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Agenda

Proveedores
Ciclo del Proveedor
Evaluacin de Proveedores
La negociacin
Contratos
Indicadores

Proveedores
nico Proveedor
Los descuentos por cantidad o las
economas que pueden lograrse en el
transporte.
Las
compras
de
artculos
especializados
o
a
medida
garantizando la consistencia en la
calidad de los artculos adquiridos.
Las compras JIT, requieren una
estrecha relacin entre el cliente y un
nico proveedor. La cooperacin entre
las partes puede producir un
importante ahorro de costos en el
mediano y largo plazo.
La alta dependencia que puede
producirse
entre
comprador
y
proveedor; de esta forma, cualquier
inconveniente de una de ellas
repercute fuertemente en la otra.
El riesgo de que los socios se conviertan
en competidores.

Varios Proveedores. Esta estrategia se basa en la reduccin


de los riesgos de desabastecimiento y
de precios en funcin de la competencia
que se crea.
Las relaciones contractuales a corto
plazo son la norma: ante cada
necesidad de reabastecimiento, se
solicita presupuesto a cada proveedor y
se escoge, bsicamente, en funcin de
los menores precios.
Esto puede incidir en la calidad de los
artculos comprados (diferente calidad
ofrecida
por
los
diferentes
proveedores), lo que impone un estricto
control de los productos entregados en
recepcin,
agregando
costos
y
aumentando los lead-times.
El seguimiento a los proveedores es mas
complicado, lo que dificulta an ms la
obtencin de una calidad y/o servicio
consistente.

Ciclo del Proveedor


LA BUSQUEDA.- Dnde encontrar al proveedor?
Las pginas amarillas, las publicaciones especializadas, los
programas de radio televisin y los peridicos.
Las guas de la industria permiten conocer potenciales
proveedores.
Internet es una novedosa y efectiva herramienta de
identificacin de recursos.
Las recomendaciones de empresarios, colegas y/o
profesionales.
Las Ferias, los Congresos y las Rondas comerciales.
En la bsqueda de proveedores extranjeros, es comn que se
solicite informacin a las oficinas gubernamentales de
Comercio Exterior del pas en el que se est interesado. De la
misma forma, las asociaciones sectoriales nacionales e
internacionales, suelen brindar algn tipo de informacin
til para detectar probables proveedores

Ciclo del Proveedor


SELECCIN.- Cmo seleccionar al proveedor?
Despus que han sido localizados los potenciales proveedores,
se procede a realizar un proceso de anlisis, comparacin y
seleccin de los mismos.
En un proceso de compras tradicional, los precios, las
condiciones de pago, los plazos de entrega y la calidad son las
caractersticas ms utilizadas en la seleccin de proveedores.
Dada la creciente tendencia a desarrollar relaciones de
asociacin entre cliente-proveedor, las cuestiones de solidez
financiera, de habilidad tcnica y de capital intelectual
estn desempeando un papel cada vez ms importante en
este proceso. Otras de las variables son: localizacin, servicios
de asesoramiento previo a la compra, garantas y servicios
tcnicos, servicios post-venta, certificacin de normas de
calidad, etc.

Ciclo del Proveedor


El registro de proveedores
Una vez seleccionados los proveedores, se deben
abrir registros para cada uno de ellos, en donde se
incluir toda la informacin relevante, tal como
datos identificatorios (razn social, domicilio legal y
comercial, telfono, fax, e-mail, direccin web, n
de CUIT, tipo de contribuyente, etc.), tipo de
productos que ofrece o servicios que presta, precios,
polticas de descuentos, condiciones acordadas de
pagos, condiciones generales de entrega y contratos
que se hayan firmado. Catlogos y muestras de los
artculos ofrecidos, con los resultados de los anlisis
realizados a los mismos si correspondiere.

Ciclo del Proveedor


Aspectos a evaluar
Los mismos criterios utilizados en la
seleccin
son
utilizados
peridicamente para medir su
desempeo real.
Realizar el seguimiento ciertos
factores: nivel de fallas detectadas
en los lotes entregados, % de envos
equivocados
en
cantidad
y/o
variedad, % de roturas, evolucin de
los precios, cumplimiento de plazos
previstos de entrega, flexibilidad,
cumplimiento
de
garantas,
evaluacin de los servicios tcnicos
prestados, entre otros.
Un adecuado control sobre los
proveedores permitir medir hasta
qu punto satisfacen las necesidades
de la empresa.

Beneficios de la evaluacin:
Asegurar que los procesos de
provisiones o servicios de Terceros,
no "salgan fuera de control"
debido
a
incapacidades
provenientes de los proveedores.
Desempeo integral del proveedor
Este desempeo lo determinamos a
travs del anlisis de los Plazos de
Entregas, si la provisin o el
servicio est disponible en el
momento acordado (no antes ni
despus), si alcanz el estndar de
Calidad Tcnica que le fue exigido.
(no cmo. ni conque lo fabric o
realiz) y por ltimo, la Calidad
del Servicio que presta y si
demuestra que lo suministrado es
confiable repetitivamente

Criterios de Evaluacin
Calidad del servicio
Cumplimiento en relacin con plazos de entrega y fiabilidad de la
misma
Continuidad
Capacidad
Nivel tecnolgico
Capacidad de respuesta
Tarifa ( Condiciones de pago, descuentos varios )
Asistencia tcnica
Servicio post venta
Se resumen tres sistemas de evaluacin bsicos, que es necesario
complementar con otros para una evaluacin ms compleja:
ndice de Precios = Menor Precio ofertado / Precio Medio del Mercado
x 100
ndice de Calidad = Lotes aceptados / Lotes servidos x 100
ndice de Servicio = Entregas a tiempo / Entregas solicitadas x 100

Ejemplo de Calificacin
Supongamos que los atributos a medir para escoger un
proveedor son los precios, las condiciones de pago, la
calidad y los plazos de entrega. Se otorga un puntaje
entre 0 y 1 a cada variable, en funcin de su
importancia para la compaa, como por ejemplo:

Ejemplo de Calificacin
Para esta hipottica empresa, los precios y las condiciones
de pago son los criterios ms relevantes, mientras que los
plazos de entrega son relativamente de menor importancia.
A continuacin se proceder a evaluar y calificar a los
proveedores en relacin a los atributos escogidos. Para
esto se confeccionar una tabla con los nombres de todos
los proveedores que se desean evaluar y se les otorgar un
puntaje entre 1 y 10, de acuerdo al conocimiento de los
mismos que se tenga y/o las propuestas por ellos
elevadas:

Ejemplo de Calificacin
Sin embargo, los puntajes deben relacionarse con la importancia que
cada uno de los factores tiene para la firma, esto es, se deben tomar
los puntajes ponderados.
Para obtenerlos, se debe multiplicar el valor dado a cada variable
con los puntajes absolutos para cada uno de los proveedores bajo
anlisis, tal como se muestra a continuacin:

Ejemplo de Calificacin
Se puede apreciar que el proveedor C, que tena
el mayor puntaje absoluto, no es el que arroja el
mejor resultado cuando se lo relaciona con los
factores de ponderacin. El proveedor A es, en
este caso, el que rene las mejores
condiciones, constituyndose en el proveedor
calificado para realizar negocios con la firma.

La Negociacin
"Las negociaciones se pueden definir
prcticamente como el proceso (humano)
que les ofrece a los contendientes la
oportunidad de intercambiar promesas y
contraer compromisos formales, tratando de
resolver sus diferencias"
(Colosi y Berkely , 1981)
"Proceso (humano) de lograr aceptacin de
ideas, propsitos e intereses, buscando el
mejor resultado posible, de tal manera que
todas las partes sean beneficiadas".
(Correa y Navarrete, 1997)

La Negociacin
ESTILOS DE NEGOCIACIN
La negociacin inmediata busca llegar con
rapidez a un acuerdo, sin preocuparse en
tratar de establecer una relacin personal con
la otra parte.
La negociacin progresiva busca en cambio
una aproximacin gradual y en ella juega un
papel muy importante la relacin personal
con el interlocutor. Se intenta crear una
atmsfera de confianza antes de entrar
propiamente en la negociacin.

La Negociacin
ESTRATEGIAS
La estrategia de la negociacin
define la manera en que cada
parte trata de conducir la
misma con el fin de alcanzar sus
objetivos. Se pueden definir dos
estrategias tpicas:
Estrategia
de
"ganarganar", en la que se busca
que ambas partes ganen,
compartiendo el beneficio.
Estrategia
de
"ganarperder" en la que cada parte
trata de alcanzar el mximo
beneficio
a
costa
del
oponente.

TCTICAS
Las tcticas son las acciones en las
que se concreta dicha estrategia. Se
clasifican en:
Las tcticas de desarrollo son
aquellas que se limitan a
concretar la estrategia elegida,
sea sta de colaboracin o de
confrontacin, sin que supongan
un ataque a la otra parte. Las
tcticas de desarrollo no tienen
por qu afectar a la relacin
entre las partes
Las tcticas de presin tratan en
cambio de fortalecer la propia
posicin y debilitar la del
contrario.

La Negociacin
FASES DE LA NEGOCIACIN
1. La preparacin es el periodo
previo
a
la
negociacin
propiamente dicha y es un tiempo
que hay que emplear en buscar
informacin y en definir nuestra
posicin.
2. El desarrollo de la negociacin
abarca desde que nos sentamos a
la mesa de negociacin hasta que
finalizan las deliberaciones, ya sea
con o sin acuerdo. Su duracin es
indeterminada,
requiriendo
frecuentemente altas dosis de
paciencia. Por lo general no es
conveniente
precipitar
acontecimientos, siendo preferible
esperar a que las ideas vayan
madurando.

FASES DE LA NEGOCIACIN
3. El cierre de la negociacin
puede ser con acuerdo o sin
l. Antes de dar por alcanzado
un
acuerdo
hay
que
cerciorarse de que no queda
ningn cabo suelto y de que
ambas partes interpretan de
igual manera los puntos
tratados. Una vez cerrado hay
que recoger por escrito todos
los aspectos del mismo. En el
documento se tienen que
precisar muchos detalles que
probablemente apenas se
hayan tratado. Ms vale no
firmar un acuerdo que firmar
un mal acuerdo.

La Negociacin
FACTORES DE XITO EN LA NEGOCIACIN
Preparacin: a la mesa de negociacin hay que ir con los
deberes hechos.
Rigurosidad: tratar todos los temas no dejar ninguna duda
por resolver.
Respeto hacia la otra parte: la otra parte no es nuestro
enemigo, viene a ser un colaborador.
Empata: Es la habilidad de conocer que siente la otra
persona, de ponernos en su lugar.
Confianza: Es esencial para una buena negociacin.
Flexibilidad: Capacidad de adaptacin a las nuevas
circunstancias para conseguir soluciones alternativas.
Creatividad: Para superar puntos conflictivos.
Asertividad: Saber decir "NO" en un momento determinado
sin generar tensin.
Paciencia: Toda negociacin requiere su tiempo, no se
deben precipitar los acontecimientos.

El Contrato en el Proceso de
Abastecimientos

Es necesario integrar especialistas de otras


dependencias o reas en la Elaboracin de los
Contratos

El Contrato en el Proceso de
Abastecimientos
QU UTILIDAD TIENE PARA EL COMPRADOR EL
ESCRITURAR UN CONTRATO?
Tener una herramienta clara y precisa al relacionarnos
contractualmente con el proveedor.
Poseer una garanta sobre las obligaciones que debe
entregarnos el proveedor.
Detallar y especificar de manera completa y con
anexos el requerimiento.

El Contrato en el Proceso de
Abastecimientos
CMO GESTIONAR LOS CONTRATOS?
Las actividades claves para la gestin de Contratos de
cualquier tipo de compra son:
1. Elaborar un buen contrato (establecer unas buenas
bases de licitacin).
2. Definir roles y responsabilidades claras.
3. Gestionar la relacin con el proveedor.
4. Gestionar la entrega del producto o servicio.
5. Gestionar el pago.
6. Gestionar la modificacin o trmino anticipado del
contrato (revisar segn programa fechas de trmino o
renovacin).
7. Gestionar los servicios post entrega.
8. Registrar y evaluar el contrato.

El Contrato en el Proceso de
Abastecimientos
CMO REGISTRAR UN CONTRATO?

Medicin de la eficiencia de
Compras
LAS PALABRAS CLAVE DE LA PERFORMANCE EN
COMPRAS
KPI = Key Performance Indicators o indicadores clave

de medicin de la eficiencia.

Un KPI permite evaluar y seguir la evolucin de la


eficiciencia de un sector de actividad de una empresa. Se
trata de un valor, de un ndice o de una nota. Su
seguimiento
se
realiza
de
manera
regular
(semanalmente, mensualmente, semestralmente o
tambin anualmente.)

Medicin de la eficiencia de
Compras

ALGUNOS INDICADORES

Medicin de la eficiencia de
Compras
ALGUNOS INDICADORES