Universidad

Tecnolgica De
Tabasco

TSU Gastronoma
2- E
Turno Matutino

Elaborado por todos los

estudiantes de este saln

Abastecimiento o
aprovisionamiento
El abastecimiento o aprovisionamiento es la funcin logstica mediante
la cual se provee a una empresa de todo el material necesario para su
funcionamiento. Su concepto es sinnimo de provisin o suministro.
Un correcto abastecimiento de productos y materiales en la empresa
permite disponer de:
o Un flujo interrumpido de materiales, suministros, servicios necesarios
para el funcionamiento de la organizacin.
o Mantener existencias en cantidad suficiente para operar, fabricar o
comercializar nuestra oferta de productos y servicios.
o Atender nuestra demanda en tiempo y forma y con un nivel de
calidad adecuado.
o Para ello, necesitaremos:
Definir tcnicamente los productos y materiales que se necesitan.
Buscar y mantener relacin con proveedores competentes.
Comprar los elementos y los servicios necesarios al precio ms bajo
posible, sin renunciar a una calidad mnima establecida.

 Abastecimiento de Almacn Mercancas o gneros A los efectos

de este curso, entenderemos gnero y mercanca como
sinnimos. Las mercancas son todos los recursos materiales que
necesita la empresa para operar, tales como:
o Mobiliario, maquinaria
o Herramientas, tiles de trabajo, tiles de oficina
o Lencera de habitaciones y restaurante
o Productos para el mantenimiento y limpieza de instalaciones
o Materias primas para nuestra produccin
o Productos para realizar nuestros servicios
o Productos para la venta
o Dependiendo de si las mercancas son de larga o corta duracin,
marcaremos un nivel de stock mnimo para cada elemento, de
manera que tengamos suficiente para operar. Pero tambin es
necesario establecer un nivel mximo de stock pues de lo
contrario la mercanca corre el riesgo de estropearse, caducar,
daarse, quedarse anticuada y nos ocupa un espacio y un dinero
que podramos estar utilizando de manera ms productiva, ms
rentable.

STOCKS

QU ES UN STOCK? Llamamos stocks o existencias de una

empresa al conjunto de materiales y artculos que se
almacenan, tanto aquellos que son necesarios para el proceso
productivo, como los destinados a la venta.
Escasez: Sirve para protegernos ante la posibilidad de que las
provisiones lleguen tarde o la demanda sea mayor de lo
previsto. Economa de escala: La fabricacin de grandes
cantidades de producto puede servir para disminuir los costes
los costes de produccin. Razones comerciales: La acumulacin
de stocks es una garanta de que podemos cubrir la demanda
de un producto, es decir, un motivo para almacenar es tener el
articulo disponible cuando lo demande el cliente.
Stock mnimo: Es aquella cantidad de materias primas o
materiales que necesita la lnea de produccin o la lnea de
servicio para satisfacer su demanda, mientras espera la
llegada de los productos. Stock mximo: Es la cantidad mayor
de existencias que se pueden mantener en un almacn.

PROVEEDORES
Proveedor es la persona o empresa que abastece con algo a otra empresa o a
una comunidad. El trmino procede del verbo proveer, que hace referencia a
suministrar lo necesario para un fin.
Es importante establecer que bsicamente existen dos tipos claramente
diferenciados de proveedores. Por un lado, estn los de bienes, que son los
que aportan, venden y surten de objetos o artculos tangibles. Ejemplos de
ellos son los proveedores de bebidas para bares y restaurantes o los de
madera para las carpinteras.
Por otro lado, estn los de servicios que, como su propio nombre indica, no
ofrecen algo material sino una actuacin que permite que sus clientes
puedan desarrollar su actividad con total satisfaccin.
Es decir, se conoce como proveedor de servicios a la empresa que presta
servicios a otras empresas. El negocio ms habitual de los proveedores de
servicios es la oferta de suscripciones o contratos. La telefona mvil, el
acceso a Internet y el alojamiento de sitios web son algunos de los negocios
de los proveedores de servicios

Orden y Clasificacin de Mercanca

Orden y clasificacin
Las mercancas de la empresa deben mantenerse ordenadas y clasificadas de
manera que se facilite su uso en la operacin del negocio.
Se debe asignar una identificacin a cada producto y unificar esta
identificacin para todas las reas (compras, control de inventario,
administracin, produccin, ventas).
La identificacin debe estar codificada.
Cada material o producto se tiene que ubicar segn su clasificacin e
identificacin en pasillos, estantes, espacios marcados para facilitar su
localizacin.
Esta misma localizacin debe marcarse en las tarjetas correspondientes de
registro y control.
La disposicin del almacn deber ser lo ms flexible posible para poder
realizar modificaciones con la mnima inversin.
Cuando se establezca el orden y la ubicacin de cada producto debe pensarse
en cundo y cmo se va a necesitar, para facilitar el movimiento de mercancas.
Una persona concreta debe ser responsable de mantener el orden y clasificar
las mercancas con sus cdigos correspondientes, tanto a la entrada como a la
salida del almacn

Rotacin de
Stocks
El almacn es por definicin un espacio improductivo, no aade valor a
nuestro producto o servicio. Pero nos es imprescindible para funcionar con
normalidad, para atender en tiempo y forma a nuestros clientes. Por eso es
clave que lo almacenado tenga un movimiento rpido de entrada y salida, o
sea una rpida rotacin: un ciclo gil de compra, uso y renovacin de
mercancas). Todo manejo y almacenamiento de materiales y productos es
algo que eleva el costo del producto final sin agregarle valor. Adems,
aumentamos en riesgo de perder o estropear la mercanca almacenada.
Establecer unos niveles correctos de stocks mnimos y mximos aumentar
nuestros beneficios. Pero no hay frmulas mgicas. Cada empresa debe
estudiar su ciclo de produccin y venta y calcular estos mximos y mnimos.
Tambin depender mucho de la disponibilidad de los proveedores que
necesitamos.

Supervisin de control
Los tres principios anteriores tienen su complemento
en este cuarto principio: se debe establecer una
supervisin y control continuo para garantizar que los
procedimientos y formatos se cumplen en tiempo y
forma: el orden, la clasificacin, la rotacin, las
medidas de seguridad, la limpieza.
Esta tarea de supervisin normalmente la asume la
persona encargada del almacn. No es conveniente
que el acceso a la mercanca sea desorganizado, que
entren y salgan diferentes personas al almacn; es
mucho ms conveniente que sea slo una persona
quien tiene llave del mismo y es responsable de entrar,
organizar, controlar y sacar la mercanca que se
mantiene almacenada.

Algunas reglas comunes a tener en cuenta sobre la

supervisin y control de almacn e inventarios:
Toda operacin de entrada o salida del almacn requiriere
documentacin autorizada segn sistemas existentes.
La entrada al almacn debe estar prohibida a toda persona que no
est asignada a l, y estar restringida al personal autorizado por la
gerencia o departamento de control de inventarios
La custodia fiel y eficiente de los materiales o productos debe
encontrarse siempre bajo la responsabilidad de una solo persona en
cada almacn.
El personal de cada almacn debe ser asignado a funciones
especializadas de recepcin, almacenamiento, registro, revisin,
despacho y ayuda en el control de inventarios.
Debe existir un sola puerta, o en todo caso una de entrada y otra de
salida (ambas con su debido control).
Hay que llevar un registro al da de todas las entradas y salidas.
Es necesario informar a control de inventarios y contabilidad todos
los movimientos del almacn (entradas y salidas) y a programacin
de y control de produccin sobre las existencias
Es recomendable que los inventarios fsicos (recuento peridico para
cuadrar con la contabilidad) los haga personal ajeno al almacn.

Flujo de
Mercanca
El movimiento de productos y materiales
Como estamos viendo, el abastecimiento, almacenaje y
control de mercancas debe ajustarse a unas normas y
principios pero estar en funcin del espacio disponible, del
sistema de produccin de cada empresa y de la disponibilidad
de proveedores en su mercado en concreto. As, el empresario
o empresaria debe estudiar con su equipo de trabajo cul es
exactamente el movimiento o flujo que se necesita para cada
tipo de mercanca y, en funcin de eso, establecer sus
polticas, procedimientos y formatos para regular, organizar,
el correcto movimiento de productos y materiales.

Organizacin de almacn
La manera de organizar u administrar el departamento de
almacenes depende de varios factores tales como el tamao y el
plano de organizacin de la empresa, el grado
dedescentralizacindeseado, a variedad de productos fabricados,
la flexibilidad relativa de los equipos y facilidades
demanufacturay de la programacinde la produccin. Sin
embargo, para proporcionar un servicio eficiente, las siguientes
funciones son comunes a todo tipo de almacenes:

Recepcin de Materiales
Registro de entradas y salidas del Almacn.
Almacenamiento de materiales.
Mantenimiento de materiales y de almacn.
Despacho de materiales.
Coordinacin del almacn con los departamentos de control de
inventarios y contabilidad.

Tipos De Almacn
Tipos de almacenes Dependiendo de las operaciones a realizar los almacenes
pueden estar centralizados (toda la mercanca en un lugar) o descentralizados
(diferentes almacenes para diferentes mercancas). Dependiendo del espacio
disponible, los almacenes pueden estar constituidos por locales nicos o por
una serie de locales separados o secciones comunicadas. Dependiendo de las
mercancas que contiene podemos encontrar diferentes tipos de almacn:

Almacn general: en un solo lugar tenemos todo tipo de mercancas,

separando, por secciones, cada grupo de materiales, segn sus necesidades
de conservacin y de utilizacin

Almacn de materia prima y partes componentes: Este almacn tiene como

funcin principal el abastecimiento oportuno de materias primas o partes
componentes a los departamentos de produccin.

 Almacn de Materiales Auxiliares: Los materiales auxiliares o tambin

llamados indirectos son todos aquellos que no son componentes de un
producto pero que se requieren envasarlo o empacarlo. Ejemplos:
lubricantes, grasa, combustible, etiquetas, envases, etc.

Almacn de Productos en Proceso: Si los materiales o artculos semiterminados son guardados bajo custodia y control, intencionalmente
previstos por la programacin, se puede decir que estn en un almacn de
materiales en proceso. 10 Aprovisionamiento y control de productos y
materiales Abastecimiento de Almacn.

Almacn de Productos Terminados: El almacn de productos terminados

presta servicio al departamento de ventas guardando y controlando las
existencias hasta el momento de despachar los productos a los clientes.

 Almacn de Herramientas: Un almacn de herramientas y equipo, equipos y tiles

que se prestan a los distintos departamentos y operarios para la produccin o el
mantenimiento.

Almacn de Materiales de Desperdicio: Los productos partes o materiales que no

tienen salvamento o reparacin, se aconseja que sean almacenados y controlados por
separado, ms si hablamos de basuras y desperdicios orgnicos o qumicos.

Almacn de Materiales Obsoletos: Los materiales obsoletos son los que han sido
descontinuados en la programacin de la produccin por falta de ventas, por deterioro,
por descomposicin o por haberse vencido el plazo de caducidad. La razn de tener un
almacn especial para este tipo de casos, es que los materiales obsoletos no deben
ocupar los espacios disponibles para aquellos que son de consumo actual.

Almacn de Devoluciones: Aqu llegan las devoluciones de los clientes, en el se

separan y clasifican los productos para reproceso, desperdicio y/o entrada a almacn.

Ficha De
Registro
Se les denomina as porque recopilan los datos de
las fuentes consultadas en los diversos recintos
(bibliotecas, hemerotecas, videotecas, etc.).
Actualmente hay diversas formas de referir cada
una de las fuentes que se utilizan, por ejemplo,
est el modelo propuesto por la Asociacin de
Lenguas Modernas (MLA) o el de la Asociacin
Americana de Psicologa (APA). En este apartado
retomaremos el formato APA para ejemplificar
cmo es que se debe utilizar.
A continuacin le mostraremos una ficha de
almacn.

Compras y Devolucin a Proveedores

EnWAM, una Devolucin a Proveedores, se emplea para
documentar una devolucin de mercancas a un proveedor en
especfico.
Puede registrarse en la opcinCompras - Devolucin a
Proveedores, los datos a registrar principalmente son:

Otra opcin para registrar una

Devolucin a Proveedores es:
Compras - reportes - Buscar Proveedor. Se
busca al proveedor y en la parte inferior de la
pantalla se selecciona el recuadro de[Devolucin
a proveedores]
Notas Encabezado:
Los campos Punto de Envo, Enviar por y Forma de
Facturacin son opcionales, y pueden ser de gran
utilidad.
Los departamentos permiten clasificar los
documentos y obtener reportes por departamento
(VerSistema - Departamentos)
El almacn es opcional"

Otra opcin para registrar una

Devolucin a Proveedores es:
Los grupos de productos son tiles en la bsqueda de un producto o
servicio dentro de los documentos (VerProductos y servicios Grupos),
Para registrar los productos se posicionan en el campo "Nmero" y con el
signo%el sistema despliega el catlogo. Tambin puede registrar una
parte de cdigo de producto como24%para que presente todos los
cdigos que inician o contienen "24".
Los proyectos permiten clasificar eldetalle de documentos, marcando el
cuadro al lado izquierdo de "cantidad". Tambin podrn obtener reportes
por proyecto, inclusive estados de resultados por proyecto.
(VerProyectos - Enlistar proyectos)
Los documentos pueden enviarse desde WAM va correo electrnico en 2
formatos: HTML (con apariencia de hoja de internet)o con formato PDF con
una mejor presentacin. Ambos documentos no son modificables para el
que los recibe y WAM registra la fecha y hora de cundo fueron enviados
incluyendo un mensaje o comentario para el receptor.
Si requiere modificar el formato de Devolucin a Proveedores (Sistema Plantillas Latex) para el formato PDF, (Sistema - Plantillas HTML)
para formato HTML.

Organizacin y Ubicacin de la mercanca

La organizacin de mercancas dentro del almacn
Desde el momento en que las mercancas llegan a nuestro negocio, hay que ubicarlas
en el lugar adecuado y de forma ordenada. Empezamos sealando tres ideas clave:
Para distribuir los lugares de cada tipo de mercanca, tendremos sobre todo en cuenta
la necesidad de separar qumicos, de herramientas, de materiales comunes y de
alimentos y bebidas, as como la temperatura a la que deben conservarse cada tipo de
mercanca.
Tambin es importante que sean de ms fcil acceso las mercancas de mayor rotacin
(ms movimiento), relegando las zonas ms complicadas (altas o lejanas) para
mercanca que tiene baja rotacin.
Para ordenar la mercanca, tendremos en cuenta que, normalmente, en nuestros
almacenes, se utiliza el mtodo FIFO (por sus siglas en ingls first in first out) o PEPS
(primera entrada, primera salida). Por ejemplo, si en una estantera tenemos
almacenadas latas de cerveza, cuando llegue un nuevo pedido, pondremos las nuevas
cervezas detrs de las que ya tenemos, para garantizar que usaremos antes las que
antes compramos (la primera en llegar, ser la primera en salir).

Ubicacin y mantenimiento de la mercanca

Consideraciones Generales para ordenar cualquier tipo de mercanca:
La mercadera debe ser apilada en sentido de favorecer la
ventilacin.
Las etiquetas deben estar mirando hacia el frente
La disposicin de la mercadera debe ser realizada en forma prctica
y racional para que el material de uso constante pueda ser
guardado y retirado fcilmente
Nunca se debe apilar la mercadera directamente sobre el piso.
Colocarla sobre una tarima a 15 o 20 cm. del mismo
No permitir la presencia de objetos extraos al mbito de trabajo
Se deben vaciar las bolsas de cartn una vez abiertas y traspasar el
contenido a un recipiente plstico con tapa e identificarlos
En nuestros negocios tursticos es frecuente el caso de
almacenamiento de alimentos y bebidas (A y B). Estos productos
necesitan de un almacenaje y manipulacin especial, ya que est en
riesgo la salud de nuestros clientes. Adems, de no seguir las normas
de higiene y manipulacin necesarias, corremos el riesgo de
estropear la mercanca y perder grandes cantidades de dinero.

Recepcin De Materia Prima

Es la principal etapa en la elaboracin de alimentos,
ya que al ingresar al establecimiento pasa por una
revisin (olor, color, textura, etc.).

Este puede llegar a ser uno de los pasos ms

importantes para la elaboracin del producto,
porque de la materia prima que ingrese
depender el producto final

Condiciones
generales

Se condiciona en 11 puntos bsicos:

Deben ser procedentes de proveedores autorizados y que cumplan con la

higiene y sanidad reglamentarios.
Debe comprobarse y conservar toda la documentacin que acredite el
origen de la materia prima.
Se observar las caractersticas exteriores de los productos no envasados.
Los envases deben estar en buen estado, sin golpes o rayaduras y fechas de
vencimiento en orden.
No se recibirn alimentos que deban conservarse bajo fro si estn
expuestos a temperatura ambiente.
Rechazar todo producto que sea vendido como tal, que sea manipulado por
el distribuidor y transportador de manera inapropiada.
Tratndose de conservas o semiconservas enlatadas, estas no deben de
estar abombadas o con xido.
Adquirir productos congelados, comprobando que se hallen bien
conservados, con envases en buen estado, sin deformaciones.
Una vez recibida la materia prima, se debe manejar de tal forma que la
descarga y se debe almacenar con rapidez.
Los productos se almacenaran conforme a su categora y fecha respetando
su conservacin.
Los productos que muestren anomalas y no sean entregadas al proveedor
se identificaran y aislaran del lote.

Proceso De Almacenamiento
Colocar los productos en
los alojamientos
seleccionados acorde a
las necesidades de los
mismos

Reubicar los productos

cuando sea necesario,
garantizando la rotacin.
Esto empleando los
sistemas PEPS o UEPS

Mantener actualizados los inventarios.

Vigilar la fecha de vencimiento de los productos.
Velar por el cumplimiento de las normas de manipulacin y
almacenamiento

Mantener los productos

organizados de forma tal
que su conteo pueda ser
realizado de forma rpida
y efectiva

Otras acciones varias que

garanticen el
almacenamiento efectivo
de los productos

Distribucin
1. Distribucin
2. La distribucin trata de cmo hacer llegar fsicamente el producto (bien o servicio) al
consumidor.
3. Almacn de distribucin..
4. Un centro de distribucin es una infraestructura logstica en la cual se almacenan
productos y se embarcan rdenes de salida para su distribucin al comercio minorista o
mayorista.
5. Generalmente se constituye por uno o ms almacenes, en los cuales ocasionalmente
se cuenta con sistemas de refrigeracin o aire acondicionado, reas para organizar la
mercanca y compuertas, rampas u otras infraestructuras para cargar los vehculos.
6. Las compaas suelen definir la localizacin de sus centros de distribucin en funcin
del rea o la regin en la que este tendr cobertura, incluyendo los recursos naturales, las
caractersticas de la poblacin, disponibilidad de fuerza de trabajo, impuestos, servicios
de transporte, consumidores, fuentes de energa, entre otras.

7. As mismo esta debe tener en cuenta adems las rutas desde y hacia las plantas
de produccin, y a carreteras principales, o a la ubicacin de puertos martimos,
fluviales, areos, estaciones de carga y zonas francas.
8. La implementacin de centros de distribucin dentro de la cadena de suministro
surge de la necesidad de lograr una distribucin ms eficiente, flexible y dinmica,
es decir, asegurar una capacidad de respuesta rpida al cliente, de cara a una
demanda cada vez ms especializada. La implementacin tambin ofrece una
reduccin de costos en las empresas..
9. Otra ventaja es el hecho de generar mecanismos de vnculo fabrica cliente,
lo cual permite una atencin adecuada a pequeos puntos de venta, como kioscos,
cafeteras o restaurantes, con una alta tasa de entrada y salida de productos, los
cuales tienen habitualmente un corto plazo para hacer sus pedidos o un periodo
muy corto para su comercializacin.
10. La misin del almacn es corregir los desajustes entre produccin y consumo
(Stocks) o minimizar los costes de transporte

Transporte
El transporte de alimentos deber cumplir con las
siguientes condiciones:
A. Se realizara en condiciones tales que excluyan la contaminacin y/o la
proliferacin de microorganismos y protejan contra la alteracin del
alimento
o los daos del envase.
B. Los alimentos y materias primas que por su naturaleza requieran
mantenerse
refrigerados o congelados deben ser transportados y distribuidos bajo
condiciones que aseguren y garanticen el mantenimiento de las
condiciones
de refrigeracin o congelacin hasta su destino final.
C. Los vehculos que posean sistema de refrigeracin o congelacin, deben
ser
sometidos a revisin peridica, con el fin de que su funcionamiento
garantice
las temperaturas requeridas para la buena conservacin de los alimentos y
contaran con indicadores y sistemas de registro de estas temperaturas.

D. La empresa est en la obligacin de revisar los vehculos antes de cargar

los
alimentos, con el fin de asegurar que se encuentren en buenas condiciones
sanitarias.
E. Los vehculos deben ser adecuados para el fin perseguido y fabricados con
materiales tales que permitan una limpieza fcil y completa. Igualmente se
mantendrn limpios y, en caso necesario se someten a procesos de
desinfeccin.
F. Se prohbe disponer los alimentos directamente sobre el piso de los
vehculos. Para este fin se utilizaran los recipientes, canastillas, o
implementos de material adecuado, de manera que aslen el producto de
toda posibilidad de contaminacin y que permanezcan en condiciones
higinicas.

G. Se prohbe transportar conjuntamente en un mismo vehculo alimentos y

materias primas con sustancias peligrosas y otras que por su naturaleza
representen riesgo de contaminacin del alimento o la materia prima.

H. Los vehculos transportadores de alimentos debern llevar en su exterior

en
forma claramente visible la leyenda: Transporte de Alimentos.

I. El transporte de alimentos o materias primas en cualquier medio terrestre,

areo, martimo o fluvial dentro del territorio nacional no requiere de
certificados, permisos o documentos similares expedidos por parte de las
autoridades sanitarias.

Objetivos de control de compras

El control de compras es un departamento responsable en la organizacin
para realizar las actividades de compras. La gestin del departamento de
compras asegura que todos los bienes, servicios e inventario necesarios para
la operacin del negocio se ordenen y se encuentren a tiempo en la bodega.
Tambin es responsable de controlar el costo de los bienes ordenados, los
niveles de inventario y desarrollar buenas relaciones con los proveedores.
Compra de bienes
Todos los empleados que son parte del departamento de compras son
responsables de alguna forma por la solicitud de los bienes. Los bienes
incluyen los suministros y servicios necesarios para que contine las
operaciones del negocio. Los departamentos de compra tambin son
responsables de solicitar el inventario. Cuando se colocan las ordenes de los
bienes y servicios, los gerentes de compra deben asegurarse que los bienes y
servicios ordenados son los correctos. La gestin de compras tambin busca
identificar nuevos y mejores productos y materiales para que sean usados por
la empresa. El departamento de compras tambin es responsable de proveer
los bienes y servicios. Los empleados de compras buscan mtodos de entrega
y opciones para encontrar las mejores ofertas en los precios y mtodos de
envos. Al colocar las rdenes de compra, todos los empleados deben seguir
los procedimientos de compras establecidos por la compaa.

 Control de costos
Controlar el costo de los bienes y servicios es uno de los objetivos
principales de la gestin de compras. Los compradores siempre
buscan comprar lo mejor al mejor precio sin sacrificar la calidad. Ellos
tambin deben negociar con los proveedores los precios, las tarifas y
mtodos de envo para encontrar el mejor acuerdo.
Control de los niveles de inventario
La gestin de compra controla los niveles de inventario. Un objetivo es
mantener una oferta de inventario que sea lo ms baja posible, pero
con la garanta de que todos los bienes necesarios siempre estn
disponibles. Cuando una compaa invierte demasiado dinero en
inventario innecesario, este dinero es restringido innecesariamente. Al
monitorear los niveles de inventario para la bsqueda de patrones, el
departamento de compras puede controlar el nivel de inventario
disponible.
Relaciones con los proveedores
La gestin de compras tambin busca desarrollar relaciones fuertes
con los proveedores. Cuando las relaciones son fuertes, se mantiene la
responsabilidad y confianza entre las partes. Esto es beneficioso para
ambas compaas. El departamento de gestin de compras utiliza
proveedores que ofrecen buenos negocios y servicios .

Compras
Listado de artculos. Una vez definida la carta (si se trata
de productos de alimentacin y bebidas) el sistema de
trabajo, los mtodos de produccin , etc. Se elabora la
lista de artculos necesarios, la tendencia en los hoteles es
a minimizar el numero de artculos, ya que ello contribuye
a disminuir costes financieros y de almacenamiento. Es
fundamental elaborar especificaciones de calidad para
todos los artculos, en las cuales se recogen los
componentes fundamentales del mismo.
Pedido interno. Teniendo en cuenta lo anterior cada jefe de
departamento tiene una lista de artculos autorizados, a
partir de la cual para reposicin de artculos en su
departamento, elabora una nota de pedido interno que
entrega en almacn para que le sea despachado. Si hay
existencias se despacha y se deja constancia de ello
mediante la firma del vale de pedido en seal de haber
recibido la mercanca.

 Pedido externo. Cuando las existencias en el almacn

general llegan a su mnimo establecido, el jefe de
compras elabora la solicitud comprada o pedido
externo, generalmente se enva por fax o se entrega al
proveedor cuando trae el pedido anterior.
Recepcin de la mercanca. Cuando llega la mercanca
el responsable del almacn avisa al jefe del
departamento, se coteja la mercanca recibida con el
pedido y firman el albarn del proveedor. Bajo ningn
concepto se puede aceptar mercanca que no traiga el
correspondiente albarn de entrega, ya que es el
documento justificativo de la transaccin mercantil.
Listado de proveedores autorizados. Una vez definidos
los artculos el jefe de compras ha procedido a
seleccionar los proveedores mas adecuados, todo ellos
despus de haber estudiado profundamente el
mercado.

Pagos
Recepcin de facturas: los proveedores envan mensualmente su
factura con todos los albaranes servidos durante el mes. El jefe de
compras verifica que la factura incluye todas las compras servidas
en el periodo, segn sus hojas de ent6rada y que las cantidades y
los precios coinciden. Firma la lectura, actualiza el auxiliar de
proveedores y la entrega de a administracin.
Verificacin: un empleado de intervencin verifica que todos los
albaranes estn contabilizados, traspasa la deuda con el proveedor
de la cuenta de facturas pendientes de recibir o formalizar a la
cuenta del proveedor, dejando como soporte documental una copia
de la factura y todos los albaranes enviados por el proveedor.
Taln: prepara el taln (nominativo) para el pago y la entrega al jefe
de contabilidad. este coteja los datos de la factura (firmada por el
jefe de compras) con los del taln. Firma el taln o en su caso lo
pasa a la firma por la persona autorizada para realizar los pagos.
Pago y contabilizacin: se actualiza el auxiliar de proveedores, se
contabiliza el pago, y como documento del soporte se archiva la
factura, firmada por el jefe de compras y fotocopia del taln,
firmada por el proveedor, quien igualmente firma un recibo del
hotel o el recib en la propia de la factura.

Control De
Inventarios

La contabilidad para los inventarios forma parte muy importante para los sistemas de
contabilidad de mercancas, porque la venta del inventario es el corazn del negocio. El
inventario es, por lo general, el activo mayor en sus balances generales, y los gastos por
inventarios, llamados costo de mercancas vendidas, son usualmente el gasto mayor en
el estado de resultados.
Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancas, por ser sta su principal
funcin y la que dar origen a todas las restantes operaciones, necesitarn de una
constante informacin resumida y analizada sobre sus inventarios, lo cual obliga a la
apertura de una serie de cuentas principales y auxiliares relacionadas con esos controles.
Entres estas cuentas podemos nombrar las siguientes:
Inventario (inicial)
Compras
Devoluciones en compra
Gastos de compras
Ventas
Devoluciones en ventas
Mercancas en trnsito
Mercancas en consignacin
Inventario (final)

El Inventario Inicial representa el valor de las existencias de mercancas

en la fecha que comenz el perodo contable. Esta cuenta se abre cuando
el control de los inventarios, en el Mayor General, se lleva en base al
mtodo especulativo, y no vuelve a tener movimiento hasta finalizar el
perodo contable cuando se cerrar con cargo a costo de ventas o bien
por Ganancias y Prdidas directamente.
En la cuenta Compras se incluyen las mercancas compradas durante el
perodo contable con el objeto de volver a venderlas con fines de lucro y
que forman parte del objeto para el cual fue creada la empresa. No se
incluyen en esta cuenta la compra de Terrenos, Maquinarias, Edificios,
Equipos, Instalaciones, etc. Esta cuenta tiene un saldo deudor, no entra
en el balance general de la empresa, y se cierra por Ganancias y Prdidas
o Costo de Ventas. Devoluciones en compra, se refiere a la cuenta que es
creada con el fin de reflejar toda aquella mercanca comprada que la
empresa devuelve por cualquier circunstancia; aunque esta cuenta
disminuir la compra de mercancas no se abonar a la cuenta compras.

Gracias por su atencin

prestada