• Sujeto de Entrega.

- Titular de una Unidad Administrativa

(Secretario, Subsecretario, Coordinador General, Dirección,
Subdirección, jefe de departamento y puestos homólogos)
encargado de almacenar, revisar y autorizar la información de
los anexos para la entrega-recepción.

• Usuario Limitado: Personal de apoyo designado por el Sujeto

de Entrega, encargado de la captura de la información en el
sistema.

• Anexos.- Los formatos del sistema informático donde consta la

relación de los conceptos sujetos a Entrega-Recepción.

• Fotografía.- Respaldo de la información a una fecha

determinada.
 Con base a la Ley de Responsabilidades de los Servidores
Públicos del Estado de Puebla y el Acuerdo, son sujetos de
entrega los siguientes servidores públicos:

a. Titulares de las dependencias que conforman la Administración

Pública Centralizada (Ejecutivo del Estado, Secretarías,
Procuradurías y la Consejería Jurídica).

b. Titulares de las entidades que conforman la Adminstración

Pública Descentralizada (Institutos, Consejos, Comités,
Fideicomisos, Universidades e Institutos Tecnológicos).

c. Titulares de unidades adminstrativas (Subsecretario,

Coordinador General, Director, Subdirector, jefe de
departamento y puestos homólogos, además de los
responsables del manejo, recaudación y custodia de fondos
públicos y recursos de propiedad o al cuidado de las
dependencias y sus equivalentes en las entidades).
Página WEB
http://www.siere.puebla.gob.mx
 AYUDA

• Lineamientos de Entrega - Recepción: En

este documento encontrará toda la
información normativa – administrativa
del Proceso de Entrega – Recepción.

• Guía de Operación del SIERE: En él

encontrará toda la información teórica
de cómo operar el Sistema de entrega-
recepción.
• Cargas Masivas: El Sistema permite el ahorro de
horas hombre en cuanto a la captura, ya que 17 de
los 46 anexos están preparados para recibir este
tipo de función. Este proceso se desarrollo con la
finalidad de evitar una captura manual de éstos
anexos que en general son los más voluminosos en
cuanto a su contenido. El proceso consiste en
generar Archivos Planos de Texto de Campos Fijos
a partir de la información que ya se tenga
capturada en alguna Base de Datos, como puede
ser: Excel, dBase, FoxPro, Sybase, Oracle, SQL
Server, etc. Este apartado indica una serie de
reglas que deben tener los archivos para que
puedan ser cargados de manera masiva.
Cambio de Clave: Esta función permite al usuario cambiar la
clave y de esta manera tener acceso restringido a su
información. La clave puede contener cualquier carácter
alfanumérico (números y letras) y debe tener un máximo de 10
caracter0es.

Salir. Con esta función del menú damos por terminada

nuestra sesión en el Sistema. El Sistema está preparado para
que si no existe ninguna acción del usuario dentro del
Sistema, sé cerrará automáticamente la sesión, y habrá que
iniciar nuevamente.
Usuarios Limitados: Este tipo de Usuario tiene la capacidad
de sólo captura de información en el Sistema.

En esta función del menú se crean usuarios con funciones

limitadas, que cada Sujeto de Entrega lo agregará para que
tenga acceso al Sistema, y de esta manera pueda capturar
el contenido de los Anexos. El Sujeto de Entrega solo podrá
dar de alta a 2 usuarios limitados.

Alta de Usuarios
Para dar de Alta un Usuario Limitado se debe presionar el
botón de “Nuevo”, la pantalla se recarga automáticamente
y muestra los campos que se deben llenar para dar de alta
un nuevo usuario.

NOTA: Cuando el periodo de captura del Usuario Limitado

expire, no podrá ingresar al SIERE hasta que el Sujeto de
Entrega extienda el periodo de captura del Usuario
Limitado.
Inmediatamente después de que se presionó el botón de “Grabar”
aparecerá un mensaje, el cual contiene la información de
Nombre de Usuario y Contraseña que el Sistema generó
automáticamente, la cual deberá anotar y proporcionársela al
Usuario Limitado.
Para cambiar la contraseña de un usuario limitado, el Sujeto de
Entrega dará clic en el botón de Cambiar Contraseña, saldrá una
ventana ¿Desea Cambiar Contraseña?, al dar Aceptar,
automáticamente el Sistema nos genera la nueva contraseña
para el Usuario Limitado.
Lista de Anexos: En esta función del menú se modifica el
“Estatus” de cada uno de los Anexos, además indica cuál
Usuario realizó la última modificación y en qué fecha. Así
mismo, muestra un reporte del porcentaje de avance en qué
Estatus se encuentran los diferentes anexos, siendo los
siguientes:

No Aplica Cuando el anexo no será capturado para esa

entrega.
Vacío Cuando no se ha capturado ninguna información para el
anexo.
En Proceso Cuando no se ha completado la captura del
contenido del anexo, y se está en el proceso de Captura.
Por Autorizar Cuando se ha capturado el contenido del anexo,
pero no está autorizado.
Autorizado Cuando se ha aceptado la información de ese
anexo para su cierre. El Usuario de Tipo Sujeto de Entrega es
el único que tiene la posibilidad de Autorizar los Anexos.
Asigna Anexos: En esta opción del menú, se despliega una
lista con los anexos del Sistema para su llenado, y permite
asignar los anexos con los que trabajará cada uno de los
usuarios limitados que el Sujeto de Entrega creó
previamente. El estatus de los anexos puede ser “No
Asignado” (Sólo el Sujeto de Entrega tendrá la capacidad de
modificar la información del anexo) o “Asignado al Usuario
Limitado”.
Al hacer clic en esta función del menú aparecerá la siguiente
pantalla, en donde se pueden asignar o no, anexos a los
usuarios limitados.
 MUY IMPORTANTE

Addendum: Esta opción será utilizada sólo por los

Nuevos Sujetos de Entrega y sirve para capturar todas
las observaciones que se detecten durante la revisión
de la Entrega - Recepción, para lo cual se tiene un
término no mayor a 15 días hábiles a partir de la fecha
en que se realiza el Acto de Entrega-Recepción.
Para agregar una observación hay que presionar el botón “Nuevo”,
situado en la parte superior y a la derecha de la pantalla,
automáticamente aparecerán los campos a llenar.

De la lista desplegable seleccionar el anexo al cual se quiere agregar

la observación.
En el cuadro Observación escribir la descripción de la
observación detectada.

Después presionar el botón de “Grabar” que se encuentra en

la parte superior y a la derecha de la pantalla, para guardar
la observación.
Eliminar Observación

Para eliminar alguna observación hay que presionar el botón que se

encuentra a la izquierda de cada una de las observaciones. Aparecerá
la siguiente pantalla para confirmar si se quiere borrar el registro.
Iniciar Entrega: Una vez que el Sujeto de Entrega haya
revisado y autorizado la información de cada uno de los
anexos del Sistema, salvo aquéllos que No Apliquen, se
puede comenzar la Entrega.

En la siguiente pantalla se lista los Estatus de los anexos, los

cuales deben de estar en No aplica y en Autorizado para
llevar a cabo este proceso.

Para Iniciar el proceso de Entrega, hay que presionar el botón Inicia

Entrega de Anexos.
Una vez Iniciado el Proceso de Entrega el Sujeto de Entrega ya
no será capaz de hacer ninguna modificación a los anexos, ya
que éstos quedan bloqueados inmediatamente por el sistema,
el Sujeto de Entrega sólo podrá ver la información de su
entrega en manera de consulta.

Captura de información en los Anexos Para poder tener el

acceso a la captura de los anexos, hay que dar clic en el anexo,
al cual se le va a capturar la información, de la lista de anexos.
 1. CAPTURA DATO POR DATO

Para dar de alta la información que se requiera para cada Anexo en

particular, se presiona el botón de “Nuevo” que se encuentra
situado en la parte superior derecha de la pantalla.

Se llenan los campos; dependiendo de cada uno de los casos, al

terminar de llenar toda la información, aparecen disponibles los
botones de “Cancelar” o “Grabar”. Si no desea llenar con
información el anexo, se presiona el botón “Cancelar” y no
se grabará ningún cambio.
Si la información de captura del Anexo fue la deseada, hay que
presionar el botón de “Grabar” y automáticamente quedarán
registrados los cambios en el Anexo.

Modificar Anexo
Para cambiar la información del anexo, se debe dar clic sobre la
información que se desea cambiar, actualizar los campos de texto con
la nueva información y después presionar el botón de “Grabar”, una
vez que se hicieron las modificaciones necesarias.
Borrar Anexo
Para borrar información del anexo hay que presionar el botón . Al
momento de presionar este botón, aparece un mensaje de
confirmación para eliminar dicho registro, presione “Aceptar” para
borrar el registro o “Cancelar” para no ejecutar ninguna
acción.
Añadir archivos Adjuntos

Para agregar un archivo adicional al Anexo, se debe presionar el botón

el cual mostrará una pantalla como la siguiente:

Para adjuntar el archivo a un Anexo se deben seguir los siguientes
pasos:
a).- Presionar sobre el botón de “Examinar” en la pantalla.
b).- Se mostrará una pantalla como la siguiente, de la cual deberá
seleccionar la ubicación en su computadora en donde se encuentra el
archivo que se va a agregar al Anexo.
c).- Una vez que seleccionó el archivo que se va a añadir al anexo,
presionar el botón “Abrir”. Aparecerá la ruta física de éste en el
campo de texto como aparece en la siguiente pantalla:
Se deberá presionar el botón de “Grabar” para que se complete
este proceso.
Nota: Si no se ha especificado ningún archivo y se presiona
el botón de “Grabar”, aparecerá un mensaje como el
siguiente:

Una vez que se grabó el archivo correctamente aparecerá un listado

en la parte inferior de la pantalla como se muestra a continuación:
 Si desea añadir más archivos al Anexo, se deberán de repetir los
pasos anteriores. Los archivos que se agregaron a cada anexo
aparecerán en la parte superior izquierda de la pantalla.

Eliminar Archivos Adjuntos

Para poder Eliminar los Archivos Adjuntos, es necesario
presionar sobre el botón que se encuentra a la izquierda del
nombre del archivo adjunto. A continuación mostrará un
mensaje como el siguiente para confirmar si desea eliminar
dicho archivo.
Carga Masiva de Información

Para realizar la carga de gran cantidad de información, el sistema

maneja el proceso de carga Masiva que mediante un archivo plano, es
posible agregar la información sin la necesidad de teclear cada uno de
los registros. Es importante describir que de los 46 anexos, 17 están
disponibles para realizar esta acción.
Para ello es necesario dar un tratamiento especial al archivo que va
ser destinado para tal objeto, se deberá seguir el siguiente
procedimiento:
1. En el aparto “Generales” elegir “Cargas Masivas” a
continuación aparecerá la siguiente pantalla; al dar clic se
desplegará un cuadro de dialogo que mostrará el
siguiente mensaje “Al descargar los archivos, por favor habilite
la opción de macros para su correcto funcionamiento”.
De la pantalla anterior se deberá elegir al anexo donde se hará la
carga masiva, al dar clic en él se mostrará la siguiente pantalla con la
información que será requerida, especificando el tamaño (número) de
caracteres para cada campo. Dar clic sobre la imagen.

Aparecerá el siguiente cuadro y seleccionar “Abrir”:

Versiones Menores a 2007 Office Excel: Deberá abrir su
programa Office Excel y dirigirse al Menú Herramientas de
Excel, en la opción Macro, y posteriormente ingresar en
Seguridad. Deberá colocar la opción del nivel de seguridad en
Seguridad Media. Con esto, al abrir los archivos de Cargas
Masivas, le preguntará si desea Habilitar Macros, a lo que se le
indicará que Sí. Esta operación sólo se hace sólo una vez.
Cierre
VersiónOffice
2007 Excel y continúe
de Office con estaabrir
Excel: Deberá Guía.su programa Office
Excel y dirigirse al Menú que se encuentra en la parte Superior
Izquierda, el cual tiene un símbolo de Office 2007. Deberá
ingresar en la opción de Opciones de Excel, posteriormente
dirigirse a Centro de Confianza, después dar clic en
Configuración del Centro de Confianza, ahí elegir
Configuración de Macros, y deberá colocar la opción del nivel
de seguridad en Deshabilitar Todas las Macros con
Notificación. Acepte y con esto, al abrir los archivos de Cargas
Masivas, le indicará en la parte superior de la ventana que se
han deshabilitado las macros, a la que usted deberá ingresar
Abrir el archivo (archivo machote) donde se podrá ingresar una gran
cantidad de información (n número de registros). Como se puede
observar en la imagen, el libro machote de Excel tendrá dos pestañas
(hojas): “Datos” y “Definición”.

Datos: Es la hoja donde se pondrá los datos que serán

cargados al sistema, los cuales deberán coincidir con el número
de campos que tenga el anexo del SIERE (descritos en la hoja
de Definición).
• Definición: Esta hoja muestra los campos requeridos (que
coinciden con los de un anexo) e indica la longitud de
caracteres en cada uno de ellos. También, en forma de
Para realizar una carga masiva es necesario tener en una base de
datos (en Excel) la información que se desea subir al sistema
(archivo fuente), siendo esta la que proporcionó el Área
Administrativa de la Dependencia o Entidad (imagen de abajo). Hay
que tener presente que debe estar ordenada de acuerdo a las
columnas que tiene el sistema y las que indica la hoja de
“Descripción” del archivo machote; ya que se copiará la
información para validarla y exportarla al SIERE.
Una vez abierto el archivo machote y el archivo fuente, hay que
copiar la información de éste ultimo y pegarla en la hoja “Datos”
del archivo machote. Es importante mencionar que el
archivo fuente debe contener los mismos campos
(conceptos) que pide la hoja “Descripción”, cuando se
copie la información, sólo se copiarán los datos sin
encabezados.
Una vez pegados los datos y no se hayan mostrado errores, deberá
ubicarse en la hoja “Descripción”, ahí dar clic en el botón
“Exportar”, aparecerá un cuadro de dialogo. El archivo que
se genera (que ya está preparado para hacer la carga
masiva) se guardará en la raíz de C:/ de su computadora
para su fácil ubicación.
NOTA: Si hay errores, en la hoja “Datos” estos aparecerán en
color Rojo y a su vez aparecerá otra hoja, “Validación”, la cual
mostrará en que celda están los errores y cuantos caracteres
tiene.
Cuando ya se haya terminado este proceso el archivo estará listo para
realizar la carga masiva en el anexo seleccionado.
Ya en el SIERE y estando en el anexo donde se realizará la carga
masiva, es necesario dar clic en el icono de cargas masivas

desplegando una pantalla como la siguiente, dar clic en el botón

“Examinar” para ubicar el archivo al que se le dio un
tratamiento especial (ubicado en la raíz de la Unidad C:/ de
su computadora), una vez seleccionado el archivo, dar clic
en el botón “Grabar”.
Una vez grabado el archivo en la ventana se visualizará cuantos
registros fueron cargados exitosamente, así como los registros con
errores.
NOTA: Para visualizar los registros con errores (aparecen en
color azul), dar clic, se desplegará otra ventana que
mostrará el error para que sea corregido en el archivo
machote, en este caso tendrá que volver hacer todo el
procedimiento o en su caso sólo dar alta el registro(s) de
manera manual en el SIERE.
Al cerrar la ventana (dar clic en el botón “Cerrar”) de manera
automática aparecerá un listado con todos los registros que
fueron cargados exitosamente, como lo muestra la siguiente
imagen.
Un registro puede eliminarse con sólo dar clip en la X que está al
lado o modificarse dando clip en el registro deseado, en
ambos casos deberá “Grabar” la información para que el
sistema los registre.
Deshacer Ultima Carga Masiva
Es posible eliminar los registros del último proceso de carga masiva
al hacer clic en, aparecerá la siguiente pantalla:

Al presionar el botón “Aceptar” todos los registros

introducidos en el último proceso de carga masiva serán
eliminados.
Si necesita eliminar toda la información del Anexo, dar clip en la
ubicada en la parte superior de la pantalla.