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El ROF

JOSE PASTOR RODRIGUEZ


ARROYO
CONSULTOR EN GESTIN
PBLICA

LA ORGANIZACIN
NO ES UN FIN
DEBE ARTICULARSE CON LOS
PLANES
ESTRUCTURAS / FUNCIONES /
PROCESOS
AL CENTRO: LAS PERSONAS

DILEMAS EN EL DISEO DE
LA ORGANIZACIN
LA VINCULACIN A PLANES O LA INERCIA;
LA CENTRALIZACIN Y LA DESCONCENTRACIN DE LA
ESTRUCTURA;
EL GRADO DE INTEGRACION O LA EXTERNALIZACION DE
SUS ACTIVIDADES;
LA CENTRALIZACION DE LA TOMA DE DECISIONES O LA
FACULTACION
DE
EQUIPOS;
DIRECTIVOS
Y
PROFESIONALES;
LA ARTICULACION EN REDES CON USUARIOS Y
PROVEEDORES;
LAS OPERACIONES AUTONOMAS O EN ALIANZAS CON
OTRAS ORGANIZACIONES;
EL SISTEMA DE CONTROL POR FUNCIONES
O POR
RESULTADOS;
LA RIGIDEZ O LA FLEXIBILIDAD EN SUS OPERACIONES;
EL USO DE TECNOLOGAS DE INFORMACIN.

DEFINICIONES BASICAS
ENTIDAD
Persona jurdica de derecho pblico, creada por Ley.
ESTRUCTURA ORGANICA
Conjunto de rganos interrelacionados racionalmente
entre s, para cumplir funciones preestablecidas que se
orientan en relacin a objetivos derivados de la
finalidad asignada a la entidad.
ORGANOS
Son las unidades de organizacin que conforman la
estructura orgnica de la entidad.

DEFINICIONES
BASICAS
UNIDAD ORGANICA
Es la unidad de organizacin en que
se dividen los rganos contenidos
en la estructura orgnica de la entidad.
NIVEL ORGANIZACIONAL
Es la categora dentro de la estructura orgnica de la entidad
que refleja la dependencia entre los rganos o unidades
orgnicas acorde con sus funciones y atribuciones.
NIVEL JERARQUICO
Refleja la dependencia jerrquica de los cargos dentro de la
estructura orgnica de la entidad.

DEFINICIONES
BASICAS
Programa
Los Programas son estructuras funcionales creadas para
atender un problema o situacin crtica, o implementar
una poltica pblica especifica, en el mbito de
competencias de la entidad a la que pertenece.

Proyecto
Se refiere a un conjunto articulado y coherente de
actividades orientadas a alcanzar uno o varios
objetivos siguiendo una metodologa definida, para lo
cual se le asigna un equipo de personas, as como
otros recursos cuantificados en forma de presupuesto,
que prev el logro de determinados resultados y cuya
programacin en el tiempo responde a un cronograma
con una duracin limitada. Solo se crean para atender
actividades de carcter temporal.

NATURALEZA DEL ROF


El Reglamento de Organizacin y Funciones (ROF) es
un documento tcnico normativo de gestin
institucional. Contiene la organizacin formal de una
entidad pblica y de cada uno de sus rganos y
unidades orgnicas
a) La estructura orgnica.
b) Las funciones generales y especficas de la entidad,
rganos y unidades orgnicas.
c) Las relaciones de coordinacin y control internas y
externas cuando corresponda (Art. 9 L).
D.S. N 043-2006-PCM

FUNCIONES
Comprenden un conjunto de actividades y
tareas que corresponde desarrollar a la
institucion para cumplir sus fines.
Las funciones generales son enunciadas
genricos, mientras que las funciones
especficas
son
enunciados
que
establecen campos de responsabilidades
y acciones concretas.

Funciones
Generales

Entidad

Funciones
Especificas de
rganos

rganos

Funciones
Especificas de
Unidades
Orgnicas

Unidades
Orgnicas

FUNCIONES ORGANIZACIONALES
FUNCIONES

OBJETO

GOBIERNO

Establecer orientaciones generales, tomar decisiones


de gobierno en sus competencias

DIRECCIN

Conducir la organizacin en el cumplimiento de las


decisiones de gobierno.

LNEA

Ejecutar y realizar, materializar la razn por la cual


existe la organizacin.

APOYO

Dar soporte a la organizacin en bienes y servicios.

ASESORIA

Dar consejo y orientacin a toda la organizacin.

CONTROL

Apoyar la direccin en la evaluacin y control de


acciones, metas y objetivos.

CONSULTIVAS

Participar opinando sobre temas de especialidad.

ESTRUCTURA DE UNA
FUNCIN
ATRIBUCIN O FACULTAD
MATERIA
MBITO

Funciones
Especfica
s de
rgano

Funciones Especficas
de Unidades Orgnicas
Funciones Especficas
de Unidades Orgnicas
Funciones Especficas
de Unidades Orgnicas

ENTIDAD
FUNCIONES
GENERALES

Funciones
Especfica
s de
rgano

Funciones Especficas
de Unidades Orgnicas
Funciones Especficas
de Unidades Orgnicas
Funciones Especficas
de Unidades Orgnicas

Funciones
Especfica
s de
rgano

Funciones Especficas
de Unidades Orgnicas
Funciones Especficas
de Unidades Orgnicas
Funciones Especficas
de Unidades Orgnicas

ESTRUCTURA ORGANICA
Las funciones bsicas agrupadas
entre si, por razones de afinidad u
operatividad conforman las Unidades
Orgnicas. Al establecer las relaciones
que se deben dar entre stas
Unidades, entramos en el campo de
las formas que asumen las funciones,
es decir la Estructura Orgnica.

ESTRUCTURA
GOBIERNO Y
DIRECCIN

CONSULTIVAS
ASESORIA
CONTROL
APOYO

LINEA: NORMATIVA Y EJECUTIVA

ESTRUCTURA Y FUNCIONES
Alta direccin: Dirigir la entidad, supervisar sus
actividades, reglamentar y aprobar polticas
pblicas, en general ejercer las funciones de
direccin poltica y administrativa de la entidad.
rganos de Asesoramiento: Orientar la labor de la
entidad y de sus distintos rganos de la entidad
mediante actividades tales como la planificacin,
la asesoria tcnica y la coordinacin.
rganos de Apoyo.- Ejercer las actividades de
administracin interna que permiten el desempeo
eficaz de la entidad y sus distintos rganos en el
cumplimiento de las funciones sustantivas. Entre
estas funciones pueden incluirse las de presupuesto,
contabilidad, racionalizacin, organizacin, recursos
humanos, sistemas de informacin y comunicacin,
asesora jurdica, gestin financiera, gestin de
medios materiales y servicios auxiliares.
rganos de Lnea.- Formular, ejecutar y evaluar
polticas pblicas y en general realizar las
actividades tcnicas, normativas y de ejecucin
necesarias para cumplir con los objetivos de la
entidad en el marco de las funciones que las
normas sustantivas atribuyen a sta.

rganos Desconcentrados.- Son rganos de la


entidad con funciones especficas, asignadas en
funcin de un mbito territorial determinado.
Actan en representacin y por delegacin de sta
dentro del territorio sobre el cual ejercen
jurisdiccin.

Normativas y Regulatorias.- Aquellas que facultan


o autorizan a elaborar y aprobar normas de
alcance nacional, regional o local regulando y
resolviendo en los asuntos y servicios de su
competencia. Se expresan como atribuciones de:
aprobar, autorizar, establecer, otorgar, regular,
normar, resolver, suscribir, etc.
Supervisin, Evaluacin y Control.- Aquellas que
tienen que ver con la fiscalizacin de la gestin
administrativa con respecto al cumplimiento de
las normas, metas y objetivos. Se expresan como
atribuciones de: calificar, controlar, exigir,
fiscalizar, monitorear, supervisar, velar, verificar,
vigilar, etc.

Planeamiento
y
Asesoramiento.Aquellas que facultan o autorizan a
disear formular y proponer polticas,
normas, regulaciones, prioridades,
planes,
estrategias,
programas,
proyectos
y
financiamiento.
Se
expresan como atribuciones de:
asesorar, disear, formular, planificar,
presentar,
proponer,
modernizar,
desarrollar, programar, etc.

Administracin y Ejecucin.- Aquellas que facultan a


organizar, dirigir y ejecutar, los planes, programas y
proyectos aprobados. Comprende el uso de
recursos, bienes, activos y capacidades humanas,
para la gestin con arreglo a los sistemas y normas
generales. Se expresan como atribuciones de:
administrar, conducir, dirigir, ejercer, ejecutar,
gestionar,
implementar,
organizar,
preservar,
proteger, realizar, simplificar, etc.
Promocin y Coordinacin.- Aquellas referidas a las
acciones que permitan incentivar, difundir y articular
las actividades del sector pblico y privado en el
mbito nacional, regional o local. Se expresan como
atribuciones de: convocar, articular, concertar,
coordinar, fomentar, impulsar, etc.

CRITERIOS PARA LA ELABORACIN DEL ROF


Para la elaboracin del ROF se deber :
1) Observar las disposiciones sobre creacin,
organizacin y funciones contenidas en las normas
que regulan el proceso de modernizacin y
descentralizacin del Estado.
2) Disear la organizacin con criterios de simplicidad
y flexibilidad que permitan:
a) Cumplimiento de los fines de la Entidad.
b) Mayores niveles de eficiencia.
c) Una mejor atencin a los ciudadanos.

CRITERIOS PARA LA ELABORACIN DEL ROF


3) Observar el principio de especialidad conforme al cual:

a) Se debe integrar las funciones afines,


b) Eliminar posibles conflictos de competencia, y
c) Cualquier duplicidad de funciones entre sus rganos y
unidades orgnicas o con otras entidades de la Administracin
Pblica.
La especialidad se da:
- En razn de la tarea a cumplir: las tareas o funciones similares
no deben ser ejercidas por ms de un rgano al interior de la
entidad;
- En relacin con el mbito territorial en el cual se ejerce una
funcin: una misma funcin puede ser ejercida por ms de un
rgano pero en mbitos territoriales diferentes y claramente
delimitados.

CRITERIOS PARA LA ELABORACIN DEL ROF


4) Observar el principio de legalidad de las funciones y
actividades las cuales deben estar plenamente
justificadas y amparadas en las normas sustantivas y
reflejarse en sus normas de organizacin y funciones.
5) Todas las funciones y competencias que las normas
sustantivas establecen para una entidad, deben ser
recogidas y asignadas a algn rgano de sta.
6) Coherencia entre asignacin de competencias y
rendicin de cuentas. Una entidad debe tener claramente
asignadas sus competencias de modo tal que pueda
determinarse la calidad de su desempeo y el grado de
cumplimiento de sus funciones, sobre la base de criterios
de medicin que tiendan a ser objetivos.

7)

La estructura orgnica debe guardar equilibrio entre las


necesidades de jerarquizacin de la autoridad y de
coordinacin entre rganos. Para ello, los niveles
organizacionales y jerrquicos de la entidad deben
desarrollarse considerando los rganos que se encuentren
debidamente justificados conforme al Informe Tcnico
Sustentatorio que elabore la Entidad y hasta el tercer nivel
organizacional slo en los casos en que esto fuere necesario;
tal como se establece a continuacin:
NIVELES
ORGANIZACIONALES

NIVELES JERRQUICOS

1 Nivel

ALTA DIRECCIN

2 Nivel

RGANOS DE
LNEA

3 Nivel

Unidades orgnicas
de rganos de lnea

RGANOS
ASESORAMIENTO
RGANOS DE APOYO

DE
Y

Unidades
orgnicas
de
rganos de asesoramiento y de
apoyo

Las unidades orgnicas del tercer nivel deben ser


excepcionales y siempre que se encuentren debidamente
justificadas conforme al Informe Tcnico Susrtentatorio.

PASOS PARA LA FORMULACIN


DEL ROF
1. ACCIONES PRELIMINARES
1.1. Anlisis Situacional (en relacin a
las funciones asignadas).
1.2. Anlisis de la organizacin actual
y el contexto.
1.3. Definicin de objetivos y criterios
para el cambio organizacional

ACCIONES PRELIMINARES
PARA LA FORMULACIN DEL
ROF
Acciones Preliminares:
a) Identificar funciones y estructura orgnica segn el marco
legal:

Identificar lo que corresponde hacer como institucin, (Marco


legal vigente que determina la razn de ser de la entidad).
Normas que regulan la actuacin de una entidad:
Normas Sustantivas: Son aquellas que definen el mbito de
competencia de una entidad. Bsicamente estn en su ley de
creacin.
Normas sobre Sistemas Administrativos: Son aquellas normas
emitidas por el rgano rector de un sistema administrativo.
Normas de Aplicacin General: Son aquellas normas que
asignan funciones a ms de una entidad sin que estn
referidas a ningn sistema administrativo en particular, sino
ms bien vinculadas a diferentes materias que se deben tomar
en consideracin (funciones de aplicacin general).

ACCIONES PRELIMINARES PARA LA


FORMULACIN DEL ROF
b) Anlisis Situacional (en relacin a las funciones asignadas).
Describir detalladamente las competencias y atribuciones que
la Ley otorga a la Entidad. Se obtendr un listado de
funciones que la Ley faculta y encarga a la Institucin. Luego
establecer una comparacin entre las que la Ley otorga a la
Entidad y las que viene desarrollando. De acuerdo al principio
de legalidad (tambin esta en la Ley Orgnica del Poder
Ejecutivo), las instituciones solo estn autorizadas a hacer lo
que la ley les facultad.
c) Anlisis de la organizacin actual y el contexto.
Analizar que competencias y funciones son posibles,
convenientes y tienen fundamento legal para desarrollar por
la Entidad. Utilizando el anlisis situacional anterior y con el
apoyo de matrices, se podr definir funciones generales y
especificas. Se debe considerar el contexto en el cual se
encuentra actualmente la institucin.

Funciones
Especficas
de rgano

LEY DE LA
ENTIDAD
FUNCIONES
GENERALES

Funciones
Especficas
de rgano

Funciones
Especficas
de rgano

ANLISIS DE
LEGALIDAD

ORGANIZACIN ACTUAL
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.

Imprecisin legal en funciones de la entidad.


Organizacin con funciones duplicadas
No hay real planificacin estratgica.
Los procesos no estn definidos
Funcin de gobierno recargada
Funciones y responsabilidades imprecisas.
Estructura muy desagregada (arborizada)
Funciones de lnea dispersas y desconectadas
Las funciones administrativas orientan a
actividades rutinarias.
10. Los sistemas de personal, logstica, finanzas son
formalistas.
11. No existe una categorizacin real de rganos y
cargos.

ANLISIS SITUACIONAL
ROF Vigente
rganos y
Unidades
Orgnicas (Hasta
el 2do Nivel
Organizacional)
Alta Direccin
Consultivos
Control
Institucional
Lnea
Apoyo
Asesoria

Funciones

Situacin Real de
las Funciones

Anlisis
Legal

Anlisis del
Plan/
Poltica
Institucional

Recomendaci
ones

ACCIONES PRELIMINARES
PARA LA FORMULACIN DEL
ROF
d) Definicin de objetivos y criterios para el cambio
organizacional.
Se debe identificar y priorizar funciones y estructura segn la
estrategia de la institucin considerada en sus instrumentos
de planificacin para el mediano y largo plazo. Es necesario
inducir y apoyar a que las autoridades definan la poltica
Institucional en lo referente a:
Precisin sobre las competencias esenciales y adjetivas de la
entidad;
Modalidades de la gestin, en la prestacin de servicios. (por
proyecto, por administracin directa, por contrato, con
alianzas, tercerizadas, etc.);
Amplitud en cuanto a lo desagregacin de unidades
organizativas;
Niveles jerrquicos y organizacionales;
Tipos de departamentalizacin o utilizarse;
Niveles y grados de delegacin y empoderamiento.

PASOS PARA LA FORMULACIN


DEL ROF
2. DISEO DE LA PROPUESTA
2.1. Perfil General de la Propuesta
2.2. Estructura Preliminar
(formulacin de la propuesta)
2.3. Anlisis de Asignacin de
Funciones
2.4. Redaccin del ROF

PASOS PARA LA FORMULACIN


DEL ROF
Diseo de la Propuesta:
Perfil General de la Propuesta Para la elaboracin
del ROF se deber: Observar las disposiciones
sobre creacin, organizacin y funciones
contenidas en las normas que regulan el proceso
de modernizacin y descentralizacin del Estado:
a) Observar el principio de legalidad de las
funciones. Las funciones y actividades que realice
la Administracin Pblica a travs de sus
dependencias, entidades y organismos deben
estar plenamente justificadas y amparadas en las
normas sustantivas y reflejarse en sus normas de
organizacin y funciones.

PASOS PARA LA FORMULACIN


DEL ROF
b)

Disear la organizacin con criterios de simplicidad y


flexibilidad que permitan: a. Cumplimiento de los fines
de la Entidad. b. Mayores niveles de eficiencia. c. Una
mejor atencin a los ciudadanos;

c)

Observar el principio de especialidad conforme al


cual: a. Se debe integrar las funciones afines, b.
Eliminar posibles conflictos de competencia, y c.
Cualquier duplicidad de funciones entre sus rganos
y unidades orgnicas o con otras entidades de la
Administracin Pblica;

d)

Todas las funciones y competencias que las normas


sustantivas establecen para una entidad, deben ser
recogidas y asignadas a algn rgano de sta.

OPERATIVIZAR LOS
CRITERIOS
a) QU ESTRUCTURA BASICA?
b) CMO REFORZAR?
c) QU ARTICULAR EN LOS NIVELES DE
GOBIERNO?
d) CMO HORIZONTALIZAR Y ARTICULAR?
e) QU TERCERIZAR Y EXTERNALIZAR?
f) CMO FORTALECER LA CULTURA
ORGANIZACIONAL?

PASOS PARA LA FORMULACIN


DEL ROF
Estructura Preliminar Debe explorase que
existen nuevos modelos de organizacin que
podemos implementar en el ROF, tales como:
Multidivisionales: tipo holding con una cabeza
central y unidades autnomas como centros de
eficiencia por resultados; Redes; con direccin
horizontal e integracin a travs de las
tecnologas
de
informacin;
Virtuales:
concentradas en su competencia esencial, con
costos fijos bajos y una red de socios que les
permite trabajar con costos variables en
funcin de la demanda.

PASOS PARA LA FORMULACIN


DEL ROF
Diseo de la Propuesta:
Definidas las funciones generales y especficas que debe cumplir la
entidad, se deber proceder a agruparlas de la manera ms
adecuada para cumplir de forma eficiente con la misin y objetivos
institucionales, definiendo su estructura orgnica y asignando
funciones por rganos y unidades orgnicas en la entidad.
Funciones
Especficas de
rgano

Funciones Especficas de
Unidades Orgnicas
Funciones Especficas de
Unidades Orgnicas
Funciones Especficas de
Unidades Orgnicas

ENTIDAD
FUNCIONES
GENERALES

Funciones
Especficas de
rgano

Funciones Especficas de
Unidades Orgnicas
Funciones Especficas de
Unidades Orgnicas
Funciones Especficas de
Unidades Orgnicas

Funciones
Especficas de
rgano

Funciones Especficas de
Unidades Orgnicas
Funciones Especficas de
Unidades Orgnicas
Funciones Especficas de
Unidades Orgnicas

PASOS PARA LA FORMULACIN


DEL ROF
Anlisis de Asignacin de Funciones (formulacin de
la propuesta) Deber propiciarse que la alta direccin
establezca definiciones para orientar el diseo en
relacin a algunos puntos crticos: Por ejemplo: La
organizacin estar vinculada a los fines y los planes
o a la inercia: se reforzara la funcin de gobierno y
direccin a travs de la centralizacin de la
informacin o a travs de la toma decisiones. En
consecuencia cuales son los grados de delegacin y
empoderamiento
de
equipos;
directivos
y
profesionales; la estructura se orientara a establecer
pocos niveles verticales, desconcentrndola y
horizontalizndola, articulndola en redes; cual ser el
grado de integracin o la externalizacin y
tercerizacin de sus actividades; La articulacin en
redes con usuarios y proveedores; las operaciones
autnomas o en alianzas con otras organizaciones; la
articulacin con las tecnologas de informacin.

FORMULACION DE LA PROPUESTA
ROF Vigente
rganos y
Unidades
Orgnicas
(Hasta el 2do
Nivel
Organizacional
)
Alta Direccin
Consultivos
Control
Institucional
Lnea
Apoyo
Asesoria

Funciones

ROF Propuesto
Unidade
s
Orgnic
as
Derivad
as

rganos y
Unidades
Orgnicas
(Hasta el
2do Nivel
Organizaci
onal)

Funcio
nes

Unidades
Orgnica
s del 3er
Nivel
Organiza
cional

Funciones

Sustentac
in de los
cambios

DEL CONTENIDO DEL ROF


El ROF contendr ttulos, captulos y
artculos teniendo en cuenta los rubros y
metodologa que se detallan a
continuacin:
a) Titulo Primero: De las Disposiciones Generales
b) Titulo Segundo: De la estructura orgnica
c) Titulo Tercero: De las relaciones
Interinstitucionales
d) Anexo

REDACCIN DEL ROF

Para la redaccin debe tenerse en cuenta el contenido que


debe desarrollar el ROF teniendo en cuenta los rubros y
metodologa que se detallan a continuacin:
TTULO PRIMERO: DE LAS DISPOSICIONES GENERALES
En este titulo se desarrollar:
Naturaleza Jurdica: Caractersticas de la personera jurdica de la
Entidad conforme a las disposiciones legales de organizacin y
funciones. (Ministerio/ OPD/ rgano Desconcentrado/ Gobierno
Regional/ Gobierno Local).
Entidad de la que depende: De ser el caso y el tipo de
dependencia que existe (funcional, tcnica y/o administrativa).
Jurisdiccin: Estableciendo el mbito territorial sobre el que
ejerce sus competencias la entidad.
Funciones Generales de la Entidad: Conjunto de acciones
fundamentales o actividades que debe realizar la entidad para
cumplir su misin y objetivos establecidos.
Base Legal: Se refiere a las normas sustantivas que establecen
las funciones de la entidad.

REDACCIN DEL ROF


TTULO SEGUNDO: DE LA ESTRUCTURA ORGNICA
En este titulo se desarrollar la estructura orgnica de las entidades, incluyendo
los casos en que se ha previsto por excepcin el tercer nivel organizacional,
indicando los siguientes tipos de rganos:
rganos de Alta Direccin: Les corresponde dirigir la entidad, supervisar sus
actividades, reglamentar y aprobar polticas pblicas, en general ejercer las
funciones de direccin poltica y administrativa de la entidad.
rganos Consultivos: Les corresponde analizar y expresar opinin, no vinculante,
sobre aspectos institucionales que se les solicite.
rgano de Control Institucional: Ejerce la supervisin y control en el uso de
recursos pblicos, de acuerdo a Ley.
rganos de Asesoramiento: Les corresponde orientar la labor de la entidad y de
sus distintos rganos de la entidad mediante actividades tales como la
planificacin, la asesoria tcnica y la coordinacin.
rganos de Apoyo; Les corresponde ejercer las actividades de administracin
interna que permiten el desempeo eficaz de la entidad y sus distintos rganos en
el cumplimiento de las funciones sustantivas. Entre estas funciones pueden
incluirse las de presupuesto, contabilidad, racionalizacin, organizacin, recursos
humanos, sistemas de informacin y comunicacin, asesora jurdica, gestin
financiera, gestin de medios materiales y servicios auxiliares.
rganos de Lnea: Les corresponde formular, ejecutar y evaluar polticas pblicas y
en general realizar las actividades tcnicas, normativas y de ejecucin necesarias
para cumplir con los objetivos de la entidad en el marco de las funciones que las
normas sustantivas atribuyen a sta.
rganos Desconcentrados: Son rganos de la entidad con funciones especficas,
asignadas en funcin de un mbito territorial determinado. Actan en
representacin y por delegacin de sta dentro del territorio sobre el cual ejercen
jurisdiccin.

REDACCIN DEL ROF


En el ROF no debe hacerse referencia a los cargos ni al nivel o rango de
quienes encabezan los distintos rganos y unidades orgnicas de la
Entidad.
Determinacin de funciones:
Las funciones que cumplen las entidades y cada uno de sus rganos y
unidades orgnicas se derivan del marco legal sustantivo en el que se
establece sus competencias por lo que su determinacin en el ROF se
deber considerar que las funciones que se determinan deben permitir
que los rganos cumplan con lo dispuesto en las normas sustantivas,
los sistemas administrativos y las normas de aplicacin general, cuando
sea el caso.
Las funciones correspondientes a las unidades orgnicas se derivan de
las funciones definidas para el rgano del que dependen. En todos los
casos las funciones derivadas deben ser homogneas y concordantes
con aquellas de las cuales se derivan, siguiendo una secuencia
jerrquica.
Las funciones asignadas a un mismo rgano o unidad orgnica deben
ser afines, compatibles y/o complementarias.
Cuando se trate de funciones de coordinacin entre rganos, deber
especificase dicha funcin en cada uno de ellos.
Cuando se trate de funciones de coordinacin interinstitucional, deber
especificarse la institucin con la que aquella se realiza.

REDACCIN DEL ROF


TTULO TERCERO: DE LAS RELACIONES
INTERINSTITUCIONALES
En este ttulo se especificar la facultad
que tiene la Entidad de mantener relaciones
con otras entidades de la Administracin
Pblica cuyos objetivos sean concurrentes
o complementarios a los fines que persigue
la Entidad.
Anexo: Organigrama de la Entidad que
refleje la estructura orgnica de la misma.

CONSEJO DIRECTIVO
La configuracin del Consejo Directivo
de una Entidad solo procede en
aquellos casos previstos por la Ley. Si
la Ley no norma los integrantes y su
nmero, as como sus funciones y
dems
caractersticas,
estos
se
debern establecer en el ROF. De ser
este el caso, el numero de miembros
del Consejo Directivo no podr exceder
de cinco (5).

CONSEJOS CONSULTIVOS
Las funciones de los Consejos Consultivos de
los Ministerios constituidos por Ley deben estar
establecidas en el ROF. Sus miembros pueden
ser designados por la propia Ley que los crea,
mediante el mecanismo previsto por ella o por el
Titular de la Entidad. Ejercen el cargo de forma
ad-honorem.
Los Consejos Consultivos no pueden tener
unidades orgnicas y, en caso de requerir una
secretara tcnica, el ROF deber sealar el
rgano o unidad orgnica que ejercer dicha
funcin.

DE LA MXIMA AUTORIDAD
ADMINISTRATIVA
En toda entidad debe estar definida la mxima autoridad
administrativa, que forma parte de la Alta Direccin y acta
como nexo de coordinacin entre esta y los rganos de
asesoramiento y de apoyo.
En los Ministerios esta funcin es ejercida por la Secretara
General; en los Gobiernos Regionales por la Gerencia
Regional y en los Gobiernos Locales por la Gerencia
Municipal. En los organismos pblicos descentralizados la
mxima autoridad administrativa se denominara Secretara
General, salvo que mediante norma legal se le asigne una
denominacin distinta.
La denominacin de gerencia solamente se acepta para el
caso de aquellas entidades que prestan servicios y ejecutan
obras y se estructuran bajo el criterio de organizacin
empresarial.

RESUMEN DEL CAMBIO


REAS

ACTUAL

CORTO PLAZO LARGO PLAZO

GERENCIA DE
LNEA

10

07

06

U/O LNEA

30

27

19

PROGRAMAS
Y PROYECTOS

04

02

----

GERENCIA DE
APOYO

09

09

08

DESCENTRALI
ZADOS

15

09

12

PASOS PARA LA FORMULACIN


DEL ROF
3. ACCIONES COMPLEMENTARIAS
3.1. Formulacin del Informe Tcnico
Sustentatorio
3.2. Aprobacin
3.3. Estrategia de Implementacin

INFORME TCNICO
SUSTENTATORIO
La aprobacin del ROF debe ampararse en un Informe Tcnico
Sustentatorio, el cual puede ser:

POR MODIFICACIN
1.

Justificacin
a)

2.

Anlisis de
Consistencia

3.

Efectos
Presupuestales

POR CREACIN DE
NUEVA ENTIDAD O
FUSIN

POR MODIFICACIN
PARCIAL

a)

Anlisis
Funcional

Comparativo de
Gastos

1.

Justificacin

2.

Plan de
Implementacin

3.

Efectos
Presupuestales

Se deber incluir la Ficha Tcnica publicada en el portal electrnico


de la Presidencia del Consejo de Ministros.

ITS POR MODIFICACIN DEL ROF


INCLUIR:
Seccin 1.- Justificacin
Sustentar la necesidad de la existencia de la nueva
estructura y funciones de la Entidad.

a) Anlisis Funcional.(i) Identificacin de las nuevas funciones


establecidas en el ROF propuesto as como de
aquellas que han sido suprimidas o modificadas
en relacin con el ROF vigente y sustento legal
de cada una de estas funciones; y
(ii) Sustento tcnico de la inclusin, modificacin
o supresin de cada una de estas funciones,
segn corresponda.

FUNCIONES
DE
RGANOS

SUPRIMIDAS

MODIFICADAS

FUNCIONES
GENERALES

FUNCIONES
DE
RGANOS

SUSTENTO
LEGAL
VIGENTES

FUNCIONES
DE
RGANOS

NUEVAS

b) Anlisis de Estructura.(i) Razones que sustenten la creacin de


cada uno de los nuevos rganos y
unidades
orgnicas,
cuando
corresponda. Para estos efectos, debe
desarrollarse una explicacin detallada
de por qu las nuevas funciones no
pueden se asumidas por los rganos
existentes;
(ii) El organigrama vigente; y,
(iii) el organigrama propuesto.

c) Anlisis de no duplicidad de funciones, con


nfasis en las funciones generales e la
Entidad y en las de sus rganos de lnea, en
relacin con otras entidades del sector
publico que realizan funciones o actividades
similares o que persiguen fines iguales o
semejantes.
d) En caso de que la nueva estructura implique
cambios sustantivos en el Cuadro de
Asignacin de Personal, se incluir la
propuesta del nuevo CAP. Se entiende por
cambios sustantivos el incremento, reduccin
o reubicacin interna de al menos quince por
ciento (15%) del personal de la entidad.

e) De ser el caso, se incluir un acpite en el


cual se explique la simplificacin y
optimizacin de procesos, con detalle y
justificacin
de
cada
uno
y su
especializacin.
f) Siempre que se establezca la posibilidad
de tercerizar determinadas labores de los
rganos de asesoramiento o de apoyo de
la entidad, se incluir la identificacin de
los
rganos
responsables
de
la
supervisin
de
las
actividades
tercerizadas.

SECCIN 2.- ANLISIS DE CONSISTENCIA

Se debe sustentar la coherencia


entre
la
estructura
orgnica
propuesta
y
los
objetivos
institucionales contemplados en
documentos de planeamiento de
carcter
multianual
y
otros
instrumentos que expresen las
polticas sectoriales, regionales o
locales.

COHERENCIA
PLANES / POLTICAS

OBJETIVOS / METAS

SECCIN 3. EFECTOS PRESUPUESTALES


Sustentar la coherencia entre la estructura orgnica
propuesta y el financiamiento con que cuenta la
entidad con un horizonte de tres aos. Para ello se
incluir la siguiente informacin:

a) Cuadro comparativo de los gastos de operacin de


la estructura vigente y la propuesta.
b) Cuando se han previsto la tercerizacin se incluir el
anlisis costo-beneficio que sustenta esa decisin.
c) En el caso en que la nueva estructura orgnica
represente un mayor gasto corriente, se incluir la
sustentacin del financiamiento de ste as como la
proyeccin de gasto corriente con un horizonte de
tres aos.

ITS POR MODIFICACIN PARCIAL


Cuando la modificacin parcial del ROF no
represente cambios en la estructura
orgnica o en el presupuesto aprobado de
operacin y funcionamiento para la entidad
mayores a un cinco por ciento (5%) en el
ejercicio presupuestal vigente, el Informe
Tcnico solo versara sobre lo contenido en
los incisos a) de la seccin primera (Anlisis
Funcional) y a) de la seccin tercera (Cuadro
Comparativo de Gastos de Operacin).

APROBACIN
El proyecto de ROF, el Informe
Tcnico
Sustentatorio
y
el
proyecto de dispositivo legal
aprobatorio
deben
estar
debidamente visados por el
rgano responsable del su
elaboracin y el rgano de
asesora jurdica de la entidad o el
que haga sus veces.

DE LA APROBACIN DEL ROF

La aprobacin del ROF de las entidades se realizara de acuerdo al siguiente


esquema:
Institucin

Dispositivo Legal

Ministerios,
Organismos
Pblicos
Descentralizados y otros Organismos
Pblicos con calidad de pliego presupuestal
adscritos a la Presidencia del Consejo de
Ministros o a los Ministerios, con
independencia de la denominacin formal
que las normas les reconozcan.

Por Decreto Supremo

Poder Judicial, Ministerio Publico, Jurado


Nacional de Elecciones, Oficina Nacional de
Procesos Electorales, Registro Nacional de
Identificacin y Estado Civil, Consejo
Nacional de la Magistratura, Defensoria del
Pueblo, Contralora General de la Republica,
Tribunal Constitucional y Universidades
Publicas.

Por Resolucin del Titular

Gobierno Regional

Por Ordenanza Regional

Municipalidades

Por Ordenanza Municipal

Organismos Pblicos Descentralizados de


Gobiernos Locales

Por Ordenanza Municipal

PRINCIPIO DE
ORGANIZACIN E
INTEGRACIN

Las entidades del Poder Ejecutivo:


1. Se organizan en un rgimen jerarquizado y
desconcentrado cuando corresponda, sobre
la base de funciones y competencias afines,
evitando la duplicidad y superposicin de
funciones.
2. Coordinan y cooperan de manera continua y
permanente con los Gobiernos Regionales y
Gobiernos Locales en el marco de la Ley y la
Constitucin Poltica del Per.
3. Se relacionan con los otros Poderes del Estado
y Organismos autnomos, con arreglo a la
Constitucin Poltica del Per y la ley.
4. Ejercen con imparcialidad y neutralidad los
poderes que les han sido conferidos

PRINCIPIO DE COMPETENCIA
1. El Poder Ejecutivo ejerce sus
competencias sin asumir funciones y
atribuciones que son cumplidas por
los otros niveles de gobierno.
2. El Poder Ejecutivo ejerce sus
competencias
exclusivas,
no
pudiendo delegar ni transferir las
funciones y atribuciones inherentes a
ellas

NORMAS GENERALES DE
ORGANIZACIN
1. En su organizacin interna, toda entidad del Poder
Ejecutivo aplica las siguientes normas: Las
normas de organizacin y funciones distinguen
aquellas que son sustantivas de cada entidad de
aquellas que son de administracin interna; y
establecen la relacin jerrquica de autoridad,
responsabilidad y subordinacin que existe entre
las unidades u rganos de trabajo.
2. Los rganos de lnea ejercen las funciones
sustantivas y su estructura no incluye unidades
de
administracin
interna.
Realizan
sus
funciones coordinando con los respectivos niveles
de gobierno.

FUNCIONES DE
ADMINISTRACION INTERNA
Son funciones de la administracin interna las
relacionadas con actividades tales como planeamiento,
presupuesto, contabilidad, organizacin, recursos
humanos, sistemas de informacin y comunicacin,
asesora jurdica, gestin financiera, gestin de medios
materiales y servicios auxiliares, entre otras. Los
reglamentos especifican las caractersticas de cada
funcin, su responsable y la proporcin de recursos
humanos asignados. Las funciones de administracin
interna se ejercen en apoyo al cumplimiento de las
funciones sustantivas. Estn referidas a la utilizacin
eficiente de los medios y recursos materiales,
econmicos y humanos que sean asignados.
Todas las entidades de! Poder Ejecutivo deben contar
con documentos de gestin que cumplan estos criterios.

ESTRATEGIA DE
IMPLEMENTACIN
Es conveniente que se formule una
estrategia
para
transitar
de
la
organizacin actual a la que se apruebe
en el ROF. Esta estrategia puede ser
gradual y contemple un conjunto de
disposiciones transitorias que sean
necesarias. Particular importancia debe
darse a la informacin de los cambios y
a la generacin de apoyo por parte de
los trabajadores y organizaciones de la
sociedad civil.

MUCHAS GRACIAS
Dr. JOS RODRGUEZ ARROYO
Consultor en Gestin Pblica

Telfono 225-4092
E-Mail: jrodriguez2@infonegocio.net.pe