ADMINISTRACION POR PROYECTOS

DEFINICION
FUNCION
HABILIDADES
IMPORTANCIA
BENEFICIOS
DESVENTAJAS

ADMINISTRADOR
DE PROYECTOS
DEFINICION
FUNCIONES
IMPORTANCIA

DEFINICIN.
Los proyectos por definicin tienen una fecha
de inicio y finalizacin determinados, al igual
que un alcance, presupuesto, resultados
especficos y recursos asignados.
Adicionalmente, cada proyecto, por similar que
sean las actividades y los alcances, se tornan
diferentes porque las circunstancias cambian, y
las cosas siempre son distintas cuando se lidia
con personas.

QU ES LA ADMINISTRACIN
DE PROYECTOS?
Es la planeacin, organizacin, direccin y control de los
recursos para lograr un objetivo a corto plazo.
Tambin se dice que la administracin de proyectos
ocurre cuando se da un nfasis y una atencin especial
para conducir actividades no repetitivas con el
propsito de lograr un conjunto de metas.

Esta actividad es llevada a cabo por un conjunto de

administradores que actan como agentes unificadores
para proyectos particulares, tomando en cuenta los
recursos existentes, tales como el tiempo, materiales,
capital, recursos humanos y tecnologa.

FUNCION
La administracin procura siempre el mximo
aprovechamiento de los recursos, mediante su
utilizacin eficiente. Las principales funciones de la
administracin se engloban en planeacin,
organizacin, direccin y control.
Durante la planeacin se decide anticipadamente qu,
quin, cmo, cundo y por qu se har el proyecto.
Las tareas ms importantes de la planeacin son
determinar el status actual de la organizacin,
pronosticar a futuro, determinar los recursos que se
necesitarn, revisar y ajustar el plan de acuerdo con los
resultados de control y coordinar durante todo el
proceso de planeacin.

La organizacin realiza actividades en grupo, de asignacin y

asesoramiento, y proporciona la autoridad necesaria para
llevar a cabo las actividades.
Dentro de esta etapa se identifica, define y divide el trabajo
a realizar, se agrupan y definen los puestos, se proporcionan
los recursos necesarios y se asignan los grados de autoridad.
El siguiente paso es la direccin, la cual sirve para conducir
el comportamiento humano hacia las metas establecidas.
Aqu se comunican y explican los objetivos a los
subordinados, se asignan estndares, se entrena y gua a los
subordinados para llegar a los estndares requeridos, se
recompensa el rendimiento y se mantiene un ambiente
motivacional.

Por ltimo se encuentra el control, que se encarga de

medir el rendimiento obtenido en relacin a las
metas fijadas. En caso de haber desviaciones, se
determinan las causas y se corrige lo que sea
necesario.

HABILIDAD
Por pequeo que sea el proyecto, se requieren
habilidades de administracin del mismo para
sortear las diferentes situaciones que se
presenten, y adems garantizar el cumplimiento
de los objetivos dentro de los tiempos estipulados.

Estas habilidades van desde la definicin del

proyecto, hasta la administracin de las medidas
de avance del mismo. Adicionalmente, se deben
incorporar tcnicas para el manejo de contratos y
el manejo de proveedores

En esta y las subsiguientes entregas analizaremos lo que

consideramos son las 12 habilidades necesarias en el manejo
de proyectos, que si se ejecutan adecuadamente garantizarn
el desarrollo del proyecto:

Definicin del proyecto

Planeacin del Trabajo
Administracin de Contratos
Administracin de Proveedores
Administracin del Plan de trabajo
Administracin de situaciones
Administracin del Alcance
Administracin de Riesgos
Administracin de la comunicacin
Administracin de la documentacin
Administracin de la calidad.
Administracin de las mtricas.

Estas doce habilidades descritas como

necesarias en una medida u otra para
garantizar el xito de los proyectos se centra en
la administracin de procesos. Sin embargo hay
otra serie de habilidades que tambin se
requieren en el manejo de las personas como
liderazgo, escucha y buena retroalimentacin.

IMPORTANCIA.
La administracin de proyectos implica una gran importancia,
por lo que es usada en una gran diversidad de campos; desde
proyectos espaciales, en bancos, en desarrollo de sistemas en
computadora, en procesamiento de hidrocarbono, en la
industria petroqumica, en telecomunicaciones, en defensa
nacional, etc.
Los cambios tecnolgicos, la necesidad de introducir nuevos
productos al mercado, las cambiantes exigencias de los
consumidores de productos, entre otras cosas, incrementan el
fluido de operaciones en una organizacin, provocando que
los mtodos administrativos convencionales sean
inadecuados.

Sirve para aprovechar de mejor manera los recursos

crticos cuando estn limitados en cantidad y/o
tiempo de disponibilidad. Tambin ayuda a realizar
acciones concisas y efectivas para obtener el mximo
beneficio.
Por esta razn la administracin de proyectos es
importante, ya que ofrece nuevas alternativas de
organizacin.

BENEFICIOS

Roles y responsabilidades.
Eficiente calendarizacin del plan de trabajo.
Control contino del proyecto.
Temprana identificacin de los problemas.
Trabajo en equipo.
nfasis en la calidad.
Satisfaccin del cliente.
Establece claras medidas de xito en los proyectos (Calidad, Tiempo
y Costo).
Permite a la organizacin disciplinar sus esfuerzos a los objetivos
estratgicos.
Identifica y selecciona proyectos que estn alineados al Plan
Estratgico Empresarial.
Optimiza el uso de los recursos organizacionales.
Asegura la salida rpida de productos y servicios al mercado.
Pone en prctica los planes estratgicos.

DESVENTAJAS
Tiempo.
Asignacin de recursos dedicados.
Inversin.

QU ES EL ADMINISTRADOR DE
PROYECTOS?
El administrador de proyectos puede ser definido como
el individuo que cumple con la tarea de integrar los
esfuerzos dirigidos hacia la ejecucin exitosa de un
proyecto especfico.
Esta persona enfrenta un conjunto de circunstancias
nico en cada proyecto.
El administrador de proyectos es una extensin
del administrador general de una organizacin

IMPORTANCIA
La posicin del administrador de proyectos es
importante porque las organizaciones modernas
son muy complejas como para excluir una
administracin efectiva y ms especfica usando
estructuras y relaciones organizacionales
tradicionales.
Adems, esta persona provee el liderazgo
necesario para que la cadena de proyectos fluya
dentro de la red organizacional.

FUNCIONES
Debe dirigir y evaluar el proyecto; tambin planear, proponer e
implementar polticas de administracin de proyectos, asegurar la
finalizacin del proyecto mediante compromisos contractuales.

Otras tareas que debe cumplir son desarrollar y mantener los planes del
proyecto, darle una calendarizacin y financiamiento adecuados al
proyecto y evaluar y reportar su avance.

Adems, el administrador de proyecto debe resolver las siguientes

preguntas:
* Qu se va a hacer?
* Cundo se va a hacer?
* Por qu se va a hacer?
* Cunto dinero est disponible para hacerlo?
* Qu tan bien se est haciendo el proyecto?