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Gestin de Proyectos

Objetivo
Adquirir los conocimientos y habilidades bsicas necesarios para
administrar mejor proyectos de mejora interna o servicio. Lo
anterior se lograr a travs del anlisis de casos prcticos y
ejercicios que permitan conocer los factores determinantes para
lograr proyectos en tiempo, costo y calidad.
La estructura del curso esta basada en las mejores prcticas
propuestas en A Guide to the Project Management Body of
Knowledge (PMBOK), documento desarrollado por el Project
Management Institute (PMI) y utilizado a nivel mundial como
estndar en la prctica de administracin de proyectos.

Qu es el PMI?

Project Management Institute PMI es una


organizacin sin fines de lucro.
Fundada en 1969 tiene cerca de 250,000
profesionales asociados de diferentes
especialidades, en 125 pases.
El Captulo Lima Per del PMI fue fundado en 1999
El lema del PMI es Hacer de la gestin de
proyectos una herramienta para obtener resultados
de negocios

Qu es el PMBOK?

Project Management Body of Knowledge


PMBOK es una gua cuya finalidad es
identificar el subconjunto de
fundamentos de la direccin de
proyectos denominados como buenas
prcticas.
Es adems una gua que proporciona y
promueve un vocabulario comn para
analizar, escribir y aplicar la gestin de
proyectos.
El PMI usa este documento como una
referencia fundamental, pero no nica,
para la direccin de proyectos en sus
programas de desarrollo profesional.

Qu es el Gov-SIG?
Goverment Special Interest Group (grupo de
inters especial en proyectos de gobierno)
Promueve experiencias del PMI a nivel de
gobierno dedicndose a mejorar la calidad, arte
y prctica de la gestin de proyectos de
gobierno.
Su lema Construyendo puentes sin fronteras:
mejorar los procesos en la gestin de proyectos
de gobierno a escala global
Creado en 1996, cuenta con 2000* miembros de
25 pases, 35% de los cuales son PMPs.
(*) Fuente: PMI GovSIG Magazine, Diciembre 2006

Por qu es importante una gua


para la gestin de proyectos?
Provee metodologa.
Documenta las lecciones aprendidas.
Permite una definicin clara de lo que se
puede hacer, sobre lo que se desea.
Proporciona elementos de medicin y toma
de decisiones informadas.
Muestra resultados de manera objetiva.

Cmo se aplica el PMBOK?


El PMBOK describe una serie de
conocimientos, habilidades, tcnicas y
herramientas que pueden ser aplicados a los
proyectos para satisfacer los requisitos que se
plantean.
El PMBOK es una gua que permite comparar,
adaptar, incorporar o mejorar los procesos que
una organizacin tiene para la gestin de
proyectos con la finalidad de lograr cumplir
con los objetivos propuestos de manera
ordenada y metodolgica.

Caractersticas del PMBOK


Es una gua, no una regla fija.
Es adaptable, compatible o complementario con
otras metodologas (p.e.: Marco Lgico).
Describe un proceso completo, desde el inicio
hasta el cierre de un proyecto.
Aceptado internacionalmente.
Ayuda a generar una cultura de proyectos
basada en un estndar.

Introduccin

Qu es un proyecto?
Caractersticas:
Evento nico
Fecha de inicio y terminacin determinada
Costo presupuestado
Recursos definidos
Tareas definidas
Objetivos especficos
Elaboracin progresiva
Definicin de diccionario: Esfuerzo de trabajo temporal,
compuesto de actividades relacionadas entre si, con un inicio y
terminacin definidos; para crear un producto, resultado o
servicio nico.

Qu es un producto entregable?
Cualquier producto, servicio o resultado medible,
tangible y verificable como:
Una planta termoelctrica de 160MW - producto
para generar electricidad.
Centro logstico intermodal - servicio de
almacenamiento y manejo de carga para facilitar el
transporte internacional.
Plan estratgico regional concertado al 2010 resultado o salida de un proceso.

Ejemplos de proyectos

Lista de proyectos que los participantes vienen


trabajando en su localidad:
a
b
c
d
e

Cmo se generan los proyectos?


PROCESOS

reincorporan

generan

PROYECTOS

Proyectos dentro del Plan


Estratgico
PMBOK Los proyectos son una
forma de organizar actividades que no
pueden ser tratados dentro de los
limites operativos normales de la
organizacin. Por lo tanto, los
proyectos se usan a menudo como un
medio de lograr el plan estratgico de
la organizacin. (pag. 7)

Planeamiento Estratgico
Misin

Procesos

Visin

Objetivos
estratgicos

Iniciativas

Iniciativas

Objetivos
estratgicos

Iniciativas

Iniciativas

Objetivos
estratgicos

Iniciativas

Iniciativas

Programas y Proyectos

Seleccin de Proyectos
Mejoras

Nuevos Productos

Competencia Tecnologa
Clientes

PRIORIZAR
ESTRATEGIA

SELECCIONAR

Proyectos
Cancelados y
Pospuestos

RECURSOS
PROYECTOS
AUTORIZADOS
(Acta de Proyecto)

Qu es una Operacin?
Son actividades continuas y repetitivas que
se realizan para poner en funcionamiento
determinado producto o servicio.

a
b
c
d
e

Ciclo de Vida - Proyecto de


Inversin Pblica
PRODUCTO

PROYECTO
IDE
A

PRE INVERSIN
APROBADO

INVERSIN

APROBADO

AUTORIZADO

PERFIL

PRE
FACTIBILIDAD

AUTORIZADO

FACTIBILIDAD
EXPEDIENTE
TECNICO

Inicio

POST INVERSIN

EJECUCION

Fin

OPERACIN
MANTENIMIETO

Ciclo de Vida - Proyecto de


Inversin Privada
PROYECTO
IDEA

INICIO

Inicio

PLANIFICACION

EJECUCION

SEGUIMIENTO &
CONTROL

CIERRE

Fin

Ciclo de Vida - Producto


PRODUCTO

INTRODUCCION

Inicio

CRECIMIENTO

MADUREZ

DECLINACION

Fin

Conceptos bsicos de la
administracin proyecto
segn el PMI

Qu es la administracin
de Proyectos?
La aplicacin de conocimientos, habilidades,
herramientas y tcnicas, (tanto cuantitativos como
cualitativos) a las actividades de un proyecto, para
cumplir con los requerimientos que le dieron origen.
Beneficios:
Mayor nmero de Proyectos terminados
Menores desviaciones en el cumplimiento de los tres
elementos fundamentales (Tiempo, Costo y Alcance)
Mejor cumplimiento de los objetivos estratgicos de
la organizacin

Ciclo de Vida del Proyecto


segn el PMBOK

Grupos de procesos de la gestin


de proyectos PMBOK
Iniciacin

Definen y autorizan un proyecto

Planificacin

Definen y refinan los objetivos y preparan el


plan de gestin del proyecto

Ejecucin

Integra a personas y otros recursos para


ejecutar plan de gestin del proyecto

Seguimiento y Mide, supervisa y controla regularmente el


avance del proyecto y los cambios
Control
Cierre

Formalizan la aceptacin del producto,


servicio o resultado y terminan proyecto

Nivel de Esfuerzo

Grfica de los grupos de procesos

Procesos
Procesos
Procesos
Procesos
Procesos

de
de
de
de
de

Inicio
Planeacin
Ejecucin
Control
Cierre

Tiempo

reas de conocimiento de la
gestin de proyectos del PMI
Divisin de la gestin de proyectos en
reas especficas y el conjunto de
procesos, herramientas y tcnicas
relacionadas a esta.
Entradas

Herramientas

Salidas

Las 9 reas de conocimiento


del PMI
Gestin del
Alcance

Gestin del
Tiempo

Gestin de los
Costos

Gestin de la
Calidad

Gestin de los
Recursos
Humanos

Gestin de las
Comunicaciones

Gestin de
Riesgos

Gestin de las
Adquisiciones

Gestin de la
Integracin

Mapeo de los Procesos de


la Gestin de Proyectos
Gestin de la
Integracin

Grupo de
Procesos
Iniciacin

Grupo de
Procesos
Planeacin

Grupo de
Procesos
Ejecucin

Grupo de Procesos
Seguimiento y
Control

Grupo de
Procesos
Cierre

Gestin del Alcance

Gestin del Tiempo

Gestin de Costos

Gestin de Calidad

Gestin de RRHH

Gestin de las
Comunicaciones

Gestin de Riesgos

Gestin de
Adquisiciones

x
x

Equipo del Proyecto


El conjunto de personas que trabajan
directamente en el Proyecto.
El equipo del proyecto es el encargado de
implementar cada uno de los procesos de la
gestin de proyectos.

Gerente del Proyecto


Es el responsable de cumplir con los objetivos
especficos del proyecto, controla los recursos
asignados, gestiona el alcance, el cronograma,
el costo y la calidad de los productos de los
paquetes de trabajo.
Es el encargado de informar a la Alta Direccin
sobre los avances y otros aspectos del proyecto.

Influencia de la Organizacin en la
Gestin del Proyecto
Coordinacin
del Proyecto

Gerente
General

Gerente
Funcional
Person
al
Person
al
Person
al

Gerente
Funcional

Gerente
Funcional
Person
al

Person
al

Person
al
Person
al

Person
al
Person
al

Estructura organizacional
orientada a Proyectos
Coordinacin
del Proyecto

Gerente
General

Director del
Proyecto
Person
al
Person
al
Person
al

Director del
Proyecto

Director del
Proyecto

Person
al

Person
al

Person
al
Person
al

Person
al
Person
al

El Plan de Gestin del Proyecto


segn el PMBOK
Es el resultado del Proceso de integrar y
coordinar todos los planes subsidiarios o
componentes en un solo plan.
El Plan de Gestin del Proyecto define como
se ejecuta, supervisa, controla y cierra el
proyecto.

Secuencia grfica para


elaborar Plan de Gestin
Definicin
de Objetivo

Lista de
Actividades

Cronograma
Estimacin
de Duracin

Planeacin
del Alcance
Planeacin
de Recursos

Plan de
Calidad

Secuencia
de Act.

Plan de
Riesgos

Estimacin
de Costos

Plan de
Comunicaciones

Lnea de
Base

Presupuesto

Plan de
Adquisiciones

Plan de
RRHH

Gestin del Alcance


del Proyecto

La gestin del alcance


del proyecto
Incluye los procesos necesarios para
asegurarse que el proyecto incluya todo
el trabajo requerido, y slo el trabajo
requerido, para completar el proyecto
satisfactoriamente.
Se relaciona principalmente con la
definicin y el control de lo que esta y no
esta incluido en el proyecto (fronteras).

Qu es alcance y como
gestionarlo?
Alcance
Punto de llegada de un proyecto
Descripcin del entregable final del
proyecto
Es lo que se pretende obtener con el
proyecto

Gestionar el alcance
Saber manejar herramientas para
alcanzar logros

Qu es alcance y como
gestionarlo?

Asegurar de qu
quiere el cliente, y
qu necesita.
Definir las fases e
hitos preliminares

EJECUCIN

INICIO

Registrar los datos


del alcance reales y
analizar cun
distante est del
alcance planificado

SEGUIMIENTO
Y CONTROL

PLAN

Definir y redefinir
continuamente qu
tipo de
componentes tiene
el alcance, que
ayuden a lograrlo

CIERRE

Asegurar que
alcance real
est
reproduciendo
el alcance
planificado

Asegurar cmo las


caractersticas del
alcance a lograr
contribuyen con
los beneficios del
programa o
portafolio

Los procesos de la gestin


del alcance

Generacin del
Acta de Inicio
(generalmente a
cargo del Gerente
de Programa o del
Patrocinador)

EJECUCIN

INICIO

SEGUIMIENTO
Y CONTROL

PLAN

Planeamiento de
Alcance
Definicin
permanente del
Alcance
Creacin del EDT

Verificacin del
Alcance

CIERRE

Ejecucin
del Alcance

Verificacin del
Alcance con los
beneficios del
negocio

Planeacin del alcance


Definicin del Entregable Final
que resulta al final del proyecto
Definicin del Proyecto
qu se debe hacer para lograrlo
Criterios para cmo afrontar los cambios de
alcance
Resultado
Plan de gestin del alcance

Definicin del alcance


El alcance se define durante todo el proyecto
Se analiza el producto
Se identifican las alternativas
Se analizan las expectativas de actores
involucrados
Resultado
Enunciado del alcance del proyecto
Cambios solicitados
Actualizacin del plan de gestin de alcance

Generar la estructura de
desglose de trabajo (EDT)
Los proyectos generan alcances
Los sub-proyectos generan alcances parciales
Las fases generan hitos
Las actividades generan entregables
Resultado
EDT
Diccionario del EDT
Lnea de base del alcance
Cambios solicitados

Los procesos de la gestin


del alcance
Proyecto
Sub-proyectos
Fases
Paquetes de trabajo
Actividades
Alcance
Alcances parciales
Hitos
Entregables
Caractersticas de los productos

Representacin grafica de un
EDT
Alcance del Proyecto
Fase 1
Paquete 1.1

Fase 2

Fase 3
Paquete 2.1
Paquete 2.2

Paquete 3.1

Verificacin del alcance


Inspeccin de los entregables definidos en
el EDT
Resultado
Productos entregables aceptados
Cambios solicitados
Acciones correctivas recomendadas

Control del alcance


Tomar decisiones y ejercer una accin luego de hacer
las inspecciones
Implica un sistema de control de cambios
Analizar las variaciones
Re-planifica
Sistema de gestin de la configuracin
Resultado
Acciones correctivas recomendadas
Actualizaciones de resultados de otros procesos

Notas sobre el alcance en


proyectos pblicos
Restricciones tpicas:
a) No gastar en exceso, a menos que una
autoridad de gasto lo autorice
aun cuando este exceso pueda ser favorable
para el proyecto

b) No gastar en otro alcance que el proyecto o


programa no haya especificado anteriormente
c) Defender el gasto de fraudes, malos gastos,
o abuso del gasto del programa o proyecto

Notas sobre el alcance en


proyectos pblicos
Quines definen el alcance:
Recordar que existen actores involucrados especficos en el Estado:
Ciudadanos
Organismos reguladores y supervisores
Organismos supranacionales
Organizaciones de sociedad civil
Prensa
Cuando hay muchas entidades pblicas
Se deben estructurar equipos independientes (a menos que se logre
un ejercicio conjunto)
Se debe ser coherente en la definicin de un EDT para varias
entidades