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Master en Organizacin Industrial y Gestin de Empresas

Sistemas integrados de gestin de la calidad

Estructura de la organizacin
Prof. Pedro Moreu de Len

Curso 2012-13

OBJETIVOS
Conocer los procedimientos de coordinacin
Conocer las partes en que se puede dividir la
organizacin
Conocer los parmetros que determinan la
estructura de una organizacin.
Conocer la relacin entre el sistema de Gestin
de la calidad y la estructura de la organizacin
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CONTENIDOS
1.

Procedimientos de coordinacin

2.

Las cinco partes de la organizacin

3.

Parmetros de diseo de la organizacin

4.

Diseo de puestos de trabajo

5.

Diseo de la superestructura (Formacin de unidades organizativas para


coordinacin entre puestos)

6.

Diseo de vnculos laterales (Coordinacin entre unidades y Coordinacin


entre puestos que estn en distintas unidades)

7.

Sistema de toma de decisiones

8.

Organizacin orientada a la calidad


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1. Procedimientos de coordinacin (1/2)


Estructura de la organizacin:
Divisin del trabajo a causa de:
Cantidad de trabajo
Trabajos de distinta naturaleza

La divisin del trabajo crea NECESIDAD DE COORDINACIN


La coordinacin se logra gracias a la estructura de la organizacin
La estructura est tambin orientada a coordinarse con el entorno
Permite que la organizacin sea eficaz y eficiente en el rgimen
permanente
Permite la reaccin efectiva a las demandas del entorno: reaccin a
la incertidumbre
Permite anticiparcse a la incertidumbre, eliminndola mediante la
informacin y el conocimiento

1. Procedimientos de coordinacin (2/2)


Adaptacin mutua: comunicacin interna
Supervisin directa: una persona responsable del
trabajo de los otros
Normalizacin de los procesos de trabajo:
contenido del trabajo especificado
Normalizacin de los resultados: resultados del
trabajo especificados
Normalizacin de destrezas y conocimientos:
formacin requerida especificada
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2. Las cinco partes de la organizacin


pice estratgico: responsabilidad general de la
organizacin (nivel poltico y de gestin del ms alto
nivel y los que les dan apoyo)
Lnea media: directivos medios con autoridad formal sobre
la ejecucin de los productos de la organizacin (desde
directivos hasta mandos intermedios primer nivel)
Nucleo de operaciones: ejecucin del trabajo bsico
relativo a produccin (desde aprovisionamiento hasta
venta)
Staff tcnico (tecnoestructura): analistas del trabajo de
otros y planificacin
Staff de apoyo: tareas colaterales al flujo principal de
trabajo de la organizacin (cafetera, pagos, asesora
jurdica, cartera, etc.)
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3. Parmetros de diseo de la organizacin


Diseo de puestos:

Especializacin
Formalizacin (procedimentacin)
Preparacin y adoctrinamiento

Diseo de la superestructura (coordibacin entre los puestos):

Agrupacin en unidades
Tamao de la unidad

Diseo de los enlaces laterales (coordinacin entre unidades):

Sistema de planificacin y control


Dispositivos de enlace

Diseo del sistema de toma de decisiones:

Descentralizacin vertical
Descentralizacin horizontal
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4. Diseo de puestos:
4.1.Especializacin
Especializacin horizontal: tareas ms concretas y delimitadas

Aumento de productividad por repeticin de unas pocas actividades


Mejora de las destrezas en las tareas muy concretas y definidas
Perfeccionamiento del trabajo muy concreto
Problemas por monotona y desmotivacin
La ampliacin horizontal (en vez de la especializacin) supone un
aumento del trabajo, pero sin enriquecerlo, al ser las tareas aadidas,
del mismo nivel.

Especializacin vertical: Separacin entre las tarea de


planificacin, organizacin y contro, y las de ejecucin del
trabajo

La especializacin vertical limita tambin la perspectiva del resto de


tareas del mismo nivel (horizontal)
Mediante la ampliacin (en vez de la especializacin) se consigue
enriquecer el trabajo, dotndolo de actividades de nivel superior
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4. Diseo de puestos:
4.2 Formalizacin
Especificacin del trabajo en s
Especificacin del flujo de trabajo
Reglas generales escritas
Caractersticas:
Un sistema de gestin de la calidad se implanta a travs de
la formalizacin / procedimentacin
Predeterminacin, control y planificacin del
comportamiento
Reduccin del riesgo de errores humanos y malentendidos
Asegura la equidad con clientes
Eficiencia en la produccin
Aplicable en la medida que la casustica sea menor y el
escenario predecible. No aplicable en una situacin de
incertidumbre o muchas excepciones
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4. Diseo de puestos:
4.3 Preparacin y adoctrinamiento
Preparacin:

Especificacin de los conocimientos y habilidades requeridas por el


puesto.
Se pueden adquirir en la empresa, fuera de ella (formacin general,
profesional o universitaria, etc.) o una combinacin de ambas fuentes.
La preparacin es complementaria (sustituto) de la formalizacin, de
forma que a ms formalizacin, se requerir menos preparacin y
viceversa.

Adoctrinamiento:

Formacin en la escala de valores y la filosofa de la empresa.


Es ms necesaria en la medida en que la actividad repercuta en la
imagen de la empresa en el exterior.
Es ms importante en la medida en que el trabajador se encuentre ms
solo o aislado del resto de la organizacin, ya que sus acciones no
podrn ser corregidas o aconsejadas por otras instancias de la
empresa.
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5. Diseo de la superestructura
Agrupacin de los puestos de trabajo en unidades:

Se agrupan para hacer posible su coordinacin. Los puestos que se agrupan en


la misma unidad
Aumnetan el contacto entre s (adaptacin mutua)
Tienen un jefe o coordinador comn (supervisin directa)
Hacen posible dotarlos de procedimientos comunes (formalizacin)

Se agrupan los puesto de trabajo que estn interrelacionados (necesitan


coordinarse)Se pueden adquirir en la empresa, fuera de ella (formacin general,
profesional o universitaria, etc.) o una combinacin de ambas fuentes.
Por el contrario, se dificulta la coordinacin entre puestos que se encuentran en
unidades diferentes.
Dos criterios de agrupacin:
Segn los medios: Agrupacin funcional
Segn los fines: Agrupacin divisional o en base al mercado

Tamao de la unidad:

Depende del mecanismos de coordinacin que sea mayoritario. Si usa


principalmente la adaptacin mutua, tendr que se pequea, mientras que si
usa la supervisin directa, podr ser mayor, y, aun mayor, si usa de forma
intensiva, la formalizacin
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6. Diseo de vnculos laterales:


6.1 Sistema de planificacin y control
Coordinacin de las unidades organizativas entre s.
Planificacin de acciones

Uso de la formalizacin / procedimentacin al nivel de las relaciones


entre las unidades organizativas: cada unidad cumplimenta su parte de
un plan general (ejemplo: seguimiento de un PERT en la ejecucin de
un proyecto).
Las unidades funcionales se pueden coordinar bien mediante este
procedimiento.
Parte de la planificacin estratgica.

Control del rendimiento: (direccin por objetivos)

Uso de las decisiones ad hoc tomadas por el responsable


correspondiente, segn su mejor saber hacer, para alcanzar unos
objetivos discutidos y previamente fijados.
Procedimiento tpico de coordinacin entre las unidades en base a
mercado.
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6. Diseo de vnculos laterales:


6.2 Dispositivos de enlace (1/2)
Coordinacin entre puestos de trabajo concretos, que se encuentran en
unidades diferentes: cuando se hizo la agrupacin de puestos en
unidades, hubo puestos de trabajo que estaban interrelacionados, pero
que, sin embargo, quedaron en unidades diferentes, para atender a otros
problemas de coordinacin de mayor intensidad.

Caractersticas comunes:
Todos estos mecanismos usan intensivamente la adaptacin mutua.
Las personas involucradas en estos mecanismos deben tener:
gran capacidad de dilogo,
capacidad de comprensin de problemas e ideas agenas,
creatividad,
amplitud de miras y
facilidad para las relaciones interpersonales.
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6. Diseo de vnculos laterales:


6.2 Dispositivos de enlace (2/2)
Puestos de enlace
Una persona de una unidad organizativa es trasladada a otra, para aportar a esta
el punto de vista de la primera unidad. Sin autoridad formal en la nueva unidad.

Grupos de trabajo (temporales) y comits permanentes


Formados por miembros de distintas unidades, cuyas decisiones pueden afectar
entre s. Se reunen regularmente para poner en comn sus decisiones. Ninguno
de los miembros tiene autoridad formal sobre los otros.

Directivos integradores
Tienen autoridad formal sobre recursos comunes a varias unidades (por ejemplo,
el presupuesto econmico), pero no tienen autoridad sobre esas unidades.
Integran as las unidades de mercado, con respecto a criterios funcionales o
viceversa, mediante la discusin con los directivos de esas unidades.

Estructuras matriciales
Cada persona se integra en ms de una unidad organizativa, formada con criterios
cruzados (por ejemplo, una estructura funcional, solapada con una estructura
divisional, cada una con sus proios directivos y objetivos.
Ninguno de los criterios o enfoques de las unidades implicadas debe prevalecer
sobre los de la otra, sino que en caso de intereses contrapuestos, debe resolverse
mediante el dilogo y la comprensin mutua de los diferentes objetivos, buscando
la solucin ptima de compromiso.
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7. Sistema de toma de decisiones


Descentralizacin Vertical:
A lo largo del organigrama, de arriba abajo. Las unidades superiores
delegan determinadas decisiones en sus unidades subordinadas.

Descentralizacin Vorizontal
Los directivos de lnea (incluyendo desde alta direccin, hasta los mandos
intermedios), delegan su capacidad de decisin en tcnicos del staff de
apoyo o de la tecnoestructura, o, incluso directamente en los operarios.

Descentralizacin selectiva
Tpico de las organizaciones funcionales. Las decisiones que conciernen
un determinado aspecto (por ej., las relativas a Compras), se delegan en
una determinada unidad organizativa (por ej., en el Depto. de Compras).

Descentralizacin paralela
Tpico de las organizaciones divisionales. Las decisiones que conciernen
un determinado aspecto (por ejemplo, las relativas a Compras), se
delegan en cada una de las unidades organizativas que las requiera (por
ej., cada unidad de proyecto, unidad organizativa, de una fbrica de
maquinaria bajo pedido, puede gestionar sus propias compras).
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8. Organizacin orientada a la calidad


Determinacin de la estrategia
Objetivos estratgicos
Determinacin de la estructura para
satisfacer la estrategia
Definicin de los puestos de trabajo:
especializacin, formalizacin y formacin
Criterios de agrupacin de puestos en
unidades organizativas
Sistemas de coordinacin entre unidades
Sistema de toma de decisiones
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