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El Instituto DATABIT les da la

Bienvenida

al Curso:

Auditora de Procesos
MSC FRANCISCO

Objetivo del Curso:

Generar conocimientos y expectativas para


comprender las complejidades de los
problemas administrativos,

analizarlos,
estudiarlos y
verificarlos

en funcin de detectar
posibles alternativas y
desviaciones que afectan
el buen desempeo
organizacional.

As como proveer de informacin terica y prctica


que permitan manejar metodologas de auditorias,
planificacin y redaccin de informes tcnicos

Auditora
de
Procesos?

Proceso sistemtico de
un rea determinada de la
organizacin o toda ella
en donde un grupo de
tcnicos, revisan,
examinan e investigan
los diferentes procesos
que componen un
sistema de trabajo a fin
de detectar cursos o
desviaciones que afecten
la calidad de la
administracin

Conocimientos sobre la Organizacin y su estructura


(Misin, Visin, Metas, Divisiones, Negocios, Planes,
Mercado, Tamao)
Conocimientos sobre administracin y sus fases
(Planificacin, Organizacin, Direccin, Coordinacin,
Informacin y Control)

Competencias
del Auditor de
Procesos

Conocimientos del inventario de procesos de la


empresa (Estrategias, misionales, apoyo y control)
Conocimientos sobre prcticas administrativas y de
registros
Conocimientos sobre administracin de empresas
Comprender diagramas y documentos
Habilidad para

Redactar informes tcnicos


Comunicarse en cualquier nivel
Analizar problemas, sistemas y causas

Clasificacin Genrica de las Auditoras

Procesos
(Administrativos
y Financieros)

Operativa
(Departamentos
y su Eficiencia)

Personal
(Tareas
Funciones
Cumplimiento)

Administrativa
(Cumplimiento
de los Planes)

Interna (Realizada
por entes Internos de
la Contralora)

Sistemas
(Tecnologa,
Conocimiento
e Informacin)

Calidad (Gestin
de Procesos y
Sistemas de
Calidad)

Financieros
(Estado de
Cuenta, Controles
Contables)

Externa (Realizada
por entes
Contratados
expertos y Externos)

Fiscal (Realizada por


entes Fiscales de la
Contralora)

La Auditora y el Control en los Procesos Sistmicos

Control Estratgico

Nivel Directivo
(Auditora Organizacional)

Control Tctico

Nivel Gerencial
(Auditora Departamental)

Control Operativo

Nivel de Base
(Auditora de Tareas)

La Auditora y el Control en los Procesos Sistmicos

Sistemas de Decisin
Subsistemas

Entradas

Salidas

Nivel
Directivo

Proyectos
Contratos
Negocios

Metas
Logros
Objetivos

Nivel
Proceso

Objetivos
Procesos

Informes
Reportes
Planes

Nivel
Base

Informes
Planes
Reportes

Despachos
Comercializacin
Distribucin

La Auditora y el Control en los Procesos Sistmicos

Sistemas de Control
Subsistemas

Entradas

Salidas

Estratgicos

Objetivos
Polticas

Planes
Programas

Gerencial

Procesos
Tareas
Instrucciones

Presupuesto
Contabilidad

Operativo

Instrucciones
Programacin
Cronograma

Revisin
Facturacin
Pagos

Organizacin y Auditora de Estructuras


Vertical
Horizontal
Lineal
Matricial
Divisional
Holding
Departamental
Virtual
Descentralizado
Redes
Celulares
Proyectos
Hbridos
Funcionales

Objetivos
Polticas
Procedimientos
Programas
Presupuesto
Estrategias
Gestin Humana
Jerarqua y Autoridad
Finanzas
Ejecucin
Comunicaciones
Mtodos de Control
Resultados
Relaciones Fiscales
Recursos Materiales
Mercadeo, Produccin y Calidad
Organizacin y Coordinacin

Auditora Interna
(Administrativa)

Gerente
General

Gerente de
Planificacin

Gerente de
Finanzas

Auditora
Administrativa

Auditora
Interna

Supervisar y Verificar el control de los


Procesos en forma Permanente

Auditora Externa
(Administrativa)

Auditora
Externa

Presidente

Director
General

Personal

Evaluar Proyectos de la
Organizacin y su complejidad,
por un perodo determinado

Produccin

Auditora por
reas

Personal
Compras
Ventas
Finanzas
Produccin
Almacn
Sistemas

Incremento de la Informacin
Incremento del Personal
Incremento de las Operaciones
Diversificacin de Productos
Diversificacin de Procesos

Relevancia en
los Procesos en
la Evaluacin de
Empresas

Nueva Estructura Organizativa


Reduccin de Costos
Aumento de las Inversiones
Aumento de los Negocios
Manejo de los Recursos y del
Presupuesto

Todas estas
actividades
implican
procesos,
sistemas,
mtodos y
controles que
se requieran
evaluar para
determinar su
desempeo

Causas de las
Auditoras en
las Empresas

Exceso burocrtico de procesos


Obsolescencia de Procesos
Baja Calidad
Malos Servicios
Reclamos del Cliente
Decisiones Lentas
Objetivos no Logrados
Violacin de la Disciplina
Mala ubicacin del Personal
Mala Distribucin de los Salarios
Autoritarismo
Muchos Accidentes
Mala Coordinacin
Ausencia de Planes
Presupuesto Deficiente
Exceso de Burocracia
Demoras Excesivas
Duplicidad de Funciones

Implica:
Procesos
costosos que
dificultan y
retardan el
logro de metas
por lo tanto
incrementan
los costos

Inventario de Procesos en la Auditoria

Estrategias

Misionales

(Alta Direccin)

(Logstica,
direccin media
y operativa)

Fusiones,
contratos,
negocios, calidad,
adquisiciones,
inversiones,
financiamiento

Desarrollo del
producto, atencin
al cliente, servicio
al cliente, venta y
distribucin,
mercadeo

Apoyo

Control

(Recursos,
direccin media)

(Fiscalizacin y
ejecucin,
direccin media)

Gestin humana,
administracin,
procesos,
tecnologa

Presupuesto,
control interno,
contabilidad,
auditoria

Captacin y contratacin
Capacitacin y desarrollo
Planes de ascenso
Inventario de bienes
Compras y adquisiciones

Evaluacin de proveedores
Cuentas por cobrar y por pagar

Inventario de
Procesos
Genricos

Almacenamiento

Elaboracin del presupuesto


Elaboracin de normas
Diseo
y
producto

desarrollo

del

Venta y distribucin
Control de calidad
Control
previo
posterior

Suministro de recursos

control

Estructura del Proceso


Denominacin

Competencia

Objetivo

Tecnologa

Justificacin

Puesto responsable

Alcance

Duracin

Mtodo

Ubicacin fsica (Dpto.)

Fases

Documentacin

Tareas

Normativa

Participantes

Procedimiento
Diagrama de Flujo

Composicin del Proceso

Proceso de Apoyo Medular:

Sub Procesos:

Capacitacin del personal


operativo

Planificacin (Deteccin de necesidades)


Programacin (Diseo del presupuesto)
Ejecucin (Procedimiento)
Evaluacin (resultados)

Composicin de Proceso
Justificar
Actividades y Tareas:

problemas,

determinar

objetivos, alcance del plan, cronograma


de accin, contratacin de instructores,
duracin

del

evento,

recursos,

mtodos

seleccin

del

de

personal,

manejo

capacitacin,
gastos

viticos, auditoria de resultados


Estudio Analtico con
los Servidores de
Kipling:

Qu, Por qu, Cmo, Cundo,


Dnde, Quin

de
de

Procedimiento Estructural de la Gestin de compras


(Auditoria del Proceso)
1. El administrador de la Empresa Alinasa solicita al departamento de O y S
la inspeccin e investigacin del Proceso de compras (Departamento).
2. Se enva a dos (2) auditores a entrevistarse con el gerente de compras y
notificarle de la solicitud y del proceso de investigacin.
3. Se programa la visita y la ejecucin del trabajo (Alcance)
4. Se identifica el problema, sntomas, causas y efectos.
5. Se determina el objetivo del trabajo (Verificar el problema)
6. Se procede a revisar la documentacin (Facturas de pago, control de
inventario, ordenes de compra, verificacin del proveedor, presupuesto de
compras, registro de solicitud, control previo).

Procedimiento Estructural de la Gestin de compras


(Auditoria del Proceso)

7.

Se evala la secuencia del proceso (Pasos y tiempos con apoyo de


graficas y diagramas

8.

Se revisan las normas y el procedimiento (Manual de gestin de


compras)

9.

Se observa el sistema (Entrada, proceso, salida, llegada)

10.

Se evalan responsabilidades, funciones y objetivos del sistema de


gestin de compras

11.

Se verifica la base de datos en el sistema de informacin de


compras

12.

Se

levantan

los

primeros

cuantitativos (Estadsticas)

informes

apoyados

con

datos

Procedimiento Estructurado de la Gestin de compras


(Auditoria del Proceso)
Resultados:
Se detect sobrecarga de pasos en el proceso de compras (hasta 23
pasos) lo cual viola lo descrito en el manual de procesos (12 pasos)
Se detect una demora de ms de 15 das al promedio estndar de la
solicitud de compras (10 das) lo que suman 25 das de espera para los
usuarios
Se detect alteracin de cifras en el inventario de compras en el
almacn en 14 piezas
Se evidenci subutilizacin del talento humano en los cargos de
comprador I y II
Se

detectaron

cambios

sospechosos

proveedores lo cual perjudic


producto recibido

en

los

contratos

con

a la empresa por la mala calidad del

Procedimiento Estructurado de la Gestin de compras


(Auditoria del Proceso)
Resultados:
Se detectaron seis (6) sobrefacturaciones en el precio real del producto
con el mismo proveedor (fabrica de envases VITALISTA)
Se detectaron alteraciones en la normativa de los contratos con
proveedores
Recomendaciones:
Intervenir en forma inmediata el departamento de compras y suspender
al Gerente Lic. Eugenio lvarez para investigaciones por parte de la
gerencia de seguridad y proteccin.
Actualizar el procedimiento acorde al manual de compras.
Recontratar los servicios y la negociaciones con el proveedor anterior
Industrias BALSA

Procedimiento Estructurado de la Gestin de compras


(Auditoria del Proceso)
Recomendaciones:
Verificar con el departamento contable las cuentas por pagar contra
factura del proveedor por cada entrega e inspeccionar el control previo.
Simplificar el proceso de compras hasta ocho pasos indicado en el
informe de auditora.
Redisear los formatos Control de inventario y verificacin del
proveedor en funcin del conteo de mercanca y evaluacin del proveedor.
Sustituir preventivamente el cargo de Jefe de Departamento.
Disear un proceso que genere valor agregado a la gestin de compras.
Redisear las normas del proceso de compras haciendo nfasis en el
control de autorizacin y contratacin de proveedores.
Reclasificar los cargos del Departamento de Compras en funcin de las
responsabilidades y tareas de los compradores I y II

Plan de Auditora

Entrevistas
reas a
Investigar
Recursos

Documentacin
Procesos
Registros
Grficos

Captacin
De
Necesidades

Estudio
Previo

Identificacin
Del
Problema

Objetivo
Del
Estudio

Personas
reas
Operativas
Controles
Administracin

Estadsticas
Grficos
Documentos

Plan de Auditora

Planeacin

Alcance

Conclusiones

Recursos

Intervencin

Informacin

Informe

Organizacin

Auditora
Organizacional

Servicio
Administrativo

Evaluacin
de la
Supervisin

Sistemas de Comunicacin e Informacin


Estudio de Organigramas
Estudio de Manuales Administrativos
Estudio de Manuales Descriptivos de Cargo
Lneas de autoridad

Aplicacin de Normas Administrativas


Evaluacin de los Sistemas Contables
Procedimiento de Compras
Procedimiento de Control
Asignacin de Suministros

-Identificacin de Lneas de Mando


-Descripcin de Funciones de los
Supervisores
-Desarrollo de Normas de Seguridad
-Mtodos de Supervisin para la Seguridad
-Atencin de Quejas y Reclamos

Planificacin de la Produccin
Mtodos de Trabajo

Control de la
Produccin

Cantidad de Trabajo
Sobre Tiempo de Trabajo
Horario de Trabajo

Auditora
Organizacional
Programas de ascensos y Promociones

Rendimiento
de los
Empleados

Programas de Evaluacin del Desempeo


Plan de Deteccin de Necesidades
Sistemas de Compensacin y Beneficios
Asistencia Mdica y de Seguridad

Contenido del Informe de Auditora


Ttulo o Tema (Realizacin de la
auditora al Dpto. de Ventas)
Presentacin o Introduccin
Antecedentes Administrativos
Descripcin del Problema (Causas y
Efectos)
Objetivos de la Auditora
Desarrollo de la Investigacin
Conclusiones
Recomendaciones (Sistema propuesto:
Cambio de direccin, sustitucin de
procesos, etc.)
Anexos (Documentos de trabajo.
Opcional)

rea de Intervencin (Dpto.


Ventas)
Alcance (Ventas, despacho
y produccin)
Descripcin (Tcnicas de
toma de datos,
cronograma,
documentacin y roles

La capacidad para investigar y ubicar los


problemas es parte de la tecnologa emocional
Msc. Francisco Linares

Gracias por su Participacin!