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ELABORACION DEL INFORME

El informe de auditora es el producto final del trabajo del auditor gubernamental,


en el cual presenta sus observaciones, conclusiones y recomendaciones. El
informe de auditora debe contener la expresin de juicios fundamentados en las
evidencias obtenidas.
En la fase de elaboracin del informe, el equipo de auditora comunica a los
funcionarios de la entidad auditada los resultados obtenidos durante la fase
ejecucin. Los principales objetivos son:
Brindar suficiente informacin sobre las deficiencias ms significativas.
Recomendar mejoras en la conduccin de las actividades y ejecucin de las
operaciones.
La NAGU 4.40 Contenido del Informe define que la estructura del informe de
auditora de gestin es la siguiente:

Sntesis gerencial
Introduccin
Conclusiones
Observaciones y recomendaciones

CARACTERISTICAS DEL INFORME


SIGNIFICACION
Los asuntos incluidos en el informe de auditora deben ser de la suficiente
significacin como para justificar que sean informados.
Las decisiones que se adopten en torno a la significacin de los asuntos
examinados, deben representar el juicio integral de todos los factores involucrados.

UTILIDAD Y OPORTUNIDAD
La oportunidad y utilidad resultan elementos esenciales para informa con
efectividad. Un informe si llega demasiado tarde al nivel de decisin responsable
de adoptar las acciones de mejoras en las operaciones, puede ser de escaso valor.
Las situaciones que afectan la oportunidad del informe, por lo general, se derivan
de la fase de planeamiento, ejecucin y revisin de los trabajos efectuados. Las
demoras en el proceso de revisin del informe, pueden conducir a la deteccin de
los problemas no resueltos o analizados en forma suficiente.

EXACTITUD Y BENEFICIOS DE LA INFORMACION SUSTENTATORIA


La exactitud se sustenta en la necesidad de ser justos e imparciales en el
informe. Una falta de exactitud puede ocasionar dudas, respecto a la validez del
informe y desviar la atencin del usuario hacia puntos que no son significativos.
Las opiniones deben estar claramente identificadas en el informe y basadas en
evidencias de auditora que las respalden. La presentacin de una sola
deficiencia de control interno no puede respaldar la formulacin de una conclusin
general y la consecuente recomendacin de accin correctiva, dado que lo que
sustenta la observacin es el hecho que existi un solo error o desviacin de los
controles.

CALIDAD CONVINCENTE
Las observaciones deben presentarse de una manera convincente y las
conclusiones y recomendaciones deben inferirse en forma lgica de los hechos
examinados. Cuando los informes se preparan correctamente, ayudan a los
funcionarios responsables de la entidad auditada a concentrar su atencin en los
asuntos del informe que merezcan su atencin.

OBJETIVIDAD Y PERSPECTIVA
Cada informe debe presentar las observaciones de una manera objetiva y clara e
incluir suficiente informacin sobre el asunto principal, de manera que
proporcione a los usuarios del informe una perspectiva apropiada. La informacin
adecuada del informe, debe formar parte de los papeles de trabajo e incluir:
Definicin clara de la naturaleza y alcance de la auditora. Cuando sea
apropiado, el informe debe expresar que el nfasis del examen fueron los asuntos
que, de acuerdo a nuestro criterio, requeran atencin, por lo que no fue realizada
una evaluacin completa de las actividades y operaciones.
Descripciones correctas y precisas de las observaciones, para evitar errneas
interpretaciones de ellas. Esto requiere el conocimiento de los comentarios o
aclaraciones obtenidas de los funcionarios responsables de la entidad examinada.
Informacin de los aspectos deficientes y de los aspectos satisfactorios (logros
notables de la administracin) de las operaciones examinadas, cuando sta sea
importante y justificada de acuerdo con el alcance de la auditora.

CONCISION
El informe debe ser tan corto como sea posible y necesario para comunicar las
observaciones, conclusiones y recomendaciones y tener un estilo de redaccin
claro y preciso. El redactor no debe enredarse en frases, oraciones, prrafos o
secciones demasiados detalladas, que no armonicen con el mensaje del informe.
Para ser ms efectivo, el informe debe ser terminado oportunamente despus de
la conclusin del trabajo de campo.

CLARIDAD Y SIMPLICIDAD
Es importante considerar la claridad de los datos contenidos en el informe, por
cuanto ste puede ser utilizado por los miembros del equipo de auditora que
participaron en el desarrollo del trabajo, la elaboracin o revisin del informe.
Contribuye a la claridad del informe considerar los siguientes aspectos:

No debe presuponerse que los usuarios del informa tienen conocimiento


tcnicos en relacin con la actividad que se informa.

Cuando se utilicen trminos no familiares, stos deben definirse con claridad

El estilo del informe debe orientarse a que su significado sea claro,


evitndose el lenguaje florido, estilizado o pretensioso.

TONO CONSTRUCTIVO
El tono del informe debe estar dirigido a provocar una reaccin favorable y la
aceptacin de las observaciones, conclusiones y recomendaciones planteadas
por el auditor. Esto puede lograrse teniendo en cuenta los criterios que se indican:

Las sumillas y contenido del informe deben en enunciarse en trminos


constructivos.
Debe evitarse la utilizacin de frases que generen una actitud defensiva o de
oposicin de parte de los funcionarios responsables de la entidad

ORGANIZACIN DE LOS CONTENIDOS DEL INFORME


Uno de los problemas ms significativos que afrontan los auditores encargados
de elaborar los informes es como organizar su material para que la informacin
sea presentada en un orden lgico y el usuario no pueda confundirse.
Ellos deben captar la atencin del lector inmediatamente y retenerla durante todo
el informe. Para tal efecto, deben estimular su inters comenzando con los
resultados ms importantes, no estancando sus comentarios importantes a mitad
del informe

POSITIVISMO
Los auditores deben pensar y redactar positivamente. Su objetivo en el informe es
ayudar a la administracin a mejorar sus operaciones. Esto requiere una buena
cantidad de concentracin para mantener el tono de su informe positivo. Los
auditores tienden a emplear palabras negativas tales como: deficiencias,
debilidades, errores, ineficiencia, negligencia para describir las prcticas y
procedimientos de operacin de la entidad examinada. Estas palabras ponen al
personal de administracin en guardia y a la defensiva, cuando esto ocurre, ellos
comenzaran a defender la situacin por la que se sienten criticados.
Los auditores deben tratar de emplear palabras tales como reforzamiento,
mejoras, aumentos y ahorros potenciales, para que sea ms difcil que la
administracin (gerencia) est en desacuerdo con sus observaciones,
conclusiones y recomendaciones resultantes de la auditora practicada.

REDACCION Y REVISION DEL INFORME


La responsabilidad de la redaccin del informe de auditora es del auditor
encargado, aunque tambin comparten esta responsabilidad los miembros del
equipo de auditora que intervienen en el borrador del informe.
El supervisor responsable de la direccin del equipo de auditora, como parte de
su funcin, revisa el borrador del informe. Durante su trabajo el supervisor
comenta y discute con el auditor encargado del examen las situaciones que
emerjan como consecuencia de su revisin, la misma que no slo se limita a la
redaccin del informe, sino tambin se extiende a todos los aspectos
relacionados con la sustentacin documentaria de los juicios emitidos por el
auditor.
Como en el curso de la auditora el supervisor ha estado revisando el trabajo de
los auditores, es lgico suponer que se ha satisfecho de que los papeles de
trabajo renan evidencias suficientes, competentes y pertinentes, en respaldo de
las observaciones, conclusiones y recomendaciones incluidas en el informe.

ENVIO DEL BORRADOR DEL INFORME A LA ENTIDAD AUDITADA


Conforme a lo establecido por la NAGU 4.10 los auditores deben comunicar por
escrito los resultados del examen realizado a los funcionarios responsables de la
entidad auditada. Una vez culminada la fase de ejecucin, el nivel gerencial de la
C.G.R. o el titular del O.C.I., segn los casos, remitirn el borrador del informe
para requerir comentarios o aclaraciones de la entidad, con miras a incluirlos,
previa evaluacin, en el informe correspondiente. El borrador del informe no debe
estar firmado por los auditores responsables del trabajo.
EVALUACION DE LOS COMENTARIOS DE LA ENTIDAD
Los comentarios de la entidad representan opiniones por escrito efectuadas por
los funcionarios o empleados a cargo de las actividades objeto de la auditora, en
torno a los hallazgos de auditora comunicados, igualmente por escrito, por el
auditor encargado o el jefe del O.C.I.
En el proceso de evaluacin de los comentarios de la entidad deben considerarse
los siguientes aspectos:

La documentacin adicional, no conocidas anteriormente por el auditor


Los juicios de valor aportados por los funcionarios de la entidad auditada
La receptividad concedida a la comunicacin de los hallazgos y la prontitud en
el inicio de acciones correctivas.

ESTRUCTURA Y CONTENIDO DEL INFORME


El contenido del informe de auditora de gestin est regulado por la NAGU 4.40. Su estructura es la
siguiente:
Sntesis gerencial
I. INTRODUCCION

Informacin relativa al examen


1. Motivo del examen
2. Objetivos, alcance y naturaleza del examen
3. Antecedentes y base legal de la entidad
4. Comunicacin de hallazgos de auditora
II. CONCLUSIONES
III. OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES

Anexos
Relacin de las personas comprendidas en las observaciones
Situacin financiera, econmica y presupuestaria

IV.ELEVACION Y REMISION DEL INFORME


V.SEGUIMIENTO DE MEDIDAS CORRECTIVAS

ESTRUCTURA Y CONTENIDO DEL INFORME


Sntesis gerencial
Tiene como objetivo hacer que el informe sea de mayor utilidad para los usuarios.
Como la mayora de los receptores de los informes slo leern la sntesis, es
importante que sta refleje el contenido del informe de manera clara y precisa los
aspectos ms importantes del informe, a fin de evitar errores de interpretacin. Por
lo tanto, es recomendable que la extensin de la sntesis no exceda de cuatro
pginas.
Una estructura recomendable para la sntesis gerencial es la siguiente:

Ttulo
Observaciones y conclusiones ms significativas
Recomendaciones ms importantes
Comentarios de la entidad o acciones adoptadas
Asuntos de importancia pendientes de solucin

Ttulo
Sintetiza las caractersticas ms importante de la auditora e identifica a la entidad las
actividades materia del examen. La forma de utilizar la sntesis es la siguiente:
INFORME DEL ORGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL
INFORME N.- 018-2010-OCI/MDLV
Lima, 29 de enero 2010
Seor
Richard Espejo Claro
Alcalde de la Municipalidad Distrital Larga Vida
De nuestra consideracin:
El presente documento contiene el resumen de los resultados de la auditora de gestin por
el periodo comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre 2010.
Observaciones y conclusiones ms significativas
En este rubro se presenta un resumen conciso de las observaciones y conclusiones ms
significativas, sin enumerarlas individualmente en transacciones u operaciones, incluyendo
referencias a fechas en que ocurrieron los asuntos informados. Este resumen debe ser
escrito de modo tal que los usuarios del informe puedan reconocer rpidamente y apreciar
la validez y significacin de las recomendaciones que se muestren a continuacin. Este
resumen debe revelar, entre otros aspectos, fallas importantes y su efecto en la entidad
examinada.

Recomendaciones ms importantes
En este rubro se incluyen las recomendaciones ms importantes dirigidas a los
funcionarios de la entidad, en cuyo texto se indican las acciones necesarias para
corregir las deficiencias inidentificadas a lograr mejoras en las actividades u
operaciones. Asimismo, deben delinearse las propuestas de solucin para
mejorar la efectividad, eficiencia y economa de la entidad.

Comentarios de la entidad o acciones adoptadas


En este rubro debe resumirse las reacciones de la entidad frente a las
observaciones, conclusiones y recomendaciones, incluyendo las acciones ms
importantes adoptadas y la evaluacin del auditor sobre tales comentarios. Si la
entidad no ha tomado ninguna accin o si la entidad no est de acuerdo con las
recomendaciones, deben incluirse los comentarios pertinentes sobre la posicin
de la entidad.

Asuntos de importancia pendientes de solucin


En este rubro debe indicarse cualquier curso de accin adoptada por la entidad
en el futuro o acciones adoptadas, ms no implementadas en forma integral,
logrndose con ello que la entidad mantenga una actitud positiva frente al
informe.

I. INTRODUCCION AL INFORME
El objetivo de la Introduccin es proporcionar al usuario del informe, datos
importantes acerca de la entidad del examen realizado. Esta informacin brinda
una base apropiada para la mejor comprensin y percepcin del mensaje que
comunica el informe.
En la elaboracin de la Introduccin es necesario que sea relativamente corta,
evitando incluir datos innecesarios; se incluya nicamente informacin de inters
general, relacionada con el contenido de los comentarios sobre las observaciones
identificadas.

1. Motivo del examen: debe describir las causas que dieron origen al examen,
documento autoritativo del mismo, as como la especificacin de s ste se llev a
cabo en cumplimiento de la programacin anual de control, de acuerdo a
clusulas contractuales, atencin de una denuncia o pedido especfico del
congreso de la Repblica u otra autoridad gubernamental.

2. Objetivos: estn referidos a lo que se espera alcanzar como resultado del


examen, cuya respuesta debe estar plasmada en las correspondientes
observaciones y conclusiones.
Alcance: debe especificar que el examen se llev a cabo, en todos los casos,
de acuerdo las NAGU.

Naturaleza del examen: debe precisarse el tipo de examen llevado a


cabo, sea ste auditora de gestin, de tipo combinado financiero-de gestin o se
trate de un examen especial

3. Antecedentes y base legal: es la parte del informe donde el auditor hace


referencia a la naturaleza de la entidad. Asimismo, resulta conveniente incluir
detalles adicionales, como la estructura orgnica, las principales actividades de la
entidad y del rea examinada.
La base legal debe incluir toda la normatividad aplicable a la entidad y a las
operaciones examinadas, entre ellas:
Ley de creacin
Reglamento de la ley de creacin
Normatividad concerniente a los sistemas administrativos en vigencia
Reglamentacin de organismos reguladores
Normatividad interna aplicable.

4. Comunicacin de hallazgos: llevada a cabo por el auditor a los funcionarios


y servidores de la entidad auditada, en cumplimiento de la NAGU 3.60 debe
consignarse en forma breve en esta parte del informe. Si tal comunicacin no
mereci respuesta, total o parcial, debe hacerse mensin de este hecho.

II. CONCLUSIONES
Las conclusiones, son juicios del auditor, de carcter profesional, basados en las
observaciones formuladas como resultado del examen. Estn referidas a la
evaluacin de la gestin de la entidad examinada, en cuanto al logro de las metas
y objetivos, utilizacin de los recursos pblicos, en trminos de eficiencia y
economa y cumplimiento de la normativa legal.

III. OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES


La parte ms extensa e informativa del informe y que en oportunidades puede
comprender varios captulos, es aquella en que se desarrollan las observaciones
de auditora. Estas constituyen el mensaje fundamental que el auditor desea
comunicar, mediante la presentacin del informe.
Se connota que el trmino observacin est reservado para el informe de auditora
y se refiere a asuntos tales como:
Inefectividad en el logro de los objetivos y metas
Ineficiencia en las operaciones
Desperdicio de recursos
Incumplimiento de leyes, reglamentos o polticas internas

Presentacin de las observaciones. Debe tener los aspectos siguientes:


Sumilla: se refiere al ttulo que utiliza el asunto observado, el cual debe indicar
con claridad la naturaleza de las deficiencias que se encontraron.
Punto bsico de la observacin: debe ser resumido en forma breve al comenzar
su desarrollo. Esta forma de presentacin le dice al usuario del informe que
espere una descripcin sustentada que le permita tener una visin integral del
asunto examinado.
Elementos der la observacin: debe sealarse la deficiencia que hemos
encontrado (condicin), la norma aplicable (criterio), el efecto que tuvo (o que
podra tener en el futuro, y lo que la origin (causa).
Comentarios der las entidad: el informe de auditora debe incluir, adems de la
observacin, los comentarios o aclaraciones presentados por los funcionarios
responsables de la entidad comprendidos en las observaciones
Recomendaciones: constituyen las medidas sugeridas por el auditor a la
administracin de la entidad examinada para la superacin de las observaciones.
Deben ser formulada en tono constructivo, teniendo en consideracin que las
medidas recomendadas sean lo ms especficas posibles, factibles de
implementar y tengan una relacin costo/beneficio apropiada.

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