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DIPLOMADO EN SISTEMAS DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y

SALUD OCUPACIONAL NTC OHSAS 18001:2007

TEMA DE ESTUDIO: AUDITORIAS INTERNAS


A LOS SISTEMAS DE GESTIÓN INTEGRAL

FRANCISCO ACOSTA BUSTAMANTE


Auditor Líder Certificado
Docente Facilitador del Modulo 4 del Diplomado

Medellín, febrero 05 de 2010


FORMACIÓN DE AUDITORES
INTERNOS EN LOS SISTEMAS DE
GESTIÓN INTEGRAL
 
COMO VALOR AGREGADO PARA
LA ORGANIZACIÓN

FRANCISCO JOSÉ ACOSTA BUSTAMANTE


AGENDA TEMÁTICA DEL MODULO
4
• Para reflexionar

• La auditoría
• Recomendaciones
• ¿Cómo agrega valor la
auditoría?
• Consejos para los Auditados
AUDITORÍAS EN SISTEMAS DE GESTIÓN
(CALIDAD, AMBIENTAL, SEGURIDAD Y SALUD
OCUPACIONAL)
COMO VALOR AGREGADO PARA LA
ORGANIZACIÓN

Objetivo: Suministrar a los asistentes los conocimientos y


técnicas para adquirir y desarrollar habilidades en la ejecución
de Auditorías de Calidad, que les permita evaluar la aplicación y
eficacia de los procesos del sistema de gestión de la
organización y contribuir al logro de los objetivos corporativos.

Dar un enfoque humano, práctico, útil y objetivo al proceso de


auditorias internas de calidad.
PARA REFLEXIONAR

¿ TEME USTED COMETER


ERRORES?
No tema, de los errores se puede
sacar provecho.
Si usted los esconde, no llegará a
aprender, ni a mejorar.
PARA REFLEXIONAR

¿ TEME USTED COMETER


ERRORES?

No tema, de los errores se


puede sacar provecho.
Si usted los esconde, no
llegará a aprender, ni a
mejorar.
PARA REFLEXIONAR

AUDITORÍAS A SISTEMAS DE
GESTIÓN
PARA REFLEXIONAR

La auditoría interna es una de las principales


herramientas que tiene la organización para
retroalimentar el desempeño de los Sistemas de
Gestión, mucho más cuando se parte de estándares
estructurados a partir del modelo administrativo
PHVA (Planear – Hacer – VERIFICAR – Actuar) donde
la verificación es la base del mejoramiento.

Las normas ISO 9001, ISO14001 y OHSAS 18001


por ser normas genéricas son difíciles de auditar.
(Auditoría combinada)
INTEGRACIÓN DE LOS SISTEMAS DE
GESTIÓN
Definir y analizar las necesidades y
riesgos de las partes involucradas,
pertinentes para su negocio.
Norma AS/NZ 4360-1999.
Enfrente los riesgos usando las
herramientas
disponibles.
Gestión de Gestión del
OHSAS 18000 conocimiento
ISO 14000 la información

Normas Sistema de
contables Control
Interno
Normas de Gestión de
producto Riesgos Modelo de
ISO 9000 excelencia
PARA REFLEXIONAR

Las auditorías son una herramienta de gestión


efectiva usada para examinar procesos y actividades
y determinar si se ajustan a las normas y
procedimientos, y si existen oportunidades de
mejora.

AUDITORÍA = AUDIRE = ESCUCHAR

Abastecimiento Energético Regional: Retos y Perspectivas


¿QUÉ ES UNA AUDITORÍA?
Definición:

“Procesosistemático, independiente y
documentado para obtener evidencia y evaluarla
objetivamente, con el fin de determinar en qué grado se
cumplen los criterios de la auditoría”

ISO 19011

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Desglose de la definición de auditoría:
Sistemático: No aleatorio. Las auditorías usualmente son una
actividad planificada y programada.

Independiente: Los auditores deben ser independientes del área


auditada
Documentado: El proceso de auditoría ha sido publicado como un
procedimiento escrito.
Evidencia: Evidencia objetiva

Evaluarla objetivamante: Comparar la evidencia con los


criterios de auditoría, usando hechos antes que percepciones subjetivas,
opiniones y sentimientos.
Criterios de la auditoría: Los requisitos presentes de acuerdo
con el tipo de auditoría (legales, organización, partes interesadas).

Se cumplen: Ocurren realmente.


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LA AUDITORÍA
ELEMENTOS DE LA AUDITORÍA
Conjunto de políticas,
objetivos, CRITERIOS
procedimientos o
requisitos utilizados DE AUDITORÍA
como referencia.
(ISO 9000; 3.9.3) Registros, declaraciones
EVIDENCIA o cualquier otra
información pertinente
DE AUDITORÍA a los criterios y son
verificables (ISO 9000;
3.9.4)+
Resultados de la
evaluación de la HALLAZGOS
evidencia recopilada DE AUDITORÍA
frente a los criterios
(ISO 9000; 3.9.5)
Resultados de una
CONCLUSIONES auditoría tras considerar
los objetivos de la
DE AUDITORÍA auditoría y todos los
hallazgos (ISO 9000;
3.9.6)
LA AUDITORÍA
AUDITORÍA COMO PROCESO

ENTRADAS PROCES SALIDAS


O
SISTEMÁTICO,
CRITERIOS INDEPENDIENTE
HALLAZGOS Y
DE Y DOCUMENTADO
CONCLUSIONES
AUDITORÍA
EVIDENCIAS

Conjunto de políticas, Objetivo específico: Registros,


procedimientos o Determinar declaraciones de
requisitos cumplimiento hechos o información
(externos o internos) verificables.
Mejoras de Valor
LA AUDITORÍA
ETAPAS DE LA AUDITORÍA

ELABORAR Y
REALIZAR REUNIÓN
PREPARACIÓN ENTREGAR
DE APERTURA
INFORME

REALIZAR
ELABORAR PLAN
TRABAJO DE SEGUIMIENTO
DE AUDITORÍA
CAMPO

PREPARAR LISTAS REALIZAR


DE REUNIÓN DE
VERIFICACIÓN CIERRE

PREAUDITORÍA AUDITORÍA POST-AUDITORÍA


LA AUDITORÍA
¿QUIÉNES INTERVIENEN?

Cliente Auditado
Organización o Organización que
persona que es auditada
solicita una
auditoría.

Equipo auditor
Auditor (persona competente)
Auditor líder
Experto técnico (conocimiento o experiencia
específicos)
LA AUDITORÍA
CICLO P H V A

AJUSTAR Determinar
políticas
PLANEAR
metas
Tomar acción y objetivos
apropiada
Métodos para
alcanzar metas
Normalizar

Verificar los Dar educación


efectos de la capacitación
ejecución
Realizar el

VERIFICAR HACER
trabajo
LA AUDITORÍA
IMPORTANCIA DE LOS ELEMENTOS DEL SISTEMA DE
GESTIÓN
Política Planificación Implementació Verificación Revisión SG Exitoso
n

X Planificación Implementación Verificación Revisión Sin Rumbo

Política
X Implementación Verificación Revisión Ineficacia

Política Planificación X Verificación Revisión Ineficiencia

Política Planificación Implementación


X Revisión Desconocimiento

Política Planificación Implementación Verificación


X Estancamiento
CONCEPTOS IMPORTANTES
El concepto de evidencia se asocia frecuentemente con la
expresión hallazgo;

Pero el hallazgo aún no permite determinar “objetivamente”


la conformidad o no frente a algún elemento del Sistema de
Gestión de Calidad.

La evidencia es la base de juicio del auditor y consiste en


una disposición mental de éste, y por esa razón, el proceso
de obtención de la evidencia es complejo.

Podemos identificar 3 clases de evidencias durante un proceso


de auditoría interna:

» Evidencia documental
» Evidencia testimonial
» Evidencia física
RECOMENDACIONES
Vestirse
adecuadamente.

Ser cortés Ser puntual.


y amable

Evitar dar Estar preparado


sugerencias
adecuadamente.

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SELECCIÓN DE AUDITORES

AUDITOR:
AUDITOR Persona con la competencia para llevar a
cabo una auditoría (ISO 9000; 3.9.9)

Competencia: Habilidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes


AMIGOS DEL AUDITOR
• Todo auditor cuenta con seis honestos sirvientes cuyos
nombres son:
• Dónde
• Qué
• Cuándo
• Cómo
• Porqué
• Quién

• Acompañados de uno llamado “muéstrame”

Con el fin de evitar respuestas con un simple “si” o “no”

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PREGUNTAS A REALIZAR
• ¿Cómo cumple usted con la Política de Gestión?
• ¿Quién es el representante de la Gerencia?
• ¿Qué entrenamiento ha recibido? ver el registro de entrenamiento
• ¿Qué procedimientos usted sigue? ver el procedimiento
• ¿Qué hace usted con el producto no conforme?
• ¿Cómo identifica los problemas?
• ¿Qué registros hace usted? examinar algunos registros
• ¿De dónde proviene su trabajo? ver plan de trabajo, orden de
actividades, entre otros.
• ¿Cómo hace para saber qué es aceptable?
• ¿Qué hace cuando descubre que un instrumento de medida está
descalibrado?

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Plantilla con fondo / logo y “claim inferior ” abajo

CONSIDERACIONES IMPORTANTES
PREGUNTAS SOBRE LA NORMATIVA

•¿Cómo ha sido identificada la aplicación de la norma


legal en la entidad?
•¿Qué medios existen para consultar la norma legal?

•¿Cómo se ha verificado el cumplimiento de la norma


legal en la entidad?
•¿En caso de incumplimiento, qué acciones se han
tomado?
•¿Cómo se asegura la entidad de la vigencia de las
normas legales aplicables?
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RECOMENDACIONES
REDACCIÓN DE NO
CONFORMIDADES
Al redactar la No Conformidad debe tenerse en cuenta siempre:

1.El requisito que se incumple.


2.La Norma o documento de la organización donde está expresado el requisito
3.Las evidencias que soportan la No Conformidad.

Se debe redactar teniendo en cuenta los siguientes elementos:


•Naturaleza ó hecho (descripción de la percibido y observado en el sitio),
•Evidencia (datos que respaldan la existencia o veracidad de algo) y la
•No conformidad (incumplimiento del requisito)

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RECOMENDACIONES
REDACCIÓN DE NO CONFORMIDADES, EJEMPLO

El señor Gómez operaba la unidad generadora de energía


controlando variables críticas con equipos sin calibración.

Calibración Comparado con:


semestral Plan de calibración

HECHO Equipos sin calibración

EVIDENCIA La unidad generadora funcionando con


equipos sin cumplir plan de calibración
CRITERIO Calibración semestral de equipos

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EJEMPLO continuación

• La calibración de los equipos debe hacerse cada


seis meses, sin embargo el 04 de abril a las 11:25
p.m. la unidad generadora operaba controlando
variables críticas con equipos descalibrados.

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¿CÓMO AGREGAR VALOR
MEDIANTE LA AUDITORÍA?
• Enfocarse en los procesos, más que en los procedimientos.
• Enfocarse más en los resultados que en los registros.
• Evaluar la implementación de los 8 principios.(cliente,
líder, personal, procesos, sistema, mejora, decisiones,
proveedores)
• Hacer preguntas aplicando el PHVA
• Evaluar la eficacia de los procesos
• Identificar problemas
• Aumentar el desempeño de la Organización
¿CÓMO AGREGAR VALOR
MEDIANTE LA AUDITORÍA?
• Identifica oportunidades de mejora que orienta el
aumento del desempeño
• Identifica posibles áreas de riesgo.
• Recolectar evidencias durante la auditoría.
• Auditar los procesos de la alta dirección.
• Auditar de la competencia del personal y de las acciones
adoptadas.
• Definición del alcance del Sistema.
CONSEJOS PARA AUDITADOS

• Sea cooperativo y atento


• Entienda la pregunta
• Conteste sólo lo preguntado
• No responda lo que no es de su área
• Sea capaz de buscar los registros
• No ofrezca información no solicitada
• No dé opiniones
muchas gracias
Francisco José Acosta Bustamante
Email :
francisco.acostab@epm.com.co
Teléfono: 3805933