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Unidad IX

Estructura y diseo
organizacional

Estructura y Diseo Organizacional

Planeacin

Organizacin

Direccin

Control

Definir los
objetivos,
establecer
estrategias y
desarrollar planes
para coordinar
actividades

Determinar lo que
es necesario
realizar, como
llevarlo a cabo y
con quin se
cuenta para
hacerlo

Motivar, dirigir y
cualquier otras
acciones
involucradas con
dirigir al personal

..

Dar seguimiento a
las actividades
para garantizar
que se logren
conforme lo
planeado
..

Alcanzar los
propsitos
establecidos
por la
organizacin

Estructura y Diseo Organizacional

Estructura y Diseo Organizacional


Conceptos
Elementos claves del diseo organizacional

Modelos Mecanicista y Orgnico de diseo organizacional


Caractersticas
Factores contingenciales que influyen en la seleccin

Diseo organizacional tradicional y contemporneo


Diseo Tradicional

Simple / Funcional / Divisional

Diseo Contemporneo

Equipos / Matricial o Proyectos / Virtual o Redes

Temas contemporneos de diseo organizacional


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Estructura y diseo organizacional

Estructura y Diseo Organizacional Conceptos

Diseo Organizacional
Finalidad: distribuir y organizar el trabajo para cumplir con los
objetivos de la organizacin.
Estructura organizacional: es la distribucin formal de los puestos
de la organizacin. Responde a las preguntas:

Quin lo debe hacer?


De qu es responsable?
Cul es su competencia de autoridad en relacin a su funcin?

Organigrama: herramienta para visualizar la estructura de la


organizacin

Estructura y diseo organizacional

Estructura y Diseo Organizacional Conceptos

Diseo Organizacional
Importancia: la estructura organizacional debe estar diseada de
forma a que ayude a lograr los objetivos organizacionales.
Las estructuras pueden diferir de una organizacin u otra en
cuanto a formalidad, flexibilidad, centralizacin, entre otras
caractersticas pero el objetivo final es que permita la ejecucin
del trabajo en forma eficiente y eficaz.
reas en una estructura bsica de funciones en una empresa

Finanzas: contabilidad, tesorera, auditora, impuestos, contralora,


etc
Produccin u operaciones
Comercializacin o distribucin
Recursos Humanos

Estructura y diseo organizacional

Estructura y Diseo Organizacional Conceptos

Diseo Organizacional - Propsitos


Dividir el trabajo a realizarse en tareas especficas y
departamentos.
Asignar tareas y responsabilidades asociadas con puestos
individuales.
Coordinar diversas tareas organizacionales.
Agrupar puestos en unidades.
Establecer relaciones entre individuos, grupos y departamentos
Establecer lneas formales de autoridad
Asignar y utilizar recursos de la organizacin

Elementos claves: factores claves sobre los cuales se decide al


momento de definir la estructura organizacional
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Estructura y diseo organizacional

Premisas de Organizacin

Premisas de Organizacin
La necesidad determina la estructura
La estructura tarde o temprano limita el crecimiento
La estructura puede ser un cuello de botella en la cadena de
generacin de valor para el cliente.
El costo de la estructura debe ser acorde a los ingresos.
Cada puesto en una empresa productiva debe justificar su
existencia en trminos econmicos, salvo que el costo beneficio
social est plenamente justificado.
Es infructuoso ser lder en una empresa mal diseada
La estructura mal calculada econmicamente quiebra a la
empresa
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Estructura y diseo organizacional

Elementos claves de diseo


organizacional

Diseo Organizacional Elementos Claves


Principio de alineamiento con los objetivos
Especializacin del trabajo
Departamentalizacin
Cadena de mando
Tramo de control
Centralizacin y descentralizacin
Formalizacin

Estructura y diseo organizacional

Elementos Claves: Principio de


alineamiento con los objetivos

Concepto
Toda la estructura, sus reas, departamentos y puestos, as
como las descripciones de puestos, procesos productivos y
perfiles de los candidatos a ocupar los puestos deben estar
alineados con la estrategia.

Ejemplos:
Estrategias de innovacin vs departamentos (?) de I + D
Estrategias de crecimiento vs marketing

Estructura y diseo organizacional

Elementos Claves: Especializacin del


trabajo

Concepto:
Divisin de las actividades laborales en tareas separadas. El
empleado se especializa en hacer una parte de la actividades en
vez hacerla toda con la finalidad de aumentar la eficiencia y
productividad.
Ejemplos: Mc Donalds, lneas de montaje,
Beneficios: aumento de la eficiencia y productividad.
Desventajas: llevada al extremo puede ser fuente de problemas
como aburrimiento, fatiga, estrs, mala calidad, ausentismo,
reduccin del desempeo y aumento de la rotacin del personal.
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Estructura y diseo organizacional

Elementos Claves: Departamentalizacin

Concepto:
Definidas las tareas y quienes la van a realizar, se agrupan las
actividades laborales comunes para que se realicen de manera
coordinada e integrada.

Es la forma en que se agrupan los puestos


Formas de departamentalizacin

Funcional: se agrupan los puestos por funciones


Geogrfica: se agrupan los puestos por regiones geogrficas
Por productos: se agrupan los puestos por lneas de productos
Por procesos: se agrupan los puestos en base al flujo de productos o
clientes
Por clientes: se agrupan los puestos en base a clientes especficos y
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exclusivos con necesidades comunes

Estructura y diseo organizacional

Elementos Claves: Departamentalizacin


X

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Estructura y diseo organizacional

Elementos Claves: Departamentalizacin


X

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Estructura y diseo organizacional

Elementos Claves: Departamentalizacin


X

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Estructura y diseo organizacional

Elementos Claves: Departamentalizacin


X

Pueden ser combinadas, la mayora o todas las formas de


departamentalizacin
Tendencias actuales
Departamentalizacin por clientes

Mayor enfoque en el cliente y en sus necesidades


Obtener y mantener clientes es clave para el xito

Equipos interfuncionales

Formados por individuos con varias especialidades de trabajo

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Estructura y diseo organizacional

Elementos Claves: Cadena de mando

Definicin
Lnea de autoridad que se extiende de los niveles ms altos a los
ms bajos. Define quin le reporta a quin.

Conceptos asociados
Autoridad: derechos inherentes asociados a la posicin gerencial
para poder decir a los empleados qu hacer y esperar que lo
haga. Autoridad para la coordinacin y supervisin de los
trabajos de los dems.
Responsabilidad: cuando un gerente asigna una actividad a un
empleado estos asumen la obligacin de realizar la tarea
asignada. Es la obligacin o expectativa de desempeo de parte
del empleado
Unidad de mando (uno de los 14 principio de administracin de
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Fayol): una persona debe reportar a un nico gerente (jefe)

Estructura y diseo organizacional

Elementos Claves: Cadena de mando

Tendencias actuales
Cadena de mando, autoridad, responsabilidad, unidad de mando
eran conceptos bsicos que en la actualidad han vuelto mucho
menos importantes.
En la visin actual, los gerentes se han vuelto en algunos casos
ms orientados a actuar como facilitadores y la obtencin de la
informacin, normalmente canalizada a travs de la gerencia, se
ha hecho mucho ms fluida y disponible.

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Estructura y diseo organizacional

Elementos Claves: Tramo de Control

Concepto
A cuntos empleados puede dirigir un gerente e manera eficaz
y eficiente? Tradicionalmente 5 o 6 (6 u 8) empleados en forma
directa. En los niveles superiores es menor
Determinar el tramo de control es importante puesto que
determina la cantidad de niveles y nmero de gerentes de una
organizacin. Impacto en la eficiencia de la organizacin.
A igualdad de condiciones a mayor tramo de control mayor
eficiencia organizacional.

gerentes

# Empleados
1
4
16
64
256
1024
4096

# Gerentes
1
4
16
64
256
1024

# Empleados
1
8
64
512
4096

# Gerentes
1
8
64
512

780 posiciones
gerenciales
menos

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# empleados

1365

585
780

Estructura y diseo organizacional

Elementos Claves: Tramo de Control

Concepto (cont)
Tramos de control mayores son ms eficientes en trminos de
costos; en tramos muy largos puede perderse la eficiencia por la
prdida de capacidad para supervisar adecuadamente.

Tendencias actuales
No existe un nmero mgico.
Consideraciones para la determinacin: capacidades y
habilidades de los gerentes y empleados (ej. experiencia) ;
caractersticas del trabajo a realizar (complejidad o similitud de
las tareas, proximidad de los subordinados, estandarizacin de
los procedimientos, sofisticacin de los sistemas de informacin,
fortaleza de la cultura de la organizacin, estilo preferido del
gerente)
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Tendencia hacia tramos de control mayores

Estructura y diseo organizacional

Elementos Claves: Centralizacin y


descentralizacin

Centralizacin
Grado en que la toma de decisiones se da en niveles superiores
de la organizacin.
Poca informacin de niveles inferiores para la toma de decisiones
en los niveles superiores: centralizacin
Mayor informacin de los niveles inferiores para la toma de
decisiones o decisiones en niveles inferiores mayor
descentralizacin.
Concepto relativo, nunca es totalmente centralizada o
descentralizada.

Tendencias actuales
Conforme las organizaciones se vuelven ms flexibles y sensibles
a tendencias ambientales (del entorno) se avanza hacia la toma
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de decisiones descentralizadas. Otorgamiento de facultades de
decisin a los empleados (empowerment).

Estructura y diseo organizacional

Elementos Claves: Centralizacin y


descentralizacin
Factores que afectan la mayor o menor centralizacin
Ms centralizacin
Ms descentralizacin
- El entorno es estable
- El entorno es complejo, incierto
- Los gerentes de niveles inferiores no son tan capaces - Los gerentes de niveles inferiores son capaces y
o experimentados en la toma de decisiones como los
experimentados en la toma de decisiones
gerentes de nivel alto
- Los gerentes de niveles inferiores no desean
- Los gerentes de niveles inferiores desean involucrarse
involucrarse en las decisiones
en las decisiones
- Las decisiones tienen relativamente poca importancia - Las decisiones son importantes
- La organizacin enfrenta una crisis o el riesgo de un
fracaso empresarial
- La compaa es grande
- La implementacin eficaz de las estrategias de la
compaa depende de que los gerentes no emitan
opiniones sobre lo que sucede

- La cultura corporativa es abierta para permitir que los


gerentes opinen sobre lo que sucede
- La compaa est geogrficamente dispersa
- La implementacin eficaz de las estrategias de la
empresa depende de que los gerentes participen y sean
flexibles en la toma de decisiones

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Estructura y diseo organizacional

Elementos Claves: Formalizacin

Concepto
Se refiere a que tan estandarizados estn los trabajos de la
organizacin y hasta que punto las reglas y procedimientos guan
el comportamiento de los empleados.
Organizaciones muy formalizadas: descripciones explcitas, reglas
organizacionales y procedimientos claramente definidos.

Tendencias actuales
Cierta formalizacin para fines de consistencia y control.
Menor dependencia de la reglas estrictas y estandarizaciones
para guiar y regular el comportamiento de los empleados.

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Estructura y diseo organizacional

Otros principios de organizacin

Principio escalar y de equilibrio


Cuanto ms clara la lnea de autoridad, tanto ms clara la
responsabilidad por la toma de decisiones y eficaz la
comunicacin.

Principio de Flexibilidad
A mayor rigidez y nmero de niveles jerrquicos; mayor sobreadministracin y burocracia. Mayor lentitud en la toma de
decisiones y costosos los procesos productivos. Mayor
flexibilidad, ms trabajo en equipo.

Primaca de la autoridad lineal sobre la asesora. Primaca de


autoridad normativa
Principio de equidad y equilibrio en la carga de trabajo
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Estructura y diseo organizacional

Modelos de Diseo Organizacional

Estructura Mecanicista vs Estructura Orgnica


Mecanicista
Estructura rgida y muy controlada
Gran especializacin
Departamentalizacin rgida
Limitado tramo de control
Alta formalizacin
Red de informacin limitada
Poca participacin de niveles
inferiores en la toma de decisiones

Orgnica
Equipos interfuncionales
Equipos multijerrquicos
Libre flujo de informacin
Grandes tramos de control
Descentralizacin
Poca formalizacin

Las estructuras mecanicistas

Se esfuerzan por alcanzar la eficiencia (reglas, normas, tareas


estandarizadas y controles)
Minimizan la ambigedad, personalidades y opiniones
Ninguna empresa es totalmente mecanicista pero todas las grandes
empresas tienen algunas de estas caractersticas

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Estructura y diseo organizacional

Modelos de Diseo Organizacional

Estructura Mecanicista vs Estructura Orgnica


Las estructuras orgnicas

Son adaptables y flexibles


Pueden tener trabajos especializados pero no estandarizados, se
adaptan segn necesidades
Trabajos organizados en torno a grupos de empleados
Personal muy capacitado y con autoridad para manejar actividades y
problemas
Reglas formales mnimas y poca supervisin directa

Factores de contingencias que influyen en la decisin

La estrategia de la organizacin
El tamao
La tecnologa
Grado de incertidumbre del entorno

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Estructura y diseo organizacional

Modelos de Diseo Organizacional

Factores contingencias que influyen en la decisin


a) La estrategia de la organizacin y la estructura
La estructura de la organizacin debe facilitar el logro de
objetivos
Cambios en la estrategia corporativa origina cambios
estructurales en apoyo a la estrategia.
Ejemplos:

Libre flujo de informacin y flexibilidad (estructura orgnica)


asociada a organizacin que apunta a innovaciones significativas y
nicas
Estrategias orientadas a la Innovacin
Eficiencia, estabilidad y estrechos controles asociadas a
organizaciones que controlan de cerca los costos (estructura
mecanicista)
Estrategias de reduccin de costos.
Estrategias de imitacin: caractersticas de ambas. Mecanicistas para
minimizar y controlar costos y riesgos y orgnicas para aprovechar
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oportunidades

Estructura y diseo organizacional

Modelos de Diseo Organizacional

Factores contingencias que influyen en la decisin


b) Tamao y estructura
El tamao de la organizacin afecta a la estructura
Grandes organizaciones tienden a presentar mayor
especializacin, departamentalizacin, centralizacin, reglas y
normas que las organizaciones pequeas.
c) Tecnologa y estructura:
El tipo de tecnologa que utiliza la organizacin influye en la
estructura de la misma.
Joan Woodward realiz estudios sobre elementos de diseo
estructural de las organizaciones y su nivel de xito y dividi a
las empresas en categoras segn su nivel de tecnologa y niveles
crecientes de sofisticacin y complejidad
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Estructura y diseo organizacional

Modelos de Diseo Organizacional

Factores contingencias que influyen en la decisin


Tecnologa y estructura:

Caractersticas estructurales

Tipo de estructuras
Produccin de / en:
Complejidad / sofisticacin

Produccin de unidades
Diferenciacin vertical baja

Produccin masiva
Produccin por procesos
Diferenciacin vertical
Diferenciacin vertical alta
moderada
Diferenciacin horizontal baja Diferenciacin horizontal alta Diferenciacin horizontal baja
Poca formalizacin

Alta formalizacin

Poca formalizacin

Orgnica
Unidades de elemento o
pequeos lotes
Baja

Mecanicista
Grandes lotes

Orgnica
Procesos continuos
Alta

En general cuanto ms rutinarias es la tecnologa, ms


mecanicista es la organizacin

Complejidad / sofisticacin tcnica guarda relacin con la medida en que el


proceso productivo es controlable y sus resultados son predecibles.
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Estructura y diseo organizacional

Modelos de Diseo Organizacional

Factores contingencias que influyen en la decisin


d) Incertidumbre del entorno y estructura
Entornos sencillos, estables, poca incertidumbre: estructura
mecanicista
Entornos complejos y dinmicos requieren de estructuras ms
flexibles. Estructuras orgnicas
Tendencias actuales:

competencia global, acelerada innovacin, crecientes demandas de


los clientes (calidad, entregas rpidas). Fuerzas ambientales
dinmicas
Estructuras mecanicistas: no equipadas para responder al rpido
cambio ambiental e incertidumbre
Las organizaciones se estn volviendo ms orgnicas
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Estructura y diseo organizacional

Diseos organizacionales comunes

Diseos tradicionales
a) Estructura simple

Iniciativas emprendedoras con estructura simple


Departamentalizacin baja, amplios tramos de control, autoridad
centralizada en una sola persona, poca formalizacin.

b) Estructura Funcional

Agrupa especialidades organizacionales similares o relacionadas


Departamentalizacin funcional aplicada a toda una organizacin

c) Estructura Divisional

Formada por divisiones o unidades de negocios separadas


Autonoma limitada a la divisin. Autoridad sobre la unidad y su
desempeo
Corporacin matriz: supervisor externo, coordina y controla las
divisiones y puede proporcional servicios de apoyo
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Estructura y diseo organizacional

Diseos organizacionales comunes

Diseos tradicionales: Fortalezas y debilidades


Simple:

Fortalezas: rpida, flexible, econmica, responsabilidades claras


Debilidades: no adecuada cuando la organizacin crece, dependencia
de una sola persona implica mayor riesgo

Crecimiento Horizontal y crecimiento vertical da lugar a:


Estructura Funcional:

Fortalezas: ahorro de costos derivado de la especializacin,


(economa de escala, duplicacin mnima de personal y equipo)
Debilidades: bsqueda de objetivos funcionales puede ocasionar que
se pierda el inters general. Aislamiento de funciones, poco
conocimiento de lo que hacen las dems

Estructura Divisional:

Fortalezas: enfoque en resultados. Responsabilidad sobre resultados


Debilidades: duplicacin de actividades y recursos. Aumento de
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costos, reduccin de eficiencias.

Estructura y diseo organizacional

Diseos organizacionales
contemporneos

Asociados a estructuras ms orgnicas, flexibles, innovadoras.


a) Estructuras de equipos
Toda la organizacin esta formada por equipos de trabajo que
hacen el trabajo de la empresa (Google)
Otorgamiento de facultades de decisin es crucial, no existe lnea
de autoridad gerencial de arriba hacia abajo.
Los equipos disean y hacen su trabajo de forma que consideran
mejor pero son responsables del desempeo laboral
En estructuras grandes, complementan lo que tpicamente es
una estructura funcional o divisional
Permite tener la eficiencia de una burocracia y flexibilidad de los
equipos

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Estructura y diseo organizacional

Diseos organizacionales
contemporneos

Asociados a estructuras ms orgnicas, flexibles, innovadoras.


b) Estructuras matricial y de proyectos
Matricial:

Las especialidades funcionales trabajan en proyectos dirigidos por un


Gte de Proyecto.
Cadena de mando dual. Gte de Proyecto tiene autoridad sobre los
miembros funcionales en lo que respecta a los objetivos del
proyecto. Gte Funcional es responsable sobre el plan de carrera,
salario, etc.
Requiera comunicacin regular entre el Gte del Proyecto y el
Funcional

Proyectos

Los empleados trabajan continuamente en proyectos


No existen departamentos formales a donde los empleados regresan
Flexibilidad, baja rigidez para la toma de decisiones
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Complejidad para la asignar personas a los proyectos

Estructura y diseo organizacional

Diseos organizacionales
contemporneos

Asociados a estructuras ms orgnicas, flexibles, innovadoras.


c) Organizacin sin limites
No estn definidos los lmites horizontales, verticales, externos
(clientes y proveedores) definidos por una estructura predefinida
Lmites:

Internos: horizontal (departamentos, divisiones, especializacin del


trabajo) / vertical (niveles y jerarquas organizacionales)
Externos: clientes, proveedores y partes interesadas

Organizaciones virtuales

Pequeos grupo de empleados de tiempo completo y especialistas


contratados segn necesidades.

Organizaciones de redes

La empresa utiliza a sus propios empleados para ciertas actividades


laborales y utiliza redes de proveedores externos para proporcionar
otros componentes necesarios para el producto o el proceso. (Call 34
centers, Boing, Ericson)

Estructura y diseo organizacional

Temas de actualidad asociados a la


estructura

Comunicacin
Cmo mantener comunicados con la empresa a empleados
mviles, distantes o a miembros de la estructura que no son
empleados.

Celulares / teleconferencias / video conferencias

Organizacin que aprende


Aprender continuamente, adaptarse, cambiar.
Los empleados continuamente adquieren, comparten y aplican
nuevos conocimientos en la toma de decisiones.
Puede ser la nica fuente de ventaja competitiva sostenible
Requiere barreras estructurales mnimas
Autoridad para los equipos de trabajo
Gerente apoya, facilita y defiende

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Estructura y diseo organizacional

Temas de actualidad asociados a la


estructura

Manejo de problemas estructurales globales


Asociado a la naturaleza global del entorno corporativo de
grandes empresas.
Al disear o cambiar una estructura, se deben considerar las
implicancias culturales de ciertos elementos de diseo.

Ej: formalizacin ms importante en pases menos desarrollados


econmicamente y menos importantes en pases desarrollados
asociados a los niveles de educacin y habilidades profesionales.

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