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Gestin Documental.

Lagestin
documentales
el
conjunto de tecnologas, normas y
tcnicas que permiten a la empresa
administrar
su
flujo
de
documentos a lo largo de el ciclo
de vida del mismo, ya sea bien
mediante
tcnicas
manuales
o
aplicando tecnologas que permiten
alcanzar
cotas
ms
altas
de
rendimiento,
funcionalidad
y

La

misin principal de un sistema de


gestin documental es elrastreo
almacenamiento y organizacin de
documentos electrnicos o imgenes
de documentos en papel.

Los sistemas de gestin documental


han de ofrecer medios de
almacenamiento, seguridad,
capacidad de recuperacin e
indexacin. Los documentos han de
estar siempre disponibles que se
necesiten de manera rpida y sencilla.

En lo que a seguridad se
refiere son dos las
principales funciones de
un sistema de gestin
documental: garantizar
la integridad de los
documentos, evitando
perdidas o deterioros de
los mismos yrestringir
el acceso a la
documentacin
solamente a las
personas autorizadas.

Ventajas de lagestin documental

La principal ventaja que aportan los


sistemas de gestin electrnicos
frente a los mtodos manuales, es
bsicamente elahorro de tiempo y
recursos. Las labores implicadas en
la gestin de un documento son a
grosso modo las
siguientes:clasificacin, registro,
distribucin, generacin de copias,
archivado y consulta.

Es necesario tambin resear los


costes que puede ocasionar para una
empresa la prdida, manipulacin
incorrecta o deterioro de cualquier
tipo de documento. En este caso es
muy difcil hacer una estimacin
fiable, ya que depende mucho del tipo
de documento perdido y de la
empresa, pero los efectos nunca son
inocuos.

El archivo
Lugar en el que se custodian
documentos pblicos o particulares (lo
que significa la existencia de archivos
no slo oficial sino tambin
semipblicos, comerciales o
particulares); conjunto de estos
documentos y el mueble/s que los
contienen (carpetas, guas, etc.,
donde se colocan).

Funciones del archivo:


La

principal funcin del archivo


consiste en la conservacin de
documentos, ya que la Ley obliga a
ello estableciendo unos plazos
mnimos de conservacin, durante
los cuales puede ser requerida su
presentacin.

Estos documentos se conservaran


debidamente ordenados y
clasificados. Esta conservacin
proporciona informacin sobre el
funcionamiento y los asuntos
tratados por la entidad. El archivo
ser eficaz cuando se encuentra
rpidamente lo que se busca.

Clases de archivos:
Segn el grado o frecuencia de utilizacin:
Archivos activos o de gestin:
Son los Archivos que son consultados
frecuentemente dentro del proceso de gestin. Se
conservan como satlites en las dependencias por
el tiempo que esta as lo determine, para darle
traslado al Central o Intermedio.
Cumple su vida til definida segn su frecuencia
de consulta, legislacin o importancia. Este
archivo es depurado normalmente

Clases de archivos:

Semiactivos: contienen
documentos provenientes de
archivos activos por haberse
realizado sobre ellos el trabajo
concreto.

Clases de archivos:
.
-

Inactivos: recoge los documentos


que habiendo perdido todo su valor
operativo y funcional, conservan
valor histrico, poltico, o
documental.

Segn el lugar de
emplazamiento:

Generales o centralizados:

A este Archivo son transferidos los


documentos de los Archivos de Gestin cuya
consulta no es tan frecuente, es decir,
cuando estn en su segundo ciclo de vida
(Semiactivos).
La documentacin permanecer en el
Archivo Central durante el tiempo estipulado
en la Tabla de Retencin Documental.

Segn el lugar de
emplazamiento:
Descentralizados o parciales: se encuentran
en las distintas dependencias de la entidad.
Estos a su vez pueden ser:
Departamentales o por secciones: En el
propio departamento por ser utilizado
constantemente por este.
Personales: De cada puesto de trabajo para
que pueda ser de acceso inmediato a la
persona que trabaja con ellos.

ARCHIVO HISTORICO O PERMANENTE

Es

la tercera y ltima etapa del ciclo


vital de los documentos. A este
Archivo se transfieren aquellos
documentos que por su valor para la
investigacin, la ciencia y la cultura,
deben conservarse
permanentemente.

Condiciones ambientales y de seguridad.

Ubicar

en un lugar donde no exista ninguno


de los peligros para los documentos a causa
de la ubicacin, el entorno, el fuego,el
agua, los almacenamientos inadecuados,
los robos, el vandalismo, elterrorismo.
Rentable y con poco coste energtico,
valorado para toda su vida planificada
(mnima de 20 aos) y, preferentemente,
con espacio para ampliaciones ms all de
la duracin planificada.

Condiciones ambientales y de seguridad.

Donde

los equipos funcionen siempre


correctamente.
Donde exista unaestrategiaglobal de
proteccin
contraincendios,
preferentemente con unsistemade
extincin
automtico
mediante
rociadores
deaguao
ungashomologado por su efectividad,
menor coste y mayorrespetoecolgico.

Condiciones ambientales y de seguridad.

Sistemas

de climatizacin.
Donde cada tipo de material se
almacene en el entorno ms
apropiado (requisitos especficos
para los materiales fotogrficos,
sobre todo respecto a su
aclimatacin antes de una consulta)

Mobiliario de archivo

Mobiliario de archivo:Mobiliario de archivo metlico,


Mobiliario de archivo modular, Mobiliario de archivo
modular ArchivoTec, Mobiliario de archivo Multiuso,
Mobiliario de archivo plano.
Carritos
Lmparas:Lmparas de pie, Lmparas de sobremesa.
Mesas:Mesas de centro, Mesas paraimpresora, Mesas de
oficina, Mesas para ordenador.
Postes
Protectores de suelo
Sillas:Sillas de conferencias, Sillas de contacto
permanente, Sillas dedireccin, Sillas de espera, Sillas
standard, SIllas sincronizadas.
Taburetes
Carretilla
Cestas de almacenamiento

Ciclo de Vida del


Documento.
Creacin o Recibo.
Distribucin.
Archivo.
Proteccin.
Localizacin y
Transferencia.
Disposicin

uso.

Sealizacin o identificacin
de los expedientes.