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ALBERTO MENNDEZ GUZMN 2013

RED DE INVESTIGACIONES Y ESTUDIOS AVANZADOS EN


TRABAJO SOCIAL A.C.

DIPLOMADO
IBEROAMERICANO EN
ADMINISTRACIN, GERENCIA Y
FORTALECIMIENTO DE
INSTITUCIONES DE SALUD:
Miradas desde el Trabajo Social
(11 de mayo de 2013 31 de mayo de 2014 )

INTRODUCCIN

La profesin de Trabajo Social se ha orientado a ser, entre


otras cosas, un potencial Administrador del Bienestar Social.
Esto es, un profesional con capacidad y habilidad para
coordinar recursos y esfuerzos y acercar a la sociedad,
los factores de desarrollo que le permitan elevar sus niveles
de vida.

La administracin, as sin apellidos, le proporciona al


Trabajador Social y profesiones afines, los instrumentos
tcnicos, sistemas y elementos que le capacitan para hacer
de esta actividad interdisciplinaria, una herramienta
adecuada para fortalecer su vocacin de servicio y de
apoyo a la sociedad.

A la administracin es posible estudiarla desde los


enfoques que derivan de las varias disciplinas o escuelas
que le han sustentado a travs del tiempo, por ello es
importante mostrar, aquellos rasgos caractersticos que la
distinguen y que la complementan con las dems ciencias
humanas.

La administracin debe ser para el Trabajador Social e


Instituciones de Salud: nica e indispensable.
Es un proceso social y como tal, debe de analizarse y
comprenderse. Slo de ese modo, en cada una de sus etapas
y fases, ser posible determinar en cuales aspectos sirve al
Trabajo Social y en qu momentos es ste quien le ayuda a la
realizacin de sus objetivos comunes.

El objeto de la administracin es la sociedad y en el caso


de estas disciplinas sociales que aqu estudiamos, es el ser
humano. As entre ambas se coordinan y se complementan
para mejor servir a la superacin de los individuos y de los
organismos e Instituciones a los que sirven.

DEFINICIONES

La administracin es un proceso mediante el cual se


busca llegar al cumplimiento de ciertas metas y objetivos
con eficiencia y con eficacia en la aplicacin de polticas, en
dicho proceso se planean las funciones de cada individuo y
se coordinan los recursos humanos, financieros y
tecnolgicos para lograr y alcanzar el beneficio social
previsto

La administracin es desde el punto de vista del Trabajo


Social, un proceso que busca coordinar las tcnicas y
recursos internos y externos de un organismo social que
puede ser una familia, un grupo o una comunidad, para
lograr el bienestar social, como principal objetivo

La administracin es entonces, un proceso, que a travs


del cumplimiento de sus etapas y fases, se puede convertir
en un instrumento a travs del cual el administrador puede,
utilizando racionalmente tcnicas y aplicando
ordenadamente recursos, ayudar a que individuos, grupos y
comunidad reciban los beneficios del crecimiento, del
desarrollo y del bienestar social.

Por Proceso, se entender al continuo inseparable, en que


cada etapa est unida a las dems y en donde todas se
cumplen de manera simultnea. Es un conjunto de fases
sucesivas que conducen a la obtencin de resultados
sociales determinados.

Existen diversidad de procesos en las distintas reas


cientficas, tecnolgicas y de Salud, pero la
administracin es especial y nica, se trata de un proceso
social que permite una diferenciacin concreta de los dems
procesos.

EL PROCESO ADMINISTRATIVO
La administracin se realiza a travs de un proceso social
permanente y dinmico conocido como Proceso
Administrativo.

Diversos autores han dividido este proceso en diferentes y


mltiples etapas, que van desde 3 hasta 6 elementos y
cuyos enfoques han tenido que ver con la especialidad del
autor, con la poca y con el campo de aplicacin.
El siguiente cuadro muestra algunos autores y sus
clasificaciones:

En mi Libro, he puesto a su consideracin, 3 etapas:

PLANEACIN
COORDINACIN
EVALUACIN

Pero que dentro de sus fases, se comprenden elementos


que detallan en su proceso otros autores y que manera
integral consolidan el proceso administrativo y lo hacen
operativo.

PLANEACIN
Consiste en determinar por medio de la investigacin
administrativa, los objetivos y metas de cada programa,
as como el diseo de polticas, procedimientos y
presupuestos.

La etapa se sustenta en las siguientes fases:

Investigacin
Programacin
Presupuestacin

COORDINACIN
Es la accin de dirigir los recursos humanos, utilizar los
materiales, aplicar los financieros y apoyarse en los
tecnolgicos para lograr el cumplimiento de los
programas con la mxima eficiencia, eficacia y calidad.

Se fundamenta en los siguientes elementos:

Estructura organizacional
Aplicacin de recursos
Direccin y motivacin

EVALUACIN
Es la etapa que da seguimiento a las acciones, valora los
resultados obtenidos y corrige las desviaciones e
incumplimientos. Es una etapa menos rgida que el control
y a la vez que termina el proceso, lo reinicia mejorndolo.

Los elementos en que la evaluacin se sustenta son:


Establecimiento de normas
Unidades de medida
Indicadores de eficiencia

ETAPA DE PLANEACIN
La planeacin es la etapa que inicia el proceso
administrativo y es por ello tan importante como las
subsecuentes. Planear significa entre otras cosas, hacer la
eleccin adecuada o tomar la decisin correcta para que la
meta y los objetivos sean alcanzados a plenitud.

La planeacin se realiza a travs de tres fases como se ha


visto: la
investigacin que proporciona la informacin relevante que
da sustento al proceso, la programacin que configura y
estructura el Plan, y la presupuestacin que proporciona los
variados recursos que precisa en su desarrollo la
administracin.

Principios
La planeacin est sujeta a ciertos principios, entre los
que destacan: la precisin, la flexibilidad y la unidad.

La precisin expresa que los planes no deben elaborarse


en forma genrica, sino lo ms concreto y especfico
posible.La ambigedad en cualquier campo pero ms
concretamente en la administracin conduce a la
demora o al error.

La flexibilidad se refiere a que todo plan debe permitir su


modificacin o adecuacin oportuna sin alterar su fin. Los
planes deben ser flexibles para permitir su cumplimiento y
esto no debe entenderse como que deban ser cambiantes o
inestables.

La unidad se refiere a que debe existir solamente un plan


para cada funcin o para cada organismo social y eso s,
permitir que se integre de uno o varios programas y estos a
su vez se constituyan de uno o varios proyectos.

Polticas
Son criterios generales, que tienen por objeto orientar las
acciones, dejando a los responsables de la administracin
campo para la toma de decisiones.

Procedimientos
Son los instrumentos que sealan la secuencia cronolgica
ms eficiente, para obtener los mejores resultados. Son
rutinas de trabajo que permiten el ahorro de esfuerzo,
tiempo y recursos, logrando elevar: eficiencia, eficacia y
productividad.

Por eficiencia, se entender la proporcin menor de recursos que permitan


alcanzar una unidad o la mayor cantidad de unidades que se alcancen con el
mismo recurso.

La eficacia se refiere al mayor acercamiento que se tiene hacia el logro de


una meta con respecto al cien por ciento. Es decir que si se alcanza una
meta con la menor inversin de recursos y de esfuerzo pero al cien por
ciento y con calidad, un administrador puede ser a la vez, eficiente y eficaz.

La productividad se refiere a las dos concepciones anteriores y a que se


obtenga mayor volumen de producto o resultados con el mnimo de esfuerzo
y de recursos. Ms bienes a menor costo y en menor tiempo.

PROGRAMACIN

El programa es un esquema administrativo donde se


establece la secuencia de actividades, el tiempo requerido,
los recursos involucrados y las unidades de medida que
permitan su evaluacin.

El programa debe contener cuando menos los siguientes elementos:


Objetivo
Meta
Recursos H,M,F,T
Presupuesto
Unidad de Medida
Costo
Mecanismo de evaluacin
Tiempo
Lugar
Unidad Responsable
Unidad Ejecutora

En algunos casos, como en el de la profesin de Trabajo


Social, o en los Sistemas de Salud, se suele elaborar un
diagnstico, ofrecer una introduccin acerca del
contenido del programa y disear conclusiones y
recomendaciones que le permitan su claro entender, as
como el responsabilizarse de su ejecucin.

PRESUPUESTACIN

El presupuesto es un elemento bsico e indispensable


para la planeacin, ya que a travs de l, se proyectan en
forma cuantificada los recursos que necesita todo el
organismo para alcanzar sus metas y programas.

Es el instrumento de poltica financiera, que establece por


anticipado y en trminos cuantitativos el origen y
asignacin de recursos para un perodo determinado.

OTRAS TCNICAS

Adems de los presupuestos, existen otras herramientas


utilizadas como tcnicas de planeacin, que permiten al
administrador o al Trabajador Social, optimizar recursos y
lograr resultados eficientes.

Algunas de esas tcnicas aplicables son:

Diagramas de proceso y de flujo


Grfica de Gantt
Sistema de redes (Ruta Crtica, PERT)
Investigacin de operaciones

La finalidad de estas tcnicas es que el administrador tome las decisiones


ms adecuadas de acuerdo a la situacin especfica del medio y de la
organizacin donde se acte.

ETAPA DE COORDINACIN
Es la etapa operativa de la administracin, se ocupa de
disear la estructura organizacional, integrar sus recursos y
mediante sistemas y tcnicas de direccin operar con
eficiencia el organismo social.
Las fases propuestas para la etapa de coordinacin, son:
Estructura organizacional
Aplicacin de Recursos
Direccin y motivacin.

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
Es el proceso de estructurar formalmente funciones y
jerarquas dentro de un organismo social.

Organizar es agrupar y ordenar las actividades necesarias


para alcanzar los fines establecidos, creando unidades
administrativas, asignando funciones, autoridad,
responsabilidad y jerarquas; estableciendo adems las
relaciones que entre dichas unidades deben de existir.

Las tcnicas de organizacin ms utilizadas son:

Organigramas
Manuales operativos
Catlogos de Programas
Anlisis de Puestos
Cuestionarios de Evaluacin

APLICACIN DE RECURSOS
Su integracin consiste en dotar al organismo social de los
diversos recursos (humanos, financieros, materiales,
tcnicos y tecnolgicos) que requiere para su eficiente
desempeo.

Obtiene y articula los elementos humanos y materiales que


se requieren para el adecuado funcionamiento de un
organismo social.

Es en la integracin del factor humano donde el Trabajador


Social debe participar con la elevada responsabilidad de
administrador. Este proceso sigue una secuencia de cinco
pasos mnimos:

Reclutamiento
Seleccin
Introduccin al puesto
Desarrollo
Evaluacin

DIRECCIN Y MOTIVACIN
Es la fase en que a travs de la coordinacin, se logra la
realizacin de todo lo planeado. Esto, por medio de tcnicas
de direccin y autoridad del administrador.

La funcin de direccin implica conducir los esfuerzos y


orientar las capacidades hacia la consecucin de los
objetivos primordiales del organismo.

La direccin se logra a travs de cuatro fases:


a)
b)
c)
d)

autoridad
delegacin
comunicacin y
supervisin.

NUEVAS TCNICAS
Es en esta etapa y en esta fase donde la administracin
se sirve de las modernas tcnicas en auge y que tanto
bien han propiciado en el ser humano. Es aqu donde el
administrador y de manera relevante el Trabajador
Social pueden aplicar y desarrollar ests tcnicas de
superacin, motivacin y desarrollo humano, como son,
entre otras:

Inteligencia emocional
Liderazgo
Trabajo en equipo

El concepto actual de Inteligencia Emocional aplicado al


Trabajo Social, demuestra que las personas que alcanzan
altos niveles en las organizaciones, poseen un gran control
de sus emociones, estn motivadas y son generadoras de
entusiasmo. Saben trabajar en equipo, tienen iniciativa y
logran influir en los estados de nimo de sus compaeros.

Liderazgo. A la pregunta Qu es un lder? Habra que


responder que lder es aquella persona que es capaz de
influir en los dems y conducirlos a una meta. En la
administracin y en el Trabajo Social esta es una
cualidad que puede hacer la diferencia entre el xito y el
fracaso de un Programa.

El Trabajo en Equipo implica la presencia de un grupo de


personas trabajando de manera coordinada en la ejecucin
de un proyecto.
El equipo responde del resultado final y no cada uno de sus
miembros de forma independiente. Cada miembro puede
estar especializado en un rea determinada y es responsable
de un cometido y slo si todos ellos cumplen su funcin ser
posible sacar el resultado adelante. El trabajo en equipo no
es simplemente la suma de aportaciones individuales.

El Trabajo en Equipo se basa en cinco consideraciones:


Complementariedad: cada miembro domina una parte
determinada del proyecto.
Coordinacin: el grupo de profesionales, con un lder a la
cabeza, debe actuar de forma organizada para alcanzar
objetivos y fines.
Comunicacin: el trabajo en equipo exige una comunicacin
abierta entre todos sus miembros, esencial para poder
coordinar las distintas actuaciones individuales.
Confianza: cada persona confa en el buen hacer del resto
de sus compaeros. Esta confianza le lleva a aceptar
anteponer el xito del equipo al propio lucimiento personal.
Compromiso: cada miembro se compromete a aportar lo
mejor de si mismo, a poner todo su empeo en sacar el

ETAPA DE EVALUACIN
Aunque la Evaluacin se establece como la ltima etapa
del Proceso Administrativo, es posible sealar, sin embargo,
que sta se debe realizar a lo largo de toda la actividad
administrativa y an antes.
Aqu nos referimos al Establecimiento de normas,
determinacin de Unidades de medida y al diseo de
Indicadores de eficiencia

Los factores sobre los cuales puede realizarse la evaluacin


son:
a) Cantidad, b) Calidad, c) Costo, d)
Tiempo.

Cantidad: se aplica a las actividades donde los volmenes son importantes.

Calidad: se refiere a las especificaciones que deben reunir tanto servicios


como productos.

El Costo es utilizado como un indicador de la eficacia administrativa.

Tiempo: a travs de l se controlan plazos y metas.

La evaluacin se realiza en tres momentos y


simultneamente:

Antes (a priori) (ex -ante)


Durante (concomitante)
Despus (a posteriori) (ex -post)

La evaluacin se realiza mediante un proceso que sigue


cuatro pasos:

Normativa
Medicin
Comparacin
Correccin
Normativa. Consiste en el establecimiento y aplicacin de normas,
estndares de ejecucin y unidades de medida, que sirven como puntos de
referencia y que estn basados en los objetivos.

Medicin: es la valoracin de las actividades y los resultados que se pretende


evaluar.

Comparacin. La evaluacin requiere cotejar los resultados y los estndares


previamente establecidos. Comparar lo realizado con lo programado.

Correccin. Cuando se presenten desviaciones desfavorables, se realizarn


las medidas correctivas que encaucen hacia los resultados pretendidos.

Entre las medidas correctivas se pueden citar:

a) Revisin de objetivos y metas


b) Modificacin de polticas y reglas
c) Cambio de procedimientos
d) Entrenamiento al personal para mejorar su
desempeo
e) Motivacin para cambios de comportamiento.

En la evaluacin, sobre todo en los programas sociales,


puede aplicarse otro tipo de medidas correctivas, esta vez
especficamente referidas a la realizacin de esos
programas.

Estas medidas son:

Redimensionamiento del programa


Nuevas fuentes de financiamiento
Reorientacin o reintegracin a otros
Eliminacin del programa.

CONCLUSIN
De este modo, y como Conclusin, el proceso social de la
administracin se cumple y nuevamente reinicia.
La planeacin, coordinacin y evaluacin se vuelven una espiral de
mejora continua mientras el organismo social existe y mientras los
trabajadores sociales estn empeados en el compromiso de cumplir
con su funcin de administradores del bienestar.

EL PROCESO ADMINISTRATIVO

F ICIO SOCIAL
BENE

D
E
C
O
S
A
S

LEYES
POLTICAS
Y
PROCEDINORMAS
MIENTOS

OBJETIV OS
META S

PROGRA-

MAC IN

PLANEACIN

RE
CU
RS
FI N
O
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CI S
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COS
TO OS
S

L P
O O
LIDERAZGO
TCNICAS
MOTIVACIN
G L
DE
SUPERACIN
DIRECCIN
R
N

O T
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O
D
RECURSOS SELECCIN

U
V
PROCESO
A
T
L
ADMINISTRATIVO
I E
U
L C DEVOLUMEN
A
TRABAJO UNIDAD
C
I
I
D O PRODUCCIN DE MEDIDA
N
C OO R
HUMANOS
FINAL
A N
REALIZAD
CIONES
INDICADORES
ESTRUCTURA
M
ORGANIZACIONAL
I
EFICIENCIA
C
JERARQUIAS
EFICACIA
A
PRODUCTIVIDAD

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I N IS TR

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FUNCIONES
RESPONSABILIDAD

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A CI N P R I VA

INTEGRACIN
DESARROLLO

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EL PROCESO ADMINISTRATIVO

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Alberto Menndez Guzmn