Gestin de Proyectos

Ningn proyecto prospera sino hay buena direccin, los proyectos que
alcanzan el xito son los que estn bien dirigidos Proverbios 15: 22

Jornada Bibliotecolgica Biblioteca Jos

Figueres Ferrer . TEC Cartago/Julio 2010

Proyectos para Bibliotecas

Enfocados a satisfacer las demandas y necesidades de los usuarios

Basados en los indicadores con que podemos cuantificar los resultados

Muchas veces los resultados no son cuantificables sino se centran en los

niveles de satisfaccin y cobertura de necesidades

Siempre debemos de poder medir el grado de impacto que estos producen.

Significa muchas veces que los resultados son intangibles pero a la vez de
gran impacto.

"UN PROYECTO ACERCA DE ."

Cuando nos planteamos llevar

cabo un proyecto
debemos tener claro lo qu se quiere llevar a
cabo, cundo se quiere llevar a cabo, qu se
requiere para llevarlo a cabo y cunto tiempo
nos tomar llevarlo a cabo, se puede decir que
estos son los pilares principales como columna
vertebral para dar forma a un proyecto.

Debemos plantearnos las siguientes preguntas

antes de meternos de lleno en lo que podramos

llamar UN NUEVO PROYECTO
3

Qu es un Proyecto?
Definicin:
Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para
crear un producto, servicio o resultado nico.
Temporal significa que cada proyecto tiene un comienzo definido y
un final definido. Temporal no necesariamente significa de corta
duracin; muchos proyectos duran varios aos. En cada caso, sin
embargo, la duracin de un proyecto es limitada. Los proyectos
no son esfuerzos continuos.

La mayora de los proyectos se emprenden para obtener un

resultado duradero. Por ejemplo, un proyecto para erigir un
monumento nacional crear un resultado que se espera que
perdure durante siglos. Con frecuencia, los proyectos tambin
pueden tener impactos sociales, econmicos y ambientales,
intencionales o no, que perduran mucho ms que los propios
proyectos.
4

Aspectos importantes de tomar en

cuenta:
Los proyectos y las operaciones difieren primordialmente en que las

operaciones son continuas y repetitivas, mientras que los proyectos son

temporales y nicos.

La espina dorsal del proyecto es el alcance, tiempo, costo llamada la

lnea base del proyecto sobre el cual debe girar todo el resto de los
detalles que son vitales - para llevar a cabo el proyecto de inicio a fin con
toda la efectividad que se pretende, al mnimo costo, en el tiempo esperado
balancendose juntamente con relacin al nivel de calidad esperado lo que
determinar el alcance del proyecto como tal o sus variaciones segn
determine este alcance para poder tener como base durante toda la
ejecucin del proyecto que ser lo que se gestione
o
administre
pretendiendo llevar a un final o cierre esperado del mismo.

Gua para la Direccin de

Proyectos
Estos son conceptos que debe tener muy claro EL DIRECTOR O ADMINISTRADOR DEL
PROYECTO Y SU EQUIPO DE DIRECCION DEL PROYECTO
Supervisar, controlar, ajustar y alinear 9 reas fundamentales
ests reas del conocimiento que se identificarn en la ejecucin del mismo son las que el
PMI Standard Internacional de proyectos plantea y rige en su aplicacin para todo tipo de
proyectos del Project Management Institute.

Otro planteamiento fundamental para llevar a cabo un proyecto es el tener muy claro
" el ciclo de vida del proyecto " de :

Principio _________________________________________________________ Final

Definir cada Fase del Proyecto, porque a lo largo del mismo este pasar por diversas
fases hasta llevarlo a su culminacin.

Fases del proyecto:

De manera tcnica

Inicial
Intermedia
Final

De manera prctica se traduce en:

Procesos de Iniciacin
Procesos de Planificacin
Procesos de Ejecucin
Procesos de Cierre
Y sobre cada una de estas fases se llevar a cabo la labor de Control para llevar a
cabo el proyecto tal y como se espera.

Fases del Proyecto

La Fase de Iniciacin: Es fundamental para dejar sentadas todas las bases de la
manera correcta para continuar la siguientes fases de manera consecutiva y entrelazada.

La Fase de Planificacin es muy importante para organizar todas las reas de trabajo
determinando tiempos, costos en torno al alcance o logro propuesto y para todo esto
definir planes concretos para llevar a cabo un seguimiento y control que es otro trmino
que siempre a lo largo del ciclo de vida del proyecto se tendr presente y es inherente.

La Fase de Ejecucin ya pone en marcha lo que se planific tomando como base lo que
se determin en la Fase Inicial y todo esto como si se tratara de una serie de piezas que
tienen que engranar para que todo funcione de manera acorde en su momento para llegar
a.

La Fase del Cierre que muchas veces suele quedar en el aire o no se le da tanta
importancia pero que lo es sobre todo para registrar como queda el proyecto en manos
de quin queda operando y ojal un plan de seguimiento y evaluacin que determinar
EL IMPACTO DEL MISMO con su entorno.

Extensin del Proyecto:

La existencia de PMO oficinas especializadas para la administracin

de proyectos en las instituciones facilita los procedimientos
dejndose regir ya por cierta normativa, lineamientos que dan luz en
el establecimiento del proyecto y que siguen cierto formato estndar
en la presentacin de proyectos.
9

Estndar del PMI

A lo largo del proyecto la gestin del mismo se llevar a cabo utilizando todas
esas herramientas acordadas de previo.

EL PMI ofrece un estndar que no quiere decir que es un modelo inflexible sino
una serie de parmetros en los que se balancea un proyecto a lo largo de su
ciclo de vida y que este estndar permite garantizarnos que si al tomar en
cuenta toda esta cadena de procesos tendremos ms posibilidad de xito que
sino se aplican los mismos

La Gua de los Fundamentos de la Direccin de Proyectos (Gua del

PBMBOK) del PMI basada en la Norma Nacional Americana ANSI/PMI

99-001-2004
www.pmi.org Pensylvannia
10

Equipo de Direccin
de Proyectos

El director del proyecto, en colaboracin con el equipo de

direccin del proyecto, sern los responsables de
determinar qu procesos son apropiados, y el grado de
rigor apropiado para cada proceso, para cualquier
proyecto dado.

La labor del Equipo de Direccin de proyectos y del Director

principal responsable del proyecto es fundamental, esta labor
de direccin debe de integrar todas las reas de esta manera:
Observacin y Conversacin

La observacin y la conversacin se usan para mantenerse en

contacto con el trabajo y las actitudes de los miembros del equipo
del proyecto. El equipo de direccin del proyecto supervisa
indicadores, como por ejemplo el avance en relacin con los
productos entregables del proyecto, los logros que son motivo de
orgullo para los miembros del equipo y las polmicas
interpersonales.
Evaluaciones del Rendimiento del Proyecto

La necesidad de realizar evaluaciones formales o informales del

rendimiento del proyecto depende de la duracin del proyecto, de
la complejidad del proyecto, de la poltica de la organizacin, de los
requisitos de los contratos de trabajo, y de la cantidad y calidad de
la comunicacin regular. Los miembros del equipo del proyecto
reciben retroalimentacin de las personas que supervisan el
trabajo del Proyecto.
11

Equipo de Direccin de
Proyectos
Gestin de Conflictos:

Una gestin de conflictos exitosa tiene como resultado una mayor

productividad y relaciones laborales positivas. Fuentes de conflicto
incluyen recursos escasos, prioridades del cronograma y estilos de
trabajo personales. Las reglas bsicas del equipo, las normas de
grupo y las prcticas de direccin de proyectos slidas, como la
planificacin de la comunicacin y la definicin de roles, reducen la
cantidad de conflictos
Registro de Polmicas

A medida que surgen polmicas un registro escrito puede

documentar quines son las personas responsables de resolver
polmicas especficas antes de una fecha objetivo. El registro
ayuda al equipo del proyecto a supervisar las polmicas hasta el
cierre. La resolucin de polmicas trata los obstculos que pueden
impedir que el equipo logre sus objetivos.
Resultados de la gestin:

Cambios Solicitados

Los cambios de personal, ya sean por eleccin o provocados por

eventos incontrolables, pueden afectar al resto del plan del
proyecto.
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Equipo de Direccin de
Proyectos

Acciones Correctivas Recomendadas

Incluye elementos tales como cambios en el personal,

formacin adicional y acciones disciplinarias. El equipo
de direccin del proyecto tambin determina cmo y
cundo otorgar reconocimiento y recompensas sobre la
base del rendimiento del equipo.

Acciones Preventivas Recomendadas

Cuando el equipo de direccin del proyecto identifica
polmicas de recursos humanos potenciales o
emergentes, pueden desarrollarse acciones preventivas
para reducir la probabilidad y/o el impacto de los
problemas antes de que stos se produzcan.
Plan de Gestin del Proyecto (Actualizaciones)
Las solicitudes de cambio y las acciones correctivas
aprobadas pueden tener como resultado actualizaciones
al plan de gestin de personal, que es una parte del plan
de gestin del proyecto. Algunos ejemplos de informacin
de actualizacin del plan incluyen nuevos roles de los
miembros del equipo del proyecto, formacin adicional y
decisiones relativas a recompensas
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Procesos en la Gestin de
Proyectos:

"Un proceso es un conjunto de acciones y actividades interrelacionadas

que se llevan a cabo para alcanzar un conjunto previamente especificado
de productos, resultados o servicios. El equipo de direccin del proyecto
es quien est a cargo de ejecutar los procesos de direccin de proyectos"

Los procesos tambin pueden interactuar en relacin con el alcance, el coste,

el cronograma del proyecto, etc.

Estos procesos se dividen en cinco grupos, definidos como los Grupos de

Procesos de la Direccin de Proyectos:
Grupo de Procesos de Iniciacin
Grupo de Procesos de Planificacin
Grupo de Procesos de Ejecucin
Grupo de Procesos de Seguimiento y Control
Grupo de Procesos de Cierre.

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Grupos de Procesos en los

Proyectos:

Los Grupos de Procesos no son fases del proyecto. Cuando se pueden separar proyectos
grandes o complejos en distintas fases o sub proyectos, como el estudio de viabilidad, el
desarrollo conceptual, el diseo, prototipo, construccin, prueba, etc., por lo general, se
repetirn todos los procesos del Grupo de Procesos para cada fase o sub proyecto.

Los cinco Grupos de Procesos son:

Grupo de Procesos de Iniciacin. Define y autoriza el proyecto o una fase del mismo.
Grupo de Procesos de Planificacin. Define y refina los objetivos, y planifica el curso
de accin requerido para lograr los objetivos y el alcance pretendido del proyecto.
Grupo de Procesos de Ejecucin. Integra a personas y otros recursos para llevar a
cabo el plan de gestin del proyecto para el proyecto.
Grupo de Procesos de Seguimiento y Control. Mide y supervisa regularmente el
avance, a fin de identificar las variaciones respecto del plan de gestin del proyecto, de tal
forma que se tomen medidas correctivas cuando sea necesario para cumplir con los
objetivos del proyecto.
Grupo de Procesos de Cierre. Formaliza la aceptacin del producto, servicio o
resultado, y termina ordenadamente el proyecto o una fase del mismo
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Proceso de Iniciacin:
Un buen inicio nos garantiza una buena ejecucin y un buen final deseado.
El estudio previo de "las condiciones ambientales" que son los aspectos que afectan directa
o indirectamente al proyecto y que podrn hacer que el proyecto se pueda detener o no
tenga el grado de efectividad esperado sino se toman en cuenta,
(datos histricos, aspectos relevantes de entorno de la institucin o de la empresa,
experiencias previas similares, estudios de pre factibilidad, consideraciones de
impacto ambiental o social de producirse el proyecto, asociaciones de personas
involucradas en el proyecto, comunidades de personas beneficiadas, etc)
Iniciacin - acta constitutiva o de constitucin del proyecto (especifica el enunciado del
alcance o sea los objetivos a alcanzar)
Define quienes formarn parte del equipo de proyectos, distribucin de responsabilidades,
y los interesados sobre todo los superiores que estn dando por iniciado el proyecto y se
comprometen con la ejecucin del mismo.
Especifica las asunciones o cosas que se dan por sentado, las restricciones o cosas que no
contempla el proyecto y que no sern tomadas en cuenta para al ejecucin del mismo
Una vez aprobada el acta de constitucin el proyecto queda formalmente autorizado para dar
inicio
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Fase de Iniciacin

Es fundamental para que el resto de las fases se desarrollen correctamente,

muchos de los proyectos que se abandonan a media vida o que fracasan en
algn sentido es debido a fallos en la Fase de iniciacin, de ah que hay
muchos especialistas en proyectos o escuelas al respecto que se enfocan
mayormente en la Formulacin y Evaluacin de Proyectos para asegurarse
que el proyecto haya sido bien planteado y al final este genere por medio de
una evaluacin que demuestre si se obtuvieron los logros propuestos y sobre
todo el nivel de impacto esperado aparte del cmulo de experiencias
registradas tambin conocidas como lecciones aprendidas o el registro de
prctica basada en la evidencia que por cierto fue el tema de la XL Conferencia
de ACURIL (Asociacin de Bibliotecarios del Caribe) en Rep. Dominicana del 6
al 12 de junio.

17

Fase de Iniciacin
Al dar inicio a un proyecto parte de los pasos a realizar es el anlisis

ambiental del proyecto o sea al plantear el proyecto, la empresa,

Institucin, Biblioteca, Centro de informacin u otra tiene un
backgrownd, un contexto, una realidad una proyeccin con relacin a
los autores que "actuarn" o sern receptores de los beneficios o
impactos positivos o negativos que el proyecto genere a ellos se les
denomina stacke holders este trmino es muy importante porque son
estos grupos de interesados o afectados directos del proyecto que
deben tenerse en consideracin a lo largo del proyecto y quienes
marcan la pauta para el avance del mismo.
El equipo de direccin del proyecto debe identificar a los interesados,
determinar sus requisitos y expectativas y, en la medida de lo posible,
gestionar su influencia en relacin con los requisitos para asegurar un
proyecto exitoso.
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Fase de Iniciacin:

Si pretendemos que los proyectos que llevemos a cabo sea exitoso debemos contemplar
de principio a fin una serie de aspectos que sern la columna vertebral sobre la cual se
sostenga dicho proyecto y cada una siguiendo su debido orden.

Un buen inicio nos garantiza una buena ejecucin y un buen final deseado.

Cuando se da el acta de constitucin para iniciar un proyecto debe quedar claramente

definido quien ser el Director (a) del proyecto, quienes conformarn su equipo de
Direccin de proyectos y sus responsabilidades as como en la etapa de planificacin
debe definirse que recursos, herramientas, metodologas se seguirn para llevar a cabo
todo el seguimiento y control del proyeccin durante su ejecucin

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Procesos de Planificacin:

Aunque estos se dan al inicio del proyecto, a lo largo mediante una redefinicin muchas
veces tras el control si es necesario realizar cambios se vuelve al proceso de
planificacin llevando a cabo los ajustes requeridos, ya sea en costo, alcance u (objetivos)
o tiempo que se tenga previsto para la ejecucin del mismo, el cronograma a seguir,
responsables, etc.
En la planificacin se deben de tomar en cuenta la integracin de todas las reas del
conocimiento como las llama el PMI segn plantea en su estndar para llevar a cabo una
buena planificacin, estas reas son:
Gestin de la Integracin del Proyecto
Gestin del Alcance del Proyecto
Gestin del Tiempo del Proyecto
Gestin de los Costes del Proyecto
Gestin de la Calidad del Proyecto
Gestin de los Recursos Humanos del Proyecto
Gestin de las Comunicaciones del Proyecto
Gestin de los Riesgos del Proyecto
Gestin de las Adquisiciones del Proyecto
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Procesos de Planificacin:

En esta etapa es cuando se debe lograr integrar todas estas reas en un solo
plan a ejecutar a lo que llamamos Plan de Gestin de Proyecto, se define el
alcance que va a tener el proyecto se establece claramente, se estiman los
costos, se lleva cabo una planificacin del tiempo previsto para cada actividad,
se planea la distribucin de los recursos humanos, el nivel de calidad deseado
en los entregables o resultados propuestos.

De manera paralela se debe de contar con un plan de comunicaciones que

deje claro quien se comunica con quien, qu mecanismos se utilizaran para lo
mismo, tiempos previstos, comunicaciones informales, flujo de comunicacin
en todos los niveles jerrquicos involucrados, etc para que quede claro y no
hayan problemas de comunicaciones que es uno de los grandes detalles que
pueden retrasar o modificar el alcance de un proyecto segn lo deseado.

21

Procesos de Planificacin:

Otro plan paralelo que no debe de faltar para asegurar ms el proyecto es el Plan de
Riesgos determinando las rutas a seguir como plan B o segunda opcin en el caso de
que algo suceda y por otra parte un clculo anticipado de la posibilidad de ocurrencia de x
situacin as como su grado de impacto tanto positivo o negativo en el caso de que ocurra
previendo la salida para una segunda opcin minimizando el impacto en el caso de
ocurrir.

Terminamos con el rea de la Gestin de las Adquisiciones muy importante para tomar en
cuenta en instituciones pblicas donde se depende de tiempos estimados y normativas
aplicadas para lo mismo, cuando se trata de proyectos externos quizs no afecte tanto y
haya ms independencia para la adquisicin de materiales, equipos, recursos etc
cuando se deben contemplar contrataciones externas o subcontrataciones es importante
tener presente normativas como la ley de contrataciones administrativas si es que es
aplicable al tipo de proyecto con que estemos tratando, tener muy claro los trminos de
referencia para la contratacin detallando muy claramente lo que se quiere, etc

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Procesos de Ejecucin:
En estos se pondr en marcha todo el plan del proyecto interactuando

en cada una de las reas de manera encadenada segn proceda o de

manera simultnea sin que implique un retraso ni un inconveniente
para que otras reas independientes tambin lo hagan. Se pretende
que la ejecucin siga el cronograma propuesto de antemano
cumpliendo con las fechas esperadas y los costos estimados.
De haber cambios en algn aspecto se debe realizar una revisin a

nivel del Equipo de Direccin de proyectos presidido por el director

para efectos de replantearse algunos cambios sobre la marcha los
cuales deben ser registrados de manera formal (formularios u otros
que se utilicen) estimando los cambios que implicar en la Lnea Base
o sea nivel de tiempo, costos o alcance.

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Procesos de Seguimiento y
Control

Estos procesos a lo largo de todo el proyecto de INICIO A FIN, son

trascendentales, estos nos garantizan un avance A TIEMPO del proyecto, nos
garantizan la calidad y el cumplimiento de los objetivos propuestos, nos
garantizan que estamos haciendo una debida administracin del dinero o si
estn ocurriendo situaciones inesperadas que no se contemplaron dentro del
plan de riesgos que puedan desestabilizar o cambiar el rumbo o el alcance del
proyecto.
Es en esta etapa cuando se observa la ejecucin del proyecto de forma que se
pueda identificar los posibles problemas oportunamente y adoptar las acciones
correctivas, cuando sea necesario, para controlar la ejecucin del proyecto.
En los proyectos de mltiples fases, el Grupo de Procesos de Seguimiento y
Control tambin proporciona retroalimentacin entre las fases del proyecto, a
fin de implementar acciones correctivas o preventivas para hacer que el
proyecto cumpla con el plan de gestin del proyecto.

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Procesos de Seguimiento y
Control
Supervisar y controlar el trabajo del proyecto
Es el proceso necesario para recoger, medir y difundir informacin sobre el rendimiento, y
para evaluar las mediciones y tendencias para mejorar el proceso. Este proceso incluye el
seguimiento de riesgos para asegurar que se identifiquen los riesgos de forma temprana,
que se informe de su estado y que se ejecuten los planes de riesgos apropiados. El
seguimiento incluye informes de estado, medicin del avance y previsiones. Los informes
de rendimiento proporcionan informacin sobre el rendimiento del proyecto respecto al
alcance, cronograma, coste, recursos, calidad y riesgo.
Gestionar el Equipo del Proyecto
Es el proceso necesario para hacer un seguimiento del desempeo de los miembros del
equipo, proporcionar retroalimentacin, resolver problemas y coordinar cambios para
mejorar el rendimiento del proyecto.
Informar el Rendimiento
Es el proceso necesario para recoger y distribuir informacin sobre el rendimiento. Esto
incluye informes de situacin, medicin del avance y previsiones.
Seguimiento y Control de Riesgos
Es el proceso necesario para realizar el seguimiento de los riesgos identificados,
supervisar los riesgos residuales, identificar nuevos riesgos, ejecutar planes de respuesta
a los riesgos y evaluar su efectividad durante todo el ciclo de vida del proyecto.

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Procesos de Seguimiento y Control sobre

Lnea Base Alcance, Tiempo y Costo:
Control del Alcance
Consiste en controlar los cambios en el
alcance del proyecto.
El control del alcance del proyecto se
encarga de influir sobre los factores que
crean cambios en el alcance del
proyecto y de controlar el impacto de
dichos cambios, asegura que todos los
cambios solicitados y las acciones
correctivas recomendadas se procesen
a travs del proceso Control Integrado
de Cambios del proyecto.
Los cambios no controlados a menudo
se denominan corrupcin del alcance
del proyecto.

Control del Cronograma (Tiempo):

Herramientas y Tcnicas

Informe del Avance

El informe del avance y el estado actual
del cronograma incluye informacin
sobre las fechas de inicio y finalizacin
reales, y las duraciones restantes para
las actividades del cronograma no
completadas.
Sistema de Control de Cambios del
Cronograma
El sistema de control de cambios del
cronograma define los procedimientos
mediante los cuales se puede modificar
el cronograma del proyecto. Incluye los
formularios, sistemas de seguimiento y
niveles de aprobacin necesarios para
autorizar los cambios.
26

Procesos de Seguimiento y Control sobre

Lnea Base Alcance, Tiempo y Costo:
Medicin del Rendimiento :
Las tcnicas de medicin del rendimiento
producen la Variacin del Cronograma
(SV) y el ndice de Rendimiento del
Cronograma (SPI) que se utilizan para
evaluar la magnitud de todas las
variaciones del cronograma del proyecto
que se produzcan.
Software de Gestin de Proyectos
El software de gestin de proyectos para
la elaboracin de cronogramas para hacer
un seguimiento, lo que hace que sea una
herramienta til para el control del
cronograma.
Anlisis de Variacin:
La variacin de la holgura total es tambin
un
componente
esencial
de
la
planificacin para evaluar el rendimiento
del proyecto en el tiempo.

Diagramas de Barras Comparativos del

Cronograma :
Esto muestra grficamente dnde el
cronograma ha avanzado segn lo
previsto o dnde se ha producido un
retraso.

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Procesos de Seguimiento y Control sobre

Lnea
Base Alcance, Tiempo
y Costo:
Control de Costes : (incluye)

Registrar
todos
los
cambios

pertinentes con precisin en la lnea

base de coste

Influir sobre los factores que producen

cambios en la lnea base de coste

Asegurarse de que los

solicitados sean acordados

cambios

Gestionar los cambios reales cuando y

a medida que se produzcan

Asegurar que los posibles sobrecostes

no excedan la financiacin autorizada
peridica y total para el proyecto

Evitar que se incluyan cambios

incorrectos,
inadecuados
o
no
aprobados en el coste o en el uso de
recursos informados

Informar los cambios aprobados a los

interesados pertinentes

Actuar para mantener los sobrecostes

esperados dentro de lmites aceptables.

El control de costes del proyecto busca

las causas de las variaciones positivas y
negativas, y forma parte del Control
Integrado de Cambios .

Realizar el seguimiento del rendimiento

del coste para detectar y entender las
variaciones con respecto a la lnea base
de coste.

28

Herramientas y Tcnicas para el

Seguimiento y Control

Para llevar a cabo esta labor de seguimiento y control en los proyectos

debemos mencionarla importancia que tiene el contar con herramientas
informticas que nos ayuden para lo mismo como lo son:

Ms Project de Office

WBS Chart Pro

Los anteriores programas o softwares sirven para estructurar desde el inicio de

manera encadenada un mapa conceptual de lo que se pretende por ejemplo:
Los anteriores programas o softwares sirven para estructurar desde el inicio de
manera encadenada un mapa conceptual de lo que se pretende. por ejemplo:
Para realizar el seguimiento y control en los proyectos debemos mencionarla
importancia que tiene el contar con herramientas informticas que nos ayuden
para lo mismo como lo son:

Mind Management
y otros

29

Herramientas y Tcnicas para el

Seguimiento y Control
Mind Manager es un excelente gestor de proyectos con el que podrs tener perfectamente
organizadas todas tus ideas, objetivos, opciones, etc., tener una perspectiva general de tu trabajo y al
mismo tiempo no olvidarte de ningn detalle. El programa te permite ir insertando informacin,
ejerciendo una especie de brainstorming en el que puedes explorar recursos y alternativas, gestionar
toda la informacin y organizarla en un mapa grfico que te permite repasar tus objetivos fcilmente.

30

Herramientas y Tcnicas para el

Seguimiento y Control

luego un orden grfico de forma estructurada: EDT o WBS la que se

puede utilizar para clculo PERT del tiempo estimado entre actividades
tambin.

31

Herramientas y Tcnicas para el

Seguimiento y Control
Ms Project Office

Al abrir Microsoft Project aparecer un documento nuevo en la vista del Diagrama de

Gantt y la ventana de ayuda sobre el proyecto en blanco.

32

Herramientas y Tcnicas para el

Seguimiento y Control
La Tabla de Tareas muestra informacin acerca de las tareas del proyecto, por ejemplo,
cundo comienzan y finalizan, su longitud y los recursos asignados a ellas.

El rea del grfico de Gantt muestra grficamente cada una de las tareas. La posicin
de la barra en la lnea de tiempo, as como su longitud, indica cundo comienza y finaliza
esa tarea.

33

Vistas de Ms Project - Office

VISTAS

DESCRIPCIN

Calendario mensual que muestra las tareas y sus duraciones.

Utilice esta vista de tareas para mostrar las tareas
programadas en una semana o en un intervalo de semanas
concretos.
Lista de tareas e informacin relacionada y un diagrama que
muestra tareas y duraciones en funcin del tiempo.
Diagrama, anteriormente conocido como Diagrama de red,
que muestra todas las tareas y sus dependencias. Crea y
ajusta la programacin en formato de diagrama de flujo.
Lista de tareas e informacin relacionada y un diagrama que
muestra las barras de Gantt de lnea de base y de
programacin de cada tarea.
Lista de tareas que muestra los recursos asignados agrupados
bajo cada tarea. Asigna tareas especficas y para definir el
perfil del trabajo.
Grfico que muestra la asignacin, los costos o el trabajo de
los recursos. Muestra informacin sobre un solo recurso o
sobre un grupo de recursos a lo largo del tiempo.
Lista de recursos e informacin relacionada. Introduce y
modifica informacin acerca del recurso en un formato
similar al de una hoja de clculo.
Lista de recursos que muestra la asignacin, el costo o la
informacin del trabajo de cada recurso a travs del tiempo.
Utilice esta vista para mostrar informacin acerca del costo y
de la asignacin de trabajo de cada recurso y para definir el
perfil de las asignaciones.

34

Otros controles que se pueden

realizar

35

Control de los costos con

MS Project

36

Proceso de Cierre del Proyecto:

Este proceso incluye finalizar todas las actividades completadas a lo largo de todos los Grupos
de Procesos de Direccin de Proyectos para cerrar formalmente el proyecto o una fase del
proyecto, y transferir el proyecto completado o cancelado segn corresponda. El proceso Cerrar
Proyecto tambin establece los procedimientos para coordinar las actividades requeridas para
verificar y documentar los productos entregables del proyecto, coordinar e interactuar para
formalizar la aceptacin de estos productos entregables por parte del cliente o del patrocinador,
e investigar y documentar las razones por las cuales se realizaron ciertas acciones si un
proyecto se da por finalizado antes de completarlo. Se desarrollan dos procedimientos para
establecer las interacciones necesarias para realizar las actividades de cierre a lo largo de todo
el proyecto o de una fase del proyecto:

Procedimiento de Cierre Administrativo: incluye las actividades integradas requeridas para

recopilar los registros del proyecto, analizar el xito o el fracaso del proyecto, reunir las
lecciones aprendidas y archivar la informacin del proyecto .

Procedimiento de Cierre del Contrato: Este procedimiento implica tanto la verificacin del
producto (todo el trabajo completado de forma correcta y satisfactoria).

Producto, Servicio o Resultado Final: La aceptacin formal y entrega del producto, servicio o
resultado final que el proyecto estaba autorizado a producir.
37

Proceso de Cierre del Proyecto:

Activos de los Procesos de la Organizacin (Actualizaciones)

El cierre incluir el desarrollo del ndice y la ubicacin de la documentacin del proyecto
usando el sistema de gestin de la configuracin

Documentacin de Aceptacin Formal: Este documento indica formalmente que el

cliente o patrocinador ha aceptado oficialmente los productos entregables.

Archivos del Proyecto: Documentacin que resulta de las actividades del proyecto.

Documentos de Cierre del Proyecto. Los documentos de cierre del proyecto constituyen
la documentacin formal que indica la conclusin del proyecto.

Informacin Histrica. La informacin histrica y la informacin de las lecciones

aprendidas se transfieren a la base de conocimientos de lecciones aprendidas para su
uso en futuros proyectos.

Registro de Lecciones Aprendidas:

Todos los conocimientos adquiridos durante el proyecto deberan documentarse, a fin de
que pasen a formar parte de la base de datos histrica de la organizacin.

38

Muchas
gracias!

39