijacin en los mismos.

RELACIONES CON EL MUNDO


EXTERIOR
Establecer, cuando sea posible, relaciones de

colaboracin con otros grupos y agencias.


Establecer vnculos de cooperacin con los
grupos de inters.
Mantener una buena reputacin en la comunidad.
Establecer una relacin permanente con la
prensa y medios de comunicacin.
Mantener un vinculo permanente con el pblico
objetivo y el potencial.
Establecer polticas de respuesta frente a crisis
externas.

Material elaborado por Mabel Zeballos.


Agradezco la generosidad del Profesor Mag.

Facundo Almeida (MAPI/Diploma en Gestin


Cultural UDELAR; Uruguay), de quien tomo el
material correspondiente a gestin de
organizaciones culturales.
Este material es complementario de la discusin
desarrollada en aula y pretende aproximar al
estudiante al universo de la gestin cultural
como componente de la vida acadmica, en
particular en relacin a la comunicacin de
resultados de investigacin.