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Habilidades de Gestin Directiva

Gua
Gua para
para
realizar
realizar
proyectos
proyectos
de
de
mejora.
mejora.
1

Objetivos del tema:


General:
Unificar criterios, ideas y conceptos, sobre la estructura, formato y
funcionamiento de Proyectos de Mejora Continua, con la finalidad de que
todos los mandos directivos e intermedios de las instituciones educativas,
cuenten con una metodologa estandarizada para la planeacin de sus
actividades de mejora a inmediato, corto y largo plazo.

Particulares:
1. Comprender los usos del proyecto de mejora
2. Revisar y unificar la metodologa para la elaboracin de proyectos de
mejora.
3. Aplicar la metodologa, mediante criterios de estructura, fondo, y forma
unificados

Habilidades de Gestin Directiva

El Proyecto de Mejora.
Documento que describe la planificacin de actividades de mejora continua que se pretenden
realizar a inmediato, corto y largo plazo, respondiendo a las preguntas: Cul es el problema?, Por
qu ocurre? Por qu abordarlo? Cmo lo solucionamos?, Quin lo har?, Cundo se har?,
Qu resultados nos proponemos obtener? En qu plazo?
Por qu debe realizarse?

Quin lo elabora?

Para qu sirve?

Quin lo

Cmo se controla

aplica?

su aplicacin?

Es un documento que

Cada autoridad educativa,

Para establecer los

Todo el personal

A travs del

representa la actividad

mando directivo, de supervisin

lineamientos de trabajo y

que se integra

cumplimiento de

imprescindible de todo

y personal docente que tenga

organizar al equipo en

como equipo de

metas, mismas que

programa de gestin de

definido un tramo de control

base a la definicin de

mejora continua.

deben de estar

calidad, el que ms necesita

roles, responsabilidades,

definidas en base al

de un enfoque interno y de

y tiempos, que permitan

logro esperado en

auto compromiso. Inicia con la

elevar el nivel de calidad ,

determinado tiempo.

identificacin de una

al mximo posible.

Tambin a travs de

oportunidad de mejora en

indicadores para

algn aspecto de los servicios

medir sus

que se estn ofreciendo (el

resultados.

problema de calidad en
terminologa tradicional).

Habilidades de Gestin Directiva

Etapas:
Etapa:

AREA DE
OPORTUNI
DAD
(definicin
del
problema)

Qu se hace.

Cmo se documenta:

En este punto se identifica el


problema actual y su
comportamiento en trminos
concretos, explcitos y especficos,
apoyndose en hechos y datos,
representndolos en forma tal que
sea fcil de visualizar y entender
en funcin del Tiempo en el que
ocurre, de los Aspectos
circunstanciales y del Tipo de falla
o error
Se utilizan Histogramas y
Mtodos Grficos.

Se redacta el primer
punto del proyecto de
mejora: 1. Justificacin
y
definicin
del
problema, en el cual se
describe el problema, y
la
necesidad
de
resolverlo describiendo
por
su
viabilidad,
representatividad
y
costo.

Habilidades de Gestin Directiva

Para eliminar realmente el


problema, se necesita realizar un
anlisis profundo del proceso para
aislar las causas que originan el
mal resultado. El anlisis se basa
en las experiencias, en los hechos
y datos que describen la situacin
DETERMINAC actual. (ORIGINARIA DE TU
ENTORNO)
IN DE
Se utilizan herramientas como
CAUSA RAIZ
Anlisis de procesos.
Estudio de casos.
Resolucin de problemas.

Habilidades de Gestin Directiva

Los resultados del anlisis


del problema y la aplicacin
de cualquiera de las
herramientas utilizadas se
presentan en Anlisis de
causas del problema.
En este punto se presentan
los grficos y el anlisis de
los mismos, integrando un
conclusin que explique la
causa raz del problema y
las decisiones que se hayan
tomado para disminuir o
eliminar el problema o rea
de oportunidad.

Una vez identificada la causa raz se


toma la decisin acerca de las acciones
para disminuirla o eliminarla. En caso
de encontrar varias causas raz, es
necesario definir propuestas de accin
para cada de ellas.
Para la seleccin de las mejores
alternativas de accin es importante
considerar los siguientes factores:
DEFINICIN
Efectividad.- Resolver todo o parte
DE
del problema?
PROPUESTAS Factibilidad.- Se puede implantar la
Y PLAN DE
solucin?
ACCIN
Factor tiempo.- Qu tan rpido dar
resultados? Es una solucin de
inmediato, corto o largo plazo?
Orientacin al usuario.- Satisface los
requisitos del usuario?Mejora el
servicio?
Eficacia.- Es una solucin costoefectividad?

Habilidades de Gestin Directiva

En
esta
etapa
se
documenta en dos puntos
del proyecto de mejora, en
el punto 3, se formulan los
objetivos y metas del
proyecto, los cuales deben
dar respuesta a la forma
que se solucionar el
problema
mediante
la
eliminacin o disminucin
de las causas raz.
Y en el punto 4 se
presentan los planes de
accin, en los cuales deben
desglosarse las actividades
que se realizarn para
lograr dichos objetivos.
Incluyendo
responsables,
fechas de inicio y trmino y
estatus.

Esta etapa constituye la toma


de accin para la mejora, se
comienza al comunicar a todas
las personas involucradas lo
que se va a hacer y para qu.
Y de ser necesario se debe de
EJECUCI proporcionar capacitacin a
aquellas personas que van a
N DE
ACCIONES intervenir para que sepan qu
hacer y cmo hacerlo bien.

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Esta etapa debe


seguir el orden
establecido en los
planes de accin, y
llevar registros de las
acciones realizadas,
(bitcoras, actas,
minutas, listas de
asistencia, oficios, etc)

SEGUIMIENT
O

Una vez que se ejecuten las acciones


establecidas en el plan de accin se
hace necesario dar seguimiento
(cuantitativo y cualitativo a las mismas
mediante el registro de la informacin
que permita conocer el comportamiento
de los resultados, dar seguimiento a las
acciones ejecutadas, y en su caso
tomar decisiones de reorientacin o
redefinicin de las acciones
establecidas.
Es importante analizar los resultados
parciales obtenidos para comparar el
antes contra el despus
Las herramientas que se pueden
utilizar en este punto son:
Grficos de control.
Tableros y semforos de
indicadores. Etc.

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Una vez registrados los


avances y resultados del
proyecto mediante los
documentos que se
mencionan en la etapa
anterior es necesario, hacer
una evaluacin cuantitativa
de los resultados obtenidos
mediante el uso de
indicadores. Se puede
utilizar el punto 5 Forma de
evaluacin y seguimiento,
del formato, en donde se
hace una realizacin de los
indicadores establecidos, y
su seguimiento de acuerdo
a los estndares que se
hayan comprometido y el
registro de las mediciones
realizadas a lo largo del
proyecto.

Se anexa formato electrnico de


Avances y Resultados de los
Equipos de Mejora para reporte
mensual de los Equipos de Mejora
vigentes mismo que debern emitir
a la Supervisin y al nivel
educativo.

En el formato electrnico
establecido.

TERMINO
DEL
PROYECTO.

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COMPONENETES DEL PROYECTO.


1. Justificacin y definicin del problema. Responde a la pregunta
POR QU ABORDARLO? ,
2. Anlisis de causas: Responde a la pregunta POR QU OCURRE?,
3. Objetivos y metas. El objetivo responde a la pregunta QU. La meta
responde a las preguntas QU RESULTADOS NOS PROPONEMOS
OBTENER y EN QU PLAZO.
4. Plan de Accin. Responde a la pregunta CMO LO SOLUCIONAMOS,
QUIN Y CUNDO.
5. Forma de Evaluacin y Seguimiento. Responde a la pregunta CMO
SABREMOS SI LO LOGRAMOS.
6. Identificacin del Proyecto. Autorizacin del Proyecto. Responde a la
pregunta QUIN CONFORMA EL EQUIPO DE MEJORA.
7. Autorizacin del Proyecto
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APLICACIN PRCTICA:

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Definicin del problema.


Primer paso Priorizar
la problemtica:
FACTIBILIDAD
(TODOS LOS
RECURSOS)

PROBLEMA:

Escala:

(2) poco,

ORIENTACIN
USUARIO

(4) medio

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TIEMPO

(6) mucho

COSTO

EFECTIVIDAD

(8) muchsimo

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Descripcin del problema:

1. Redacta un enunciado que describa el problema.


2. Es factible llevarse a efecto? Se cuenta con todos los
recursos humanos, fsicos, materiales, econmicos?
3. A quines beneficia y cmo los beneficia?
4. Por cunto tiempo ser efectivo?
5. Cunto cuesta solucionar el problema?
6. Cmo demostrar su eficacia y proyectarlo a la mejora?

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Justificacin del proyecto.

1. Desde cundo se presenta el problema?


2. Qu se ha hecho para solucionarlo y qu resultados se han
obtenido?
3. Por qu es urgente resolverlo?
4. Por qu es factible que se pueda resolver?
5. Qu inters poltico, econmico, social y acadmico hay en
resolverlo?
6. Quin se beneficia con su solucin?
7. En que plazo se veran los resultados?
8. El costo de resolverlo es menor a los costos del problema?
9. Hay voluntad y capacidad para resolverlo?
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Determinacin de causas.
Analizar el problema:
Para poder resolver un problema, es necesario que identifiquemos por qu ocurre , es decir sus causas, o factores que le influyen y condicionan, ya que eso
nos orientar sobre como debemos actuar para resolver el problema o mejorar la situacin .

Priorizacin de causas: Motivo de insatisfaccin en la rendicin de cuentas,


resultados bajos, decersin, reprobacin, poco
compromiso por todas partes, descuido en los procesos E/A,etc.

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Definicin de propuestas y plan de accin.

Causa o aspecto a
mejorar.

Objetivos:

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Metas comprometidas

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Plan de accin.
Causa o aspecto a mejorar:
Objetivo:

Meta:
Actividad

Responsable

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Inicio

Trmino

Estatus

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Ejecucin de acciones y seguimiento.

Reporte de avances por etapa.


SEGUIMIENTO DE AVANCES (Metodologa con enfoque Short Kaizen)
Etapa

Fecha Inicio
Planeada

Fecha
Inicio Real

Fecha
termino
Planeada

Fecha
termino
Real

AVANCES Y/ O
RESULTADOS POR
ETAPA

AREA DE
OPORTUNIDAD
1
(definicin del
problema)
2

DETERMINACIN DE
CAUSA RAIZ

DEFINICIN DE
3 PROPUESTAS Y PLAN
DE ACCIN
4

EJECUCIN DE
ACCIONES

5 SEGUIMIENTO
6

TERMINO DEL
PROYECTO.

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Recomendaciones de fondo.
Estilo de redaccin de cada componente.

5. Plan de Accin. Se redacta en forma enumerativa (lista) iniciando con un verbo en infinitivo, y
limitndose a decir el qu se quiere hacer sin calificativos, solo la accin concreta a realizar. Se
debe anotar en cada actividad la persona responsable de realizarla o coordinarla, especificando la
fecha de inicio y trmino de cada actividad.
6. Formas de Evaluacin y Seguimiento. Se redacta en futuro, determinando la forma en que se
planea verificar el cumplimiento de metas; deben citarse y describirse los indicadores que servirn
de base para evaluar el impacto de las acciones realizadas. Se recomienda incluir indicadores de
eficiencia, efectividad y calidad (en ste rubro quedaran incluidos los relacionados con satisfaccin
del usuario y quejas), no limitndose a indicadores de eficacia.
7. Identificacin del Proyecto. Se especifica con da, mes y ao la fecha en que inicia y se estima
terminar el proyecto de mejora, fecha en que se elaborar informe y presentarn resultados.
8. Autorizacin del Proyecto. Se recaban para el documento el nombre, firma y cargo de
autoridades responsables de fomentar y gestionar la mejora continua y calidad .

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NO ES POSIBLE
MEJORAR SIN
Si que crees
que no es posible cambiar,
CAMBIAR
no habr cambio, pero si crees que
habr cambio; abres la posibilidad de
cambiar este mundo.
Esa es TU ALTERNATIVA.
Noam Chomsky.
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