El PROTOCOLO

O
REGISTRO
NOTARIAL
ANTECEDENTES HISTRICOS
1. FUERO REAL DE ESPAA
Autorizaba al Escribano a conservar los
originales de los Instrumentos que autorizaba.
1. LA PRAGMTICA DE ALCAL DE 1,503.
Se dio el CARTAE, facultaba al Escribano para
reproducir fielmente el Instrumento autorizado
por l (antecedente de lo que hoy conocemos
como Testimonio conocido tambin como
Primer Testimonio, Copia simple Legalizada,
Testimonio Especial).
ETIMOLOGA:
Se deriva de PROTOS que significa:
Primero en su lnea. Y de la voz latina
COLLIUM o COLLATO que significa
comparacin o cotejo.
Definicin de Protocolo o Registro
Notarial
Es la coleccin ordenada de las Escrituras
Matrices, Actas de Protocolizacin, Razn
de Legalizacin de Firmas, Trascripcin
Acta Notarial de Otorgamiento de
Testamento, y documentos que el Notario
registra de conformidad con la ley, en
tomos durante un ao.
LECTURA OBLIGATORIA: Arts.: 8 del
Cdigo de Notariado y 962 del Cdigo Civil
Quines pueden cartular?
1. Los notarios.
2. El Escribano de Gobierno.
3. Agentes Diplomticos cuando sean
notarios.
4. Agentes Consulares cuando sean
notarios
LECTURA OBLIGATORIA: Art. 6
numeral 2) Cdigo de Notariado
Apertura del Protocolo o
Registro Notarial
1. Se abre con el primer instrumento que el notario autorice, el que
principiar en la primera lnea de la primera hoja. Art. 12. C. Not.

NO ES NECESARIA RAZN ALGUNA POR APERTURA

2. Se pagar en la Tesorera del Organismo Judicial por derecho de
apertura de Protocolo Q50.00. Art. 11 de C. de Notariado-

3. Las Hojas de Papel Sellado Especial para Protocolo se
comprarn en la S.A.T. en lotes no menores de 55 hojas
incluyendo la comisin, y se vende nicamente al propio notario
solicitante o por encargo de otro notario. Art. 9 del C. Not.





4. La tarifa especfica es del valor de Q 1.00 por
cada hoja y se vende exclusivamente a los
Notarios.
5. El Art. 33 numeral 10) del Dto. 37-92, la hoja a
que se refiere es a hojas de papel bond
tamao carta o tamao oficio, respetando las
25 lneas y el margen izquierdo de 40 Mm.
6. LECTURA OBLIGATORIA: Arts. 11 y 12 del
Cdigo de Notariado; 6 del Dto. 37-92 Ley del
Impuesto Fiscal y de Papel Sellado Especial
para Protocolo; 30 del Dto. 737-92 Reglamento
de la Ley del Impuesto Fiscal y de Papel
Sellado Especial para Protocolos.
Contenido del Protocolo o
Registro Notarial
1. Escrituras Matrices,
2. Actas de Protocolacin,
3. Razn de Legalizacin de Firmas,
4. Acta Notarial de Otorgamiento de
Testamento Comn Cerrado,
5. Razn de Cierre del Protocolo,
6. ndice,
7. Atestados.
Formalidades
Se facciona en Papel Sellado Especial para Protocolo, las
Escrituras Matrices, Actas de Protocolizacin. Razones de
Legalizacin de Firmas y documentos que el Notario registra.
Artculo 9. del Cdigo de Notariado.

En el protocolo deben llenarse las formalidades siguientes:

1. Los instrumentos pblicos se redactarn en espaol y se escribirn
a mquina o a mano, de manera legible y sin abreviaturas;

2. Los instrumentos llevarn numeracin cardinal, y se escribirn uno
a continuacin de otro, por riguroso orden de fechas y dejando de
instrumento a instrumento, solo el espacio necesario para las
firmas;




3. El protocolo llevar foliacin cardinal, escrita en cifras;
4. En el cuerpo del instrumento, las fechas, nmeros o
cantidades, se expresarn con letras. En caso de
discrepancia entre lo escrito en letras y cifras, se
estar a lo expresado en letras;
5. Los documentos que deban insertarse o las partes
conducentes que se transcriban, se copiarn
textualmente;
6. La numeracin fiscal del papel sellado no podr
interrumpirse ms que para a intercalacin de
documentos que se protocolen; o en el caso de que el
notario hubiere terminado la serie; y

7. Los espacios en blanco que permitan intercalaciones
se llenarn con una lnea antes de que sea firmado el
instrumento.
Artculo 13 del Cdigo de Notariado
8. Hojas de Papel Bond, cuando se otorgan los
instrumentos en el extranjero. Art. 30 del Dto. 737-92
Reglamento de la Ley del Impuesto Fiscal y de Papel
Sellado Especial para Protocolo
9. Art. 14 del Cdigo de Notariado: Sern nulas las
adiciones, entrerrenglonaduras y testados, si no se
salvan al final del documento y antes de las firmas, las
enmendaduras de palabras son prohibidas.
Formas de corregir errores en el
Instrumento Pblico antes de ser
autorizado por el Notario
1. Entrerrenglonaduras conocido tambin
con el nombre de Entre Lneas.
2. Adicin.
3. Testado.
4. Excedido:

1. Entrerrenglonaduras conocido tambin con el
nombre de Entre Lneas: Se utiliza cuando
omitimos consignar un dato o una oracin en el
Instrumento Pblico que autorizar el Notario. Y se
salvarn al final del documento antes de las firmas.
Violeta
Ejemplo 1: Mara Solares Monzn,
Entrerrenglonaduras: Violeta, Lase.
Entre Lneas: Violeta, Lase.

2. Adicin: Se utiliza cuando omitimos consignar un dato
o una oracin en el Instrumento Pblico que autorizar
el Notario y se producir nicamente en las lneas 1 y
26 de la Hoja de Papel Sellado Especial para Protocolo.

Ejemplo: Adicin: Violeta, Lase.

3. Testado: Se utiliza cuando se consigna una palabra o
frase de manera errnea y se debe omitir o quitar dicho
error en el Instrumento Pblico que autorizar el
notario.
Ejemplo: Mara,
Testado: Mara, omtase

4. Excedido: Se utiliza cuando se consigna una letra,
palabra o frase fuera de los margen derecho o
izquierdo de la Hoja de Papel Sellado Especial para
Protocolo del Instrumento Pblico que autorizar el
notario
Ejemplo: Andrea, Lase.

LECTURA OBLIGATORIA: Arts. 14 del Cdigo de
Notariado, 3 del Reglamento de la Ley del Impuesto
Fiscal y de Papel Sellado Especial para Protocolos; y
159 de la Ley del Organismo Judicial.
Cierre del Protocolo
o
Registro Notarial
El Protocolo o Registro Notarial se cerrar el 31 de
diciembre de cada ao o antes si el notario dejara de
cartular.

El Cierre lo har el propio notario, despus del ltimo
Instrumento Pblico autorizado o cancelado Protocolo o
Registro Notarial y se realiza mediante una Razn
Notarial.

LECTURA OBLIGATORIA: Art. 12 del Cdigo de
Notariado
Razn de cierre contendr:
1. Fecha.
2. Nmero total de Instrumentos Pblicos autorizados
durante un ao, detallados as:
2.1 Nmero de Escritura Matrices,
2.2 Nmero de Actas de Protocolacin,
2.3 Nmero de Razn de Legalizacin de Firmas,
2.4 Nmero de Trascripciones de Actas Notariales de
Otorgamiento de Testamento Comn Cerrado,
2.5 Nmero de Instrumentos Cancelados,
2.6 Folios de que se compone,
2.7 Observaciones si las hubiere y
2.8 Firma del notario. Art. 12 del C. de Not.

NDICE
Definicin:
Es el documento pblico notarial,
redactado en papel bond, contentivo de
los datos relevantes que contribuyen a la
facil identificacin y bsqueda de los
instrumentos pblicos protocolares,
autorizados durante un ao.
EL NDICE se distribuir en 5
columnas que contendrn:
1. Nmero de orden del Instrumento.
2. Lugar y fecha de otorgamiento.
3. Los nombres de los otorgantes.
4. Objeto del Instrumento.
5. Folio en que principia.

LECTURA OBLIGATORIA: Arts.: 15 y 16
del Cdigo de Notariado
Nmero de
Instrumento
Lugar y fecha Nombre de
los otorgantes
Objeto Folio en que
principia
Ejemplo de Razn de Cierre

Usted como notario, procede a cerrar el Registro Notarial
a su cargo habiendo autorizado al 31 de diciembre de
2009, cuyos datos son:

Una Escritura pblica de compraventa de bien inmueble
urbano,

Protocoliz el acta notarial de matrimonio de los
seores: Jos Arturo Torres Tiul y Jullissa Monroy
Ortega, que autoriz el da 15-5-2009, en la ciudad de
Guatemala.


Tom Razn del acta de legalizacin de firmas
que autoriz en un Certificado de Propiedad de
vehculo de los seores Carlos Antonio Prez
Lpez y Daniel de Jess Garca Solares, de fecha
20 de octubre de 2009
Transcribi el Acta Notarial de Otorgamiento de
Testamento Comn Cerrado del seor Federico
Mndez Lpez.

Cancel una Escritura Pblica de arrendamiento
por no haberla firmado los comparecientes.

Modelo de Razn de Cierre
Treinta y uno de diciembre del dos mil nueve,
procedo a cerrar el Protocolo a mi cargo,
habiendo autorizado a la presente fecha cuatro
instrumentos pblicos y cancelado uno, los que
se detallan as: Una Escritura Matriz, un Acta de
Protocolacin, una Razn de Legalizacin de
Firmas, una Transcripcin del Acta Notarial de
Testamento Comn Cerrado, y un Instrumento
Pblico cancelado, el cual se compone de treinta
folios.

Modelo de ndice
Nmero de
Instrumento
Lugar y Fecha Nombre de
los otorgantes
Objeto Folio que
principia
1 Ciudad y departamento
de Quetzaltenango
2 de enero
Carlos Prez
Gmez/Isabel Lpez de
Len
Compraventa de bien
inmueble urbano
1
2 Ciudad de Guatemala
5 de febrero
Bonerge Meja Acta de Procolacin del
Acta Notarial dMatrimonio
de Jos A. Torres T. y
Jullissa Ortega M.
4
3 Ciudad de Guatemala
6 de abril
Bonerge Meja Razn de Legalizacin de
Firmas de Carlos A. Prez
Lpez y Daniel de J.
Garca Solares.
8 V
4 Ciudad y departamento
de Escuintla
2 de mayo
Bonerge Meja Transcripcin el Acta
Notarial de Otorgamiento
de Testamento Comn
Cerrado
9
5 Ciudad de Guatemala
15 de mayo
Cancelado Cancelado 10
ndice del Protocolo del Notario Bonerge Meja, ao 2009
31 de diciembre del 2009
Firma del notario
Impuestos a cubrir en el ndice:

Un timbre fiscal del valor de Q 0.50 en
cada hoja.

LECTURA OBLIGATORIA: Art. 5
numeral 6) de la Ley de Timbres Fiscales y
de Papel Sellado Especial para Protocolos.


ATESTADOS
Definicin:
Conjunto sistematizado de documentos
originales o reproduccin de los mismos,
que tienen relacin con los Instrumentos
Pblicos autorizados por el Notario
durante un ao y van al final del ltimo
tomo del protocolo, inmediatamente
despus del ndice. Art. 17 del C. de Not.
Principales Atestados
Recibo de pago de apertura de protocolo.
Constancia de testimonios especiales.
Copias de avisos trimestrales.
Copias de avisos a los Registros.
Copias de avisos de cambio de matrculas fiscales,
catastrales.
Copias de los recibos o formularios de la SAT, donde
compramos hojas de papel sellado especial de
Protocolos.
Copia al carbn del Acta de Inventario.
Aviso de los Instrumentos pblicos cancelados.
LECTURA OBLIGATORIA: Arts. 17 y 37 literal c) del
Cdigo de Notariado; 563 C.P.C y M.
EMPASTADO
El notario mandar a empastar el Protocolo
dentro de los treinta das siguientes a su cierre.
Es atribucin del Director del Archivo General de
Protocolos: Cuidar que los ndices, testimonios
especiales y avisos notariales sean empastados,
con la separacin debida.
LECTURA OBLIGATORIA: Arts. 18 y 81
numeral 6) Cdigo de Notariado.
DEPSITO:
El notario es depositario del Protocolo y
responsable de su conservacin.

LECTURA OBLIGATORIA: Art. 19 del
Cdigo de Notariado


Existen cinco (5) tipos de depsito
1. Cuando el notario deba ausentarse de la
Repblica por ms de un ao.
2. Cuando el notario deba ausentarse por
menos de un ao.
3. Inhabilitacin.
4. Voluntario .
5. Fallecimiento.
LECTURA OBLIGATORIA: Arts. 23 al
27 del Cdigo de Notariado.
1. Cuando el notario deba ausentarse
de la Repblica por ms de un ao
Se entregar en calidad de depsito al
Director Archivo General de Protocolos en
la ciudad capital y en los departamentos al
Juez de Primera Instancia quien lo remitir
al Archivo General de Protocolos.
2.Cuando el notario deba ausentarse
por menos de un ao
Se depositar en otro notario el Registro
Notarial, debiendo presentar copia del
aviso firmado por ambos notarios para
poder salir del pas.
3. Inhabilitado
Por cualquier causa de la inhabilitacin el
Notario debe entregar el Protocolo a su
cargo, al Director Archivo General de
Protocolos en la capital y al Juez de
Primera Instancia en los Departamentos.
El Juez tiene 8 das para hacer la entrega
de dicho Protocolo al Director del Archivo
General de Protocolos
4. Voluntario
Cuando el notario que as lo deseare,
entregar el Protocolo a su cargo al
Director del Archivo General de
Protocolos.
5. Fallecimiento del notario
Los Albaceas, herederos, parientes o cualquier
persona que tenga en su poder el Protocolo de
un notario fallecido, deber entregarlo al
Director del Archivo General de Protocolos en la
Capital y en los departamentos al Juez de
Primera Instancia y en una Cabecera Municipal
al Alcalde Municipal quienes lo remitirn al
Director del Archivo General de Protocolos.
LECTURA OBLIGATORIA: Arts. 23 al 27 del
Cdigo de Notariado.
GARANTAS O PRINCIPIOS QUE
FUNDAMENTAN EL PROTOCOLO
1. Permanencia Documental de las
Relaciones Jurdicas.
2. Garanta de Ejecutoriedad de los
derechos.
3. Autenticidad de los Derechos.
4. Publicidad de los derechos.
5. Principio de seguridad.
1. Permanencia Documental de las
Relaciones Jurdicas
Constituye la garanta que el Estado
concede para la permanencia documental
(Instrumentos Pblicos autorizados) que
todos los hechos y actos en que
intervenga el notario, tengan validez o la
Fe Pblica otorgada en el Instrumento
Pblico.
2. Garanta de Ejecutoriedad de los
derechos
Consiste en que los interesados tendrn a
su disposicin y en cualquier momento
una prueba fehaciente de los derechos y
relaciones jurdicas incorporadas en el
Instrumento Pblico, en la que es
requisito indispensable, tener un ttulo
para poder ejercitar o ejercer un derecho;
ejemplo: un reconocimiento de deuda.
3. Autenticidad de los Derechos
Las normas legislativas establecen la
forma y el resguardo de los Instrumentos
Pblicos, evitando con esto una posible
suplantacin de los Instrumentos pblicos
autorizados, en virtud de que los mismos,
guardarn el orden correlativo y de fecha.
4. Publicidad de los derechos
Todos los Instrumentos Pblicos pueden
ser revisados por los interesados u otra
persona, a excepcin de los testamentos y
las donaciones por causas de muerte
5. Principio de seguridad
Principio constitucional que el Estado
otorgan a los actos jurdicos e
Instrumentos Pblicos autorizados.

LECTURA OBLIGATORIA: Art. 2 de la
Constitucin Poltica de la Repblica de
Guatemala
REPOSICIN DEL PROTOCOLO
Causas:
1. Prdida
2. Destruccin.
3. Deterioro.

LECTURA OBLIGATORIA: Art. 90
Cdigo de Notariado.

Quines pueden presentar la denuncia
de Prdida, Destruccin o Deterioro al
Protocolo?
1. El Propio notario. Dar aviso al juez de
Primera Instancia de su domicilio para los
efectos de la reposicin.

2. Cualquier persona: Que segn el Cdigo
Procesal Penal, pueden denunciar un delito
pblico, tienen el derecho de poner de
conocimiento del Juez, el hecho que haga
necesaria la reposicin del Protocolo.

LECTURA OBLIGATORIA: Art. 90 del Cdigo
de Notariado.
Primer Paso para la Reposicin
del Protocolo
El Juez de Primera Instancia, instruir la
AVERIGUACIN que corresponde,
terminada la investigacin, resolver
declarando procedente la reposicin del
Protocolo.

LECTURA OBLIGATORIA: Art. 91 del
Cdigo de Notariado.
Primer Procedimiento de
Reposicin del Protocolo
Declarado procedente la reposicin del
Protocolo.
1. El Juez de Primera Instancia, pedir al
Director del Archivo General de
Protocolos, las copias de los
TESTIMONIOS ESPECIALES enviados por
el notario, correspondientes al Protocolo
que se deba reponerse, con los cuales
se tendr por repuesto el Protocolo.

Segundo Procedimiento de
Reposicin del Protocolo
En el caso de que NO EXISTAN los Testimonios
Especiales en el Archivo General de Protocolos.
2. El Juez pedir las copias que existan en los Registros
Pblicos, ejemplo: Registro General de la Propiedad.
Si no fuere posible la presentacin de los Testimonios
o Copias Simples Legalizadas de las Escrituras que
hubieren sido registradas, el Juez pedir a)
Certificacin de las partidas en el Registro donde se
inscribi; o b) duplicados que en l existan.
Con los cuales se tendr por repuesto el
Protocolo
Tercer Procedimiento de
Reposicin del Protocolo
De existir el ndice del Protocolo o Registro
Notarial que trata de reponerse, el Juez citar a
travs de un aviso con la nmina de los
otorgantes
Aviso que se publicar por tres veces en el
Diario Oficial y por tres veces en otro de mayor
circulacin.
Previniendo a los citados a presentar los
Testimonios o Copias Simple Legalizadas que
tengan en su poder.
Con los cuales se tendr por repuesto el
Protocolo
Cuarto Procedimiento de
Reposicin del Protocolo
Si faltaren que reponer algunas Escrituras, el
Juez citar de nuevo a los interesados, para
consignar en Acta los puntos de tales escrituras
contenan. Con los cuales se tendr por
repuesto el Protocolo.

En caso de desacuerdo de los otorgantes o su
no fuere posible su comparecencia, los
interesados harn efectivos sus derechos en la
va ordinaria.


Quedar repuesto el Protocolo con:
Copias de los Testimonios,
Copias de las Copias Simples Legalizadas.
Certificaciones de las Partidas del Registro
donde se inscribieron.
Duplicados existentes en los Registros.
Certificacin del Acta donde constan los puntos
en se hallan de acuerdo los otorgantes.
Certificacin de la Sentencia del Juicio Ordinario.
Errores en el Protocolo
Cuando el notario incurre en los errores
siguientes:
1. Alterar la numeracin cardinal de los
Instrumentos.
2. Alterar la foliacin o el orden del nmero
de serie.
3. Dejar una pagina en blanco o
inutilizacin de una hoja o varias hojas.
LA RAZN
EXTRAPROTOCOLARIA
El notario acudir a un Juez de Primera Instancia Civil,
en el cual har constar el error cometido y en vista de
las razones expuestas por el notario, se levantar para el
efecto un acta.
La Certificacin del acta se agregar entre los
comprobantes del Protocolo.
Se pone una razn marginal, con la aclaracin, LA
RAZN EXTRAPROTOCOLARIA

LECTURA OBLIGATORIA Art. 77 numeral 1) literal e) y
96 Cdigo de Notariado, 1578 del Cdigo Civil.
LA INSPECCIN Y REVISIN
DEL PROTOCOLO
El objeto principal de la Inspeccin y
Revisin del Protocolo es comprobar si en
el Protocolo se han llenado los requisitos
formales y establecidos en el Cdigo de
Notariado.
TIPOS DE INSPECCIN Y
REVISIN DEL PROTOCOLO
1. REVISIN ORDINARIA: que se practica
una vez al ao.
2. EXTRAORDINARIAS: Cuando lo manda la
Corte Suprema de Justicia.
3. ESPECIAL: Art. 21 del Cdigo de
Notariado. (Averiguacin) Arto. 86
Cdigo de Notariado.
Quines estn facultados para la
Inspeccin o Revisin del Protocolo?
En la inspeccin ordinaria: El Director del
Archivo General de Protocolos en la capital,
Notarios Colegiados Activos; y en los
Departamentos los Jueces de Primera Instancia.
la Extraordinaria: la Corte Suprema de Justicia
a travs del Director del Archivo General de
Protocolos o a travs del nombramiento de
Notarios Colegiados Activos.
En la Especial: Art. 21 del C. De Not. El Juez
ordenar o pide sea presentado a l. En la
investigacin de un hecho delictivo Art. 179 del
C.P.C y M.
Las resoluciones que se dicten con motivo
de la inspeccin y revisin de protocolos,
no prejuzgan sobre la validez de los
instrumentos pblicos.

LECTURA OBLIGATORIA: Arts. 84 al 89
del Cdigo de Notariado.
OBLIGACIONES NOTARIALES
Las obligaciones notariales no son provenientes de un contrato, sino del
ejercicio de la funcin notarial y la consiguiente autorizacin de los
instrumentos pblicos. El notario en ejercicio de su profesin debe cumplir
una serie de obligaciones, las que podemos clasificar en:

-Propias de la funcin notarial
-Obligaciones o reglas de cumplimiento formal o deberes instrumentales
(previas, simultneas)
-Obligaciones que se generan de la autorizacin de los instrumentos pblicos
(posteriores)
.Obligaciones deontolgicas (prestar una buena asesora, direccin y las
buenas relaciones con los clientes, colegas y el Estado).

Y dentro de las obligaciones de hacer que el notario de conformidad con el
Cdigo de Notariado debe de cumplir, justamente se encuentran aquellas
que tienen relacin con el Protocolo. Ejemplo Artos. 11,12,13,15,17,18,27.