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INTERPRETACION DE MANUALES DE LA

ORGANIZACIN Y PROCEDIMIENTOS DE
LA EMPRESA

En las empresas existen dos lineamientos


fundamentales que marcan el camino hacia el xito o
hacia el fracaso. Ellos son su Organizacin y los
Procedimientos Administrativos que determinan su
ordenamiento interno para el logro de una
operatividad eficiente.
Organizacin y Mtodos, es el rea de la
Organizacin que se ocupa de analizar los Problemas
Estructurales y los Procedimientos de la Empresa a
fin de optimizar su infraestructura para el logro de los
objetivos preestablecidos.

Para llevarlo a la prctica se han desarrollado


tcnicas
que,
por
su
especialidad,
especificidad y complejidad requieren el
aporte de especialistas. Existe una tcnica
que se orienta a optimizar la efectividad y
eficiencia de los servicios administrativos de
una organizacin y ella es la de
ORGANIZACIN y MTODOS.

TIPOS DE MANUALES
Manual de Organizacin: Describe la Organizacin Formal
de la Empresa consignando:
o Misiones: enunciacin sinttica del objetivo que persigue el
rea de la Organizacin.
la facultad que se le otorga a un individuo para desarrollar
alguna tarea
o Funciones Bsicas
o Autoridad: Quienes dependen de el y l que quien depende
o Responsabilidad
o Caractersticas
o y Especificaciones de la Posicin.

Los manuales tienen por objeto el decirle a cada jefe


por escrito lo que se espera de l, en materia de
funciones, tareas, responsabilidades, autoridad,
comunicaciones, e interrelaciones dentro y fuera de la
empresa.
Los manuales deben distribuirse completos a todos lo
jefes, ya que sirven a las comunicaciones entre todos
y cada uno de los jefes.
Ejemplo:
Manual de Organizacin para la posicin: Gerente de
Administracin y Finanzas.

Misin:
o Formular polticas y planes referidos a la
estructura y accin administrativa de la
Empresa.
o Desarrollar e implementar mecanismos de
control sobre actividades de la Empresa.
o Elaborar y analizar informacin contable para
evaluar los resultados operativos de la
Empresa.

Funciones:
o Custodiar el patrimonio de la empresa, a travs
de la registracin correcta y en tiempo de
transacciones que afecten el activo y pasivo,
conforme a exigencias legales.
o Mantener adecuados registros de los inventarios
en cuanto a existencias y su valorizacin, conforme
a mtodos y usuales y reconocidos.
o Proteger a la empresa en lo referente al manejo
del flujo de fondos y mantener el equilibrio
financiero.
o Vigilar el cumplimiento de obligaciones de
terceros hacia la empresa y de la empresa hacia
terceros.

o Vigilar el cumplimiento de las normas y


procedimientos vigentes en la organizacin.
o Velar por la adecuada registracin de los costos
de produccin, administracin u de comercializacin.
o Asegurar que a travs de la informacin que surja
de los estados contables y financieros puedan
decidirse acciones correctivas.
Autoridad:

Ejerce supervisin directa sobre el Jefe del


Departamento de Contadura General y sobre el
Jefe del Departamento de Tesorera General, e
indirectamente sobre los Jefes de las Secciones
de: Tenedura de Libros, Caja y Bancos, Cuentas
Corrientes a Cobrar y a Pagar, Costos,
Contabilidad
Presupuestaria,
Activos
Fijos,
Contabilidad de Depsitos, Liquidacin de Sueldos
y Jornales, Impuestos y Seguros.

CARACTERSTICAS DE LA
POSICIN:
o Informacin que se Emite:
Estados Contables peridicos y de Fin de Ejercicio
(Balance General), Conciliacin de Ingresos y Egresos
de Fondos. Resmenes de Cuenta de Clientes y de
Proveedores, Liquidacin y declaraciones juradas de
Impuestos y de Cargas Sociales

o Informacin que se Recibe:


Facturas de Proveedores de Bienes y Servicios,
Resumen de horas trabajadas, Ordenes de Compra
emitidas, Partes de Recepcin de Materias Primas y
Materiales, Presupuestos tentativos formulados por
otros sectores, Resumen de Cuentas Bancarias,

o Informacin que se Registra:


Asientos y minutas contables, Imputaciones Contables,
Registros de Ley (libros rubricados), Subdiarios Auxiliares,
Registros de Activo Fijo (Bienes de Uso),.
Especificaciones de la posicin:
o Titulo Profesional:
Contador Pblico o Licenciado en Administracin, con
capacidad adicional en impuestos, procesamiento de datos,
seguros, administracin financiera.
o Aptitudes Personales:
Organizador y Metdico, Voluntad de Anlisis,
Responsabilidad en el Control.
Fecha de Aprobacin, de Vigencia y de Revisin.

Misin
La misin es el motivo, propsito, fin o razn de ser de la
existencia de una empresa u organizacin porque define:
1) lo que pretende cumplir en su entorno o sistema
social en el que acta, 2) lo que pretende hacer, y 3) el
para quin lo va a hacer; y es influenciada en momentos
concretos por algunos elementos como: la historia de la
organizacin, las preferencias de la gerencia y/o de los
propietarios, los factores externos o del entorno, los
recursos disponibles, y sus capacidades distintivas

VISIN
En el mundo empresarial, la visin se define
como el camino al cual se dirige la empresa a
largo plazo y sirve de rumbo y aliciente para
orientar las decisiones estratgicas crecimiento
junto a las de competitividad.

En sntesis, la visin es una exposicin clara


que indica hacia dnde se dirige la empresa a
largo plazo y en qu se deber convertir,
tomando en cuenta el impacto de las nuevas
tecnologas, de las necesidades y expectativas
cambiantes de los clientes, de la aparicin de
nuevas condiciones del mercado.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Describe en detalle las operaciones que integran los
procedimientos administrativos en orden secuencial de su
ejecucin y las normas a cumplir por los miembros de la
organizacin compatibles con dichos procedimientos.
La estructura de un Manual de Procedimientos debe
contemplar:
o Cartula de Presentacin: indicando Tema, N de
Procedimiento, Vigencia, reas afectadas y Analista
Actuante.

o Objetivos y Alcance
o Instrucciones acerca de codificaciones
utilizadas o de la forma de actualizacin.
o Curso gramas o diagramas de Procedimiento,
Circuito o Flujo grama: representacin grfica que
describe en forma clara y lgica los sistemas
administrativos. Se utilizan columnas para
representar las reas involucradas (IRAM: 34503) ,
Grupos de Smbolos para la representacin grfica
(IRAM 34501). Esta norma establece los smbolos
a utilizar para graficar curso gramas.

o Descripcin de los Procedimientos.


o Formularios: Modelos e instructivos sobre su
contenido.
o Glosario
o ndice Temtico.
o Fecha de Emisin, Vigencia, Reemplazo y
Revisin.

MANUAL DEL EMPLEADO


Contiene los objetivos de la empresa, actividades que
desarrolla, situacin en el mercado, planes de incentivacin,
programacin de la carrera, derechos y obligaciones, etc.
Su contenido debe responder a la siguiente estructura:
o Institucional:
Datos de la Empresa
Rubro.
mbito de Actividad.
Objetivos.
Organizacin.

Nombre Directivos.
Sucursales.
Cantidad de Empleados.
Equipamiento.
o Personal:
Desarrollo de la Carrera.
Incentivos
Convenio Colectivo.
Caja a la que Aporta
Obra Social.
Beneficios.
Derechos.
Obligaciones.

MANUAL DEL PUESTO DE


TRABAJO.
Describe en forma pormenorizada la intervencin que le
corresponde a la posicin en cada uno de los procedimientos
en los que le toca intervenir. El Cmo, el Porqu y el Para Qu.
Su contenido debe responder a la siguiente estructura:
o Objetivos.
o Funciones del Sector.
o Descripcin de Procedimientos.
o Tareas a realizar.
o Instrucciones.
o Responsabilidad.

EL BENCHMARKING

Es un proceso continuo de medir productos,


servicios y prcticas contra competidores ms
duros o aquellas compaas reconocidas como
lderes en la industria.

GRACIAS:
CANDIDA ASPRILLA
JARAMILLO