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La Implementacin de SAP R/3

El significado usual de Implementar es llevar a cabo alguna


cosa, mientras que un proyecto es normalmente definido como
la calendarizacin de un problema para su solucin.

En los proyectos de Implementacin de SAP, el problema es


normalmente, la implementacin en si misma. La implementacin
no se reduce solamente a la instalacin de SAP R/3 en el
sistema, sino que comienza desde la planificacin de la
implementacin hasta los upgrades posteriores. Ello se debe a
las siguientes razones:
1.- En la mayora de los negocios el cambio es un proceso
contnuo.
2.- La implementacin de SAP requiere del desarrollo de
estrategias de soporte y de gestin de sistemas para ptimos
resultados.
3.- Normalmente las implementaciones SAP se realizan mdulo
por mdulo, en distintas fases.
Overview of SAP Implementations

La Implementacin de SAP R/3


Estrategias de Implementacin
Existen bsicamente tres tipos de estrategias de implementacin:

Step by Step

Big Bang
Roll - out

Overview of SAP Implementations

La Implementacin de SAP R/3


Estrategias de Implementacin
Step by Step
Este tipo de implementaciones se caracteriza por la implantacin del software en
etapas, normalmente con mdulos relacionados cada vez.

Ventajas

Desventajas

Baja complejidad en coordinacin,


control y organizacin del proyecto y
recursos.
Menor cantidad de recursos
Mejora constante en la calidad de
los proyectos
Se posibilita la consultora interna
La gente tiene ms tiempo para
adaptarse a los cambios
Costos prorrateados en el tiempo
Verificacin de la funcionalidad del
modelo implementado

Proyectos ms largos en el tiempo


Mayor construccin de interfaces
para mantener la transferencia de
datos entre sistemas no SAP y SAP
Declina la motivacin de los
miembros del proyecto
Uso parcial de la ventaja de la
integracin
Puede ser necesario redisear
procesos previamente implementados
La parametrizacin puede no ser
ptima debido a que existen mdulos
no implementados
Overview of SAP Implementations

La Implementacin de SAP R/3


Estrategias de Implementacin
Big Bang
Este tipo de implementaciones reemplaza los sitemas existentes en la compaa
en una solo operacin con el nuevo software de empresas.

Ventajas

Desventajas

Se requieren pocas o ninguna


interfaz entre los sistemas antiguos y
SAP
Menor tiempo de implementacin
La funcionalidad de integracin
puede utilizarse de inmediato
Alta motivacin de los miembros del
proyecto
Altamente eficiente, al evitar
parametrizacin redundante
Integracin ptima de los
componentes involucrados

La implementacin es muy
compleja
Se requiere gran cantidad de
recursos (financieros y humanos) en
un corto perodo de tiempo.
Todos los empleados estn
sometidos a altos niveles de stress al
mismo tiempo
Gran involucramiento de la alta
gerencia
Para reducir la complejidad, slo se
plantean objetivos modestos
Overview of SAP Implementations

La Implementacin de SAP R/3


Estrategias de Implementacin
Roll-out
Para este caso, se crea un modelo de implementacin en un lugar, que luego es
replicado en otros sitios. Para el desarrollo de del modelo puede usar la
estrategia de Step by step o Big bang

Ventajas

Desventajas

Expertise disponible para


implementaciones rpidas
Costos reducidos, porque se
requieren pocos recursos
Se reducen los riesgos, ya que la
mayora de los problemas se
resuelven en la realizacin del modelo
Uniformidad en todas las
implementaciones de la compaa
Mejor comunicacin entre las
diferentes implementaciones

La parametrizacin debe considerar


los estndares de la compaa en las
implementaciones siguientes
Es posible dejar fuera procesos
especficos de una implementacin

Overview of SAP Implementations

Etapas de proyectos de
Implementacin
Un proyecto de Implementacin SAP,
normalmente se divide en las siguientes etapas:
1.- Organizacin del Proyecto
2.- Diseo Conceptual

3.- Diseo Detallado


4.- Preparacin al Productivo
5.- Entrada en Productivo y Soporte
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Etapas de proyectos de Implementacin

1.- Organizacin del Proyecto


La primera fase en el ciclo de vida del proyecto la
etapa de Organizacin de Proyecto es la base
para el proyecto completo.
En esta etapa se define el alcance del proyecto, se
involucra a la organizacin, se asignan los recursos,
se crea el cronograma de la implementacin y se
determina el entorno tcnico.
Las principales tareas a realizar son:
1.1 Determinar alcance del proyecto
1.2 Determinar la organizacin del proyecto
1.3 Determinar el equipo de trabajo
1.4 Determinar la administracin del proyecto
1.5 Cronograma del Proyecto
1.6 Entorno Tcnico
Overview of SAP Implementations

1.- Organizacin del Proyecto


1.1 ALCANCE
El alcance del proyecto incluye la definicin,
objetivo y estrategias para la implementacin.

Definicin del Proyecto


Explica brevemente la idea de realizar la
implementacin, respondiendo a la pregunta:
Cul es el propsito del proyecto?

Objetivos del Proyecto


Los objetivos deben ser definidos por la mxima
autoridad del proyecto, y deben poseer las
siguientes caractersticas:
Claramente definidos
Medibles
Controlables
Realistas
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1.- Organizacin del Proyecto


1.1 ALCANCE
El alcance del proyecto incluye la definicin,
objetivo y estrategias para la implementacin.

Estrategia del Proyecto


La estrategia del proyecto entrega las guas para
el resto de la implementacin. La definicin de la
estrategia debe contener los siguientes puntos:
Ubicacin espacio fsico donde se
desarrollar el proyecto
Departamentos involucrados
Estrategia de Implementacin
Hardware y Software a usar

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1.- Organizacin del Proyecto


1.2 ORGANIZACIN
La organizacin se refiere a la forma en que estarn
relacionados los recursos participantes en el
proyecto. Aunque esta puede variar para cada caso,
en general se sigue la siguiente estructura:
Steering Committee

Project Manager

QA SAP

Basis

Equipo BC
Programadores

Equipos por Mdulo

Consultores

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Usuarios

1.- Organizacin del Proyecto


1.2 ORGANIZACIN

Steering Committee
Es la mxima autoridad del proyecto, y debe cumplir las siguientes
tareas:
Asumir la responsabilidad del proyecto
Controlar los objetivos del proyecto
Gestionar la implementacin de las polticas del proyecto
Controlar la planificacin y progreso del proyecto
Permitir decisiones rpidas
Decidir sobre temas organizacionales
Gestionar la disponibilidad de Recursos
Apoyar al gerente de proyecto
Aprobar propuestas para el equipo de proyecto

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1.- Organizacin del Proyecto


1.2 ORGANIZACIN

Project Manager
Es el lider del proyecto. En generl, existen dos gerentes de proyecto,
uno por la empresa y otra por la consultora. Las tareas son las siguientes:
Liderar el proyecto
Gestionar el proyecto (planificacin, organizacin, coordinacin, control)
Dirigir a los miembros del proyecto
Detectar y resolver problemas y conflictos
Relaciones publicas y marketing
Entrenar a los jefes de equipo y steering committee
Reportar al steering committe
Dirigir el control de calidad

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1.- Organizacin del Proyecto


1.2 ORGANIZACIN

Equipo de proyecto - Usuarios


Los usuarios participantes en el equipo de proyecto deben poseer
conocimiento del software y de los procesos de negocios a implementar,
as como capacidad de decisin respecto de los cambios en los
procesos.
Configurar y parametrizar el sistema
Definir los concepts As Is y To Be
Apoyar a los otros miembros del equipo de proyecto
Entrenar y apoyar a los usuarios
Probar el sistema
Discutir problemas funcionales con los responsables del
gerenciamiento del proyecto
Evaluar las propuestas del equipo de proyecto
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1.- Organizacin del Proyecto


1.2 ORGANIZACIN

Equipo de Proyecto - Consultores


Los consultores poseen un conocimiento profundo del funcionamiento
del sistema, y de los procesos de negocios a implementar. Las tareas
bajo su responsabilidad son:

Apoyar y Entrenar a los usuarios del equipo de proyecto


Determinar los puntos crticos
Crear, controlar y verificar plan de implementacin
Resolver problemas
Configurar y parametrizar el sistema
Proveer control de calidad de los mdulos implementados
Documentar las actividades

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1.- Organizacin del Proyecto


1.3 EQUIPOS DE TRABAJO
Una vez definidas las posiciones dentro de la
estructura organizativa (organigrama) del proyecto,
deben seleccionarse las personas que formarn
parte de esos equipos

Los recursos humanos,


en la apropiada
cantidad y calidad, son
cruciales para el xito
del proyecto.
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1.- Organizacin del Proyecto


1.3 EQUIPOS DE TRABAJO
Consideraciones:
Establecer relaciones de confianza entre los miembros
del equipo: comunicacin efectiva, delegar
responsabilidades, apoyo, etc.
Establecer la participacin activa de las gerencias, que
deben sentirse propietarias del proyecto.
Formar una direccin de proyecto fuerte y efectiva.
Entregar atribuciones suficientes al gerente de proyecto
Formar un equipo de proyecto slido y bien calificado
Reclutar miembros de proyecto capaces
Definir tareas y responsabilidades claramente
Asignar usuarios full-time al proyecto
Incluir usuarios con experiencia operativa
Aprender de los consultores externos, estableciendo
relaciones de confianza con la compaa de consultora
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1.- Organizacin del Proyecto


1.4 ADMINISTRACIN DEL PROYECTO
La administracin del proyecto incluye todas las materias
relacionadas a reportes de progreso, registro de tiempos,
organizacin de reuniones, distribucin de la informacin
del proyecto, etc. Debe considerarse:
Mantener reuniones peridicas, para mejorar la
comunicacin, controlar el avance y apoyar al equipo de
proyecto. Deberan realizarse reuniones con alta
frecuencia.
Preparar la reuniones, distribuyendo informacin a
discutir en forma previa
Determinar la documentacin estndar del proyecto e
hitos de control
Mantener a la organizacin informada de los avances
del proyecto de implementacin
Organizar la asignacin de salas para reuniones,
creando un calendario de reuniones.
Overview of SAP Implementations

1.- Organizacin del Proyecto


1.5 CRONOGRAMA
El cronograma del proyecto es vital para el control de las
actividades, avance del proyecto y aplicacin de medidas
correctivas. Para la elaboracin del cronograma debe
tenerse en consideracin lo siguiente:
Asegurarse que el cronograma cumple todas las tareas
requeridas
Apoyarse en los consultores para la creacin del
cronograma
Tomar en cuenta las contingencias en la planificacin
Mantener la planificacin simple y no burocrtica
Distribuir la planificacin entre los miembros del equipo
de trabajo
Mantener cronogramas detallados por mdulo y fases
del proyecto

Overview of SAP Implementations

1.- Organizacin del Proyecto


1.5 CRONOGRAMA - Global

Overview of SAP Implementations

1.- Organizacin del Proyecto


1.6 ENTORNO TECNICO
El entorno tcnico describe la configuracin del hardware
para las aplicaciones SAP, la infraestructura de redes y la
compra de software y licencias.

Ref.:Sesin 1 Consideraciones Tcnicas


de implementaciones SAP R/3

Overview of SAP Implementations

Etapas de proyectos de Implementacin

2.- Diseo Conceptual


La fase de Diseo Conceptual corresponde a la
definicin de los procesos de negocios a
implementar. En esta etapa se realiza la
reingeniera de los procesos de negocios, con la
ayuda del modelo de referencia SAP.

Las tareas a realizar en esta fase son:


2.1 Determinar Estructura Organizativa
2.2 Determinar situacin Actual As Is
2.3 Determinar situacin futura To Be
2.4 Determinar Interfaces y desarrollos ABAP/4
adicionales
2.5 Determinar conversiones iniciales
2.6 Determinar formularios y reportes
2.7 Aprobar el Diseo Conceptual
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2.- Diseo Conceptual


2.1- ESTRUCTURA
ORGANIZATIVA
Antes de comenzar la parametrizacin debe quedar
claramente establecida la estructura organizativa
que representar a la compaa en el sistema SAP.
Modelar la estructura organizativa es un paso
fundamental en el proyecto, ya que de ella dependen
muchos otros procesos.
Para ello debe realizarse una reunin integrada, con
participacin de todos los equipos de trabajo (de
cada mdulo), considerando tambin el crecimiento
esperado para la compaa.

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2.- Diseo Conceptual


2.2.- SITUACIN ACTUAL
As ElIsrelevamiento de la situacin actual pretende conocer los
procesos que realiza la compaa, y sus requerimientos
futuros. Los puntos a considerar son:
1.- Descripcin General
1.1 Compaa y departamentos
1.2 Estructura Organizativa
2.- Descripcin detallada
2.1 Datos Maestros
2.2 Procesos
2.3 Funciones y Procedimientos
3.- Medidas de Performance

Overview of SAP Implementations

2.- Diseo Conceptual


2.3.- SITUACIN FUTURA
To Describe
Be la situacin futura de la compaa, despus del
anlisis a los procesos actuales y requeridos, y a partir de
los modelos de negocio incorporados en SAP (Modelo de
Referencia). Los puntos a incluir en el anlisis de situacin
futura son:

1.- Descripcin detallada


2.1 Datos Maestros
2.2 Procesos
2.3 Funciones y Procedimientos
2.- Medidas de Performance
3.- Conclusiones
5.1 Puntos Crticos
5.2 Gap y soluciones

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2.- Diseo Conceptual


2.4.- Interfaces y Desarrollos
ABAP/4
A partir de los requerimientos y de la solucin SAP (To
Be), se identifican los procesos no cubiertos por SAP. En
este caso es necsario identificar y disear interfaces desde
otros sistemas no SAP que entregarn la informacin
necesaria, as como determinar si deben construirse
programas especiales para asegurar la funcionalidad
requerida no cubierta por SAP. Los puntos a inlcuir son:
1.- Interfaces: diseo, periodicidad y tipo de interfaz.
2.- Programas especiales ABAP/4

Debe realizarse un mapa de sistemas con el diseo final


de sistemas, sealando las interfaces que permanecen.

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2.- Diseo Conceptual


2.4.- Interfaces y Desarrollos
ABAP/4
Mapa de Interfaces
Produccin
TDC
VAX

Mantencin
MAXIMO

Movimiento de
Productos

Recursos Humanos
Cta.Cte.Personal
Remuneraciones
Personal

Contabilidad
Administracin
de Contratos

FACTURACIN

Overview of SAP Implementations

2.- Diseo Conceptual


2.5.- Conversiones Iniciales
Las conversiones iniciales corresponden a la transferencia de
datos desde los sistemas antiguos a SAP. Despus de realizar
el anlisis de procesos y datos maestros, se determina que
datos sern cargados inicalmente en el sistema R/3, y la
forma en que se realizar esta carga.

A partir de esta informacin se comienza con el trabajo de


Depuracin de datos maestros, y el desarrollo de programas
de carga inicial. Normalmente se consideran dos programas
diferentes, uno para extraccin y otro para carga en SAP:

ABAP/4

Sistemas antiguos

SAP
Overview of SAP Implementations

2.- Diseo Conceptual


2.6.- Reportes y formularios
Durante el relevamiento de situacin actual y requerimientos
futuros deben identificarse los reporte y formularios que deben
desarrollarse para satisfacer los requerimientos de
informacin de la compaa.
En el caso de los Reportes, SAP provee una gran variedad de
informes de gestin , a los que deben asimilarse los
requerimientos de la compaa. En caso de que los reportes
no existan en SAP, debe considerarse la posibilidad de
desarrollarlos en ABAP/4.

Para los Formularios, existe una herramienta en SAP ,


SAPscript, para la construccin de formularios. Deben
identificarse y detallarse lo formularios que se imprimirn en la
operacin en productivo de la empresa.

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2.- Diseo Conceptual


2.7.- APROBAR
Una vez que se han realizado las tareas de anlisis de
procesos, se genera el documento de Diseo Conceptual, que
incluye los requerimientos de usuarios, los procesos SAP a
implementar, anlisis de Datos Maestros, Cargas iniciales de
Datos, Interfaces y desarrollos ABAP/4, Formularios y
Reportes. Se incluyen tambin los puntos crticos de la
implementacin y en algunos casos un anlisis FODA.
Este documento es aprobado por el comit de direccin del
proyecto. Este paso es clave, ya que a partir de la informacin
incluida en este documento se realizar la parametrizacin en
la etapa siguiente.

Overview of SAP Implementations

Etapas de proyectos de Implementacin


3.- Diseo Detallado
La fase de Diseo Detallado corresponde a la
parametrizacin del sistema, desarrollo de interfaces
y programas ABAP/4.
Las tareas a realizar en esta fase son:

3.1 Ajustar estructura de IMG en SAP


3.2 Parametrizar estructura organizativa y
Procesos
3.3 Programar interfaces y desarrollos ABAP/4
3.4 Realizar y presentar prototipo

Overview of SAP Implementations

3. Diseo Detallado
3.1.- Ajustar Estructura de
IMG La IMG (Implementation Guide) es la base para la
parametrizacin del sistema SAP. Posee muchas
funcionalidades para agilizar la parametrizacin.
Para cada aplicacin de negocios, la IMG explica
cada paso del proceso de implementacin, los
parmetros estndar de SAP, describe como debe
configurarse el sistema y abre las actividades en
forma interactiva.
El ajuste de la IMG correponde a dejar las
actividades a utilizar en la fase de implementacin,
seleccionando mdulos y submdulos, y luego
generando una IMG especfica para el proyecto.

Overview of SAP Implementations

3. Diseo Detallado
3.1.- Ajustar Estructura de
IMG

Overview of SAP Implementations

3. Diseo Detallado

3.2.- PARAMETRIZACIN

La parametrizacin corresponde a ajustar los


PARAMETROS que permiten definir los procesos en
SAP. Es recomendable utilizar la IMG, ya que se
requiere que la secuencia de actualizacin de
parmetros siga un orden lgico .
La tarea de parametrizacin toma como base las
definiciones realizadas en la etapa de diseo
conceptual. Una vez que se realiza un cambio o una
nueva parametrizacin, este se registra en una
ORDEN DE TRANSPORTE, que permitir copiar los
cambios realizados en la mquina de desarrollo al
productivo.
ORDEN DE
MODIFICACIONES
AL SISTEMA
Overview of SAP Implementations

TRANSPORTE
SIDK00000111

3. Diseo Detallado

3.3.- DESARROLLOS E
INTERFACES

Los desarrollos ABAP/4 incluyen los programas de


cargas iniciales, as como interfaces y programas
especficos.
Este es uno de los puntos crticos del proyecto, y
deben considerarse los puntos siuientes:
Alta Prioridad
Las cargas iniciales consumen mucho tiempo
Se requieren programadores con conocimiento de
los lenguajes de programacin de los sistema
antiguos y de SAP, que deben interactuar entre s.
Los datos a cargar deben ser revisados por los
usuarios

Overview of SAP Implementations

3. Diseo Detallado

3.4.- PROTOTIPO

El objetivo de esta fase es construir un prototipo que


contenga los principales procesos y procedimientos
del modelo de negocios, y los datos de prueba
apropiados.
Seleccionar los procesos que se incluirn en el
prototipo es una tarea que depende de los usuarios
claves del proyecto. En general, se consideran los
procesos ms frecuentes y/o mas criticos dentro de
la organizacin, y se incluyen en el modelo.
Una vez que el prototipo est terminado, se presenta
al equipo de proyecto, en la reunin de cierre de la
etapa de Diseo Detallado.

Overview of SAP Implementations

Etapas de proyectos de Implementacin

4.- Preparacin al Productivo


La fase de Preparacin al Productivo corresponde a
las tareas previas al comienzo de la operacin en el
entorno real. Se realizan las pruebas y puesta a
punto del sistema para el comienzo de la operacin.
Las tareas a realizar en esta fase son:
4.1 Pruebas
4.2 Transporte de la parametrizacin y programas
4.3 Creacin de Perfiles de Usuario
4.4 Verificacin de la documentacin
4.5 Transferencia de Datos Iniciales

Overview of SAP Implementations

4.- Preparacin al Productivo


4.1 PRUEBAS
Antes de transportar la parametrizacin al sistema productivo, es
necesario asegurar que los procesos, interfaces, programas y
cargas funcionan de acuerdo a lo requerido. Para ello se realizan
diferentes pruebas en el mandante de test:

Pruebas Individuales
Corresponde a probar cada proceso, o ciclo con un
modelo real de la operacin diaria, en cada mdulo

Pruebas Integradas
Debe verificarse la integracin de los procesos,
entre todos los mdulos implementados, para ello se
disean pruebas con alto grado de interaccin.

Pruebas de Volumen Stress test


Corresponde a la prueba de performance del
sistema cuando opera con todos los usuarios.
Overview of SAP Implementations

4.- Preparacin al Productivo


4.2 TRANSPORTES
Una vez realizadas las pruebas, y las correcciones, se
debe transportar la parametrizacin y programas
desarrollados al sistema productivo.
Para ello se debe haber creado previamente la instancia
productiva, y ajustar las conexiones entre el sistema de
desarrollo y el sistema productivo. El transporte se realiza
a travs de ordenes que se exportan e importan entre
ambos sistemas:
Sistema
desarrollo
Mandante

ORDEN DE
TRANSPORTE
SIDK00000111

Sistema
Productivo
Importar

Mandante

ORDEN DE
TRANSPORTE
SIDK00000111

Instancia R/3

Exportar

Instancia R/3

Overview of SAP Implementations

4.- Preparacin al Productivo


4.3 PERFILES DE USUARIO
Los perfiles de usuario contienen las autorizaciones para
operar en el sistema SAP. Existen muchos elementos que
permiten definir las autorizaciones para realizar
determinadas actividades en el sistema. Este es un punto
crtico, ya que si los usuarios no cuentan con los perfiles
adecuados pueden ver bloqueado el acceso a las
operaciones que realizan, o se les puede dar acceso a
operaciones e informacin que no corresponde a sus
funciones.
Para la creacin de perfiles de usuario debe establecerse
una matriz de roles de acuerdo a las funciones que
desempean los usuarios en la compaa. A cada rol le
corresponden autorizaciones para ejecutar algunas tareas.
Luego de crear los perfiles, estos se asocian a los
usuarios creados en el sistema SAP.
Overview of SAP Implementations

4.- Preparacin al Productivo


4.4 DOCUMENTACIN
Como resultado de las diferentes etapas de la
implementacin, se generan varios documentos que sirven
de apoyo al control del proyecto y a la operacin posterior.
La documentacin ms importante es:

Diseo Conceptual
Registra los procesos a implementar, despus del
anlisis de procesos de negocios de acuerdo al
modelo de referencia de SAP. Es aprobado al final
de la fase de diseo.

Manual de Parametrizacin
En el manual de parametrizacin se registran los
cambios realizados durante la etapa de
parametrizacin del sistema. Es fundamental cuando
se quieren realizar nuevos cambios.
Overview of SAP Implementations

4.- Preparacin al Productivo


4.4 DOCUMENTACIN
Manual de Usuario
El manual de usuario est orientado a los usuarios
finales del sistema. Es una gua acabada de la forma
de operar cada una de las transacciones funcionales
a las que los usuarios deben acceder, en el sistema
SAP R/3. Es importante como soporte a la entrada
en productivo.

Manual de Procedimientos
El manual de procedimientos complementa al
manual de usuario. Es una guia de los
procedimientos a seguir, fuera de SAP. Tiene
llamadas al manual de usuario para indicar acciones
a realizar en el sistema.

Overview of SAP Implementations

4.- Preparacin al Productivo


4.5 CARGAS INICIALES
Cuando se ha transportado la parametrizacin, el sistema
productivo est listo para ser poblado, es decir, para
recibir los datos maestros con los que debe comenzar a
operar. Los datos deben haber sido depurados por los
usuarios, y extraidos desde sus sistemas de origen, via
archivos o manualmente. La carga inicial de datos es el
ltimo paso antes de la entrada en productivo. Para estos
efectos se han construido los programas de Batch Input,
que simulan las transacciones de entrada de datos.
0001 001 088 20001 540;
0001 001 088 20002 100;
0001 001 088 20003 000;
0001 001 088 20004 000;
0001 001 088 20100 010;
0001 002 090 20001 000;
0001 002 090 20002 200;

Sistema
Productivo
Mandante

Batch Input
Instancia R/3

Overview of SAP Implementations

Etapas de proyectos de Implementacin

5.- Entrada en productivo y


SoporteLos proyectos de implementacin no terminan con la
entrada en produccin. Hay muchas tareas que
continan despus de la entrada en productivo,
entre ellas:

5.1 Soporte a la operacin


5.2 Optimizacin del sistema

Overview of SAP Implementations

5.- Entrada en Productivo y Soporte


5.1 SOPORTE
El proyecto de implementacin no termina con la entrada en
productivo. A partir del momento en que comienza la
operacin real en SAP, se debe prestar soporte a los
usuarios finales del sistema, mediante una mesa de ayuda.
Tambin debe crearse un plan de contingencia para el caso
de que la operacin con SAP no est disponible.
Los principales problemas al momento de comenzar la
operacin son:
Autorizaciones de los usuarios para la ejecucin de tareas
Desconocimiento de la operacin del sistema
Desconocimiento de los nuevos procedimientos
administrativos

Overview of SAP Implementations

5.- Entrada en Productivo y Soporte


5.2 OPTIMIZACIN DEL SISTEMA
La optimizacin del sistema es necesaria ya que no todos
los escenarios pueden ser completamante probados antes
de la entrada en productivo. Tambin surgen nuevos
requerimientos de los usuarios cuando el sistema ya se
encuentra en productivo.
Los factores que mas influyen en la estabilizacin del
sistema son:

Cargas Iniciales
Pruebas y preparacin del sistema
Difusin del proyecto y formacin de usuarios

Overview of SAP Implementations

Entorno de la implementacin
SAP
Existen otras actividades y tareas que se desarrollan a lo
largo del proyecto de implementacin, y que no pueden ser
asociadas a una fase en particular, pero son
fundamentales para el xito del proyecto. Estas son:

1.- Capacitacin
2.- Control del Proyecto

3.- Gestin del Riesgo


4.- Gestin del Cambio

Overview of SAP Implementations

Entorno de la implementacin SAP

1.- CAPACITACIN
La capacitacin constituye una de las tareas ms
difciles e importantes en cualquier proyecto, ya que
cada grupo de usuarios tiene diferentes
necesidades, preferencias y potencial de
aprendizaje, y debe ser entrenado en diferentes
fases del proyecto.
Existen tres momentos claves para la formacin:
Antes del Diseo conceptual, los miembros del
equipo de proyecto deben capacitarse en cursos
SAP de nivel 1 y 2, que les permitan comprender los
procesos que van a modelar, y las potencialidades
del sistema.

Overview of SAP Implementations

Entorno de la implementacin SAP

1.- CAPACITACIN
Antes del Diseo Detallado, o parametrizacin.
Los miembros del equipo de proyecto deben
capacitarse en cursos SAP de nivel 3, que les
permitan aprender a parametrizar el sistema.
Antes de la Entrada en productivo. Debe
disearse un curso a medida, de acuerdo a la forma
en que se operar el sistema SAP. Este curso est
dirigido a los usuarios finales, y constituye el punto
mas importante de motivacin a los futuros usuarios
SAP. Es importante adems que la formacin sea
entregada poco antes de la puesta en marcha, para
evitar que se olviden los conocimientos aprendidos,
por falta de prctica.

Overview of SAP Implementations

Entorno de la implementacin SAP

2.- CONTROL DE PROYECTO


El control de Proyecto es un aspecto clave de la
implementacin del sistema. Las desviaciones del
cronograma del proyecto o de sus objetivos, deben
ser rpidamente identificadas y evaluadas, para
determinar las medidas correctivas necesarias.

El ciclo de control de proyectos consta de cuatro


fases

Definir

Dirigir

Medir

Corregir
Overview of SAP Implementations

Entorno de la implementacin SAP

3.- GESTIN DEL RIESGO


Al comienzo del proyecto debe realizarse un anlisis
de riesgo, para identificar, analizar y responder a los
riesgos posibles del proyecto, en cualquiera de sus
etapas.
La identificacin de riesgos o puntos crticos, es una
tarea permanente, que se desarrolla a lo largo del
proyecto, en cada reporte. El propsito de esto es
conseguir que la gente piense acerca de los riesgos
potenciales y advierta al lider del proyecto en
cualquier momento.
Una forma comn de gestionar el riesgo es
mantener un reporte peridico de riesgos
potenciales, por mdulo, para cada etapa del
proyecto:
Overview of SAP Implementations

Entorno de la implementacin SAP

3.- GESTIN DEL RIESGO


El reporte de anlisis de riesgo debe contener los
siguientes datos:
Factor de Riesgo
Cambio de probabilidad
Probabilidad de ocurrencia
Mediciones
Impacto en el proyecto

Overview of SAP Implementations

Entorno de la implementacin SAP

4.- GESTIN DEL CAMBIO


La implementacin de un sistema de gestin integrado,
como SAP, tiene un gran impacto en una empresa,
especialmente en sus empleados. La reaccin usual es la
resistencia al cambio, ya que este se percibe como
negativo. Normalmente, quienes perciben el cambio como
negativo siguen un ciclo del tipo siguiente:
ACTIVO
Negociacin

Miedo a perder la propiedad de los datos


Miedo de cometer
errores
Enojo
Depresin
Aceptacin
Perdida de contacto social
Muy flojos
para responder al cambio
Schock
Temor a cambios
Estructurales
Pesismismo
PASIVO
Otras dificultades personales Comprensin
tiempo
Overview of SAP Implementations

Entorno de la implementacin SAP

4.- GESTIN DEL CAMBIO


En el caso de que el cambio se perciba como positivo, se
tiene el siguiente ciclo:

ACTIVO
Comprobacin
Mayor acceso a datos
de toda la compaa
Esperanza Realista
Facilita Pesimismo
el contacto con otros empleados
Informado
Posibilita
el crecimiento en sus trabajos
Optimismo
Mayor capacidad de negociacin con
informado
proveedores
o clientes, por acceso a datos
Optimismo
Satisfaccin
PASIVO
ms
rpidoDesinformado
tiempo
Overview of SAP Implementations

Metodologa ASAP
ASAP (Accelerated SAP) es la solucin SAP para implementaciones rpidas,
especficamente diseada para acelerar y estandarizar el proceso de
implementacin, para alcanzar la funcionalidad de los procesos crticos

As Soon As Possible.
Nmero de Proyectos

http://www.sap.com/mexico/partners/howtopartner/index.epx

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60
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30
20
10
0
2 3

5 6

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Duracin en meses
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Metodologa ASAP
La metodologa ASAP consta de las cinco etapas clsicas de proyectos de
implementacin:

Cada una de estas etapas contiene herramientas de ayuda para facilitar y


acelerar la implementacin (cuestionarios, formatos, etc.)

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Metodologa ASAP

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Metodologa ASAP
Adems de las herramientas de ASAP, existe una base de datos de preguntas y
respuestas, que permite realizar un control de calidad a la implementacin:

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Aceleradores SAP
Los aceleradores SAP son herramientas que permiten definir en forma rpida
ciertos aspectos claves de las implementaciones de R/3. Entre ellos estn:

Autorizaciones
Mandantes preconfigurados
Comercio electrnico
Reportes

Guias Made Easy


Transferencia de Datos
Formularios
Administracin de Sistemas
EDI
Otros

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Herramientas de Control de Proyecto


Dentro del Sistema R/3 existen herramientas que ayudan a controlar la
implementacin. La principal herramientas es la Guia de Implementacin (IMG)

La GUIA de IMPLEMENTACIN es una estructura jerrquica organizada, que


refleja los componentes de las aplicaciones de negocios de R/3. En ella, se listan
todos los documentos para la implementacin (parametrizacin) del sistema, y
permite acceder directamente a las siguientes actividades:
Ejecuta transacciones de parametrizacin

Permite documentar el proyecto


Mantiene informacin del Status del proyecto
Permite controlar y documentar el proceso de implementacin.

Existen varios niveles de trabajo con la IMG:

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Herramientas de Control de Proyecto

IMG de Referencia SAP


IMG de la empresa
IMG del
proyecto

IMG del
proyecto

IMG del
proyecto

IMG de la
versin

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Trabajo con la IMG


Ejemplo: Parametrizar grupos de compra

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Trabajo con la IMG


Ejemplo: Parametrizar grupos de compra

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