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2.

La organizacin
como funcin administrativa

La organizacin como sistema


Es un conjunto de cargos cuyas reglas y
normas de comportamiento, deben sujetarse a
todos sus miembros y as, valerse el medio
que permite a una empresa alcanzar
determinados objetivos.

Proceso de la administracin encargado de


crear la estructura orgnica, establecer los
niveles de autoridad y responsabilidad y la
forma como se realizan las funciones
administrativas, sus actividades, deberes, y
atribuciones en correspondencia con los fines
trazados

Caractersticas de la organizacin como sistema

La
Cadena
de Mando

Se logra
mediante
polticas
y normas

Personas que
realizan
tareas
distintas
aunque
relacionadas

Un
propsito
Colectivo

Equilibrio /homeostasis

Manifestaciones de una organizacin formal deficiente

Funciones mal distribuidas

Objetivos sin lograr

Aumento de conflictos

Ineficiencia

Subutilizacin de recursos

Aumento de costos

Baja produccin social

Entropa

FUNCIONES ADMINISTRATIVAS

ORGANIZACIN

EJECUCIN
DIRECCIN

CONTROL
EVALUACIN

PLANIFICACIN

EL GERENTE

La organizacin como funcin administrativa

La organizacin es la segunda fase del


proceso administrativo. A travs de ella el
sistema establece la divisin del trabajo y la
estructura necesaria para su funcionamiento.

Define la distribucin de funciones y


actividades inherentes al plan.

Articula
los
recursos
y
designa
responsabilidades a los miembros del
sistema.

Un lu
gar p
ara c
ada
c
o
s
a
Cad
a co
sa e
n su
luga
r

PARTES DE LA ORGANIZACIN
IDEOLOGA o
CULTURA EMPRESARIAL

ALTA
DIRECCIN
DIRECCIN
INTERMEDIA

NCLEO DE OPERACIONES

Fuente: readaptado de Mintzberg (1984)

NCLEO DE OPERACIONES (OPERARIOS)


EJECUCIN tareas bsicas: compras, produccin y ventas

ALTA DIRECCIN (PICE ESTRATGICO)


Presidencia, direccin general, consejeros, staff direccin general, etc.
FUNCIONES

Velar por la unidad de la organizacin


Relaciones con el entorno
Definicin de la estrategia corporativa

MANDOS INTERMEDIOS (DIRECCIN INTERMEDIA)


Directivos de divisin, departamento, seccin, turno, etc.
Nexo unin del pice estratgico y el ncleo de operaciones
Resultado de supervisin directa: ANGULO DE CONTROL
FUNCIONES

Intervenir en la corriente de decisiones ( )


Relaciones fronterizas
Diseo de la estrategia de su unidad
NIVELES ORGANIZATIVOS Y NGULO DE CONTROL

NIVEL
ORGANIZATIVO

Escaln jerrquico en una estructura organizativa

NGULO DE
CONTROL

N de subordinados que dependen de un superior


Organizacin con tramos estrechos

ESTRUCTURA
ALTA
Organizacin con tramos amplios
ESTRUCTURA
PLANA

2.creando un
Sistemas de
organizacin

es
tab
Pr lec
i
i
ge ncipi endo
ne
o
ral s
es

Cmo se logra crear la


Estructura de una organizacin?

3.presentando
Instrumentos
metodolgicos

Principios
generales

Santibez (1998), define los


principios
como
declaraciones,
enunciados o preceptos que guan al
dirigente.
Se han reconocido principios que
deben observarse al organizar una
empresa o institucin o en toda
organizacin.

Principios
generales
1. Principio del Objetivo: De acuerdo con este principio, la
organizacin debe establecer los fines permanentes o
(teologa) haca los cuales se encamina la organizacin.

QU NO DEBO
OLVIDAR
CUANDO
ORGANIZO UNA
INSTITUCIN

2. Principio de los canales de supervisin bien definida:


Segn este principio, en el organismo debe existir una serie
de canales de supervisin que deben estar conectados por
canales de comunicacin. Toda unidad debe ser
supervisada por otra de jerarqua mayor.
3. Principio del espacio de control: De acuerdo con este
principio, se debe establecer el nmero de personas que
deben depender de otra directamente. Se aconseja que el
nmero de personas est entre 7 y 8, tomando en cuenta:
a) la naturaleza del trabajo. b) la capacidad del jefe. c) la
preparacin de los subordinados. d) el medio ambiente
fsico.

Principios
generales
4. Principio de equilibrio autoridad responsabilidad: De
acuerdo con este principio, la delegacin de autoridad del
ejecutivo al subordinado debe ser clara para el
cumplimiento de una tarea bien definida, pero el jefe
mximo debe conservar la responsabilidad total final por
la autoridad delegada.

QU NO DEBO
OLVIDAR
CUANDO
ORGANIZO UNA
INSTITUCIN

5. Principio de fijacin de responsabilidades: Este


principio establece que la responsabilidad por las
acciones no puede ser mayor de la que implica la
autoridad delegada, ni debera ser menor.

6. Principio de la seleccin y adiestramiento del


personal: Se enuncia diciendo que el personal debe
ser seleccionado debidamente y en forma previa, luego
debe ser adiestrado, recibiendo entrenamiento.

Principios
generales

QU NO DEBO
OLVIDAR
CUANDO
ORGANIZO UNA
INSTITUCIN

7. Principio de especializacin: establece que a


medida que la empresa se amplia y diversifica,
debe crear grupos, secciones, dependencias,
etc. para que trabajen en una sola especialidad o
rea de actividades.

8. Principio de jerarqua o de escala jerrquica:


establece que debe existir una cadena de
relaciones directas de autoridad
desde el
directivo superior hasta el ltimo subordinado y
que esta debe funcionar claramente a travs de
toda la organizacin.

9. Principio de la unidad de mando: Afirma que


el subordinado no debe recibir rdenes de ms
de un jefe sobre la misma materia.

Principios generales
1. Principio del Objetivo

2. Principio de los canales de supervisin


3. Principio del espacio de control:
QU NO DEBO
OLVIDAR
CUANDO
ORGANIZO
UNA
INSTITUCIN

4. Principio de equilibrio autoridad responsabilidad:


5. Principio de fijacin de responsabilidades
6. Principio de la seleccin y adiestramiento del personal:
7. Principio de especializacin:
8. Principio de jerarqua o de escala jerrquica:

9. Principio de la unidad de mando

2.Sistemas de
organizacin

La organizacin, como funcin administrativa,


define la distribucin de funciones y actividades
inherentes al plan.
Las funciones se definen como el conjunto de
actividades afines, dirigidas a proporcionar a las
unidades de una organizacin los recursos y
servicios necesarios para hacer factible la
operacin institucional.

Para que se puedan cumplir todas estas funciones y obtener buenos


resultados en la gestin, la organizacin debe encontrar sus propias
condiciones, que le permitan construir una estructura organizativa que facilite
la fluidez en el trabajo y una participacin eficaz; se pueden establecer de
acuerdo a las necesidades del municipio, posibilidades de obtencin de
recursos tanto humano como financiero, objetivos y metas primordiales a
solucionar, Analizando los puntos de vistas dbiles y fuertes de la
organizacin.

2.Sistemas de
organizacin

QU NO DEBO
OLVIDAR
CUANDO
ORGANIZO
UNA
INSTITUCIN

REPRESENTAN LAS DIFERENTES


FORMAS DE PONER EN COORDINACIN
SITEMTICA
LOS
DIFERENTES
ELEMENTOS HUMANOS Y MATERIALES
DE LA ORGANIZACIN

OBEDECEN A LA NATURALEZA Y
OBJETIVOS DE LA ORGANIZACIN.

LOS PRINCIPALES SON:

SISTEMA
FUNCIONAL
(HORIZONTAL)

SISTEMA LINEAL (VERTICAL)

SISTEMA circular

Sistema matricial.

SISTEMA FUNCIONAL
(HORIZONTAL)
Se disea en forma piramidal de
izquierda a derecha o viceversa,
para dividir el trabajo y establecer
especializacin, desde el gerente
hasta el obrero, para que cada
hombre ejecute el menor de
funciones posibles.

SISTEMA CIRCULAR
Se
presenta
la
estructura
organizacional en forma circular.
Est basado en los principios de
divisin de trabajo y las rdenes
se pueden emanar de diferentes
niveles de la organizacin.

SISTEMA LINEAL
(VERTICAL)
Fluye de arriba hacia abajo en forma
piramidal. Es el diseo que ms se utiliza
para representar la estructura formal
burocrtica o tradicional. Tambin es
conocido como organigrama militar por
ser el usado por tal rgano.

SISTEMA MATRICIAL
Es
aquel
donde
en
la
organizacin
existen
simultneamente dos tipos de
diseo.
En
este
tipo
de
organizaciones se pueden formar
equipos de trabajo determinados
proyectos

ORGANIZACIN
Qu entendemos por una organizacin
formal y una organizacin informal?
Organizacin formal. Es aquella que se establece de
manera deliberada para alcanzar un objetivo especfico.
Se caracteriza por tener una estructura claramente
definida y contar con polticas y reglamentos de accin
claros y conocidos por sus miembros que la conforman.
Organizacin informal. Se refiere a las relaciones
sociales y se desarrollan espontneamente entre los
individuos libres y cuyas actividades no siguen
reglamentos, ni estructuras especficas.

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LA ORGANIZACIN COMO SISTEMA DE FLUJOS


LA ORGANIZACIN
1. COMO SISTEMA DE AUTORIDAD FORMAL
Representacin grfica: ORGANIGRAMA
Divisin del trabajo
Cadena de mando o jerarqua
Niveles de administracin
MECANISMO DE
COORDINACIN

SUPERVISIN
DIRECTA

LA ORGANIZACIN
2. COMO SISTEMA DE FLUJOS REGULADOS
Empresa: RED ORDENADA DE FLUJOS
1. De trabajo de operaciones
2. De informacin y toma de decisiones
3. De informacin de staff (inteligencia)
MECANISMO DE
COORDINACIN

NORMALIZACIN

LA ORGANIZACIN
3. COMO SISTEMA DE COMUNICACIN INFORMAL
CENTROS DE PODER NO OFICIALES
Vas de comunicacin informales
Relaciones personales y grupales
MECANISMO DE
COORDINACIN

ADAPTACIN
MUTUA

Fuente: readaptado de Mintzberg (1984)

LA ORGANIZACIN
4. COMO SISTEMA DE CONSTELACIONES DE TRABAJO
Grupos de trabajo formales
Grupos de trabajo informales

Fuente: readaptado de Mintzberg (1984)

GRUPOS DE TRABAJO
Relacin horizontal
Formales e informales

LA ORGANIZACIN
5. COMO SISTEMA DE PROCESOS DE DECISIN
CONJUNTO COORDINADO DE
DECISIONES

6
4
5

Decisiones estratgicas

Decisiones tcticas
1

Decisiones operativas

Fuente: readaptado de Mintzberg (1984)

EL FUNCIONAMIENTO DE UNA ORGANIZACIN


6

4
5

3
7
2

1
Fuente: readaptado de Mintzberg (1984)

PERMITEN ESTABLECER DE
MANERA FORMAL (ESCRITA )
LA ESTRUTURA Y FUNCIONES
DE LA ORGANIZACIN.

ORGANIGRAMAS

MANUALES.

3. INSTRUMENTOS
METODOLGICOS

ORGANIGRAMAS

MANUALES.

ORGANIGRAMAS
ES LA REPRESENTACIN GRFICA
QUE MUESTRA CMO ESTAN
RELACIONADAS LAS UNIDADES DE LA
ESTRUCTURA DE UNA
ORGANIZACIN.

DESCRIBE GRAFICAMENTE LA
DIVISIN DEL TRABAJO,
RESPONSABILIDAD, NIVELES DE
AUTORIDAD, CANALES DE
SUPERVISIN Y COMUNICACIN.

REGLAS DEL DISEO

Ventajas de los organigramas


Muestran la posicin de cada departamento en la
estructura interna de una organizacin.

Sealan la interrelacin o enlace que debe existir entre


cada departamento, seccin, etc., de la organizacin.

Facilitan los procedimientos con que trabaja la direccin,


la organizacin y el control.

Dejan claramente definidas las lneas de mando y de


responsabilidad dentro de la organizacin.

Muestran los organismos asesores y aquellos otros con


los que se establecen las coordinaciones dentro de la
organizacin.

ORGANIZACIN
ORGANIZACIN
Las lneas representan la
relacin superiorsubordinado

Los ttulos
muestran el trabajo
desempeado

Los cuadros
representan
trabajos
distintos

Los niveles de administracin estn


indicados por el nmero de capas
horizontales en la grfica. Todas las
personas o unidades estn en el
mismo rango y reportan a la misma
persona estn en un nivel.
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TIPOS DE ORGANIGRAMAS

MANUALES
ES UN DOCUMENTO QUE CONTIENE
O
INCLUYE
DE
FORMA
SISTEMATIZADA LAS ACTIVIDADES A
SER CUMPLIDAS POR LOS
MIEMBROS DE LA ORGANIZACIN Y
LAS FORMAS EN QUE LAS MISMAS
DEBERAN SER RELIZADAS.

SUMINISTRA INFORMACIN PARA LA


ACCIN.

SIRVE
DE
GUA
PARA
LA
EJEJCUCIN DEL TRABAJO.

INSTRUYE SOBRE LOS OBJETIVOS,


POLTICAS,
FUNCIONES,AUTORIDAD,NORMAS,P
ROCEDIMIENTOS,ETEC,
DE
LA
INSTITUCIN.

El manual de organizacin: es un instrumento que contiene detalles sobre la empresa o


institucin, tales como: Los objetivos de la empresa. Las diferencias entre las lneas de
organizacin y las de la comunidad. La estructura de la organizacin y la base sobre la
cual se dise dicha estructura. La relacin entre la funcin de lnea y la de asesora. Los
deberes y responsabilidades especficas del nivel operativo.
El manual de poltica: incluye en forma escrita las polticas de la empresa, que son la
gua bsica para la accin; as mismo, prescriben los lmites generales dentro de los
cuales deben realizarse las actividades. Una correcta formulacin de las polticas, en un
manual, permitir: Agilizar el proceso decisorio. Establecer lneas o guas al personal
directivo para que pueda obrar y adecuar las actividades a los objetivos de la institucin.
Facilitar la descentralizacin. Servir de base para una constante y efectiva revisin.

El manual de sistemas y procedimientos: es llamado, tambin manual de operacin; es


un manual de trmites y mtodos de trabajo. Es quizs el manual ms comn en las
organizaciones. A travs de ellos se orienta y sistematiza la actividad operativa de la
empresa o institucin. El manual de procedimiento incluye la descripcin de normas, la
descripcin de procedimientos, los flujogramas de los procesos, los formularios de
registro y sus respectivos instructivos.

DEPARTAMENTALIZACIN

DEPARTAMENTO

Agrupacin de puestos en unidades organizativas

Facilita la coordinacin DENTRO de las unidades

VENTAJA

Dificulta la coordinacin ENTRE unidades

INCONVENIENTE

CRITERIOS DE DEPARTAMENTALIZACIN
BSICOS

Se pueden aplicar en todos los niveles organizativos


1. DEPARTAMENTALIZACIN POR FUNCIONES
2. DEPARTAMENTALIZACIN POR MERCADOS

COMPLEMENTARIOS

Se aplican slo en los niveles inferiores

3. DEPARTAMENTALIZACIN POR NMEROS


4. DEPARTAMENTALIZACIN POR TIEMPOS
5. DEPARTAMENTALIZACIN POR PROCESOS

1. DEPARTAMENTALIZACIN POR FUNCIONES


Agrupacin de los puestos en funcin del tipo de actividad
Rosa Garca
Direccin general

Luis Rodrguez
Director organizacin

Ramiro Castro
Seccin confeccin

Esteban Lpez
Director produccin

Matilde Sancho
Directora RR.HH.

Pedro Ibez
Seccin etiquetado

VENTAJAS

INCONVENIENTES

Carmen Rubio
Directora comercial

Manuel Snchez
Director financiero

Osvaldo Gimnez
Director I+D+i

Fernando Prez
Seccin inspeccin

Mtodo de agrupacin lgico


Estimula la especializacin funcional
Facilita el desarrollo profesional de los especialistas
Facilita la capacitacin del personal
Problemas de coordinacin entre las funciones
Formacin de culturas departamentales
Difcil evaluar la contribucin de cada funcin
Cuellos de botella (saturacin de la direccin
general)

2. DEPARTAMENTALIZACIN EN BASE AL MERCADO


Creacin de unidades estratgicas de negocio (UEN):
Poseen sus propios objetivos
Operan en un entorno propio
Elaboran sus propios planes estratgicos
Rosa Garca
Direccin general
Luis Rodrguez
Marketing corporativo

Carmen Rubio
RR.HH.

Manuel Snchez
Compras

Osvaldo Gimnez
Financiero y control de gestin

Antonio Prez
Asuntos jurdicos

Rosa Lafuerza
Administracin y sistemas

Eduardo Snchez
D. divisin alimentacin

Matilde Sancho
D. divisin cuidado hogar y personal

Esteban Lpez
D. divisin helados y congelados

D. produccin
D. finanzas
D. RR.HH.
D. marketing
D. zona A
D. zona B

GRUPO EMPRESARIAL

UNIDAD DE NEGOCIO

REA FUNCIONAL

Estrategia corporativa

Estrategia de negocio

Estrategia funcional

Organizacin del grupo

Organizacin del negocio

Organizacin de funcin

2.1. DEPARTAMENTALIZACIN POR PRODUCTOS


Propio de empresas grandes y diversificadas
Cada departamento es responsable de una lnea de productos

VENTAJAS

PRINCIPAL
INCONVENIENTE

Se concentra la atencin en lneas de productos


Rpida respuesta a los mercados de productos
Mejor conocimiento de la aportacin de cada lnea
Propicia la innovacin dentro de cada unidad
La alta direccin pierde control sobre las filiales

2.2. DEPARTAMENT. POR REAS GEOGRFICAS


Propio de empresas grandes y diversificadas territorialmente
Cada departamento es responsable de una zona geogrfica

VENTAJAS

PRINCIPAL
INCONVENIENTE

Se concentra la atencin en los mercados geogrficos


Rpida respuesta a los mercados geogrficos
Mejor conocimiento de la aportacin de cada zona
Propicia la innovacin dentro de cada unidad
La alta direccin pierde control sobre las filiales

2.3. DEPARTAMENTALIZACIN POR TIPO DE CLIENTE


Propio de empresas grandes y diversificadas
Cada departamento es responsable de un tipo de cliente

VENTAJAS

PRINCIPAL
INCONVENIENTE

Se concentra la atencin en tipos diferentes de clientes


Rpida respuesta a los mercados de clientes
Mejor conocimiento de aportacin de cada tipo de cliente
Propicia la innovacin dentro de cada unidad
La alta direccin pierde control sobre las filiales

3. DEPARTAMENT. EN BASE A NMEROS SIMPLES


Agrupacin de puestos en funcin del nmero de individuos
Niveles bajos de la organizacin (baja preparacin)
Agricultura y construccin

4. DEPARTAMENTALIZACIN POR TIEMPO


Agrupacin puestos por turnos
Niveles bajos de la organizacin
Hospitales, polica, altos hornos, tiendas de 24 horas, hoteles, etc.
PRINCIPAL
VENTAJA

Extender la jornada laboral

5. DEPARTAMENT. POR PROCESOS O EQUIPOS


Suele afectar al rea de produccin
Asignar fases del proceso a departamentos

VENTAJA

INCONVENIENTE

Especializacin tecnolgica y humana

Problemas de coordinacin

Delegacin de autoridad
La jerarqua divide a la organizacin en
niveles de autoridad, asignando a los jefes o
superiores una autoridad especfica sobre
los niveles inferiores, y en donde se
establece el tipo de autoridad de stos.
Es el proceso por el cual los Gerentes
distribuyen la autoridad a sus subalternos y
se asignan responsabilidades nuevas o
adicionales.
G ERENTE G ENERAL
S TA FF
P R O D U C C IO N

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PR O DU CTO A

VENTAS
S E C R E T A R IA

A D M IN IS T R A C IO N
DESPACHO

C O N T A B IL ID A D

Delegacin de autoridad
Se da por cuatro aspectos:
A. El que delega asigna objetivos a ellos.
B. El que delega concede autoridad.
C. La aceptacin es una responsabilidad.
D. El que delega hace que el otro sea
responsable de los resultados.

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Proceso de Delegar
Diferencia de autoridad versus poder
nEl Poder es la habilidad para influir en las
personas, grupos, esencial para el logro y
realizacin
de
los
objetivos
individuales,
organizacionales y sociales.
nLa autoridad es el derecho conferido por el puesto
para dar rdenes.

G ERENTE G ENERAL
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Centralizacin y descentralizacin
En algunas organizaciones la toma de decisiones
est altamente centralizada, los problemas fluyen
hacia arriba y un ejecutivo de alto nivel decide
qu accin tomar.
En otros casos la toma de decisiones est
descentralizada; la autoridad se dispersa hacia
abajo dentro de la jerarqua.

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Centralizacin y
descentralizacin
Podemos sealar que el grado de
centralizacin o descentralizacin varia
de acuerdo al tipo de empresa y en
ocasiones en una misma organizacin
existen departamentos con diferentes
grados de centralizacin.

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Pirmide jerrquica y toma de decisiones


Descentralizacin

Centralizacin
Nivel
estratgico

Nivel
tctico
Nivel
operativo
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PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIN
* ESPECIALIZACIN.
CUANTO MS SE DIVIDE EL TRABAJO, DEDICANDO A CADA
EMPLEADO A CADA ACTIVIDAD MS LIMITADA Y CONCRETA,
SE OBTIENE MAYOR EFICIENCIA, PRECISIN Y DESTRZA.
* UNIDAD DE MANDO.
PARA CADA FUNCIN DEBE EXISTIR UN SOLO MANDO.
* EQUILIBRIO DE AUTORIDAD RESPONSABILIDAD.
DEBE PRECISARSE EL GRADO DE RESPONSABILIDAD QUE
CORRESPONDE AL JEFE DE CADA NIVEL JERRQUICO,
ESTABLECINDOSE AL MISMO TIEMPO LA AUTORIDAD
CORRESPONDIENTE A AQUELLA.

PRINCIPIOS DE ORGANIZACIN
EQUILIBRIO DE DIRECCIN CONTROL.
A CADA GRADO DE DELEGACIN DEBE
CORRESPONDER EL ESTABLECIMIENTO DE LOS
CONTROLES ADECUADOS PARA ASEGURAR LA
UNIDAD DE MANDO.
* DEFINICIN DE PUESTOS.
DEBEN DEFINIRSE POR ESCRITO LAS
ACTIVIDADES Y RESPONSABILIDADES QUE
CORRESPONDEN A CADA PUESTO,
ENTENDIENDO POR ESTE LA UNIDAD DE
TRABAJO IMPERSONAL ESPECFICO.

PASOS ESENCIALES EN EL
PROCESO DE ORGANIZAR
1.PLANTEARSE

EL OBJETIVO, OBJETIVOS, MISIN Y VISIN DE LA


ORGANIZACIN.
2.IDENTIFICAR LAS FUNCIONES, ACTIVIDADES, Y TAREAS PARA
ALCANZAR LOS OBJETIVOS DE LA ORGANIZACIN.
3.DESCRIPCIN DE TAREAS Y PROCEDIMIENTOS EN DIFERENTES
CARGOS.
4.PREPARAR EL ORGANIGRAMA QUE MEJOR SE
Exprese LOS
ASPECTOS ANTES MENCIONADOS.
5.PREPARAR
EL MANUAL DE CARGOS Y PROCEDIMIENTOS.
SELECCIONAR EL PERSONAL IDONEO PARA LOS CARGOS
6.IDENTIFICAR Y CUANTIFICAR
LOS RECURSOS MATERIALES
NECESARIOS PARA LA EJECUCIN DE LAS TAREAS.
7.CONSEGUIR
Y ACONDICIONAR EL REA FSICA PARA EL
FNCIONAMIENTOS DE LA ORGANIZACIN.

PRESIDENTE

SECRETERIA

MONITORES

ABOGADO

Coordinacin
Administrativa
COORDINACIN
DE DEPORTE
INICIACIN Y
DESARROLLO

Coordinacin
Tcnica
y de Planificacin

COORDINACIN
COOPERATIVA

COORDINACIN
ACTIVIDAD FSICA
RECREATIVA Y
PARA LA SALUD

COORDINACIN
DE CONVENIOS
E
INTERINSTITUCIONAL