MDULO DE

CONTABILIDAD BSICA
PRESENTACION
CONTENIDO
GLOSARIO
FUENTES DE APOYO
Resumen de la unidad A
Resumen de la unidad B

PRESENTACIN
El
presente
Modulo de contabilidad
bsica, tiene como objetivo brindar las
pautas necesarias en el campo contable, permitiendo a travs de su aprendizaje la
correcta aplicacin de todos los aspectos elementales que abarca el tema,
convirtindose adems en una herramienta de apoyo para quienes desean orientarsen
en la contabilidad.

DIRIGIDO A:
Estudiantes de primeros semestres de Contadura Pblica y Administracin de
Empresas, Microempresarios y personas con
responsabilidades contables, que
busquen un conocimiento, orientacin y refuerzo en el tema.

CONTENIDO
B. LAS CUENTAS
A. LA EMPRESA Y LA CONTABILIDAD
1. La Empresa
1.1. La empresa y su relacin con la contabilidad
1.2. Concepto de Empresa
1.3. Clasificacin de las Empresas
2. Las Sociedades
2.1. Contrato de Sociedad
2.2. Clasificacin de las Sociedades
3. Los Comerciantes
3.1. Concepto
3.2. Quienes son Comerciantes
3.3. Licencia de Funcionamiento
4. La Contabilidad en la Empresa
4.1. Concepto de Contabilidad
Resumen de la Unidad

1. Concepto
2. Esquema de la Cuenta T
2.1. Registros en la Cuenta T
2.2. Saldos en la Cuenta T
3. Clasificacin y Movimiento de las Cuentas
3.1. Cuentas Reales o de Balance
3.2. Cuentas Nominales, de Resultado o Transitorias
4. PUC para comerciantes
Resumen de la unidad
C. IVA Y RETENCION EN LA FUENTE
1. Impuesto Sobre las Ventas por Pagar
1.1. Clasificacin del los responsables del IVA
1.1.1. Rgimen Simplificado.
1.1.2. Rgimen Comn

2. Retencin en la Fuente
2.1. Agentes de retencin
2.2. Tabla de Retencin en la fuente ao 2008
Resumen de la Unidad
D. SOPORTES DE CONTABILIDAD
1. Concepto
2. Descripcin y principales soportes
2.1. Recibo de Caja
2.2. Factura de compraventa
2.3. Cheque
2.4. Comprobante de Egreso
2.5. Nota Dbito
2.6. Nota Crdito
2.7. Reembolso de caja menor
2.8. Documento Equivalente
Resumen de la Unidad

E. LABORAL
1. Contrato de Trabajo
1.1. Concepto
1.2. Elementos del contrato de Trabajo
1.3. Clases de Contrato de Trabajo
1.4. Terminacin del Contrato de Trabajo
2. Prestaciones Sociales
2.1. Concepto
2.2. Prima de Servicios
2.3. Cesantas
2.4. Intereses a las cesantas
2.5. Vacaciones
Resumen de la Unidad
Glosario
Fuentes de apoyo

UNIDAD

LA EMPRESA
Y LA CONTABILIDAD

1.1 La empresa y su relacin con la

Contabilidad
La contabilidad surge como respuesta a la necesidad de llevar un
control financiero de la empresa, pues esta proporciona la
informacin suficiente sobre el desenvolvimiento, gestin y
desarrollo econmico y financiero, lo cual le permite a los
gerentes
y
administradores
tomar
las
decisiones
correspondientes para la consecucin de los objetivos de la
organizacin y un manejo ptimo de los recursos de la empresa.

1.2 La Empresa :
En toda empresa, grande o pequea de cualquier tipo se encuentran tres factores necesarios para que
se pueda realizar su actividad; ellos son :
-Personas
-Capital
-Trabajo
1.3 Concepto de empresa:
Es la actividad econmica organizada para la produccin, transformacin, circulacin, administracin o
custodia de bienes o para la prestacin de servicios.

1.3 Clasificacin de las empresas

Segn la
actividad

Segn
el tamao

Segn la
Procedencia de Capital

Segn el No
de propietarios

Agropecuarias

Pequea Empresa

Privadas

Individuales

Mineras

Mediana Empresa

Pblico

Sociedades

Industriales

Gran Empresa

Mixtas

Comerciales
De servicios

2. Las Sociedades :
2.1.Contrato de sociedad
Las personas se agrupan por medio de un contrato de sociedad. Por el contrato de sociedad dos
o ms personas se obligan a hacer un aporte en dinero, en trabajo o en otros bienes apreciables
en dinero, con el fin de repartirse entre s las utilidades obtenidas en la empresa o actividad
social".
2.2.Clasificacin de las sociedades
De acuerdo con la forma de asociarse, las sociedades pueden ser:
Sociedades de personas: Se clasifican en:
- Sociedad Colectiva.
- Sociedad en Comandita Simple.
Sociedades de capital: Se clasifican en:
- Sociedad Annima.
- Sociedad en Comandita por Acciones.

Sociedades mixtas: El prototipo de esta clase de sociedad es:

Sociedad de Responsabilidad Limitada: Los socios pueden ser mnimo dos, mximo veinticinco
(Art. 356 C. de Co.). El capital est dividido en cuotas de igual valor (Art. 354 C. de Co.). La razn
social est seguida de la palabra Limitada o de su abreviatura Ltda. (Art. 357 C. de Co.).
Ejemplo: Almacn el Estudiante, Ca.; Ltda.
Sociedad sin nimo de lucro: Son las entidades
que persiguen exclusivamente fines sociales,
culturales, deportivos y de servicios, sin nimo
de lucro. Ejemplo: Caritas Diocesanas (entidad de
ayuda social ) Liga Risaraldense de Natacin.

3. LOS COMERCIANTES
3.1.Concepto
"Son las personas que se ocupan en alguna de las actividades que la ley considera mercantiles.
La calidad de comerciante se adquiere aunque la actividad mercantil se ejerza por medio de
apoderado, intermediario o interpuesta persona".
3.2.Quines son comerciantes?
"Para todos los efectos legales se presume que una persona ejerce el comercio en los
siguientes casos:
1 Cuando se halla inscrita en el Registro Mercantil;
2 Cuando tenga un establecimiento de comercio abierto, y
3 Cuando se anuncia al pblico como comerciante por cualquier medio."
Ver obligaciones de los comerciantes

3.3 Licencia de funcionamiento

Los comerciantes legalmente
establecidos, o sea
matriculados en la Cmara de Comercio, deben adquirir la
licencia
de funcionamiento a travs de la Alcalda
Municipal.
La licencia de funcionamiento es el documento que le
permite a un comerciante ejercer el comercio de acuerdo
con las normas del municipio. Cada municipio tiene
facultades (Acuerdo No. 42 del 31 de agosto de 1984)
para determinar los trmites y requisitos que puede exigir
para otorgar la licencia de funcionamiento en su
jurisdiccin municipal.
Para obtener la licencia de funcionamiento, los
comerciantes deben presentar algunos documentos
expedidos por la entidad correspondiente al domicilio de
la empresa.

Documentos para obtener

la licencia de funcionamiento

4. LA CONTABILIDAD EN LA EMPRESA
La contabilidad surge como respuesta a la necesidad de llevar un control financiero de la
empresa, pues sta proporciona suficiente material informativo sobre su desenvolvimiento
econmico y financiero, lo que permite tomar decisiones que llevan a un manejo ptimo del
negocio, adems el Estado ejerce un control sobre las empresas a travs de la contabilidad; por
ello exige llevar libros de contabilidad.
4.1.Concepto de contabilidad
Contabilidad es la ciencia y tcnica que ensea a recopilar, clasificar y registrar de una forma
sistemtica y estructural, las operaciones mercantiles realizadas por una empresa, con el fin de
producir informes que, analizados e interpretados, permitan planear, controlar y tomar decisiones
sobre la actividad de la empresa.
Ver objetivos de la Contabilidad

FIN
FINDE
DELA
LAUNIDAD
UNIDADAA

RESUMEN DE LA UNIDAD A
-La empresa esta creada por personas, capital y trabajo, factores que se renen para la produccin,
transformacin, distribucin, administracin de bienes o para la prestacin de un servicio.
-Las empresas, de acuerdo con la actividad que realicen, se clasifican en: agropecuarias, mineras,
industriales, comerciales, y de servicios.
-De acuerdo con la procedencia del capital, se clasifican en: privadas, oficiales, y de economa
mixta.
-De acuerdo con el numero de propietarios: individuales y sociedades.
Las sociedades, de acuerdo con la forma de asociacin, se clasifican en sociedades de personas, de
capital y mixtas.
-Las sociedades de personas pueden ser: sociedad colectiva y sociedad en comandita simple. Las
sociedades de capital pueden ser: sociedad annima y sociedad en comandita por acciones. El
prototipo de sociedad mixta es la sociedad de responsabilidad limitada.
-Comerciantes son las personas que profesionalmente se ocupan en una de las actividades que la
ley considera mercantiles, ellos deben inscribirse en el registro mercantil, adquirir licencia de
funcionamiento y llevar libros de contabilidad, de acuerdo con la legislacin.
-Contabilidad es la ciencia Tcnica que ensea a recopilar, clasificar y registrar las operaciones
mercantiles de una empresa para producir informes que sirvan de base para la toma de decisiones.
-La contabilidad, segn el campo en que se aplique, puede ser pblica y privada. La contabilidad
privada a su vez puede ser de costos, comercial, de servicios, bancaria, hotelera, agropecuaria y
abarcar otros campos de accin.

LAS CUENTAS

UNIDAD

LAS CUENTAS
1. CONCEPTO
Cuenta es el nombre que se utiliza para registrar, en forma ordenada, las operaciones que
diariamente realiza una empresa.
2. ESQUEMA DE LA CUENTA T
La forma mas simple para iniciar el aprendizaje de los registros
esquema de la cuenta T. Sus partes son :

contables es mediante el

1
1

Nombre completo de la cuenta

Debe, el lado izquierdo, para registrar los dbitos

Haber, el lado derecho, para registrar los crditos.

Nombre

Debe
Dbitos

Haber
Crditos

2.1 Registros en la cuenta T

Debitar una cuenta es registrar
Un valor en el lado izquierdo, es
Decir en el debe,
acreditar una
Cuenta es registrar un valor en el
Lado
derecho,
es decir, en la
Columna del haber

Cuenta
Debe

Haber

90.000
Debitar

90.000
Acreditar

Cuenta
Debe
Movimiento
dbito
es la suma
De todos los valores
registrados
En el Debe de una cuenta, movimiento
Crdito es la suma de todos los valores
Registrados en el haber.

Haber

60.000
40.000
30.000

50.000
30.000
20.000

130.000

100.000

Movimiento
Dbito

Movimiento
Crdito

Cuenta
2.2. Saldos en las cuentas T
Saldo de una cuenta es la diferencia entre los
Valores Registrados en la columna del Debe
y los valores registrados En la columna del Haber.

1.Saldo dbito: una cuenta tiene un saldo debito

Cuando el movimiento Dbito es mayor que el
Movimiento Crdito

2. Saldo crdito: una cuenta tiene saldo crdito

Cuando el movimiento crdito es mayor que el
Movimiento Dbito

Debe

Haber

60.000
40.000

50.000
30.000

100.000
20.000
Saldo
Dbito

80.000

Cuenta
Debe

Haber

50.000
30.000

60.000
40.000

80.000

100.000
20.000
Saldo
Crdito

3. CLASIFICACIN, NOMENCLATURA Y MOVIMIENTO DE LAS CUENTAS

CUENTAS

Reales

Nominales

Activo

Ingresos

Pasivo

Gastos

Patrimonio

Costo

Cuentas de Orden

Las cuentas representan las propiedades, derechos y deudas de una empresa en una fecha
determinada, as mismo, los costos, los gastos y las utilidades en un periodo determinado.
De acuerdo con su naturaleza, las cuentas se clasifican en reales o de balance,
nominales o de ganancias o perdidas y de orden.

3.1. Cuentas reales o de balance.

Estn representadas en las cuentas de Activo, Pasivo y Patrimonio.
a. Activo: Son los bienes y derechos apreciables en dinero, de propiedad de
la empresa. Representado entre otros en el dinero en caja o en bancos, las
mercancas, los muebles y los vehculos, y derechos, las cuentas por cobrar y
todos los crditos a su favor.
Caractersticas: El Activo se caracteriza por :
Estar en capacidad de generar bienes o servicios
Estar bajo el control de la empresa
Generar un derecho de reclamacin

Movimiento de las Cuentas de

Activo

CUENTAS DEL ACTIVO

Debe
Aumentan
Saldo
Dbito

Haber
Disminuyen

Ejemplo :
En la cuenta de Activo, la compra de un carro por $
5.000.000 representa el primer registro, la adquisicin
de otro vehiculo por la suma de $ 9.000.000 significa
otro registro y aumenta la cuenta, sumado al valor
anterior da un movimiento dbito por valor de $
14.000.000.
Al realizar la venta del primer vehculo, se registra $
5.000.000 en el haber, por que constituye una
disminucin del activo. El movimiento crdito es de $
5.000.000
El saldo de la cuenta de Activo se calcula
mediante la diferencia entre dbitos y crditos, es decir :
14.000.000 5.000.000 = 9.000.000
Como son mayores los dbitos, el saldo es dbito.

Flota y equipo de
transporte
Debe

Haber

+
5.000.000
9.000.000

5.000.000

14.000.000
9.000.000

5.000.000

Saldo
Dbito

b. Pasivo : Son todas las obligaciones contradas por la empresa para su cancelacin en
el futuro.
Caractersticas :
La obligacin tiene que haberse causado, lo cual implica el deber de hacer el pago
Existe una deuda con un beneficio cierto.

Movimiento de las Cuentas del

Pasivo
CUENTAS DEL PASIVO

Debe
Disminuyen

Haber
Aumentan
Saldo
Crdito

Ejemplo :
La empresa tiene una deuda por $ 350.000. ste valor constituye El primer registro en el Haber
de Proveedores Nacionales, otra deuda Por $ 500.000 representa un aumento de la deuda,
esto es, otro registro crdito que sumado al anterior da un movimiento crdito por $850.000 al
cancelar la primera deuda, por $ 350.000, Proveedores se debita por ste valor,
por
que
constituye una disminucin en el Pasivo.
PROVEEDORES NACIONALES

Debe
Para calcular el saldo de la cuenta de Pasivo se
establece la diferencia Entre crditos y dbitos, es decir :
850.000 350.000 = 500.000
Como son mayores los crditos el saldo es crdito.

Haber

350.000

+
350.000
500.000

350.000

850.000
500.000

Saldo
Crdito

c. Patrimonio : Es la diferencia entre el Activo y el Pasivo. Representa los aportes del dueo o
dueos para constituir la empresa, y adems incluye las utilidades y reservas. Constituye un
Pasivo a favor de los dueos de la empresa por lo cual se maneja de igual forma que las cuentas del
pasivo.
Caractersticas:
Esta constituido por el aporte inicial y el aporte adicional de los dueos de la empresa.
Se incrementa con las Utilidades y se disminuye con las prdidas del ejercicio contable.
Ejemplo :
Para constituir una empresa, tres socios Aportan
$ 1.000.000, $ 2.000.000 y $ 4.000.000 Respectivamente.
Al contabilizar los aportes se registran en el Haber
Por ser un aumento en el Patrimonio.

APORTES SOCIALES
(Cuotas o partes de inters social )
Debe
1.000.000

1.000.000
2.000.000
4.000.000

1.000.000

7.000.000
6.000.000
Saldo Dbito

Se retira el socio que aporto $ 1.000.000, por ser esta una

Disminucin del Patrimonio, el valor se registra en el debe.
Para calcular el saldo en una cuenta de patrimonio se
Establece la diferencia entre crditos y dbitos, as :
7.000.000 1.000.000 = 6.000.000
Por ser mayores los crditos el saldo es crdito.

Haber

3.2. Cuentas nominales, de resultado o

transitorias.
Las cuentas nominales son llamadas tambin de
resultado por que al final de un ejercicio contable
dan a conocer las utilidades , costos y gastos, y son
transitorias por que cancelan al cierre del periodo
contable.
Comprende las cuentas del Estado de resultados :
Ingresos, Gastos y Costo de Ventas.

Movimiento de las Cuentas de

Ingreso

CUENTAS DE INGRESOS
Debe
Disminuyen

a. Ingresos : son los valores que recibe la

empresa cuando realiza una venta o
presta un servicio con el objetivo de
obtener una ganancia.

Ver
Ejemplo

Haber
Aumentan
Saldo
Crdito

b. Gastos : Una empresa debe efectuar

pagos por los servicios y elementos
necesarios para su buen
Funcionamiento, esto constituye un
gasto o una prdida por que esos
valores no son recuperables.
Ejemplos: pago de sueldos,
arrendamiento, servicios pblicos, entre
otros.
Movimiento de las Cuentas de
Gastos

Ejemplo : se pagan servicios pblicos del mes de

abril por Los siguientes conceptos: energa $ 75.000,
agua $ 30.000 Y telfono $ 65.000, estos valores se
registran en el debe Por que representan aumento
en los gastos de la empresa
Al sumar la columna del debe se obtiene un saldo
dbito Por la suma de $ 170.000

GASTOS SERVICIOS
(Ingresos)

CUENTAS DE GASTOS
Debe

Aumentan
Saldo
Crdito

Haber

Disminuyen

Debe
75.000
30.000
65.000
170.000
Saldo
Crdito

Haber

c. Costo de ventas : Representa el

valor de adquisicin de los artculos
destinados a la venta.

Ejemplo : se compran 15 uniformes por

valor de $ 800.000 y 15 pares de tenis
por valor de $ 250.000
COMPRAS DE MERCANCIAS

Movimiento de las Cuentas de

costo de ventas

CUENTAS DE COSTO DE VENTAS

Debe
Aumentan
Saldo
Dbito

Haber
Disminuyen

Debe

Haber

800.000
250.000
1.050.000
Saldo
Dbito
Al sumar el movimiento de la columna del debe
Se obtiene un saldo dbito por la suma de $ 1.050.000

4. PLAN NICO DE CUENTAS PARA

COMERCIANTES ( PUC )

VER PUC

El plan nico de cuentas es un

instrumento concebido para armonizar y
unificar el sistema contable de los
principales sectores de la economa
colombiana. El Plan nico de cuentas
busca mejorar la calidad, transparencia
y comparabilidad de la informacin
contable y generan mltiples beneficios
para sus usuarios.

FIN
FINDE
DELA
LAUNIDAD
UNIDADBB

RESUMEN DE LA UNIDAD B
-Cuenta es el nombre que se utiliza para el registro ordenado y clasificado de las
transacciones comerciales realizadas en una empresa.
-De acuerdo con su naturaleza, las cuentas se clasifican en: Reales o de balance, Nominales,
o de estado de resultados, y de Orden.
-Las cuentas Reales pueden ser de Activo, Pasivo o Patrimonio. El Activo es el conjunto de
bienes y derechos de propiedad de la empresa que pueden valorarse en dinero. El Pasivo
representa las obligaciones o deudas contradas por la empresa. El Patrimonio est formado
por los aportes del dueo(s) para constituir la empresa, y adems incluye las Utilidades y
Reservas, matemticamente se calcula por la diferencia entre el Activo y el Pasivo.
-Las cuentas de Ingresos son los valores que recibe la empresa cuando realiza una venta o
presta un servicio con el fin de obtener una ganancia. Gastos son los valores pagados o
causados para el normal funcionamiento de la empresa. Costo de venta es el valor de
adquisicin de los artculos destinados a la venta.
-Las cuentas de Activo, Gastos y Costo de Ventas aumentan en el Debe, disminuyen en el
Haber y generalmente tiene un saldo Dbito.
-Las cuentas de Pasivo,

Patrimonio e Ingresos aumentan en el Haber y disminuyen en el

Debe, generalmente son de saldo Crdito.

-El catlogo de cuentas es una lista ordenada de las cuentas que requiere una empresa, su
descripcin y manejo se encuentran en el PUC.

FUENTES DE APOYO

-PLAN UNICO DE CUENTAS PARA COMERCIANTES LEGIS

-CARTILLA LABORAL LEGIS
- CONTABILIDAD 2000 MACK GRAW HILL
- www.actualicese.com
- www.gerencie.com
- www.dian.gov.co