INTELIGENCIA DEL PROCESO

Inteligencia de Procesos de
Negocio
La habilidad para monitorear y analizar el

desempeo de la organizacin es cada vez

ms importante.
Las capacidades analticas estn
fuertemente asociados al monitoreo y
control de los procesos de negocios.
Las oportunidades de mejora de procesos
requieren de las facilidades para la
identificacin de los factores que afectan el
desempeo del proceso.

Inteligencia de Procesos de
Negocio
La inteligencia de Procesos del Negocio

est envuelta en herramientas para

gestionar la calidad de ejecucin de los
procesos al ofrecer varias caractersticas
como anlisis, monitoreo, control y
optimizacin.

Ejecucin del Proceso y

Registro de Eventos
Tanto

los participantes del proceso y los

propietarios del proceso estn involucrados en
la ejecucin de procesos de negocio.

Participantes del Proceso: Trabajan en tareas

que producen la ejecucin de datos. Llamamos

a estos datos registro de eventos.
Propietarios del Proceso: estn particularmente

interesados en sacar conclusiones de estos

registros de eventos.

La perspectiva de los
participantes del proceso
Cuando un proceso se ejecuta en un

BPMS u otro programa de software, hay

una clara separacin entre la
coordinacin y ejecucin de las
tareas.
Los participantes suelen ver slo

aquellas
tareas
que
directamente responsables,

son

La perspectiva de los participantes

del proceso
Cada participante tiene tpicamente una lista de

tareas personal que muestra el conjunto de elementos

de trabajo que todava tienen que ser trabajados
Si existe un modelo de proceso explcito, a

cada uno
de estos elementos de trabajo le corresponde
una tarea en el modelo de proceso
Sin embargo, pudieran existir mltiples elementos

de trabajo que le corresponden una sola tarea si

varios casos estn actualmente siendo trabajados

La perspectiva de los participantes

del proceso
Ejemplo:

Chuck como un participante del proceso podra

ver que cuatro elementos de trabajo estn en su
lista de trabajo, todos ellos relacionados con la
tarea
"Confirmar pedido" del proceso
Cumplimiento del Pedido.
Un elemento de trabajo se refiere a un pedido
de cliente A, un pedido del cliente B, y dos
pedidos del cliente C.

La perspectiva de los participantes

del proceso
La estructura del elemento de trabajo es definido

en el modelo de proceso de ejecucin o

directamente implementado en el software
Por cada elemento de trabajo los participantes
documentan como mnimo la conclusin
El sistema puede realizar un seguimiento del
proceso en cualquier punto en el tiempo.
Es fcil constatar en qu momento alguien ha
comenzado a trabajar en el elemento
del
trabajo, que datos de entrada se disponan, que
datos de salida se crearon, y quien fue el
participante trabajando en ello

La perspectiva de los participantes

del proceso
Cuando Chuck ha confirmado el pedido del cliente B, l ingresa el

resultado en el sistema y el sistema puede decidir

automticamente si despus la factura debe ser emitida o la
confirmacin del pedido debe ser extendido a alguien por encima
de Chuck.
La mayora de BPMS y otros sistemas de informacin

registran tales datos que se han hecho en algn momento

en el tiempo. El archivo en el que estos datos se almacenan
se llama un archivo de registro y los datos en l se llaman
registro de eventos. Cada vez que otra tarea es
completada, se aade una nueva entrada al archivo de registro.
Esto es, cada vez que Chuck ha ingresado sus datos, el sistema

agrega una lnea al archivo de registro afirmando que Chuck ha

confirmado un pedido con su correspondiente fecha y hora

La perspectiva del propietario

en la ejecucin del proceso
Descubrir, monitorear y mejorar los procesos reales a travs de

la extraccin de conocimiento de los registros de eventos

ampliamente disponibles en los actuales sistemas (de
informacin)
Se distinguen tres principales escenarios de aplicacin para el

uso de los registros de eventos: descubrir procesos

automticos, anlisis el rendimiento (performance) y comprobar
la conformidad, todos ellos relacionados con las preguntas que
el propietario del proceso podra hacer.

Cul es el modelo de proceso

actual
Los registros de eventos pueden ser usados como

una entrada para el descubrimiento de procesos

basada en la evidencia
El descubrimiento automtico de procesos utiliza registros
de eventos para la generacin de modelos de procesos
correspondientes.
Los registros de eventos son importantes para encontrar
un modelo de proceso donde no exista ni un modelo
antes, y para ajustar un modelo existente de acuerdo a
cmo realmente funciona el proceso

Cul es el modelo de proceso

actual
Las tcnicas para descubrimiento toman

un registro de eventos y producen un

modelo
Registro
de
eventos

descubrimie
nto

model
o

Cul es el rendimiento del proceso?

Usando registros de eventos, somos capaces de

inspeccionar el comportamiento real de un proceso

y compararlo con conocimientos de anlisis de
procesos.
Adems, la informacin histrica sobre ejecucin de
procesos puede ser aprovechada para tomar decisiones
operativas.

Hasta qu punto se siguen las reglas

del modelo del proceso?
La comprobacin de la conformidad es una coleccin de tcnicas que

comparan una serie de registros de eventos con una serie de

restricciones o un modelo de proceso existentes .
La comprobacin de la conformidad tiene como fin determinar

la frecuencia con que se ejecuta el proceso como se esperaba, y si no

es as que etapas de desviaciones pueden ser encontradas.
Los Registros de eventos ayudan a entender tanto en el caso de

que el
modelo
necesita ser corregido
o donde el
comportamiento de los participantes que trabajan en el proceso
tiene que ser adaptado.

Hasta qu punto se siguen las reglas

del modelo del proceso?
Las tcnicas de verificacin de conformidad necesitan un

registro de eventos y un modelo como entrada. La salida

consiste en informacin de diagnostico mostrando las
diferencias y elementos en comn entre el modelo y el
registro de eventos
Registr
o de
eventos
model
o

Verificaci
n de la
conformid
ad

diagnostic
o

Control de Procesos
Trata sobre el anlisis de ejecucin de

procesos histricos .
El proceso de control provee informacin
general en cuanto a si el objetivo de un
proceso se han cumplido y si KPIs est
alineado.
Tpicamente, el proceso de control es una
actividad fuera de lnea, que implica
registros de procesos ejecutados

Monitoreo de procesos
Se refiere a la calidad del proceso actualmente en

ejecucin.
La entrada para monitoreo de procesos son los registros de

eventos de las instancias de los procesos individuales o casos.

Monitoreo de procesos trabaja con objetivos y reglas que son

formulados para estos casos individuales

Y desencadena reacciones cuando estas reglas son violadas,

por ejemplo, cuando un requerimiento del cliente no es

atendido a tiempo.
Por lo general, monitoreo de procesos es una actividad en

lnea continua que implica instancias de eventos actualmente

ejecutndose (en ejecucin)

 Ambos procesos, de monitoreo y de control, juegan un papel

importante en la alineacin del proceso con los objetivos

generales de la empresa.
En ese sentido, estn estrechamente relacionadas con las ideas
de gestin de la calidad y el ciclo Planear-Hacer-Verificar-Actuar
(PDCA)
El monitoreo y control (verificar) investigan los datos a partir de
la ejecucin de procesos (hacer) de tal manera que las medidas
de rediseo (actuar) pueden ser tomadas para realinear la
ejecucin de los objetivos (Plan).

Estructura del Registro de Eventos

Estructura del Registro de Eventos

Un solo evento tiene un nico evento ID.

Adems, se refiere a un caso individual,

tiene marca de tiempo, y demuestra que
recurso es ejecutado en tal tarea.
Es un requerimiento mnimo que los
eventos en el registro mencionen (i) un
caso, (ii) una tarea, y (iii) un punto en el
tiempo

Estructura del Registro de Eventos

Estructura del Registro de Eventos

Estndar XES(Extensible Event

Stream)
Secuencia de Eventos Extensible
Es un estndar abierto para almacenar y
gestionar los datos de un registro de
eventos
Proporciona un formato reconocido para el
intercambio de datos de eventos entre
herramientas

En una primera etapa se implement el proceso en

un BPMS
En la segunda etapa se debe tener un conocimiento
de la ubicacin de los datos en la base de datos del
BPMS.
Luego mediante una herramienta de generacin de
logs de eventos en formato XES extraen los datos
y se genera el log.

Una vez generado el log mediante una herramienta

de Process Mining se puede importar el mismo y

se le pueden aplicar las tcnicas de optimizacin y
monitoreo.

Estndar XES(Extensible Event

Stream)
Estructura Bsica
Registro
En el nivel superior hay un objeto registro, que contiene toda
informacin del evento que est relacionado con un proceso
especfico
Ejemplo de procesos:
Manejo de reclamaciones de seguros
La utilizacin de un aparato de radiografa complejo
Navegando por una pgina web

Estndar XES(Extensible Event

Stream)
Estructura Bsica
Traza
Un registro contiene un nmero arbitrario de objetos trazas.
Cada traza describe la ejecucin de una instancia especfica, o
caso del proceso registrado.
Ejemplo de trazas son:
Una reclamacin de seguro especfica
Un examen en el cual se emplea la mquina de rayos x
Una visita del sitio web, por un usuario especfico

Estndar XES(Extensible Event

Stream)
Estructura Bsica
Evento
Cada traza contiene un numero arbitrario de objetos eventos.
Eventos representan grnulos atmicos de actividad que han sido
observados durante la ejecucin de un proceso.
Es una accin almacenada en el registro, por ejemplo, el inicio, conclusin
o cancelacin
de una actividad para una instancia particular de un proceso.
Ejemplos de eventos son:
Grabacin de informacin personal del cliente en la base de datos se

ha completado
Una imagen es tomada por la mquina de rayos x
Una imagen se ha descargado por el navegador web

Estndar XES(Extensible Event

Stream)
Estructura Bsica
Atributos
Registros, trazas y eventos contienen un nmero
arbitrario de atributos
Hay cinco tipos de atributos: string, date, int, float,
boolean

Atributos globales

El objeto registro contiene dos listas de atributos

globales para el nivel de trazas y para el nivel de
evento.

Estndar XES(Extensible Event

Stream)
Estructura Bsica
Clasificadores de Eventos
Un clasificador de eventos asigna a cada evento una
identidad, que la hace comparable con otros eventos (a travs
de su identidad asignada).
Eventos pueden ser asociados con actividades
Extensiones

Define un conjunto de atributos en cualquier nivel de la

jerarqua de registros XES

Estndar XES(Extensible Event

Stream)

Ejemplo:
Role: El papel de la persona que ha disparado el evento,
dentro de la

Estndar XES(Extensible Event

Stream)

Estndar XES(Extensible Event

Stream)

Estndar XES(Extensible Event

Stream)

Retos de la extraccin de los

Registros de eventos
Los datos que son relevantes para los registros de
eventos no estn directamente accesibles
El desafo de la correlacin:
Esto se refiere al
problema de la identificacin del
caso al que un evento pertenece.
Es posible utilizar los identificadores de entidad como un
numero de orden, numero de factura o numero de envo .

Retos de la extraccin de los

Registros de eventos
El desafo de las marcas de tiempo (timestamps):

Muchos sistemas de informacin no consideran el

registro como una tarea primaria .

El registro es frecuentemente aplazado hasta que el

sistema tiene tiempo de inactividad o poca carga
Los registros de diferentes SI operando en diferentes
zonas horarias tienen que ser integrados
Se soluciona con el dominio del conocimiento, por
ejemplo, cuando los eventos se sabe que siempre
ocurren en un orden especfico.

Retos de la extraccin de los

Registros de eventos
El desafo de las instantneas:
El problema de obtener registros de datos disponibles por
cierto periodo de tiempo
Para los procesos de larga ejecucin, podramos no ser
capaces de observar todos los casos del registro con su
duracin completa de extremo a extremo en el periodo
considerado de tiempo.
El lapso de tiempo que se refleja en el registro debe
ser significativamente mas largo que la duracin
promedio de un caso

Retos de la extraccin de los

Registros de eventos
El desafo del alcance
Cuando el sistema de informacin disponible no
produce directamente los registros de eventos.
Los SI graba una cantidad de eventos relacionados con
el procesos en numerosas tablas.
Los registros de eventos tienen que ser generados de
las entradas en estas tablas.

Retos de la extraccin de los

Registros de eventos
El desafo de la granularidad

Una actividad como "Recuperar producto de

almacn" en el nivel de abstraccin de un
proceso de modelo se asigna a una serie de
eventos como "Elemento de trabajo
1
asignado",
"elemento
de
trabajo
1
iniciado","formulario de orden de compra
abierto","Producto obtenido"y "elemento de
trabajo 1 completado".

Retos de la extraccin de los

Registros de eventos
El desafo de la granularidad

Por ejemplo, una actividad como "Recuperar

producto de almacn" en el nivel de abstraccin
de un proceso de modelo se asigna a una serie
de eventos como "Elemento de trabajo
1
asignado",
"elemento
de
trabajo
1
iniciado","formulario de orden de compra
abierto","Producto
obtenido"y"elemento
de
trabajo 1 completado".

Retos de la extraccin de los

Registros de eventos
El desafo de la granularidad

Eventos fino-granulares pueden aparecer

repetidamente en los registros mientras que
en un nivel abstracto se ejecuta slo una nica
tarea.

Por lo tanto, es difcil de definir una

correlacin precisa entre los dos niveles
de abstraccin