Está en la página 1de 53

Diplomado en Direccin de Proyectos

Fundamentos en Direccin de Proyectos


Sesin 11 Gestin de los Interesados
1

Agenda

Objetivos de la Sesin
Conceptos bsicos
11. Gestin de los interesados
11.1 Identificar a los Interesados
11.2 Planificar la Gestin de los Interesados
11.3 Gestionar a Participacin de los Interesados
11.4 Controlar la Participacin de los Interesados

Objetivos de la Sesin
Los objetivos de la presente sesin
son:
Describir los conceptos bsicos de la gestin de
los interesados.
Entender los procesos de la Direccin de
Proyectos relacionados a la gestin de los
interesados.

Agenda

Objetivos de la Sesin
Conceptos bsicos
11. Gestin de los interesados
11.1 Identificar a los Interesados
11.2 Planificar la Gestin de los Interesados
11.3 Gestionar a Participacin de los Interesados
11.4 Controlar la Participacin de los Interesados

Conceptos bsicos
Interesados
Los interesados son todas aquellas personas u
organizaciones cuyos intereses pueden ser afectados de
manera positiva o negativa por el proyecto, tambin son
aquellos que influyen sobre el proyecto.
Identificacin de Interesados
La identificacin de todos los interesados en las
fases iniciales es clave para un proyecto
exitoso. Si nos olvidamos de alguien que aparece
luego con el proyecto en marcha, podra colocar
trabas en su ejecucin.
5

Agenda

Objetivos de la Sesin
Conceptos bsicos
11. Gestin de los interesados
11.1 Identificar a los Interesados
11.2 Planificar la Gestin de los Interesados
11.3 Gestionar a Participacin de los Interesados
11.4 Controlar la Participacin de los Interesados

reas de
Conocimiento

Grupo de Procesos de la Direccin de Proyectos


Iniciacin

Planificacin

Ejecucin

Seguimiento y
Control

Gestin de la
Calidad

Planificar la Calidad

Realizar el
Aseguramiento de la
Calidad

Gestin de
Recursos
Humanos

Planificar los Recursos


Humanos

Adquirir el Equipo
Desarrollar el Equipo
Gestionar el Equipo

Gestin de las
Comunicaciones

Planificar las
Comunicaciones

Gestionar las
Comunicaciones

Gestin de los
Riesgos

Planificar los riesgos


Identificar riesgos
Anlisis cualitativo
Anlisis cuantitativo
Plan de respuesta

Gestin de las
Adquisiciones

Planificar las
Adquisiciones

Efectuar Adquisiciones

Controlar las
Adquisiciones

Planificar la gestin de
los Interesados

Gestionar la
participacin de los
Interesados

Controlar la
participacin de los
Interesados

Gestin de los
Interesados

Identificar a
los Interesados

Cierre

Controlar la
Calidad

Controlar las
Comunicaciones
Controlar los
Riesgos

Cerrar las
Adquisiciones

Gestin de los Interesados


La Gestin de los Interesados incluye los procesos
necesarios para identificar a las personas, grupos u
organizaciones que pueden afectar o ser afectados por el
proyecto.
Se necesita analizar las expectativas de los interesados y su
impacto en el proyecto, y desarrollar estrategias de gestin a
fin de lograr una adecuada participacin de los interesados.
La satisfaccin de los interesados debe gestionarse como
uno de los objetivos clave del proyecto.

Gestin de los Interesados


Integrando la gestin de los Interesados

Agenda

Objetivos de la Sesin
Conceptos bsicos
11. Gestin de los interesados
11.1 Identificar a los Interesados
11.2 Planificar la Gestin de los Interesados
11.3 Gestionar a Participacin de los Interesados
11.4 Controlar la Participacin de los Interesados

10

11.1 Identificar a los Interesados


Es el proceso que consiste en identificar a personas, grupos u
organizaciones que podran afectar o ser afectados por una
decisin, actividad o resultado del proyecto.
El beneficio clave de este proceso es que permite al Director del
Proyecto identificar el enfoque adecuado para cada interesado o
grupo de interesados.
Si nos olvidamos de alguien que aparece luego con el proyecto en
marcha, podra colocar trabas en la ejecucin.

11

11.1 Mapa del Proceso


Acta de
Constitucin
del Proyecto

Anlisis de
Interesados

Juicio de
expertos

Reuniones

Documentos
de la
Adquisicin

Factores
Ambientales de
la Empresa

Registro de
Interesados

Activos de los
Procesos de la
Organizacin

12

11.1 Entradas
Acta de Constitucin del Proyecto (Project Charter)
Puede suministrar informacin sobre las partes internas y
externas relacionadas con el proyecto y que se ven
afectadas por el resultado o la ejecucin de ste.

Documentacin de la Adquisicin
Si un proyecto es resultado de una adquisicin o en un
contrato establecido, las partes de dicho contrato son
interesados clave del proyecto
Otras partes relevantes, como los proveedores, tambin
deben ser consideradas parte de la lista de interesados
del proyecto.

13

11.1 Entradas
Factores Ambientales de la Empresa
Cultura y la estructura de la organizacin.
Estndares gubernamentales o de la industria (Ejemplo:
regulaciones, estndares de productos, etc.)

Activos de los Procesos de la Organizacin


Plantillas del registro de interesados.
Lecciones aprendidas de proyectos o fases anteriores.
Registro de interesados de proyectos anteriores.

14

11.1 Herramientas y Tcnicas

Paso 1

Paso 2

Paso 3

1: Identificar a todos los potenciales interesados


2: Identificar el impacto o apoyo potencial que el interesado podra generar
3: Evaluar el modo en que los interesados pueden reaccionar en diferentes situaciones
15

11.1 Herramientas y Tcnicas

16

11.1 Herramientas y Tcnicas

Reuniones

Juicio de
Expertos

Reuniones de anlisis de perfiles son reuniones de


proyecto diseadas para desarrollar un entendimiento
sobre los principales interesados del proyecto y se
pueden utilizar para intercambiar y analizar informacin
acerca de roles, conocimientos y la postura general de
cada uno de los interesados.
Se debe considerar la participacin de:
- Alta Direccin.
- Interesados clave identificados.
- Directores de Proyecto (trabajado en otros proyectos).
- Grupos de la industria y de consultores.
- Asociaciones profesionales y tcnicas.
- Organismos reguladores y no gubernamentales
(ONG)
17

11.1 Salidas

Registro de
Interesados

Contiene todos los detalles relacionados con los interesados


identificados:
- Informacin de identificacin: nombre, puesto en la organizacin,
ubicacin, rol en el proyecto, informacin de contacto.
- Informacin de evaluacin: requisitos principales, expectativas
principales, influencia potencial en el proyecto, fase del ciclo de vida
con mayor inters.
- Clasificacin
de
interesados:
interno/externo,
partidario/neutral/reticente, etc.

18

Pregunta tipo examen PMP


Usted est utilizando una matriz poder-inters para clasificar a todas
las personas y organizaciones identificadas en el registro de
interesados. Qu sera lo ms recomendable para el uso de esa
informacin?
a) Qu est disponible para todos los interesados.
b) Que sea informacin confidencial para la utilizacin del Director
del Proyecto y los miembros claves de su equipo.
c) Que sea informacin pblica pero de acceso con clave y
contrasea.
d) Que se agregue en esa matriz el compromiso actual vs. el
deseado de cada interesado.

19

Agenda

Objetivos de la Sesin
Conceptos bsicos
11. Gestin de los interesados
11.1 Identificar a los Interesados
11.2 Planificar la Gestin de los Interesados
11.3 Gestionar a Participacin de los Interesados
11.4 Controlar la Participacin de los Interesados

20

11.2 Planificar la Gestin de los Interesados


Es el proceso que consiste en desarrollar estrategias de
gestin adecuadas, para lograr la participacin eficaz de los
interesados a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
El beneficio clave de este proceso es dar un plan claro y
factible, para interactuar con los interesados del proyecto, a
fin de apoyar los intereses del mismo.
Permite la creacin y mantenimiento de las relaciones entre
el equipo de proyecto y los interesados, con la finalidad de
satisfacer sus necesidades y requisitos dentro de los lmites
del proyecto.

21

11.2 Mapa del Proceso


Plan de
Direccin del
Proyecto
Juicio de
expertos

Reuniones

Tcnicas
Analticas

Registro de
Interesados

Plan de Gestin
de los Interesados

Factores
Ambientales de
la Empresa

ACTUALIZACIONES

Activos de los
Procesos de la
Organizacin
Documentos
del Proyecto
22

11.2 Entradas
Entre la informacin utilizada podemos encontrar:
Plan de
Direccin del
Proyecto

Ciclo de vida seleccionado para el proyecto y los procesos


que se aplicarn en cada fase.
La descripcin de cmo se ejecutar el trabajo para avanzar
los objetivos del proyecto.
La descripcin de cmo se cumplirn los requisitos de
recursos humanos y cmo se va estructurar el proyecto, los
roles y responsabilidades, las relaciones de comunicacin y
administracin del personal.
El plan de gestin de cambios que documenta el modo en
que se va a monitorear y controlar los cambios.
Las necesidades y las tcnicas de comunicacin entre los
interesados.

23

11.2 Entradas

Factores
Ambientales de
la Empresa

Activos de los
Procesos de la
Organizacin

Todos los factores ambientales se utilizan como entradas, entre


ellos:
- Cultura
- Estructura organizacional
- Clima poltico de la organizacin

Todos los activos se utilizan como entradas, entre ellos:


- Base de datos de lecciones aprendidas
- Informacin histrica que aportan conocimientos sobre planes
anteriores de gestin de interesados

24

11.2 Herramientas y Tcnicas


El director del proyecto debe recurrir al juicio de expertos para
decidir sobre el nivel de participacin requerido de cada uno
de los interesados en cada etapa del proyecto.

Juicio de
Expertos

Por ejemplo: al inicio del proyecto puede ser necesaria la


participacin de los interesados ms experimentados, de
modo que se elimine cualquier posible obstculo para el xito.
Una vez eliminados los obstculos, puede ser necesario que los
interesados expertos cambien su rol de liderazgo a rol de soporte,
y otros interesados como los usuarios finales pueden cobrar
mayor importancia.

25

11.2 Herramientas y Tcnicas


El nivel de participacin actual de todos los interesados se
compara con los niveles de participacin planificados que
se requieren para asegurar el xito del proyecto.

Tcnicas
Analticas

El nivel de participacin de los interesados se puede clasificar


en:
- Desconocedor
-

Reticente

Neutral

Partidario

Lder

26

11.2 Herramientas y Tcnicas


Ejemplo de Matriz de interesados

27

11.2 Herramientas y Tcnicas

28

11.2 Salidas
Es un componente del Plan de Direccin del Proyecto.
Identifica las estrategias de gestin necesarias para involucrar a los
interesados de manera eficaz.
El Plan de Gestin de Interesados proporciona:
Plan de Gestin
de los
Interesados

- Niveles de participacin deseado y actual de los interesados clave.


- El alcance e impacto del cambio para los interesados
- Las interrelaciones entre los interesados
- Los requisitos de comunicacin entre los interesados segn la fase
del proyecto
- La informacin a distribuir entre los interesados, incluidos el
lenguaje, formato, contenido y nivel de detalle
- El plazo y frecuencia de distribucin de la informacin necesaria

29

11.2 Salidas
ACTUALIZACIONES

Entre los proyectos posibles de actualizar tenemos:


- Cronograma de Proyecto
- Registro de Interesados
Documentos del
Proyecto

30

Pregunta tipo examen PMP


Un proyecto que consiste en la implementacin de un sistema de
informacin para la generacin de reportes automticos, est
enfrentando serios problemas porque un grupo de ambientalistas no
estn de acuerdo con la forma en que se est tratando al personal
de ese proyecto. Quin es el principal responsable de gestionar la
participacin en el proyecto de ese grupo de ambientalistas?
a)
b)
c)
d)

El Director del Proyecto.


El Patrocinador
Los empleados de la empresa
Greenpeace

31

Agenda

Objetivos de la Sesin
Conceptos bsicos
11. Gestin de los interesados
11.1 Identificar a los Interesados
11.2 Planificar la Gestin de los Interesados
11.3 Gestionar a Participacin de los Interesados
11.4 Controlar la Participacin de los Interesados

32

11.3 Controlar las Adquisiciones


Es el proceso de comunicarse y trabajar con los
interesados para satisfacer sus necesidades y
expectativas.
Durante este proceso se administran las comunicaciones
con los interesados a los fines de satisfacer sus
necesidades y mitigar potenciales conflictos.
El beneficio clave del proceso es que permite al Director
de Proyecto incrementar el apoyo y minimizar la
resistencia de los interesados, aumentando las
posibilidades de xito del proyecto.

33

11.3 Mapa del Proceso


Plan de Gestin
de los
Interesados

Mtodos de
Comunicacin

Habilidades
Interpersonales

Habilidades
de Gestin

Plan de Gestin
de las
Comunicaciones

Registro de
Incidentes

Registro de
Cambios

Solicitudes
de Cambio

ACTUALIZACIONES
Activos de los
Procesos de la
Organizacin

Plan de
Direccin del
Proyecto
34

Documentos
del Proyecto

Activos de los
Procesos de la
Organizacin

11.3 Entradas
Plan de Gestin de Interesados
Proporciona una gua de la mejor manera de involucrar a
los diferentes interesados en el proyecto.

Plan de Gestin de Comunicaciones


Proporciona orientacin e informacin sobre la gestin de
las expectativas de los interesados
Entre la informacin utilizada tenemos:

Requisitos de comunicacin de los interesados


Informacin que debe ser comunicada
Motivo de distribucin de la informacin
Persona o grupos que recibirn la informacin

35

11.3 Entradas
Registro de Cambios
Se utiliza para documentar los cambios en un proyecto.
Los cambios y su impacto en el proyecto (tiempo, costo y
riesgos) son comunicados a los interesados adecuados.

Activos de los Procesos de la Organizacin

Requisitos de comunicacin de la organizacin


Procedimientos para la gestin de incidentes
Procedimientos de control de cambios
Informacin histrica de proyectos anteriores

36

11.3 Herramientas y Tcnicas


Los mtodos de comunicacin identificados para cada
interesado en el plan de gestin de comunicaciones se utilizan
durante la gestin de participacin de interesados.
Mtodos de
Comunicacin

Habilidades
Interpersonales

En funcin de los requisitos de comunicacin de los interesados,


el director de proyecto decide cmo, cuando y cules de estos
mtodos de comunicacin se utilizarn en el proyecto.

El director de proyecto puede aplicar las siguientes:


- Generar confianza
- Resolver conflictos
- Escuchar de forma activa
- Superar la resistencia al cambio

37

11.3 Herramientas y Tcnicas


El director de proyecto aplica habilidades de gestin para coordinar
y armonizar el grupo hacia el logro de los objetivos del proyecto:
Habilidades
de Gestin

Facilitar el consenso hacia los objetivos del proyecto


Ejercer influencia sobre las personas para que apoyen el
proyecto
Negociar acuerdos para satisfacer las necesidades del proyecto
Modificar el comportamiento de la organizacin para aceptar los
resultados del proyecto.

38

11.3 Salidas

Registro de
Incidentes

Solicitudes
de Cambio

La gestin de participacin de los interesados puede dar lugar


al desarrollo de un registro de incidentes.
Se actualiza a medida que se identifican nuevos incidentes y
se resuelven los incidentes actuales.

La gestin de participacin de interesados puede generar


solictudes de cambio.
Puede incluir acciones correctivas o preventivas aplicables al
propio proyecto o a la interaccin con los interesados
afectados, segn corresponda.

39

11.3 Salidas
ACTUALIZACIONES

Plan de
Direccin del
Proyecto

Actualizacin al plan de gestin de interesados.


Se actualiza cuando cuando se identifican nuevos requisitos o
modificaciones de los requisitos de los interesados.
Tambin se actualiza como resultado de la atencin de inquietudes y
la resolucin de incidentes

Documentos
del Proyecto

Se pueden actualizar:
- Registro de interesados, cuando la informacin de los
interesados cambia, cuando se identifican nuevos interesados o
los originalmente interesados ya no participan en el proyecto.
Entre los activos que se pueden actualizar:
- Notificaciones a los interesados
- Informes del proyecto
- Presentaciones del proyecto
- Registros del proyecto
- Retroalimentacin a los interesados
- Documentacin sobre lecciones aprendidas

Activos de los
Procesos de la
Organizacin

40

41

42

Pregunta tipo examen PMP


Te han encomendado la direccin integral para la construccin de un
centro comercial. Este proyecto requiere una inversin estimada de
$100 millones y se han identificado ms de 80 interesados.
Durante qu fase del proyecto los interesados tendrn mayor
influencia sobre los impactos del proyecto en la comunidad?
a)
b)
c)
d)

Iniciacin
Planificacin
Ejecucin
Cierre

43

Agenda

Objetivos de la Sesin
Conceptos bsicos
11. Gestin de los interesados
11.1 Identificar a los Interesados
11.2 Planificar la Gestin de los Interesados
11.3 Gestionar a Participacin de los Interesados
11.4 Controlar la Participacin de los Interesados

44

11.4 Controlar la Participacin de Interesados


Es el proceso de monitorear las relaciones generales de
los interesados del proyecto, y ajustar las estrategias y los
planes para involucrar a los interesados.
El beneficio clave de este proceso, es que se mantendr o
incrementar la eficiencia y eficacia de las actividades de
participacin de los interesados, a medida que el proyecto
evoluciona y su entorno cambia.
Cuando se considera necesario, se mejora o corrige la
estrategia de gestin de los interesados.

45

11.4 Mapa del Proceso

Plan de
Direccin del
Proyecto

Sistemas de
Gestin de la
Informacin

Juicio de
expertos

Reuniones

Registro de
Incidentes
Informacin del
Desempeo del
Trabajo

Datos del
Desempeo
del Trabajo

Solicitudes
de Cambio

ACTUALIZACIONES

Documentos del
Proyecto
Plan de
Direccin del
Proyecto
46

Documentos
del Proyecto

Activos de los
Procesos de la
Organizacin

11.4 Entradas

Datos del
Desempeo
del Trabajo

Documentos
del Proyecto

Son observaciones y mediciones primarias identificadas durante


las actividades ejecutadas para llevar a cabo el trabajo del proyecto.
Se recopilan diferentes medidas de las actividades y entregables
del proyecto durante los procesos de control.
Entre los datos ms comunes tenemos:
- % informado de trabajo terminado
- Medidas de desempeo tcnico
- Fechas de comienzo y fin de las actividades programadas
- Nmero de solicitudes de cambio
- Nmero de defectos
- Costos reales
- Duraciones reales
Para controlar la participacin de los interesados tenemos:
- Cronograma del proyecto
- Registro de interesados
- Registro de incidentes
- Registro de cambios
- Comunicaciones del proyecto
47

11.4 Herramientas y Tcnicas

Sistemas de
Gestin de la
Informacin

Juicio de
Expertos

- Es una herramienta estndar para que el director de proyectos


capture, almacene y distribuya entre los interesados la informacin
de costos, avance del cronograma y desempeo del proyecto.
- Permite al director de proyecto consolidar informes provenientes de
varios sistemas y facilitar la distribucin de informes a los
interesados.
Se puede hacer una reevaluacin de los interesados actuales.
Se debe procurar el aporte de grupos o personas con capacitacin
especializada, tales como:
- Alta direccin
- Otras unidades de la organizacin
- Interesados clave identificados
- Directores de proyecto que hayan trabajado en otros proyectos
del mismo mbito
- Expertos en la materia
- Grupos de la industria y consultores

- Las reuniones de revisin de estado se utilizan para intercambiar


y analizar informacin de la participacin de los interesados
Reuniones

48

11.4 Salidas

Informacin del
Desempeo del
Trabajo

Solicitudes
de Cambio

- Consiste en los datos del desempeo recopilados de varios


procesos de control, analizados en contexto e integrados sobre la
base de las relaciones entre reas.
- Los datos en s mismos no utilizan en el proceso de toma de
decisiones, en cambio s se debe tomar en cuenta la informacin
pues contiene correlaciones y contexto, los cuales nos permiten
una mejor toma de decisiones.

- El anlisis del desempeo del proyecto y las interacciones con


los interesados, a menudo genera solicitudes de cambio.
- Las solicitudes de cambio generadas se procesan a travs
el proceso Realizar el Control Integrado de Cambios y
puede generar: acciones correctivas o acciones preventivas.

49

11.4 Salidas
ACTUALIZACIONES

Plan de
Direccin
del Proyecto

A medida que se identifican cambios necesarios en el


enfoque o la estrategia, puede ser necesario actualizar:
-

Plan de Gestin de Alcance


Plan de Gestin de Interesados
Plan de Gestin de Calidad
Plan de Gestin de Requisitos
Plan de Gestin de Cronograma
Plan de Gestin de Cambios
Plan de Gestin de las Comunicaciones
Plan de Gestin de Costos
Plan de Gestin de Recursos Humanos
Plan de Gestin de Riesgos
Plan de Gestin de Adquisiciones

50

11.4 Salidas
ACTUALIZACIONES
Se pueden actualizar:
- Registro de Interesados
- Registro de Incidentes
Documentos
del Proyecto

Activos de los
Procesos de la
Organizacin

Entre los activos que se pueden actualizar:


- Notificaciones a los interesados
- Informes del proyecto
- Presentaciones del proyecto
- Registros del proyecto
- Retroalimentacin a los interesados
- Documentacin sobre lecciones aprendidas

51

Pregunta tipo examen PMP


En su proyecto ya han terminado de identificar a todos los
interesados agregando informacin sobre sus roles, reas de
conocimiento, necesidades, intereses y expectativas. Cul debera
ser el prximo paso?
a)
b)
c)
d)

Clasificar a los interesados segn su influencia, intereses y


participacin.
Evaluar cmo podran influir los interesados en el proyecto
Controlar la participacin de los interesados en el proyecto
Definir la mejor estrategia de comunicaciones con cada grupo
de interesados

52

Preguntas?

Gracias
53