dispose pour accomplir des tches dans des dlais impartis ; mais le temps nest pas lastique, on ne peut pas le stocker, on ne peut malheureusement, pas mettre de ct les heures creuses pour pouvoir les utiliser quelques semaines plus tard lorsquil y aura une surcharge de travail.
Grer son temps veut dire ne pas le gaspiller,
tre mieux organis, travailler plus vite et plus efficacement. Il appartient, donc, au gestionnaire, et lui seul, de bien grer son temps de travail pour obtenir une efficacit maximum.
Par exemple, pour une semaine de travail, on na
que 40 heures, ce qui reprsente 8 heures par jour, le gestionnaire doit tre parfaitement organis pour rpartir son travail au sein de cet horaire sil ne veut pas se laisser dborder, ce qui fait, souvent, mal effet et laisse penser quil y a un manque dorganisation personnel.
Dfinition du temps: Les
philosophes dfinissent le temps comme lune
des deux dimensions o se droulent les phnomnes des actes humains, lautre tant lespace. Ils en dgagent un problme fondamental : lhomme est pris par le temps, tout en sefforant dy chapper . Chaque individu qui nat dispose dun capital temps , la dure de sa vie quil consomme inexorablement au fil des annes et quil souhaite faire fructifier le mieux possible. Le temps rythme donc notre vie, chaque matin rveillons avec un certain nombre dheures devant nous.
Il semble bien que le temps soit une denre
prcieuse qui conditionne lorganisation de nos activits. Le problme est, donc, de savoir ce que nous faisons de notre temps, de lanalyser, dtudier notre propre comportement face au temps afin de mieux le grer. Grer son temps signifie tre efficace dans la ralisation de ces activits, les programmer de manire rationnelle et en contrler la ralisation. En grant son temps, on peut dire finalement se donner le temps de faire les choses.
Classement des activits et
planification de leur excution
Section I : Classification des activits:
I/ Classement chances :
des
activits
selon
leurs
Dans la vie, au sein dune entreprise, on
entend , trs souvent, parler du terme chance qui reprsente la date dexcution des obligations et des diverses transactions, par exemple, paiement dune dette.
Donc, quand on veut parler dune activit
chue, on veut dsigner quelle est urgente. Mais le terme urgence, dans la technique de gestion du temps, est li au terme importance . Toutefois, on mesure lurgence, en se demandant si le fait de ne pas accomplir telle tche immdiatement met en pril latteinte des objectifs de lentreprise . (La matrice)
1-Urgent et important : Les
tches urgentes et importantes doivent tre
entreprises le plus tt possible et cest, idalement, vous qui devrez les prendre en charge. Puisquelles peuvent avoir une importance vitale pour lavenir de votre entreprise et que vous tes, probablement, le seul avoir une ide claire des objectifs long terme, cest vous quil revient de les accomplir ; moins, bien entendu, que vous donniez un mandat clair un collaborateur.
2- Peu urgent mais important :
Il sagit dactivits importantes pour lavenir de lentreprise mais qui peuvent attendre. 3- Urgent mais peu important : Ce sont les activits dlguer aux collaborateurs. 4- Peu important et peu urgent : Ce sont des activits qui peuvent tre ignores temporairement ou classes rapidement si on a du temps.
II/ Classement des activits
niveau de rendement :
selon
leur
Les activits doivent tre classifies selon leur
niveau de rendement. Ce dernier peut tre mesur en se demandant si le fait de ne pas accomplir telle ou telle tche met lentreprise en danger, cest--dire quil lui fera subir des cots plus ou moins importants
III/ Classement des activits selon leur
complexit: Il est possible de reporter le travail effectuer au cours de la journe selon la complexit des travaux. Les activits les plus complexes seront rserves pour les priodes les plus calmes de la journe et en fonction de leur urgence. A linverse, les travaux les plus simples seront effectus pendant les priodes les plus bruyantes ou les plus perturbes quand il est plus difficile de rflchir et de fournir un travail plus complexe et toujours en fonction de lurgence.
Section II : Planification de lexcution des
activits: I/ Evaluation raliste de la dure dexcution des activits : Il est essentiel dvaluer la dure prvisible des actions entreprendre pour leur affecter un budget temps. Ceci permet davoir une vision plus claire pour les planifier. Mais, il faut demeurer raliste en ce qui concerne lemploi du temps : mieux vaux sen tenir quelques tches que davoir une liste impressionnante de tches faire et de nen raliser quune partie.
II/ Dtermination exacte des priorits :
Comment tablir des priorits ? Faire chaque jour une liste du travail effectuer Dfinir lurgence et limportance : ce sont les deux critres de base pour dfinir des priorits : les tches urgentes et importantes sont raliser dabord
Fragmenter les travaux complexes raliser en
une srie de petites tches ralisables que lon incorpore dans lemploi du temps Evaluer la dure prvisible Ordonner la liste : affecter un numro dordre chaque activit en fonction des priorits dfinies. Ceci permettra de savoir dans quel ordre on doit les planifier
La loi de LABORIT Il est conseill de faire : -
ce qui est facile avant de ce quest difficile
ce qui nous plait avant ce qui nous dplait ce qui va vite avant ce qui prend du temps ce que lon sait avant ce qui est nouveau ce que dautres nous imposent avant ce que lon choisit.
III/ Rservation des priodes appropries pour les
imprvus : Dans la technique de gestion du temps, il faut affecter un laps de temps pour certains travaux qui vont tomber inopinment. Dailleurs, le scientifique NERAC nous montre limportance de la rservation dune partie de temps pour les imprvus.
Mthode de NERAC : -
Noter les activits et les chances ;
Evaluer la dure ncessaire ; Rserver une marge de scurit ; Arbitrer les priorits ; Contrler et rectifier.
IV/ Dtermination du moment dexcution en
fonction de la classification et des priorits : Aprs le classement des activits et ltablissement des priorits, il sera ncessaire de dterminer les moments dexcution de ces activits cest--dire tablir un emploi du temps.
V/Dtermination des activits raliser
dautres personnes (la dlgation) :
par
La dlgation est une mthode dorganisation
qui consiste pour un responsable confier un subordonn la ralisation dobjectifs labors en commun en lui laissant une autonomie relle quant aux moyens et aux mthodes lintrieur dun cadre dfini, en lassistant dans les difficults rencontres et en faisant le point sur les rsultats dans le cadre de procdure de contrle dont les modalits et la frquence sont dfinies lavance.