Gestin de Proyectos Informticos

Ciclos de Vida
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Definicin del proyecto
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1. Meta del Proyecto:
Definir de una manera realista :
Redactar una frase clara que manifieste
la Meta del Proyecto, describiendo
especficamente lo que se quiere
conseguir, e incorporar en la misma un
suceso significativo que marque el
punto final con el cual se terminar el
Proyecto.
Meta del Proyecto = Lo que el Equipo de
Trabajo debe conseguir con su actuacin
para cumplir con la Meta del Negocio.
Ser breve e indicar el punto final
con un suceso significativo.
No incluir especificaciones y evitar
las fechas en la definicin.

Tcnica para definir la
Meta del Proyecto:
Preguntarles a los
Stakeholders : Cual es
el punto final con el cual
se terminar el
Proyecto?. Repetir la
pregunta si es necesario.
En caso de que fuera
preciso, limitar el
Proyecto para que quede
claro el punto final.
Ha de ser un documento de 1 a 3 pginas que resume el
QU del Proyecto con el siguiente contenido:
Definicin del proyecto
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A. Meta del Negocio: Desarrollar un nuevo Producto del tipo X antes
que la competencia con un costo no mayor del 20 % del costo del
Producto actual.
Meta del Proyecto (Borrador): Desarrollar ideas para que un
nuevo Producto del tipo X.
Meta del Proyecto con punto final: Generar e investigar ideas p
para un nuevo Producto del tipo X y recomendar la Tecnologa a
usar.
B. Meta del Negocio: Conseguir una reduccin de costos al armonizar la
gama actual de envases, cierres y suministros para los mismos.
Meta del Proyecto (Borrador): Definir los grupos de envases de
botellas con menos de 5 litros por los responsables de las plantas de
Produccin.
Meta del Proyecto con punto final: Identificar los grupos de envases
pequeos y sus cierres, recomendando una propuesta al Director

Ejemplos:
Definicin del proyecto
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META
Es la cuantificacin del objetivo que
se pretende alcanzar en un tiempo
sealado, con los recursos
necesarios.
OBJETIVO
Expresin cualitativa de un
propsito en un periodo
determinado; el objetivo debe
responder a la pregunta "qu" y
"para qu".
Es el conjunto de resultados que el
proyecto se propone alcanzar a
travs de determinadas acciones.
Definicin del proyecto
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Los objetivos de un proyecto deben ser SMART. Deben ser:
Especficos (Specific): Claros sobre qu, dnde, cundo y cmo va a
cambiar la situacin;
Medibles (Measurable): que sea posible cuantificar los fines y
beneficios;
Realizables (Achievable): que sea posible lograr los objetivos;
. . . (conociendo los recursos y las capacidades a disposicin del
equipo de trabajo);
Realista (Realistic): que sea posible obtener el nivel de cambio
reflejado en el objetivo; y
Limitado en tiempo (Time bound): estableciendo el periodo de
tiempo en el que se debe completar cada uno de ellos.
Un objetivo se deriva de una meta, tiene la misma intencin
que una meta, pero es ms especifico, cuantificable y
verificable que la meta
Objetivos del proyecto
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2. Definir los Objetivos
A partir de la Meta del Proyecto:
La Meta del Proyecto se
descompone en partes. Elegir de 4
a 9 Objetivos que cubran todos los
aspectos del Proyecto, escribiendo
frases claras que empiecen con un
verbo.
Describir los pasos y/o trabajos ms
importantes, que son necesarios
para alcanzar la Meta del Proyecto
en una secuencia lgica.
3. Definir el mbito del Proyecto:
Es muy importante y difcil de
establecer. Debe estar muy claro y
especificado. Hay que poner lmites
a todo aquello que se debe o no se
debe incluir en el Proyecto, y
especificar que otros Proyectos
estn relacionados o pueden incidir
en el Proyecto.
Se deben realizar dos listas explcitas de lo Incluido y Excluido en el
Proyecto. Es bsico para negociar futuras ampliaciones o cambios
Definicin del proyecto
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4. Identificar los Entregables del
Proyecto:
Establecer los Resultados a obtener y las
Necesidades del Producto(s) y/o
Servicio(s) segn el Alcance del
Proyecto
Realizar una relacin de Entregables para
cada una de las Fases del Proyecto,
por Producto y/o Servicio, indicando
como crearlos, el costo de crearlos e
implantarlos y los Beneficios tangibles e
intangibles a obtener por la
implementacin de cada Entregable
5. Definir los Condicionantes,
Restricciones y Suposiciones:
Incluir todas las Restricciones,
Suposiciones y Condicionantes a la
vista de: los Entregables, Procesos y
Recursos necesarios.
Relacionar toda la informacin que
no encaja en las categoras
anteriores. Indicar los factores a tener
presentes para terminar el Proyecto
cumpliendo los Objetivos de: Plazo,
Costo y Calidad .
Definicin del proyecto
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Los pasos para la definicin del proyecto :
1. Determine los objetivos, el alcance y el ambiente organizacional
Los objetivos y el alcance se ajustan a la organizacin?
Cual es el objetivo del proyecto?
Esta alineado con los objetivos de la organizacin?
Estn disponibles los recursos para los objetivos y alcance que
usted ha definido?
El alcance del proyecto es total por etapas?
Cules son las reas de la organizacin comprometidas con el
proyecto?
Cuales son los beneficios esperados por esas reas?
Estn disponible la organizacin a aportar los recursos para
conseguir los objetivos y alcance que usted ha definido?
Ha definido un proyecto que no es factible organizacionalmente?

Definicin del proyecto
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Los pasos para la definicin del proyecto :
2. Evale el negocio, tecnologa y factores externos

Algunos factores externos que pueden afectar al proyecto

Tecnologa
Nuevas herramientas disponibles
Competencia
Regulacin Gubernamental
Polticas
Definicin del proyecto
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Los pasos para la definicin del proyecto :
3. Desarrolle una estrategia para el proyecto
La estrategia ser su aproximacin al cumplimiento de los
objetivos dentro del alcance y el ambiente.
Debe gerenciar todas las partes del alcance

La estrategia debe contener:
Como va a organizar el proyecto?
Como va a seleccionar el equipo y gerente del proyecto?
Cmo manejar usted el riesgo y los problemas de gerencia?
Definicin del proyecto
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Los pasos para la definicin del proyecto :
4. Identifique los hitos importantes y el cronograma requerido por el
negocio
- Hito: Es una tarea que no tiene duracin. Es un punto importante
de chequeo del cronograma.
Pasos intermedios para lograr el resultado
Extensin al alcance solicitado?
Etapas
Cronograma inicial tentativo

- Fechas requeridas por el negocio?
Inicio
Puesta en produccin
Margen de desfase?
Definicin del proyecto
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Los pasos para la definicin del proyecto :
5. Defina el presupuesto inicial, utilizando los hitos

Identifique los recursos que sean necesarios para alcanzar cada
hito
Desarrolle un presupuesto inicial por hito para cada subproyecto
Utilice la analoga y el concepto de expertos

Desfase esperado:

-25% a + 25%
Definicin del proyecto
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Los pasos para la definicin del proyecto :
6. Identifique cuales grupos u organizaciones van a estar
involucradas

Identifique los recursos externos que sean necesarios para alcanzar
cada hito

Otras reas de la organizacin
- Entidades Externas que provean informacin
- Anlisis de resultados
- Control externoConsultores
Definicin del proyecto
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Los pasos para la definicin del proyecto :
7. Determine los mtodos y herramientas a ser empleados en el
proyecto.

Metodologa de gerencia y seguimiento del proyecto
Estado del arte de la tecnologa requerida
Capacidad de la organizacin de asimilacin eficiente de las
nuevas tecnologas
Necesidades de capacitacin
Alternativas de metodologa que impacten la duracin a los
costos
Definicin del proyecto
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Los pasos para la definicin del proyecto :
8. Identifique las reas de riesgo y ascielas con los hitos

El riesgo puede provenir de numerosos factores

- Definicin del producto del proyecto
- Personal
- Organizacin y su relacin con el medio ambiente
- Tecnologa
- Legislacin
Definicin del proyecto
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Los pasos para la definicin del proyecto :
9. Estimar el cronograma y un presupuesto

Con base en el cronograma y presupuesto preliminar se deben
estimar un cronograma y un presupuesto base para las
autorizaciones correspondientes.

Precisin esperada:
Base para presupuesto
-25% a + 25%
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Los pasos para la definicin del proyecto :
10. Identifique el Gerente Lider del Proyecto

Piense en posibles candidatos, la disponibilidad y el potencial que se
puede llegar a perder si no se tienen en el proyecto

Habilidad Principal del Gerente del Proyecto
Problemas que va a enfrentar
Principales capacidades que debe tener
Alternativas y rea origen
Gerente externo interno
Definicin del proyecto
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Los pasos para la definicin del proyecto :
11. Identifique y establezca el equipo del proyecto

Identifique las personas claves que se necesitarn para la
construccin del equipo del proyecto
Determine el nmero de personas que se requiern, sus
habilidades y conocimientos
Determine de la organizacin quienes deberan estar en el
proyecto, y podran hacerlo
Define si requiere recomienda la contratacin de personal
especializado y el tiempo requerido para conseguirlas.
Revise las alternativas de contratacin si inciden en el costo
Definicin del proyecto
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Los pasos para la definicin del proyecto :
12. Desarrolle el plan preliminar del proyecto (No)

Con base en los hitos, los recursos identificados y el cronograma
preliminar ya establecido.
Verifique los estimados independientes.
Verifique independencia entre las tareas.
Revise procedimientos de divulgacin y autorizacin del
proyecto.
Estime una fecha de inicio del proyecto.
Valide fechas de los hitos y de finalizacin estimada .
Definicin del proyecto
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Los pasos para la definicin del proyecto :
13. Documentar los supuestos y las restricciones
Supuestos:
- Son una fuente de riesgos
- Si no se cumplen, afectan la planeacin
- Resumen de todas las etapas anteriores

Restricciones:
- Limitan las opciones del proyecto
- Si se levantan, disminuye el riesgo del proyecto
- Resumen de todas las etapas anteriores

Definicin del proyecto
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Los Proyectos normalmente forman parte de una Organizacin ms
grande que la del Proyecto
Cuando el Proyecto es la Empresa ( Fusiones, Alianzas, ...), est
fuertemente influenciado por las directrices de las Empresas que
intervienen
Existen bsicamente 2 enfoques empresariales:
Empresas cuyo negocio se basa en los Proyectos
Empresas que adoptan la gestin por Proyectos para sus Sistemas de
Gestin

La Cultura y Estilo de
Direccin de la
Empresa tiene una
influencia directa en el
Proyecto
Influencias de la organizacin
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Coordinacin
de Proyectos
Jefe Departamento
A 1
Proyecto B
Proyecto D
Director Funcional
rea A
Proyecto C
Jefe Departamento
B 1
Proyecto A
Director Funcional
rea B
Jefe Departamento
C 1
Jefe Departamento
C 2
Proyecto E
Director Funcional
rea C
Director General
Organizacin Funcional
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Coordinacin
del Proyecto
Miembro Departamento
C 1
Miembro Departamento
B 2
Miembro Departamento
B 3
Project Manager
Proyecto A
Miembro Departamento
B 1
Miembro Departamento
A 2
Miembro Departamento
C 2
Project Manager
Proyecto B
Miembro Departamento
A 1
Miembro Departamento
C 3
Miembro Departamento
A 3
Project Manager
Proyecto C
Program Manager
Organizacin por proyectos
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Coordinacin
del Proyecto
Proyecto A
Project Manager
Proyecto B
Project Manager
Proyecto C
Project Manager
Director de
Projects Managers
Miembro
Proyecto A
Miembro
Proyecto B
Miembro
Proyecto C
Jefe Departamento
A 1
Director Funcional
rea A
Miembro
Proyecto A
Miembro
Proyecto B
Miembro
Proyecto C
Jefe Departamento
B 1
Director Funcional
rea B
Miembro
Proyecto A
Miembro
Proyecto B
Miembro
Proyecto B
Jefe Departamento
C 1
Director Funcional
rea C
Director General
Organizacin matricial